Google Calendar को एक सहज और आसानी से उपयोग होने वाले शेड्यूल से एक बिज़नेस डेटाबेस में विकसित किया जाना चाहिए; अन्यथा, यह बर्बादी है।
संगठनों में AI के उपयोग के बारे में, कई लोग शायद उल्टे क्रम में सोचते हैं:
AI टूल्स लाएँ।
↓
ऑपरेशन को ऑटोमेट करें।
↓
उत्पादकता बढ़ती है।
यही शायद तस्वीर है।
लेकिन वास्तव में, यह इस तरह है:
डेटाबेस और बिज़नेस स्टैंडर्ड को व्यवस्थित करें।
↓
AI काम को समझ सकता है।
↓
ऑपरेशन ऑटोमेट हो जाते हैं।
यही क्रम है।
यदि आप अपने बिज़नेस प्लेटफ़ॉर्म के रूप में Google Workspace का उपयोग करते हैं, तो संगठनात्मक उपयोग के लिए पहला कदम Google Calendar को बिज़नेस डेटाबेस के रूप में उपयोग करने के नियम बनाना है।
Google Calendar में निम्नलिखित जानकारी होती है:
・आप किससे मिलते हैं
・आप कब मिलते हैं
・आप कहाँ मिलते हैं
・आप कितने घंटे उपयोग करते हैं
・आप किस उद्देश्य से मिलते हैं
・कौन भाग लेता है
दूसरे शब्दों में, यह उस समय की जानकारी से भरा हुआ है जब काम होता है।
अधिक संरचनात्मक रूप से सोचें तो, API जानकारी के माध्यम से निम्नलिखित प्राप्त किया जा सकता है।
Google Calendar में संरचनात्मक रूप से रखी जा सकने वाली जानकारी की परिभाषा
आइटम | Google Calendar पर इनपुट स्थान | मुख्य API आइटम | MCP उपयोग के लिए अर्थ |
|---|---|---|---|
शीर्षक | शीर्षक | summary | व्यवसाय का नाम, ग्राहक का नाम, प्रोजेक्ट का नाम, मीटिंग का प्रकार |
आरंभ दिनांक/समय | दिनांक/समय | start | कार्य आरंभ समय, मानव-घंटे का विश्लेषण |
समाप्ति दिनांक/समय | दिनांक/समय | end | कार्य समाप्ति समय, मानव-घंटे का विश्लेषण |
स्थान | स्थान | location | गंतव्य, पता, व्यय प्रतिपूर्ति, यात्रा विश्लेषण |
विवरण | विवरण फ़ील्ड | description | एजेंडा, उद्देश्य, नोट्स, ग्राहक जानकारी, TODO |
प्रतिभागी | अतिथि | attendees | ग्राहक, प्रभारी व्यक्ति, उपस्थित लोग, निर्णयकर्ता |
आयोजक | निर्माता/आयोजक | organizer / creator | शेड्यूल किसने बनाया |
Google Meet | Meet जोड़ें | conferenceData / hangoutLink | मीटिंग URL, रिकॉर्डिंग, मिनट्स, ट्रांसक्रिप्शन लिंक |
अटैचमेंट | Google Drive अटैचमेंट | attachments | प्रस्ताव, मिनट्स, अनुबंध, रिकॉर्डिंग डेटा |
सूचनाएँ | सूचना सेटिंग | reminders | तैयारी, अनुवर्ती, स्वचालित सूचनाएँ |
दृश्यता | सार्वजनिक सीमा | visibility | आंतरिक साझाकरण, अनुमति प्रबंधन |
व्यस्त/खाली | व्यस्त/खाली | transparency | संचालन विश्लेषण, बुक करने योग्य समय प्रबंधन |
रंग कोडिंग | कैलेंडर रंग | colorId | व्यवसाय श्रेणी, ग्राहक श्रेणी, प्राथमिकता प्रबंधन |
पुनरावृत्ति | पुनरावृत्ति सेटिंग | recurrence | मासिक कार्य, नियमित बैठकें, दिनचर्या प्रबंधन |
स्थिति | भागीदारी स्थिति | status | उपस्थिति स्थिति, प्रतिक्रिया स्थिति |
अद्यतन दिनांक/समय | सिस्टम प्रबंधन | updated | नवीनतम अद्यतन प्रबंधन, परिवर्तन इतिहास |
निर्माण दिनांक/समय | सिस्टम प्रबंधन | created | पंजीकरण दिनांक/समय प्रबंधन |
कस्टम विशेषताएँ | API एकीकरण | extendedProperties | ग्राहक ID, प्रोजेक्ट ID, CRM रिकॉर्ड ID, आदि |
जब आप इसके बारे में सोचते हैं तो यह अद्भुत है।
आप इसका उपयोग कैसे करते हैं, इसके आधार पर, आप ग्राहक जानकारी, श्रम प्रबंधन के लिए जानकारी, और वह जानकारी शामिल कर सकते हैं जो आप दैनिक रिपोर्ट में लिखेंगे।
यह वास्तव में संचालन के केंद्र के बहुत करीब है।
यदि आप डेटा उपयोग के लिए Google Calendar को Claude से जोड़ने जा रहे हैं, तो इस संरचित डेटा का उपयोग न करने का कोई कारण नहीं है।
उपयोग के विचार
① स्थान की जानकारी से व्यय प्रतिपूर्ति
अपॉइंटमेंट के स्थान का उपयोग करके, "आप कहाँ गए" का रिकॉर्ड रहता है। Claude को MCP के माध्यम से शेड्यूल प्राप्त करने और Google Maps, व्यय प्रतिपूर्ति प्रणालियों और लेखा प्रणालियों के साथ संयोजित करने से, परिवहन व्यय प्रतिपूर्ति को स्वचालित किया जा सकता है।
उदाहरण:
"8 जून, 11:30 ग्राहक A से मुलाकात"
→ गंतव्य का पता प्राप्त करें
→ परिवहन मार्ग का अनुमान लगाएं
→ परिवहन व्यय प्रतिपूर्ति ड्राफ्ट बनाएं
→ freee, Money Forward, या kintone से लिंक करें
② निर्धारित समय से श्रम प्रबंधन
आरंभ और समाप्ति समय का उपयोग करके, कैलेंडर स्वयं एक सरल टाइम ट्रैकर बन जाता है।
विश्लेषण लक्ष्य | क्या किया जा सकता है |
|---|---|
ग्राहक द्वारा | कंपनी A पर प्रति माह कितने घंटे खर्च होते हैं |
कार्य द्वारा | बहीखाता, साक्षात्कार, फाइलिंग और प्रस्तावों का मानव-घंटे अनुपात |
कर्मचारी द्वारा | परिचालन समय, बैठक का समय, यात्रा का समय |
बिक्री लिंकेज | ग्राहक इकाई मूल्य और मानव-घंटे से लाभप्रदता विश्लेषण |
इसके अलावा, extendedProperties में CRM ग्राहक ID रखने से, शेड्यूल को बिक्री, बिलिंग और प्रोजेक्ट जानकारी से जोड़ना आसान हो जाएगा।
③ Meet, रिकॉर्डिंग और मिनट्स से रिपोर्ट निर्माण
Google Meet वाले अपॉइंटमेंट के लिए, आप मीटिंग URL या मीटिंग कोड से शुरू होने वाली रिकॉर्डिंग, ट्रांसक्रिप्शन और मिनट्स फ़ाइलों को लिंक कर सकते हैं।
स्रोत डेटा | Claude में प्रसंस्करण |
|---|---|
कैलेंडर अपॉइंटमेंट | मीटिंग के उद्देश्य, प्रतिभागियों और दिनांक/समय को समझें |
Meet रिकॉर्डिंग | सामग्री का सारांश बनाएं |
ट्रांसक्रिप्शन | मिनट्स बनाएं, TODO निकालें |
संलग्न सामग्री | प्रस्ताव सामग्री और चर्चा के बिंदुओं को व्यवस्थित करें |
अगला अपॉइंटमेंट | अनुवर्ती अपॉइंटमेंट ड्राफ्ट बनाएं |
④ ग्राहक संपर्क इतिहास के रूप में उपयोग
Google Calendar को "ग्राहक संपर्क DB" के रूप में उपयोग किया जा सकता है।
कैलेंडर जानकारी | ग्राहक प्रबंधन में अर्थ |
|---|---|
साक्षात्कार शेड्यूल | ग्राहक संपर्क इतिहास |
प्रतिभागी | हितधारक |
विवरण फ़ील्ड | परामर्श सामग्री |
संलग्न सामग्री | प्रस्ताव और दस्तावेज़ |
अगला अपॉइंटमेंट | अनुवर्ती शेड्यूल |
जब आप Claude से "पिछले 3 महीनों में इस ग्राहक के साथ संपर्कों का सारांश दें" कहते हैं, तो यह साक्षात्कार इतिहास, एजेंडा और लंबित मदों को व्यवस्थित कर सकता है।
⑤ ऑटो-प्रबंधन
कैलेंडर से शुरू करके, Claude प्रबंधन कार्यों में सहायता करता है।
"मिएरू क्लाउड" के साथ डेटा एकीकरण के माध्यम से उपयोग का दायरा और भी बढ़ जाएगा, जिसके बारे में मैंने पिछले लेख में लिखा था।
पिछला संदर्भ लेख: "AI लेखा स्वचालित करने से पहले प्रबंधन को स्वचालित कर सकता है" https://x.com/miyagawadaisuke/status/2062888818710392991
ट्रिगर | स्वचालित प्रसंस्करण |
|---|---|
साक्षात्कार से एक दिन पहले | ग्राहक जानकारी, पिछले मिनट्स और अधूरे TODO का सारांश बनाएं |
साक्षात्कार के बाद | मिनट्स, TODO और अगली कार्रवाइयाँ बनाएं |
महीने का अंत | ग्राहक द्वारा मानव-घंटे और बिक्री एकत्रित करें |
नियमित अपॉइंटमेंट | मासिक व्यावसायिक चेकलिस्ट बनाएं |
स्थान वाला अपॉइंटमेंट | परिवहन व्यय प्रतिपूर्ति उम्मीदवार बनाएं |
पहला कदम इनपुट नियम तय करना है
【शीर्षक नियम】
उदाहरण के लिए,
NG: साक्षात्कार, बैठक, कंपनी A, मुलाकात ⇒ आप बाद में इसका विश्लेषण नहीं कर सकते।
OK: 【कंपनी A】 मासिक साक्षात्कार, 【कंपनी B】 वित्तीय परिणाम रिपोर्ट, 【कंपनी C】 वित्तपोषण परामर्श, 【आंतरिक】 मासिक बैठक
कम से कम, इसमें शामिल करें:
- ग्राहक का नाम
- शीर्षक में व्यवसाय श्रेणी।
【स्थान नियम】
Google Calendar के "स्थान" में जानकारी पंजीकृत करें।
【विवरण फ़ील्ड नियम】
मुक्त-लेखन के बजाय, विवरण फ़ील्ड को टेम्पलेट करें।
उदाहरण के लिए, एक साक्षात्कार के लिए, केवल शामिल करके:
【उद्देश्य】
【एजेंडा】
【पुष्टि करने योग्य आइटम】
【गृहकार्य】
【अगला अपॉइंटमेंट】
AI के लिए बाद में समझना आसान हो जाता है।
【रंग नियम】
रंग भी आश्चर्यजनक रूप से महत्वपूर्ण हैं। AI विश्लेषण से पहले भी, यह शेड्यूल को मनुष्यों के लिए पढ़ने में आसान बनाता है।
उदाहरण के लिए:
रंग | व्यवसाय |
|---|---|
नीला | ग्राहक साक्षात्कार |
हरा | बहीखाता |
लाल | कर दाखिल |
बैंगनी | बिक्री |
पीला | आंतरिक बैठक |
इन्हें सटीक रूप से कैसे पंजीकृत करें?
भले ही आप एक मैनुअल बनाकर इसे लागू करने का प्रयास करें, निश्चित रूप से कुछ लोग ऐसे होंगे जो करते हैं और कुछ जो नहीं करते हैं।
इसलिए, AppSheet या इसी तरह के टूल का उपयोग करके "कैलेंडर इनपुट फ़ॉर्म" बनाना यथार्थवादी है।
मैं वास्तव में अनौपचारिक ऐप्स नहीं बनाना चाहता, लेकिन व्यवसाय की नींव बनने वाली जानकारी जमा करने के लिए यह मददगार हो सकता है।
मुझे लगता है कि आपकी कंपनी में एक ऐसी प्रणाली बनाना जो स्वाभाविक रूप से ग्राहक जानकारी जमा करती है, एक बहुत ही महत्वपूर्ण अवधारणा है।
काम समय के साथ होता है। उस तरह से सोचें, तो कैलेंडर का कंपनी का डेटाबेस बनना काफी स्वाभाविक हो सकता है।
Google Calendar शीर्षक नियम तय करना AI परिचय परियोजना से अधिक प्रभावी हो सकता है।
