Google Calendar 를 직관적이고 조작하기 쉬운 일정 관리 도구에서 비즈니스 데이터베이스로 진화시켜야 합니다. 그렇지 않으면 낭비입니다.
조직에서 AI 를 활용하는 방법에 대해 많은 사람들은 아마도 다음과 같은 역순으로 생각할 것입니다.
AI 도구 도입.
↓
업무 자동화.
↓
생산성 향상.
아마 이런 이미지일 겁니다.
하지만 실제로는 다음과 같은 순서입니다.
데이터베이스와 업무 기준 정리.
↓
AI 가 업무를 이해할 수 있음.
↓
업무 자동화.
바로 이 순서입니다.
비즈니스 플랫폼으로 Google Workspace 를 사용한다면, 조직 활용의 첫 단계는 Google Calendar 를 비즈니스 데이터베이스로 사용하기 위한 규칙을 만드는 것입니다.
Google Calendar 에는 다음과 같은 정보가 포함됩니다.
・누구를 만나는지
・언제 만나는지
・어디서 만나는지
・몇 시간을 사용하는지
・무슨 목적으로 만나는지
・누가 참여하는지
즉, 업무가 발생하는 순간의 정보가 가득합니다.
더 구조적으로 생각해보면, API 정보를 통해 다음 항목들을 얻을 수 있습니다.
Google Calendar 에서 구조적으로 보유할 수 있는 정보의 정의
항목 | Google Calendar 입력 위치 | 주요 API 항목 | MCP 활용 시 의미 |
|---|---|---|---|
제목 | 제목 | summary | 업무명, 고객명, 프로젝트명, 회의 유형 |
시작 날짜/시간 | 날짜/시간 | start | 업무 시작 시간, 공수 분석 |
종료 날짜/시간 | 날짜/시간 | end | 업무 종료 시간, 공수 분석 |
위치 | 위치 | location | 행선지, 주소, 경비 정산, 이동 분석 |
설명 | 설명 필드 | description | 안건, 목적, 메모, 고객 정보, TODO |
참석자 | 게스트 | attendees | 고객, 담당자, 참석자, 의사 결정권자 |
주최자 | 생성자/주최자 | organizer / creator | 일정을 만든 사람 |
Google Meet | Meet 추가 | conferenceData / hangoutLink | 회의 URL, 녹화, 회의록, 기록 링크 |
첨부 파일 | Google Drive 첨부 | attachments | 제안서, 회의록, 계약서, 녹화 데이터 |
알림 | 알림 설정 | reminders | 준비, 후속 조치, 자동 알림 |
공개 범위 | 공개 범위 | visibility | 내부 공유, 권한 관리 |
바쁨/여유 | 바쁨/여유 | transparency | 업무 분석, 예약 가능 시간 관리 |
색상 코드 | 캘린더 색상 | colorId | 업무 카테고리, 고객 카테고리, 우선순위 관리 |
반복 | 반복 설정 | recurrence | 월간 작업, 정기 회의, 루틴 관리 |
상태 | 참석 상태 | status | 참석 여부, 응답 상태 |
업데이트 날짜/시간 | 시스템 관리 | updated | 최신 업데이트 관리, 변경 이력 |
생성 날짜/시간 | 시스템 관리 | created | 등록 날짜/시간 관리 |
사용자 정의 속성 | API 연동 | extendedProperties | 고객 ID, 프로젝트 ID, CRM 레코드 ID 등 |
생각해보면 정말 대단합니다.
사용 방법에 따라 고객 정보, 인사 관리 정보, 업무 일지에 기록할 정보를 모두 포함할 수 있습니다.
실제로 업무의 중심에 매우 가깝습니다.
Google Calendar 를 Claude 에 연결하여 데이터를 활용하려면 이 구조화된 데이터를 사용하지 않을 이유가 없습니다.
활용 아이디어
① 위치 정보를 활용한 경비 정산
약속 장소를 사용하면 "어디에 갔는지"에 대한 기록이 남습니다. Claude 가 MCP 를 통해 일정을 검색하고 Google Maps, 경비 정산 시스템, 회계 시스템과 결합하면 교통비 정산을 자동화할 수 있습니다.
예시:
"6월 8일 11:30 고객 A 방문"
→ 목적지 주소 검색
→ 이동 경로 추정
→ 교통비 정산 초안 작성
→ freee, Money Forward, kintone 연동
② 일정 시간을 활용한 인사 관리
시작 시간과 종료 시간을 활용하면 캘린더 자체가 간단한 시간 추적기가 됩니다.
분석 대상 | 가능한 작업 |
|---|---|
고객별 | A 회사에 월간 몇 시간 투입 |
업무별 | 회계, 면담, 서류 정리, 제안 등의 공수 비율 |
직원별 | 업무 시간, 회의 시간, 이동 시간 |
영업 연계 | 고객 단가와 공수를 통한 수익성 분석 |
또한, extendedProperties 에 CRM 고객 ID 를 보관하면 일정과 판매, 청구, 프로젝트 정보를 더 쉽게 연동할 수 있습니다.
③ Meet, 녹화, 회의록을 활용한 보고서 작성
Google Meet 약속의 경우 회의 URL 이나 회의 코드를 시작으로 녹화, 기록, 회의록 파일을 연결할 수 있습니다.
원천 데이터 | Claude 에서의 처리 |
|---|---|
캘린더 약속 | 회의 목적, 참석자, 날짜/시간 파악 |
Meet 녹화 | 내용 요약 |
기록 | 회의록 작성, TODO 추출 |
첨부 자료 | 제안 내용 및 논의 포인트 정리 |
다음 약속 | 후속 약속 초안 생성 |
④ 고객 접촉 이력으로 활용
Google Calendar 를 "고객 접촉 DB"로 사용할 수 있습니다.
캘린더 정보 | 고객 관리에서의 의미 |
|---|---|
면담 일정 | 고객 접촉 이력 |
참석자 | 이해 관계자 |
설명 필드 | 상담 내용 |
첨부 자료 | 제안서 및 문서 |
다음 약속 | 후속 일정 |
Claude 에게 "지난 3개월간 이 고객과의 접촉을 요약해줘"라고 요청하면, 면담 이력, 안건, 미결 사항을 정리해줍니다.
⑤ 자동 관리
캘린더를 시작으로 Claude 가 관리 업무를 지원합니다.
이전 글에서 소개한 "Mieru Cloud"와의 데이터 연동을 통해 활용 범위가 더욱 확장됩니다.
이전 참고 글: "AI, 회계 자동화보다 먼저 관리 자동화를 실현할 수도 있다" https://x.com/miyagawadaisuke/status/2062888818710392991
트리거 | 자동 처리 |
|---|---|
면담 전날 | 고객 정보, 이전 회의록, 미완료 TODO 요약 |
면담 후 | 회의록, TODO, 다음 조치 생성 |
월말 | 고객별 공수 및 매출 집계 |
정기 약속 | 월간 업무 체크리스트 생성 |
위치 포함 약속 | 교통비 정산 후보 생성 |
첫 단계는 입력 규칙 결정
【제목 규칙】
예를 들어,
NG: 면담, 회의, A 회사, 방문 ⇒ 이후 분석 불가.
OK: 【A 회사】 월례 면담, 【B 회사】 결산 보고, 【C 회사】 자금 조달 상담, 【내부】 월례 회의
최소한 다음을 포함하세요:
- 고객명
- 업무 카테고리를 제목에 포함.
【위치 규칙】
Google Calendar 의 "위치"에 정보를 등록하세요.
【설명 필드 규칙】
자유롭게 작성하는 대신 설명 필드를 템플릿화하세요.
예를 들어, 면담의 경우 다음 항목만 포함해도
【목적】
【안건】
【확인 사항】
【숙제】
【다음 약속】
AI 가 이후에 더 쉽게 이해할 수 있습니다.
【색상 규칙】
색상도 놀랍도록 중요합니다. AI 분석 전에도 사람이 일정을 더 쉽게 읽을 수 있게 해줍니다.
예를 들어:
색상 | 업무 |
|---|---|
파란색 | 고객 면담 |
초록색 | 회계 |
빨간색 | 세무 신고 |
보라색 | 영업 |
노란색 | 내부 회의 |
이것들을 정확하게 등록하는 방법은 무엇일까요?
매뉴얼을 만들어 강제하려 해도, 반드시 하는 사람과 하지 않는 사람이 생깁니다.
따라서 AppSheet 나 유사한 도구를 사용하여 "캘린더 입력 양식"을 만드는 것이 현실적입니다.
비공식 앱을 만들고 싶지는 않지만, 업무의 기초가 되는 정보를 축적하기 위해서는 어쩔 수 없습니다.
이런 방식으로 회사 내에 자연스럽게 고객 정보가 축적되는 시스템을 구축하는 것은 매우 중요한 개념이라고 생각합니다.
업무는 시간에 걸쳐 발생합니다. 그렇게 생각하면 캘린더가 회사의 데이터베이스가 되는 것은 꽤 자연스러운 일일지도 모릅니다.
Google Calendar 제목 규칙을 결정하는 것이 AI 도입 프로젝트보다 더 효과적일 수 있습니다.
