Google Calendar 應該從直覺且好操作的行程表，進化為業務資料庫，否則就是一種浪費。
關於組織中 AI 的應用，很多人可能都是反向思考：
導入 AI 工具。
↓
自動化作業。
↓
生產力提升。
大概是這種印象。
但實際上應該是：
整理資料庫與業務標準。
↓
AI 能理解工作內容。
↓
作業自動化。
這才是正確的順序。
如果你以 Google Workspace 作為業務平台，組織應用的第一步就是建立將 Google Calendar 當作業務資料庫的規則。
Google Calendar 包含了以下資訊：
・你跟誰見面
・何時見面
・在哪裡見面
・使用多少小時
・見面目的是什麼
・誰參與其中
換句話說，它充滿了 工作發生當下的資訊。
更具結構性地思考，透過 API 資訊可以取得以下內容。
Google Calendar 可結構化持有的資訊定義
項目 | Google Calendar 輸入位置 | 主要 API 項目 | 對 MCP 運用的意義 |
|---|---|---|---|
標題 | 標題 | summary | 業務名稱、客戶名稱、專案名稱、會議類型 |
開始日期/時間 | 日期/時間 | start | 工作開始時間、工時分析 |
結束日期/時間 | 日期/時間 | end | 工作結束時間、工時分析 |
地點 | 地點 | location | 目的地、地址、費用報銷、交通分析 |
說明 | 說明欄位 | description | 議程、目的、備註、客戶資訊、待辦事項 |
參與者 | 受邀者 | attendees | 客戶、負責人、參加者、決策者 |
建立者 | 建立者/主辦人 | organizer / creator | 誰建立了這個行程 |
Google Meet | 新增 Meet | conferenceData / hangoutLink | 會議 URL、錄影、會議記錄、逐字稿連結 |
附件 | Google Drive 附件 | attachments | 提案、會議記錄、合約、錄影資料 |
通知 | 通知設定 | reminders | 準備、後續追蹤、自動通知 |
公開範圍 | 公開範圍 | visibility | 內部共用、權限管理 |
忙碌/空閒 | 忙碌/空閒 | transparency | 營運分析、可預約時間管理 |
顏色標示 | 日曆顏色 | colorId | 業務類別、客戶類別、優先順序管理 |
重複 | 重複設定 | recurrence | 每月任務、定期會議、例行管理 |
狀態 | 參加狀態 | status | 出席狀態、回覆狀態 |
更新日期/時間 | 系統管理 | updated | 最新更新管理、變更記錄 |
建立日期/時間 | 系統管理 | created | 登錄日期/時間管理 |
自訂屬性 | API 整合 | extendedProperties | 客戶 ID、專案 ID、CRM 記錄 ID 等 |
仔細想想，這真的很厲害。
根據使用方式，你可以納入客戶資訊、勞務管理所需的資訊，以及你會在日報中記錄的內容。
它其實非常接近營運的核心。
如果你要將 Google Calendar 連接到 Claude 進行資料運用，沒有理由不使用這些結構化資料。
應用點子
① 從地點資訊進行交通費報銷
利用約會地點，就能留下「去過哪裡」的紀錄。透過 Claude 經由 MCP 取得行程，並結合 Google Maps、交通費報銷系統與會計系統，就能自動化交通費報銷。
範例：
「6 月 8 日 11:30 拜訪 A 客戶」
→ 取得目的地地址
→ 估算交通路線
→ 建立交通費報銷草稿
→ 連結到 freee、Money Forward 或 kintone
② 從預定時間進行勞務管理
利用開始與結束時間，日曆本身就能成為一個簡單的時間追蹤器。
分析對象 | 可執行項目 |
|---|---|
按客戶 | 每月花在 A 公司多少小時 |
按任務 | 記帳、訪談、歸檔、提案的工時比例 |
按人員 | 作業時間、會議時間、移動時間 |
銷售關聯 | 從客戶單價與工時進行獲利分析 |
此外，透過在 extendedProperties 中保存 CRM 客戶 ID，將更容易連結行程與銷售、請款及專案資訊。
③ 從 Meet、錄影與會議記錄建立報告
對於設有 Google Meet 的約會，你可以從會議 URL 或會議代碼開始，連結錄影、逐字稿與會議記錄檔案。
來源資料 | Claude 中的處理 |
|---|---|
日曆約會 | 了解會議目的、參與者與日期時間 |
Meet 錄影 | 摘要內容 |
逐字稿 | 建立會議記錄，提取待辦事項 |
附件資料 | 整理提案內容與討論重點 |
下一次約會 | 建立後續追蹤約會草稿 |
④ 作為客戶互動記錄使用
Google Calendar 可以作為「客戶聯繫資料庫」。
日曆資訊 | 在客戶管理中的意義 |
|---|---|
訪談行程 | 客戶聯繫歷史 |
參與者 | 利害關係人 |
說明欄位 | 諮詢內容 |
附件資料 | 提案與文件 |
下一次約會 | 後續追蹤行程 |
當你要求 Claude「整理過去 3 個月與這位客戶的聯繫記錄」時，它就能整理出訪談歷史、議程以及未完成事項。
⑤ 自動化管理
從日曆出發，Claude 協助管理任務。
透過我之前文章提到的「Mieru Cloud」資料整合，應用範圍將會進一步擴大。
上一篇參考文章：「AI 可能先於記帳自動化，實現管理自動化」https://x.com/miyagawadaisuke/status/2062888818710392991
觸發時機 | 自動化處理 |
|---|---|
訪談前一天 | 整理客戶資訊、上次會議記錄與未完成待辦事項 |
訪談後 | 建立會議記錄、待辦事項與後續行動 |
月底 | 按客戶彙總工時與銷售額 |
定期約會 | 產生每月業務檢查清單 |
附有地點的約會 | 建立交通費報銷候選項目 |
第一步是決定輸入規則
【標題規則】
例如：
NG：訪談、會議、A 公司、拜訪 ⇒ 之後無法分析。
OK：【A 公司】每月訪談、【B 公司】財報報告、【C 公司】融資諮詢、【內部】每月會議
至少包含以下內容：
- 客戶名稱
- 在標題中註明業務類別。
【地點規則】
在 Google Calendar 的「地點」中註冊資訊。
【說明欄位規則】
不要自由書寫，而是將說明欄位模板化。
例如，對於訪談，只要包含：
【目的】
【議程】
【確認事項】
【回家作業】
【下一次約會】
就能讓 AI 之後更容易理解。
【顏色規則】
顏色也意外地重要。即使不經 AI 分析，也能讓人更容易閱讀行程。
例如：
顏色 | 業務 |
|---|---|
藍色 | 客戶訪談 |
綠色 | 記帳 |
紅色 | 報稅 |
紫色 | 銷售 |
黃色 | 內部會議 |
如何準確地登錄這些資訊？
即使你試圖透過製作手冊來強制執行，也一定有人會照做、有人不會。
因此，比較實際的做法是使用 AppSheet 或類似工具建立一個「日曆輸入表單」。
我其實不太想建立非正式應用程式，但為了累積成為業務基礎的資訊，這也是無可奈何的事。
我認為在公司內部建立一個能自然累積客戶資訊的系統，是一個非常重要的概念。
工作是隨著時間發生的。這樣想的話，日曆成為公司的資料庫或許是非常自然的事。
決定 Google Calendar 的標題規則，可能比導入 AI 專案更有效。
