Google Calendar devrait évoluer d'un agenda intuitif et facile à utiliser vers une base de données métier ; sinon, c'est un gaspillage.
En ce qui concerne l'utilisation de l'IA dans les organisations, beaucoup de gens pensent probablement dans l'ordre inverse :
Introduire des outils d'IA.
↓
Automatiser les opérations.
↓
Augmenter la productivité.
C'est probablement l'image qui vient à l'esprit.
Mais en réalité, l'ordre est :
Organiser les bases de données et les standards métier.
↓
L'IA peut comprendre le travail.
↓
Les opérations sont automatisées.
C'est l'ordre correct.
Si vous utilisez Google Workspace comme plateforme professionnelle, la première étape pour une utilisation organisationnelle est de créer des règles pour utiliser Google Calendar comme une base de données métier.
Google Calendar contient des informations telles que :
・Qui vous rencontrez
・Quand vous rencontrez
・Où vous rencontrez
・Combien d'heures vous utilisez
・Dans quel but vous vous rencontrez
・Qui participe
En d'autres termes, il est rempli d'informations au moment où le travail se produit.
En y réfléchissant de manière plus structurelle, les éléments suivants peuvent être obtenus via les informations de l'API.
Définition des informations pouvant être stockées de manière structurelle dans Google Calendar
Élément | Emplacement de saisie sur Google Calendar | Élément API principal | Signification pour l'utilisation MCP |
|---|---|---|---|
Titre | Titre | summary | Nom de l'entreprise, nom du client, nom du projet, type de réunion |
Date/Heure de début | Date/Heure | start | Heure de début du travail, analyse des heures de travail |
Date/Heure de fin | Date/Heure | end | Heure de fin du travail, analyse des heures de travail |
Lieu | Lieu | location | Destination, adresse, remboursement de frais, analyse des déplacements |
Description | Champ Description | description | Ordre du jour, objectif, notes, informations client, À FAIRE |
Participants | Invités | attendees | Clients, responsable, participants, décideurs |
Organisateur | Créateur/Organisateur | organizer / creator | Qui a créé le rendez-vous |
Google Meet | Ajouter Meet | conferenceData / hangoutLink | URL de la réunion, enregistrement, compte-rendu, lien de transcription |
Pièces jointes | Pièce jointe Google Drive | attachments | Propositions, comptes-rendus, contrats, données d'enregistrement |
Notifications | Paramètres de notification | reminders | Préparation, suivi, notifications automatiques |
Visibilité | Portée publique | visibility | Partage interne, gestion des autorisations |
Occupé/Libre | Occupé/Libre | transparency | Analyse des opérations, gestion des créneaux réservables |
Code couleur | Couleur du calendrier | colorId | Catégorie métier, catégorie client, gestion des priorités |
Récurrence | Paramètre de récurrence | recurrence | Tâches mensuelles, réunions régulières, gestion de la routine |
Statut | Statut de participation | status | Statut de présence, statut de réponse |
Date/Heure de mise à jour | Gestion système | updated | Gestion des dernières mises à jour, historique des modifications |
Date/Heure de création | Gestion système | created | Gestion de la date/heure d'enregistrement |
Attributs personnalisés | Intégration API | extendedProperties | ID client, ID projet, ID enregistrement CRM, etc. |
C'est impressionnant quand on y pense.
Selon la façon dont vous l'utilisez, vous pouvez inclure des informations client, des informations pour la gestion du travail, et des informations que vous écririez dans des rapports quotidiens.
C'est en fait très proche du centre des opérations.
Si vous allez connecter Google Calendar à Claude pour l'exploitation des données, il n'y a aucune raison de ne pas utiliser ces données structurées.
Idées d'utilisation
① Remboursement des frais de déplacement à partir des informations de localisation
En utilisant le lieu du rendez-vous, une trace de « où vous êtes allé » reste. En faisant récupérer le rendez-vous par Claude via MCP et en le combinant avec Google Maps, les systèmes de remboursement de frais et les systèmes comptables, le remboursement des frais de transport peut être automatisé.
Exemple :
« 8 juin, 11h30 Visite chez le Client A »
→ Récupérer l'adresse de destination
→ Estimer l'itinéraire de transport
→ Créer un brouillon de remboursement des frais de transport
→ Lier à freee, Money Forward ou kintone
② Gestion du travail à partir du temps planifié
En utilisant les heures de début et de fin, le calendrier lui-même devient un simple suivi du temps.
Cible d'analyse | Ce qui peut être fait |
|---|---|
Par client | Combien d'heures par mois sont consacrées à l'entreprise A |
Par tâche | Ratio d'heures de travail pour la comptabilité, les entretiens, les dépôts de documents et les propositions |
Par employé | Temps de travail, temps de réunion, temps de déplacement |
Lien avec les ventes | Analyse de rentabilité à partir du prix unitaire client et des heures de travail |
De plus, en stockant l'ID client CRM dans extendedProperties, il sera plus facile de lier les rendez-vous avec les ventes, la facturation et les informations de projet.
③ Création de rapports à partir de Meet, des enregistrements et des comptes-rendus
Pour les rendez-vous avec Google Meet, vous pouvez lier les enregistrements, les transcriptions et les fichiers de comptes-rendus à partir de l'URL de la réunion ou du code de réunion.
Données source | Traitement dans Claude |
|---|---|
Rendez-vous Calendrier | Comprendre l'objectif de la réunion, les participants, la date et l'heure |
Enregistrement Meet | Résumer le contenu |
Transcription | Créer un compte-rendu, extraire les À FAIRE |
Documents joints | Organiser le contenu de la proposition et les points de discussion |
Prochain rendez-vous | Créer des brouillons de rendez-vous de suivi |
④ Utilisation comme historique des interactions clients
Google Calendar peut être utilisé comme une « Base de données de contacts clients ».
Information du calendrier | Signification dans la gestion client |
|---|---|
Rendez-vous d'entretien | Historique des contacts clients |
Participants | Parties prenantes |
Champ Description | Contenu de la consultation |
Documents joints | Propositions et documents |
Prochain rendez-vous | Planning de suivi |
Lorsque vous demandez à Claude de « résumer les contacts avec ce client au cours des 3 derniers mois », il peut organiser l'historique des entretiens, les ordres du jour et les points en suspens.
⑤ Auto-gestion
À partir du calendrier, Claude assiste dans les tâches de gestion.
Le champ d'utilisation s'élargira encore grâce à l'intégration des données avec « Mieru Cloud », dont j'ai parlé dans un article précédent.
Article de référence précédent : « L'IA pourrait automatiser la gestion avant d'automatiser la comptabilité » https://x.com/miyagawadaisuke/status/2062888818710392991
Déclencheur | Traitement automatisé |
|---|---|
La veille de l'entretien | Résumer les informations client, les comptes-rendus précédents et les À FAIRE incomplets |
Après l'entretien | Créer un compte-rendu, des À FAIRE et les actions suivantes |
Fin de mois | Aggréger les heures de travail et les ventes par client |
Rendez-vous régulier | Générer des listes de contrôle professionnelles mensuelles |
Rendez-vous avec lieu | Créer des candidats au remboursement des frais de transport |
La première étape consiste à définir les règles de saisie
【Règles pour le titre】
Par exemple,
NG : Entretien, Réunion, Entreprise A, Visite ⇒ Vous ne pourrez pas analyser cela plus tard.
OK : 【Entreprise A】 Entretien mensuel, 【Entreprise B】 Rapport de résultats, 【Entreprise C】 Consultation de financement, 【Interne】 Réunion mensuelle
Au minimum, incluez :
- Nom du client
- Catégorie métier dans le titre.
【Règles pour le lieu】
Enregistrez les informations dans le « Lieu » de Google Calendar.
【Règles pour le champ Description】
Au lieu d'écrire librement, créez un modèle pour le champ Description.
Par exemple, pour un entretien, il suffit d'inclure :
【Objectif】
【Ordre du jour】
【Points à confirmer】
【Devoirs】
【Prochain rendez-vous】
cela permettra à l'IA de comprendre plus facilement par la suite.
【Règles pour les couleurs】
Les couleurs sont également étonnamment importantes. Même avant l'analyse par IA, elles rendent le calendrier plus lisible pour les humains.
Par exemple :
Couleur | Métier |
|---|---|
Bleu | Entretien client |
Vert | Comptabilité |
Rouge | Déclaration fiscale |
Violet | Ventes |
Jaune | Réunion interne |
Comment les enregistrer avec précision ?
Même si vous essayez de les imposer en créant un manuel, il y aura forcément des personnes qui le feront et d'autres non.
Par conséquent, il est réaliste de créer un « Formulaire de saisie du calendrier » à l'aide d'outils comme AppSheet.
Je n'ai pas vraiment envie de créer des applications non officielles, mais c'est inévitable pour accumuler les informations qui deviennent la base de l'activité.
Je pense que mettre en place dans votre entreprise un système qui accumule naturellement les informations client de cette manière est un concept très important.
Le travail se produit dans le temps. En y réfléchissant, il est peut-être tout à fait naturel que le calendrier devienne la base de données de l'entreprise.
Définir les règles pour les titres de Google Calendar pourrait être plus efficace qu'un projet d'introduction de l'IA.
