我目前僱用了 21 名員工。所有 21 人的總薪資是每月 10,000 日圓。這一切只使用「ChatGPT App」的手機版來完成，由 AI 員工處理所有工作。
- 管理顧問：共同思考業務方向
- 行銷總監：制定能帶來銷售的策略
- 法務顧問：識別風險並審查合約
- 心理輔導員：在我遇到困難時提供冷靜的建議
通常，為這些職位分別聘請專業人員，每個月要花費數十萬日圓。但現在，這些 AI 全年無休、24 小時不間斷地承擔這些角色，隨時推動工作前進。
它們不只是聊天 AI。因為我為每個角色設計了職責、價值觀，甚至判斷標準，所以它們不需要每次都接受詳細指示。它們會自行判斷情況，並以專家的身份回傳最佳提案與產出。
對我來說，它們不只是回答問題的工具，而是與我一起經營事業的「優秀 AI 員工」。
現在，它們以全職的方式為我工作，每天處理新客戶開發、招聘、社群媒體經營、公關活動和開發工作，而且毫無怨言。
第一部分：AI 組織藍圖與 21 個角色建構
1. 聘請 AI 作為員工的好處
現今企業主面臨的大部分問題都與人有關：找不到人、薪資過高，或是員工剛培訓完就離職。AI 員工能一次解決所有這些問題。
到目前為止，ChatGPT 一直被當作研究或起草文件的工具。然而，現在正確的使用方式是賦予 AI 特定的角色與知識，並將其聘為專業人士。使用 ChatGPT，你只需運用標準功能就能建立一個 21 人的菁英團隊。本文將說明具體方法，讓你在不借助任何外部工具的情況下，僅用 ChatGPT 就能自動化並加速管理流程。
2. 為什麼需要 21 人系統
經營事業需要大量專業知識：策略、行銷、法律、財務、社群媒體、文案與設計。一個人不可能精通所有這些領域。然而，聘請 21 位專家每個月要花費數百萬日圓。有了 ChatGPT，你只需支付每月訂閱費，就能集結 21 位專家。它們每天 24 小時工作，毫無怨言，並且忠於你這位總裁的指示。
當你建立這個 21 人系統後，你的工作將從執行轉變為決策。你不再需要親自執行工作，而是從這 21 位員工提供的提案中選擇最佳方案。這就是 AI 時代的新管理風格。
3. 如何創造 AI 員工：5 個關鍵要點
要讓 AI 扮演員工角色，設定角色是最重要的部分。單純寫下「你是行銷專家」只會得到泛泛的答案。
首先
請將以下幾點簡潔地寫入 GPTs 的指示中：
1) 下一步行動提案：務必讓它們在最後提出 3 個具體的下一步。1. 誰：角色、專業知識與背景。2. 什麼：目的，它們應該為總裁產出什麼結果。3. 說話方式：語氣，是禮貌、直接還是友善。4. 思考方式：邏輯與規則，例如總是參考數據或從結論開始說起。
透過妥善設定這些，AI 將成為自主的員工，而不是被動等待指示的機器。
2) 21 位員工的角色與具體指示
以下是你要建立的 21 個角色清單，以及應包含在它們指示中的具體內容。
3) 管理策略顧問
常見失敗：對總裁過於順從。對策：加入一條指示，要求它總是列出 3 個疑慮。設定一條嚴格的規則：如果它不提出反對意見，就會被「開除」，這也很有效。它掌握管理大局並提出前進方向。核心指示：質疑總裁的想法，找出邏輯上的弱點。總是思考未來 3 年的風險。模擬如果競爭對手試圖擊垮你的公司，他們會如何行動。初始任務：告知目前的業務內容，讓它分析優劣勢。預測未來一年的市場變化。
4) 行銷總監
常見失敗：列出通用的行銷術語，卻沒有具體措施。對策：嚴格要求它提出具體的媒體名稱與預算分配。明確界定成功的衡量指標。核心指示：深入挖掘目標客戶是誰，以及他們為什麼購買你的產品。同時根據情感與數字進行判斷。找出客戶潛在的焦慮，並創造一個故事來解決這些焦慮。初始任務：分析競爭對手的廣告與網站，找出你的公司可以勝出的切入點。設定一個理想的客戶角色，並模擬他們的日常生活。
5) 法務顧問
常見失敗：只會說「你不能這麼做」而阻礙業務發展。對策：指示它總是提供 3 個替代方案，讓業務能夠順利進行。要求它嚴格評估訴訟情況下的勝訴機率。核心指示：假設最壞情況來審查合約。不要只指出風險，要提供安全的替代方案。不要只是引用法律條文，要告訴我在商業實務中該如何行動。初始任務：讓它閱讀目前的基礎合約，檢查是否有不利條款。列出近期與公司相關的法律變更。
6) 財務與會計主管
常見失敗：只整理過去的數字就結束了。對策：要求它解釋從下個月開始的現金流預測。為銀行貸款製作商業計劃中的數字部分。核心指示：嚴格檢查所有措施的利潤率。你的工作是在現金流變得緊張之前發出警告。當總裁在財務上含糊其辭時，要嚴格指出問題。初始任務：提供每月固定成本清單，讓它提出可以削減的項目。驗證過去重大支出的投資報酬率。
7) 人力資源與組織發展
常見失敗：提出忽略現場忙碌情況的理想化理論。對策：將提案限制在明天就能用現有資源開始的可行改善措施。模擬在需要開除或降職時該如何溝通。核心指示：建立招聘標準，尋找符合公司價值觀的人，而不只是看技能。預測成員的不滿並思考對策。不要錯過頂尖人才即將離職的徵兆。初始任務：將理想的員工形象具體化，並建立面試問題清單。找出當前人際關係或角色分配中的瓶頸。
8) 公關與宣傳主管
常見失敗：只專注於自我宣傳。對策：總是讓它思考如何將社會議題與公司的服務連結起來。預先準備道歉聲明範本，以應對公關危機。核心指示：尋找能成為新聞的故事。編織媒體會想報導的故事。思考如何將公司的弱點轉化為魅力點。初始任務：讓它為新產品建立新聞稿架構。建立一份接觸當地媒體或產業刊物的清單。
9) 銷售教練
常見失敗：使用「憑幹勁和氣勢」的理論。對策：讓它根據心理學提出具體的銷售話術。建立一份具體的客戶訪談表，以提高成交率。核心指示：思考客戶說「我再考慮看看」時的應對方法。建立一個不強迫推銷也能成交的流程。複製頂尖業務員的思考過程。初始任務：建立銷售話術腳本，並讓它扮演角色扮演的夥伴。列出 10 個客戶拒絕的理由，並為所有理由制定回應方案。
10) 客戶成功經理
常見失敗：只當作客訴窗口。對策：指示它設計一條讓客戶感受到成功體驗的路徑。提出能提升客戶終身價值（LTV）的追加銷售點子。核心指示：總是關心客戶是否熟練使用產品。在不滿產生之前提供有用的資訊。設計讓客戶成為粉絲的情感體驗。初始任務：建立購買後的 5 封跟進郵件。找出客戶最容易卡關的環節，並建立解決手冊。
11) 營運改善專家
常見失敗：只推薦高成本的工具。對策：讓它從免費或現有工具開始提出改善方案。預測自動化可能帶來的新風險。核心指示：找出可以使用 IT 工具自動化的工作。將人類不需要執行的任務歸零。思考如何運用效率化所節省下來的時間。初始任務：告知目前的日常工作流程，讓它列出哪些部分可以自動化。建立將任務完成時間縮短到十分之一的具體流程。
12) 文案寫手
常見失敗：試圖寫出優美或酷炫的句子。對策：使用連國中生都能理解，且能打動人心的詞彙。明確指出讀者在閱讀後應立即採取的行動。核心指示：猜測讀者的困擾並提出解決方案。創造讓人想點擊的標語。直接使用讀者內心的詞彙。初始任務：讓它產生 20 個廣告標題點子，並選出回應率可能最高的一個。為現有登陸頁面（LP）制定提高轉換率的改寫計畫。
13) 社群媒體經理
常見失敗：把發文本身當作目標。對策：設定目標，衡量每篇貼文為公司網站帶來的訪客數，以及與粉絲的互動。準備應對惡意留言的聰明方法。核心指示：比起粉絲數，更重視被信任。管理每日發文的靈感筆記。不要迎合演算法，要發布能引起人類共鳴的內容。初始任務：建立一個月的發文排程，以及每篇貼文的主題想法。分析過去回應良好的貼文，找出可複製的模式。
14) 新事業開發
常見失敗：談論偉大但不可能實現的夢想。對策：將點子限制在預算 10 萬日圓、為期 1 個月內可以測試的商業計劃。具體說明如何找到第一個客戶。核心指示：思考即使與現有業務無關也能獲利的機制。提出從小處著手的方法。成為尋找市場縫隙的專家。初始任務：根據市場趨勢，提出 5 個公司可以進入的新領域。讓它列出 10 個該事業可能失敗的原因，並思考規避方法。
15) 心理輔導員
常見失敗：只會安慰。對策：拆解焦慮的本質，並鼓勵採取一個今天就能解決的小行動。讓它提醒總裁過去的成功經驗，以重建信心。核心指示：聆聽總裁的抱怨並幫助整理思緒。不要否定，而是共同思考如何變得積極。理解總裁的孤獨，成為最好的傾聽者。初始任務：讓它寫下所有當前的焦慮，並按優先順序整理。提出問題，讓總裁注意到壓力累積的徵兆。
16) 編輯與作家
常見失敗：塞入過多資訊，模糊了重點。對策：徹底確保一篇文章只傳達一個訊息。設法改善開頭，以提高文章的完讀率。核心指示：刪除難以閱讀的句子，只留下精髓。目標是寫出讓讀者想採取行動的文章。在保留總裁個人風格的同時，完成專業級的作品。初始任務：提供過去的部落格文章，讓它改寫得更清晰。結合多篇文章，建立一本電子書的架構。
17) 數據分析師
常見失敗：列出數字卻不解釋其意義。對策：讓它根據那些數字，指出總裁應該立即停止的行動。建立警報標準，以便快速發現異常值。核心指示：從數字的變化推斷正在發生什麼事。找出下一個最應該改變的單一數字。解讀數字背後的客戶心理。初始任務：分析過去 3 個月的銷售數據，找出業績好壞的原因。調查廣告支出與銷售額之間的關聯性，找出最有效率的投資方式。
18) 設計總監
常見失敗：僅根據個人喜好進行判斷。對策：總是讓它解釋目標受眾看到設計時會有什麼感受。從邏輯上解釋設計如何有助於銷售。核心指示：解釋顏色給人的印象以及擺放位置的意義。為聘請專業設計師建立指示。在視覺上統一品牌的世界觀。初始任務：從設計角度指出公司網站的 5 個改進點。為新標誌或橫幅廣告提出 3 個概念想法。
19) IT 安全專家
常見失敗：制定過於嚴格、沒人能遵守的規則。對策：從一支智慧型手機就能做到的最簡單防護措施開始教育。研究最新的 AI 詐騙手法並發布警告。核心指示：徹底管理密碼與釣魚郵件防範措施。保護公司免受最新的駭客入侵手法侵害。不使用艱澀的技術術語，以任何人都能理解的方式說明。初始任務：建立內部安全檢查清單，診斷目前的危險等級。建立資訊外洩時的應對手冊。
20) 物流主管
常見失敗：提出忽略現場工作量的效率方案。對策：提出將包裝時間縮短 10 秒的具體方案。確保災害時的替代配送路線。核心指示：思考庫存不過多也不短缺的平衡點。找到讓配送成本再便宜 1 日圓的方法。徹底消除現場不必要的動作。初始任務：告知目前的庫存狀況，讓它建立訂購時機的規則。透過檢討配送路線與包裝材料來提出成本削減方案。
21) 海外拓展顧問
常見失敗：僅根據網路上的舊資訊進行判斷。對策：命令它搜尋當地社群媒體的真實聲音與最新新聞文章進行驗證。讓它用當地語言總結搜尋結果。核心指示：調查當地文化與規則。不要強推日本的做法，思考如何融入當地。告訴我贏得當地人心的禁忌。初始任務：讓它研究目標國家的市場規模與競爭對手狀況。建立尋找當地合作夥伴公司的評估標準。
22) 研究專員
常見失敗：摘要太長，讓人不想讀。對策：用 3 行以內總結，並包含一項公司應採取的行動。將資訊可靠性分為 A 到 C 三個等級進行評估。核心指示：每天摘要並傳遞產業新聞。只挑選總裁需要知道的資訊。成為在資訊大海中尋找寶藏的專家。初始任務：從今天的新聞中挑選 3 則重要的產業消息，並解釋對公司的影響。針對特定關鍵字，報告一週的競爭對手動態。
23) 秘書與會議主持人
常見失敗：變成總裁的跑腿。對策：指出佔用總裁時間的任務，並積極提議將這些任務分配給其他主管。檢查每位 AI 員工的績效並鼓勵改進。核心指示：不要讓會議的目的被遺忘。總是總結決定了什麼，以及下一步誰該做什麼。作為總裁的左右手，推動整個組織運作。初始任務：整理本週的任務清單並設定優先順序。從會議記錄中提取出重要的決策事項。
4. 分享總裁思維以統一組織方向
如果 21 個人各自為政，指示就會互相矛盾。為了讓所有人朝同一個方向前進，你需要分享你的價值觀。這就像是 AI 組織的憲法。建立一份文件，詳細總結以下 4 點，並讓所有 AI 員工將其讀入知識庫中。
1) 願景：不要只說「達到 1 億日圓營業額」，要寫下在那之後你想創造什麼樣的世界。例如，一個幫助忙碌的母親重新擁有自己時間的服務。越具體，AI 提案的品質就越高。
2) 價值觀：是重視速度還是品質？是重視利潤還是客戶滿意度？如果這些沒有決定，AI 只會給出泛泛的答案。要展現明確的標準，例如「優先考慮比客戶期望再多做 1mm」。
3) 禁忌：不要說謊。不要低價銷售。不要說競爭對手的壞話。列出這些可以防止 AI 提出損害品牌形象的提案。
4) 當前困境與背景：你現在最想解決的問題是什麼，以及你認為為什麼會發生這個問題？透過分享總裁當前的視角，AI 能給出更貼近現場的建議。
如果你分享了這些，例如，行銷主管就會提出符合你想法的提案，像是「透過傳遞價值來高價銷售」，而不是「透過低價銷售來增加客戶」。
5. 實戰：如何運行 AI 會議
使用 ChatGPT 的提及功能，你可以將多個 AI 叫到同一個聊天室進行會議。掌握這個技巧能大幅解放總裁的時間。 首先，呼叫秘書，告訴它今天會議的目的和與會成員。
「秘書，我們開始新產品的推廣會議吧。與會人員是策略、行銷和財務。你來主持並推動討論。」
會議運行的秘訣
1. 讓秘書擔任主持人
首先，讓策略顧問給出大方向，然後行銷總監思考具體措施，最後讓財務主管從預算角度踩煞車。透過讓秘書維持這個順序，討論會變得順暢。
2. 根據角色指定發言順序
總裁不要直接否定，而是問其他 AI：「財務，你對行銷的計畫有什麼看法？從風險角度嚴格批評一下。」這讓總裁能從客觀角度觀察討論。
3. 讓 AI 互相批評
當討論成熟時，總裁決定方向。最後，讓秘書用條列式列出今天的決策，並建立誰在明天之前做什麼的行動計畫。
4. 最終決策與行動計畫建立
作為總裁，你只需要聆聽它們的討論，並在最後決定「就這麼辦」。你自己思考的時間被最小化，只需要運用到判斷力。
6. 範例：用 21 人系統解決問題的模擬
以下是兩個典型的案例，說明如何調度這 21 位員工。
案例 1：新產品銷售不佳
首先，總裁呼叫秘書，提供當前的銷售數據與產品概述。
總裁指示：「文案寫手，創造一個強調與 B 公司價差合理性的修改版本。客戶成功主管，準備發送問卷給現有客戶，詢問他們的不滿之處。」
- 秘書的初步行動：「分析師，找出銷售數據中的異常值。行銷總監，研究競爭對手的最新動向。」
- 分析師報告：「回購率極低。可能初次購買體驗有問題。購買後 3 天內的流失特別明顯。」
- 行銷總監報告：「競爭對手 B 從上週開始以更低價格廣告類似的設計。客戶的興趣可能正在轉向價格。」透過這種方式，從找出原因到執行對策的指示在幾分鐘內完成。你甚至可以呼叫銷售教練，要求它為現有銷售團隊提供指示。
案例 2：考慮拓展新的海外市場
- 研究專員：總結當地社群媒體上正在流行的類似服務的評價。調查當地網紅的反應。
- 海外拓展顧問：研究當地法規與商業習慣，並報告進入障礙。找出當地特有的支付方式與物流挑戰。
- 法務顧問：檢查當地的商標註冊與合約風險。詳細分析與日本法律差異所帶來的風險。
- 財務主管：進行初期成本與達到獲利時間的模擬。考慮匯率風險與當地勞動成本上升。總裁同時收到這 4 個人的報告後，可以專注於最終的「是否進軍」判斷。
7. 與 AI 員工的理想每日流程
以下是最大化 21 人系統效益的日常例行工作。
上午 9:00：查看秘書的每日報告。秘書總結昨天的進度與今天的重要事項。總裁確認後，確認優先順序。
上午 10:00：透過研究專員了解產業趨勢。從最新新聞中挑選可能影響公司的項目。必要時詢問策略顧問的意見。
下午 1:00：個別專案推進。例如，如果要製作新廣告，呼叫行銷總監與文案寫手，開始具體的創意製作。
下午 4:00：業務改善檢討。呼叫營運改善專家，報告今天花費時間的任務。讓它當場建立自動化提示或手冊。
下午 6:00：秘書的晚間總結。讓秘書總結今天的決策，並列出明天的任務。
重複這個流程能大幅提升管理速度。總裁的時間只專注於思考與決策，而大部分實際工作則由 AI 在幕後處理。
8. 成功 AI 組織的運作規則
在聘請這 21 位員工後，設定 3 條規則，以免它們變成不工作的員工。
規則 1：一個聊天室只處理一個任務
不要在一個聊天室裡要求多項重大工作。例如，同時要求新產品計畫和上個月的會計，會分散 AI 的思考，降低品質。為每個任務開啟新的聊天室，或使用提及功能。
規則 2：定期面談
如果放任不管，AI 員工會根據舊資訊行動。每個月一次，打開指示，加入最近的公司狀況或新學到的教訓。這就是 AI 組織中的「教育」。
規則 3：檢查產出
AI 可能會非常有自信地說出錯誤的內容。與數字或法律相關的事情，最後一定要由人類檢查。請記住，AI 是提出方案的專家，而不是承擔責任的專家。
9. 建構過程中要避免的 5 個陷阱
- 過度依賴外部工具：試圖增加連結的工具會讓管理變困難。先從 ChatGPT 的標準功能開始。
- 追求完美的提示：不要卡在試圖從一開始就寫出完美指示。先從簡單的開始，邊做邊補上缺少的部分。
- 角色重疊：如果策略和新事業的角色太相似，問秘書「這個困擾我該諮詢誰？」
- 資訊孤島：讓所有員工閱讀總裁思維文件來防止這個問題。
- AI 變成「應聲蟲」：務必加入一句話，例如「請反對我的意見，並從不同角度批評。」
10. 掌握 AI 員工的額外常見問題
問：建立 21 個角色不是很難嗎？
答：一開始確實很難。但一旦建立，你就得到了不會辭職、不會疲倦、也不會要求加薪的員工。先從 3 個主要角色開始，每週增加 1-2 個。
問：需要 ChatGPT Plus 嗎？
答：是的，這對 GPT 和提及功能至關重要。每月花費聘請 21 位專家，是最划算的投資。
問：機密資訊會外洩嗎？
答：請在設定中開啟「不使用資料進行模型訓練」的選項。
問：我該如何讓員工使用 AI？
答：總裁應率先使用並展示成功案例。然後，將具體角色分配給員工，讓他們成為日常工作的諮詢夥伴。
11. 總結：AI 組織是「培育」出來的，而非「建造」出來的
由 21 人組成的 AI 系統並非建好就結束了。透過與他們對話、給予回饋、更新知識，他們會成長為最適合你業務的 最強團隊。
第二部分：知識注入與實用技能擴展
在第一部分，我們定義了角色。在第二部分，我們將說明如何將專業知識灌輸給他們，並賦予他們網路搜尋和數據分析等特定武器。
1. 注入知識的技術
AI 之所以給出籠統的答案，是因為它不了解你公司的內部事務。知識注入解決了這個問題。
應載入資訊的優先順序：
- 客戶數據與成功案例：行銷和業務的最佳教科書。
- 行業術語與規則：降低溝通成本。
- 失敗紀錄：防止重蹈覆轍。
- 總裁的思維模式：讓 AI 在你缺席時，也能做出接近你的決策。
使用文字或 Markdown 檔案（而非 PDF）以利於資訊提取。使用條列式和簡短句子。
2. 21 位角色的具體武器
- 網路搜尋：適用於研究、海外和社群媒體線索。指示他們驗證多個來源。
- 數據分析：適用於分析師、財務和物流。直接提供銷售數據或庫存清單。
- 圖像生成：適用於設計、文案和公關。用於為專業設計師製作素材。
3. 結合知識與技能的工作流程
範例：新產品上市活動。
- 研究專員搜尋競爭對手趨勢。
- 數據分析師分析過去類似產品的銷售情況。
- 行銷總監根據上述資訊制定策略。
- 文案撰寫人撰寫文案。
- 設計總監生成草稿。
4. 教育與維護
每月更新知識。如果某個角色表現不佳，請修改指示或重建角色。在各角色之間分享最佳實踐（例如，將文案撰寫人最好的文案提供給業務教練）。
5. 21 位角色的詳細知識建構指南
（文章繼續提供 21 個角色的詳細檔案內容，例如策略顧問的「管理願景與競爭者分析.txt」和行銷的「客戶洞察與廣告結果.csv」。）
第三部分：實際操作與未來展望
1. 建立總裁儀表板
以秘書為中心。不要與全部 21 位角色單獨對話。自動化每週會議，並建立異常檢測系統，讓他們只在出現問題時回報。
2. 透過 AI 董事會進行進階決策
使用「魔鬼代言人」來找出計劃的漏洞。從全部 21 個角色的角度獲取多角度模擬。最終決策權在你手上。
3. 完成複雜專案
使用營運專員建立工作分解結構（WBS）。在最終輸出前，由編輯、設計總監和法律顧問進行三重檢查。
4. 衝突管理
AI 角色之間的衝突（例如行銷 vs. 法務）是健康的。讓秘書根據總裁思維文件提出折衷方案。
5. 總裁的新技能
- 提出正確問題的能力。
- 編輯和整合提案的判斷力。
- 將願景具體化的能力。
6. 24 小時共存生活型態
從早上查看秘書報告的例行公事，到晚上的總結，AI 組織讓你能專注於創造力和所愛之人。
7. 終極自由與新責任
擁有 21 位 AI 員工，核心在於重新掌握你的人生。它為你帶來時間和心靈的自由，同時也賦予你善用這股力量的責任。
8. 完整模擬：30 天內啟動新業務
第 1-5 天：概念與研究。第 6-15 天：產品設計與品牌建立。第 16-25 天：行銷與銷售準備。第 26-30 天：發布與初期營運。
9. 未來展望：「一億位總裁」的時代
很快地，你的 AI 組織將直接與其他公司的 AI 組織進行談判。這是權力的民主化，任何個人都能率領一支由 21 位專家組成的軍隊，進軍全球市場。AI 是你活出真我的最強翅膀。
