Heute Morgen habe ich nur zu meinem Mitarbeiter gesagt: „Mach das Protokoll.“ Drei Minuten später war das perfekte Meeting-Protokoll da.
Der Name des Mitarbeiters ist „KI für Allgemeine Angelegenheiten“. Das Gehalt beträgt null Yen. Er arbeitet auch nachts oder an Feiertagen, ohne sich ein einziges Mal zu beschweren.
Außerdem erledigt dieser Mitarbeiter das Protokoll in unserem üblichen Format und unserer üblichen Qualität mit nur diesem einen Satz „Mach das Protokoll.“ Ich habe keine detaillierten Anweisungen gegeben. Es fühlt sich genauso an, als würde ich einen hochkompetenten menschlichen Mitarbeiter bitten.
Für diejenigen, die denken: „Ist das nicht einfach das, was KI tut?“ Nein, das ist anders. Wenn du einer normalen KI einfach sagst, sie soll „Protokoll machen“, liefert sie jedes Mal etwas anderes in einem zufälligen Format. In der Folge musst du jedes Mal lange Anweisungsstrings (Prompts) kopieren und einfügen. Es ist praktisch, aber es ist kein Mitarbeiter. Das war KI bisher.
Dieser Artikel handelt davon, was als Nächstes kommt. Ein „KI-Mitarbeiter“, der sich mit einem einzigen Wort bewegt, jedes Mal konstante Qualität liefert und jedes Mal, wenn du ihn bittest, neue Aufgaben lernt.
Es mag sich wie eine Übertreibung anhören, aber der Mechanismus ist überraschend einfach und erfordert keinerlei Programmierung. Du musst hauptsächlich kopieren und einfügen.
Zuvor habe ich einen Artikel mit dem Titel „Die Geschichte, 26 Mitarbeiter in NotebookLM einzustellen“ geschrieben.
https://x.com/ai_jitan/status/2070615064831545515
Diese Mitarbeiter waren die besten Berater mit Wissen und Persönlichkeit. Aber um ehrlich zu sein, hatten sie eine Schwäche. Man konnte sie zwar konsultieren, aber man konnte ihnen keine echte Arbeit anvertrauen.
Diesmal ist es die weiterentwickelte Version, die diese Schwäche beseitigt. Stell dir Folgendes vor: Morgens „Protokoll machen“; mittags „Gib mir 5 Post-Ideen“; abends „Bereite dich auf das morgige Geschäftstreffen vor.“ Du fragst einfach mit einem Wort und prüfst, was dabei herauskommt. Diese Art von Alltag beginnt 15 Minuten, nachdem du diesen Artikel fertig gelesen hast.
Der Übersichtlichkeit halber habe ich es auf drei Abteilungen eingegrenzt – Allgemeine Angelegenheiten, Marketing und Vertrieb – und werde die gesamten „Arbeitshandbücher (Prompt-Sammlungen)“ für jede Abteilung verteilen. Fangen wir jetzt mit der Rekrutierung für dein Unternehmen an.
Kapitel 1: Warum sich frühere KIs nicht mit „einem Wort“ bewegen ließen
Bevor es an das „Wie“ geht, lassen Sie mich über ein einziges Konzept sprechen. Sobald du das verstanden hast, werden alle folgenden Schritte Sinn ergeben.
Auch hervorragende neue Mitarbeiter brauchen Handbücher
Stell dir vor, ein sehr talentierter neuer Mitarbeiter kommt in dein Unternehmen. Er ist intelligent und sachkundig. Aber wenn du ihm an seinem ersten Tag einfach sagst: „Protokoll, bitte“, wird es dann in deinem üblichen Format herauskommen?
Nein, wird es nicht. Egal wie talentiert er ist, er kennt nicht „deine Art“ der Dinge zu tun. Welche Struktur soll das Protokoll haben? Welchen Ton soll die Ankündigung haben? Das beizubringen, ist die Aufgabe des Arbeitshandbuchs. Talent und Arbeitsmethodik sind zwei verschiedene Dinge. Deshalb haben Unternehmen Handbücher.
KI ist genau dasselbe. KI ist talentiert genug. Was fehlt, ist nicht die Fähigkeit, sondern das Handbuch, das beschreibt, „wie dein Unternehmen arbeitet“. Der Grund, warum sich frühere KIs nicht mit einem Wort bewegen ließen, war nicht, dass sie dumm waren, sondern dass ihnen kein Handbuch gegeben wurde. Was wir dieses Mal erstellen, ist kurz gesagt „KI mit einem Handbuch“.
Die Identität des Handbuchs ist eine „Arbeits-Prompt-Sammlung“
Was ist ein Handbuch für eine KI? Es ist eine „Arbeits-Prompt-Sammlung“.
„Erstelle Protokolle mit dieser Struktur/diesem Format“, „Schreibe Ankündigungen in diesem Ton“ – eine Sammlung von fertigen Anweisungsstrings für jede Aufgabe in einem Buch. In Wirklichkeit ist es nur ein einziges Google-Dokument, nichts Besonderes. Du hast vielleicht sogar etwas Ähnliches: deine Lieblings-Prompts, die du in einer Notizen-App gespeichert hast. Das ist es.
Wir werden jedoch einen entscheidenden Unterschied machen. Du platzierst die Prompt-Sammlung im Kopf der KI, nicht in deinen eigenen Händen.
Wenn du sie in deinen Händen behältst, musst du jedes Mal, wenn du sie verwendest, „suchen, kopieren und einfügen“. Diese kleine Unannehmlichkeit summiert sich, und irgendwann hörst du auf, sie zu verwenden. Selbst bei einem menschlichen Mitarbeiter würdest du die Motivation verlieren, ihn zu bitten, wenn du ihm jedes Mal das Handbuch vorlesen müsstest. Ein Handbuch ermöglicht „ein Wort“, weil es im Kopf des Mitarbeiters ist. KI-Mitarbeiter sind genauso. In dem Moment, in dem du die Prompt-Sammlung in ihren Kopf legst, wird deine Anweisung zu einem Wort.
Kapitel 2: Der Mechanismus besteht aus nur 3 Teilen
Für diejenigen, die jetzt denken „das klingt schwierig“, sei beruhigt. Es gibt nur 3 Teile. Und alle sind kostenlos und ab heute nutzbar. Schauen wir uns das fertige Diagramm an, bevor wir mit dem Zusammenbau beginnen.
Teil ①: NotebookLM = Der „Kopf“ des Mitarbeiters
NotebookLM ist eine kostenlose Google-KI, die auf der Grundlage der von dir eingegebenen Materialien (Quellen genannt) antwortet. Dies wird zum Kopf des KI-Mitarbeiters. Du steckst drei Dinge in den Kopf:
- Fachwissen (Wissen über diese Abteilung)
- Persönlichkeit (mit welcher Art von Charakter sie arbeiten)
- Und die Hauptfigur, die Arbeits-Prompt-Sammlung (Arbeitshandbuch)
Ein Notizbuch pro Mitarbeiter. Wenn es für Allgemeine Angelegenheiten ist, erstellst du ein Notizbuch mit dem Namen „Allgemeine Angelegenheiten“. Das ist alles.
Teil ②: Google Docs = „Arbeitshandbuch“
Die Realität der Arbeits-Prompt-Sammlung ist ein Google-Dokument. Du listest Prompts für jede Aufgabe auf, wie „Wie man Protokolle erstellt“ und „Wie man Ankündigungen erstellt“, und fügst sie als Quellen in NotebookLM hinzu.
Hier ist eine gute Nachricht. Wenn du ein Google-Dokument als Quelle verwendest, aktualisiert sich allein durch das Umschreiben des Originaldokuments die NotebookLM-Seite automatisch auf die neueste Version.
Mit anderen Worten: Wenn du möchtest, dass ein Mitarbeiter eine neue Aufgabe lernt, fügst du einfach einen Prompt zum Dokument hinzu. Sobald du das Handbuch aktualisiert hast, hat der Mitarbeiter es von selbst gelernt. Dies ist ein Privileg, das nur KI-Mitarbeiter haben und das es in menschlichen Unternehmen nie gibt. Keine Schulungen oder Übergaben erforderlich.
Teil ③: Gem = Das „Fenster“ des Mitarbeiters
Ein Gem ist eine dedizierte KI-App, die du innerhalb der Google-KI „Gemini“ erstellen kannst. Mach dir nicht zu viele Gedanken. Betrachte es einfach als ein „dediziertes Chat-Fenster mit einer festgelegten Persönlichkeit und vorinstallierten Anweisungen“.
Du verbindest das Notizbuch aus ① mit diesem Gem und installierst nur eine Anweisung: „Wenn du gebeten wirst, eine Arbeit zu erledigen, durchsuche zuerst die Arbeits-Prompt-Sammlung im Notizbuch, finde den am besten geeigneten Prompt und arbeite gemäß diesem.“ – Das ist alles.
Dann passiert Folgendes: Du sendest „Protokoll machen“ an das Gem → Der Mitarbeiter blättert im Handbuch in seinem Kopf → Entdeckt die Seite „Protokollerstellung“ → Arbeitet gemäß diesen Schritten → Das Protokoll kommt im üblichen Format an. Du musst nicht mehr über Prompts nachdenken. Denken ist die Aufgabe des Mitarbeiters. Das ist das Geheimnis der „Teilautomatisierung“.
Und dieser Mitarbeiter „wächst“
Zum Schluss eine Geschichte über den spannendsten Mechanismus.
Wenn eine Arbeit anfällt, die nicht im Handbuch steht – zum Beispiel, wenn du ihn zum ersten Mal bittest, „einen Dankesbrief zu schreiben“ –, wird dieser Mitarbeiter nicht bluffen. Er wird ehrlich berichten: „Diese Arbeit ist noch nicht im Handbuch,“ und dann vorschlagen: „Wie wäre es, wenn wir ein Handbuch wie dieses erstellen?“ indem er selbst einen Prompt zur Erstellung von Dankesbriefen schreibt und vorschlägt.
Du sagst einfach „OK“, lässt ihn den Dankesbrief gleich dort schreiben und fügst den vorgeschlagenen Prompt in das Dokument ein. Das dauert 30 Sekunden. Damit ist dieser Mitarbeiter ab morgen ein „Mitarbeiter, der Dankesbriefe schreiben kann“.
Hast du es bemerkt? Dieser Mitarbeiter erhöht die Anzahl der Arbeiten, die er erledigen kann, jedes Mal, wenn er gebeten wird. Er ist am ersten Arbeitstag am wenigsten zuverlässig und wird von da an nur noch besser. Einen Monat später wird das Handbuch voller Seiten sein, die auf deine Arbeit zugeschnitten sind. Das Gefühl, dein eigenes Unternehmen wachsen zu sehen, ist ehrlich gesagt ziemlich lustig.
Kapitel 3: Lass uns einen erstellen – 4 Schritte, 15 Minuten, hauptsächlich Kopieren und Einfügen
Ab jetzt werden wir tatsächlich eine Person einstellen. Die Vorgehensweise umfasst 4 Schritte. Selbst Teile, die schwierig aussehen, sind nur Kopieren und Einfügen und Klicken auf dem Bildschirm, also lies bitte mit und mach gleich mit. In 15 Minuten ist dein erster KI-Mitarbeiter im Dienst.
SCHRITT 1: Erstelle den „Kopf“ des Mitarbeiters (3 Minuten)
Öffne NotebookLM und erstelle ein neues Notizbuch. Gib ihm den Namen der Abteilung, z. B. „Allgemeine Angelegenheiten“. Ich empfehle, dem Mitarbeiter hier einen Namen zu geben. „Herr Müller aus der Allgemeinen Abteilung“ oder „Sekretärin“ – alles ist in Ordnung. Wenn sie einen Namen haben, fühlst du dich seltsamerweise mehr verbunden und es macht mehr Spaß, sie zu bitten (im Ernst, Spaß ist der größte Treibstoff für Kontinuität).
Als nächstes steckst du Fachwissen in den Kopf. Gib in der Funktion „Quellen suchen“ im Notizbuch (eine Funktion, bei der die KI automatisch relevante Materialien sammelt, wenn du ein Thema eingibst) das Thema der Abteilung aus drei verschiedenen Blickwinkeln ein.
Erkläre systematisch die grundlegenden Konzepte und das Gesamtbild von (Abteilungsthema)
Sammle Artikel, die spezifische Verfahren und praktische Techniken für (Abteilungsthema) erklären
Sammle Erfolgsgeschichten und aktuelle Trends zu (Abteilungsthema)
Es erscheinen jedes Mal nach 10-20 Sekunden Kandidatenmaterialien, also wähle die guten aus und füge sie hinzu. In drei Durchgängen ist Wissen von den Grundlagen bis zu Beispielen in ihrem Kopf.
SCHRITT 2: Erstelle das Arbeitshandbuch (Arbeits-Prompt-Sammlung) (3 Minuten)
Erstelle ein neues Google-Dokument und nenne es „Allgemeine_Angelegenheiten_Arbeits-Prompt-Sammlung“. Achte darauf, dass die Wörter „Arbeits-Prompt-Sammlung“ im Dateinamen vorkommen. Da du später dem Gem anweisen wirst, „die Arbeits-Prompt-Sammlung zu durchsuchen“, dient dieser Name als Orientierungspunkt.
Liste darin die Aufgaben nacheinander in diesem Format auf:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Prompt-Name] Protokollerstellung [Zweck] Erstellen von Protokollen aus Meeting-Aufnahmen/Transkripten [Anwendungsszenario] Wenn „Protokoll machen“ oder „Dieses Meeting zusammenfassen“ gesagt wird [Prompt-Text] (Arbeitsanweisungen hier) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Die Spalte [Anwendungsszenario] ist der Schlüssel. Sie dient als Orientierungspunkt für „wenn dies gefragt wird, öffne diese Seite“. Daher verbessert das Schreiben dieser die Genauigkeit, mit der der Mitarbeiter das Handbuch zieht.
—„Also, was soll ich in den Prompt-Text schreiben?“
Ich verstehe, aber keine Sorge. In Kapitel 4 werde ich 15 Prompts für 3 Abteilungen in einem Format verteilen, das du kopieren und einfügen kannst. Vorerst reicht es, ein leeres Dokument zu erstellen.
SCHRITT 3: Lege das Handbuch in den Kopf des Mitarbeiters (1 Minute)
Gehe zurück zum Notizbuch der Abteilung, „Quelle hinzufügen“ → Wähle das gerade erstellte Dokument aus Google Drive aus. Jetzt ist das Handbuch im Kopf des Mitarbeiters.
Denke daran: Wenn du in Zukunft etwas zum Handbuch hinzufügen möchtest, musst du nur direkt in das Dokument schreiben. Auf der NotebookLM-Seite ist kein Vorgang erforderlich (es wird automatisch auf die neueste Version synchronisiert). Die Mitarbeiterschulung wird zu „einer Zeile zu einem Dokument hinzufügen“ – diese Leichtigkeit wird sich später auszahlen.
SCHRITT 4: Erstelle das „Fenster“ des Mitarbeiters (5 Minuten)
Erstelle abschließend das Gem. Öffne Gemini und erstelle ein neues Gem. Verknüpfe das in SCHRITT 1 erstellte Abteilungsnotizbuch (NotebookLM) als Wissen. Füge dann den folgenden Text in die Spalte „Anweisungen“ ein. Dies ist das Herzstück dieses Artikels, aber alles, was du tun musst, ist Kopieren und Einfügen.
# Deine Rolle Du bist ein KI-Mitarbeiter, der in meinem Unternehmen für die Abteilung „(Abteilungsname)“ zuständig ist. Das verknüpfte NotebookLM enthält dein Fachwissen, deine Persönlichkeitseinstellungen und die „Arbeits-Prompt-Sammlung“. Nutze diese als dein Gehirn, um die angefragten Aufgaben zu erledigen.
# Wie man Arbeit annimmt (Wichtigste Regel) Wenn du von mir einen Arbeitsauftrag erhältst, gehe immer in dieser Reihenfolge vor:
1. Durchsuche zuerst die „Arbeits-Prompt-Sammlung“ in NotebookLM und identifiziere den am besten geeigneten Arbeits-Prompt für den Auftrag. 2. Sobald gefunden, erkläre zuerst: „Ich werde den Prompt '[Prompt-Name]' aus der Prompt-Sammlung verwenden.“ 3. Befolge strikt die Anweisungen, Verfahren und das Ausgabeformat dieses Prompts, um die Arbeit auszuführen. Nimm keine eigenen Änderungen vor. 4. Falls für die Arbeit benötigte Materialien oder Informationen (Meeting-Transkripte, Produktinfo usw.) fehlen, frage mich, bevor du mit der Ausführung beginnst.
# Wenn ein Auftrag eintrifft, der nicht in der Prompt-Sammlung ist (Modus für neuen Prompt-Vorschlag) ・Wenn kein geeigneter Arbeits-Prompt gefunden wird, beginne nicht eigenständig mit der Arbeit. Melde zuerst: „Dieser Auftrag ist nicht in der Prompt-Sammlung registriert.“ ・Wechsle dann in den „Modus für neuen Prompt-Vorschlag“, entwerfe einen „Arbeits-Prompt“, der diesen Auftrag in Zukunft mit der gleichen Qualität reproduzieren kann, und schlage ihn im folgenden Format vor:
[Prompt-Name] [Zweck] [Anwendungsszenario] [Prompt-Text]
・Wenn ich „OK“ sage, führe die Arbeit dieses Mal gemäß dem vorgeschlagenen Prompt aus. (Ich werde diesen Prompt zur Prompt-Sammlung hinzufügen. Ab dem nächsten Mal ist es deine offizielle Aufgabe)
# Qualitätsstandards für die Arbeit ・Antworten und Ergebnisse müssen auf den Quellen (Wissen/interne Informationen) in NotebookLM basieren. Unterscheide klar zwischen Spekulation und Fakten. ・Ergebnisse sollten einen Fertigstellungsgrad haben, der so verwendet werden kann. Nicht als Entwurf, sondern als Lieferung. ・Ergebnisse/Liefergegenstände zuerst, ergänzende Erklärungen später. ・Wenn es in der Quelle Persönlichkeitseinstellungen/Verhaltensrichtlinien gibt, befolge diese immer.
# Wenn Informationen unzureichend sind ・Wenn der Auftrag mehrdeutig ist, gib Rückfragen, um ihn vor Arbeitsbeginn zu klären. Fasse Fragen zusammen, maximal 3 auf einmal.
Es sieht lang aus, aber es sagt nur 3 Dinge:
- ① Wenn gefragt, finde die passende Seite im Handbuch, erkläre es und arbeite entsprechend.
- ② Für Aufträge, die nicht im Handbuch sind, führe sie nicht eigenständig aus, sondern schlage einen neuen Handbuchentwurf vor.
- ③ Liefere mit angemessener Qualität.
—Es ist dasselbe wie die Denkweise eines guten neuen Mitarbeiters in einem menschlichen Unternehmen.
Es gibt einen Grund, warum wir „vor der Arbeit erklären“ eingebaut haben. Da der Mitarbeiter zuerst sagt „Ich werde die 'Protokollerstellung' verwenden“, kannst du ihn, falls er die falsche Seite geöffnet hat, sofort korrigieren, indem du sagst: „Nicht die, verwende XX.“ Ein Mitarbeiter, der berichtet, bevor er handelt, ist beruhigender als einer, bei dem du nicht sehen kannst, was er tut. Bei KI ist es genauso.
Damit ist die Einstellung abgeschlossen. Herzlichen Glückwunsch, du bist jetzt der Chef eines Unternehmens mit einem Mitarbeiter.
Kapitel 4: Verteilung der „Arbeitshandbücher“ für 3 Abteilungen
Danke fürs Warten. Hier ist der Inhalt der Prompt-Sammlung. Jeweils 5 Prompts für Allgemeine Angelegenheiten, Marketing und Vertrieb, insgesamt 15. Alle sind im Format aus Kapitel 3 geschrieben, also kopiere einfach die Rahmen und füge sie in dein Prompt-Sammlungsdokument ein. Du musst nicht alle Abteilungen erstellen. Beginne mit einer Person aus der Abteilung, die deinem Alltag am nächsten ist.
Arbeitshandbuch für Allgemeine Angelegenheiten (5 Prompts)
Wenn du zum ersten Mal einstellst, ist Allgemeine Angelegenheiten zu empfehlen. Protokolle, Ankündigungen, Anträge – es ist eine Sammlung von Aufgaben, die „jedes Mal vorkommen, aber jedes Mal von Grund auf neu geschrieben werden“, also ist es eine Abteilung, die vom Tag der Einstellung an eine Rolle hat.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Prompt-Name] Protokollerstellung [Zweck] Erstellen von standardmäßigen internen Protokollen aus Meeting-Aufnahmen/Transkripten [Anwendungsszenario] Wenn „Protokoll machen“ oder „Dieses Meeting zusammenfassen“ gesagt wird [Prompt-Text] Erstelle basierend auf der bereitgestellten Meeting-Aufnahme/dem Transkript ein Meeting-Protokoll. 1. Meeting-Name, Datum/Uhrzeit, Teilnehmer 2. Zweck des Meetings (1-2 Zeilen) 3. Diskussionspunkte (mit wem was gesagt hat) 4. Entscheidungen (klar angeben, „wer, was, bis wann“) 5. Offene Punkte (Grund und was beim nächsten Mal zu tun ist) 6. TODO-Liste (mit Verantwortlichem, Frist, Priorität) Fasse auf eine Länge zusammen, die jemand, der es zum ersten Mal liest, in 5 Minuten erfassen kann, und verwechsle niemals „Entscheidungen“ mit „Offenen Punkten“. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Prompt-Name] Erstellung interner Ankündigungen [Zweck] Neue Regeln, Hinweise und Anfragen in unternehmensweite Texte umwandeln [Anwendungsszenario] Wenn „Ich möchte dies intern ankündigen“ oder „Erstelle eine Mitteilung“ gesagt wird [Prompt-Text] Wandle den folgenden Inhalt in eine interne Ankündigung um. Struktur: 1. Betreff (Worum es in der Mitteilung geht, auf einen Blick) 2. Fazit (Was sich ändert und wie, in den ersten 3 Zeilen) 3. Zielgruppe und Inkrafttreten 4. Konkrete Handlungen, die Mitarbeiter ergreifen sollten (in nummerierten Schritten) 5. Kontaktinformationen Der Stil sollte höflich, aber nicht zu steif sein, auf einem Niveau, das ein neuer Mitarbeiter ohne Missverständnisse verstehen kann. Schreibe keine „Vorworte, die kein Problem wären, wenn man sie nicht liest.“ [Anzukündigender Inhalt] (Füge hier die Kernpunkte ein) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Prompt-Name] Erstellung von Antragsentwürfen [Zweck] Entwürfe für interne Anträge wie Ausgaben oder Dienstreisen erstellen [Anwendungsszenario] Wenn „Erstelle einen Antrag für XX“ gesagt wird [Prompt-Text] Befolge strikt das Format und den Stil früherer Anträge/Beispiele, die in der Quelle gespeichert sind, und erstelle einen Antragsentwurf mit dem folgenden Inhalt. Gib die Ausgabe so aus, dass ersichtlich ist, was in jedes Feld geschrieben werden sollte, und füge bei Teilen wie Beträgen und Daten, die meine Überprüfung erfordern, [Bestätigung erforderlich] hinzu. [Antragsdetails] (Füge hier die Kernpunkte ein. Beispiel: Dienstreise zu Firma A am Tag/Monat. Transportkosten XX Yen) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Prompt-Name] FAQ-Beantwortung zu internen Richtlinien [Zweck] Mitarbeiterfragen wie „Wie mache ich das nochmal?“ basierend auf Richtlinien beantworten [Anwendungsszenario] Wenn eine Frage zu Richtlinien, Verfahren oder Systemen eingeht [Prompt-Text] Beantworte die Frage ausschließlich auf der Grundlage der internen Richtlinien/Handbücher in der Quelle. Struktur ist „Fazit → Verfahren (nummeriert) → Grundlage (wo in den Richtlinien es steht).“ Wenn es in den Richtlinien keine Erwähnung gibt, antworte nicht mit Spekulationen und leite sie weiter: „Bitte direkt bei der Abteilung XX nachfragen, da es nicht in den Richtlinien steht.“ ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Prompt-Name] Arbeitshandbuch-Erstellung [Zweck] Mündliche Arbeitsabläufe in ein Handbuch umwandeln, das jeder reproduzieren kann [Anwendungsszenario] Wenn „Mach diese Aufgabe zu einem Handbuch“ gesagt wird [Prompt-Text] Wandle den folgenden Arbeitsinhalt in ein Handbuch um, das auch ein Anfänger alleine abschließen kann. 1. Zweck dieser Arbeit (warum wird sie gemacht) 2. Vorzubereitende Dinge 3. Vorgehen (eine Aktion pro Schritt, nummeriert) 4. Häufige Fehler und Gegenmaßnahmen 5. Checkliste für den Abschluss Füge immer eine kurze Erklärung für technische/interne Begriffe hinzu. [Arbeitsinhalt] (Füge hier Notizen aus mündlichen Erklärungen oder Meeting-Transkripten ein) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Ab dem Moment, in dem du diese 5 einfügst, wird deine Person für Allgemeine Angelegenheiten mit einem einzigen Wort arbeiten, wie „Protokoll machen“, „Dies ankündigen“ oder „Handbuch erstellen“. Wenn du die Protokolle und Richtliniendokumente deines Unternehmens zur Quelle hinzufügst, wird die Ausgabe zunehmend wie „dein Unternehmensstil“ aussehen – das ist ein Teil des Spaßes, sie großzuziehen.
Arbeitshandbuch für Marketing (5 Prompts)
Marketingarbeit hat ein hohes „Produktionsvolumen“. Beiträge, Newsletter, Pläne, Berichte. Du kannst vielleicht einen erstellen, aber du kommst nicht täglich oder wöchentlich hinterher. Dies ist die Abteilung, in der der Wert der Handbuchisierung von Produktionsmustern am größten ist.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Prompt-Name] Massenproduktion von SNS-Beiträgen [Zweck] Mehrere SNS-Beitragsideen aus einem Thema erstellen [Anwendungsszenario] Wenn „Gib mir Beitragsideen zu diesem Thema“ gesagt wird [Prompt-Text] Erstelle 5 SNS-Beitragsideen zum folgenden Thema. Füge für jede Idee „Winkel / Text / Zielreaktion (Speichern, Empathie oder Buzz)“ als Set hinzu, und zeige am Ende die beste Empfehlung mit Begründung. Wenn es in der Quelle frühere erfolgreiche Beiträge gibt, folge diesen Erfolgsmustern. Der Text sollte den „Nutzen“ für den Leser in der ersten Zeile vermitteln. [Thema] (Füge hier Thema/Nachricht ein) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Prompt-Name] Newsletter-Erstellung [Zweck] Newsletter für Produktinformationen oder Ankündigungen erstellen [Anwendungsszenario] Wenn „Schreibe einen Newsletter“ oder „Erstelle eine Ankündigungs-E-Mail“ gesagt wird [Prompt-Text] Erstelle einen Newsletter mit dem folgenden Inhalt. ・3 Betreffzeilen-Ideen (mit Spezifität, die zum Öffnen verleitet) ・1 Textentwurf (Reihenfolge: Fazit → Nutzen für den Leser → Details → Handlungsaufforderung) ・Wenn es in der Quelle frühere erfolgreiche Newsletter gibt, folge deren Struktur und Formulierung ・Mache den „Nutzen“ für den Leser zum Betreff, damit es nicht zu verkaufsorientiert klingt [Inhalt/Zielgruppe] (Füge hier Kernpunkte ein) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Prompt-Name] Zusammenfassung des Wettbewerbsvergleichs [Zweck] Eine vergleichende Analyse aus Wettbewerbsinformationen in der Quelle erstellen [Anwendungsszenario] Wenn „Fasse Wettbewerber zusammen“ oder „Vergleiche mit Firma A“ gesagt wird [Prompt-Text] Analysiere die Wettbewerbsinformationen in der Quelle und organisiere Folgendes: 1. Merkmale und Zielgruppe der Hauptdienstleistungen jedes Unternehmens 2. Unterschiede in der Preisstrategie 3. Stärken und Schwächen jedes Unternehmens 4. 3 Punkte, bei denen sich unser Unternehmen abheben sollte (in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit) Gib für alle Analysen klar an, „auf welchem Dokument sie basieren“, und unterscheide klar zwischen Fakten und Spekulation. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Prompt-Name] Erstellung von Planungsentwürfen [Zweck] Kampagnen-/Maßnahmenideen in ein Vorschlagsgerüst umwandeln [Anwendungsszenario] Wenn „Erstelle einen Entwurf für diesen Plan“ gesagt wird [Prompt-Text] Setze die folgenden Ideen zu einem Planungsentwurf zusammen. 1. Hintergrund (warum dieser Plan jetzt) 2. Ziel und KPI (was und wie viel bewegt werden soll) 3. Zielgruppe 4. Inhalt der Maßnahmen (3-5 Punkte) 5. Zeitplan und benötigte Ressourcen 6. Risiken und Gegenmaßnahmen Verwende Marktdaten/frühere Ergebnisse aus der Quelle als Grundlage, und setze KPIs immer als messbare Zahlen. [Idee] (Füge hier Kernpunkte ein) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Prompt-Name] Erstellung des monatlichen Marketingberichts [Zweck] Einen monatlichen Rückblickbericht aus numerischen Daten erstellen [Anwendungsszenario] Wenn „Mach den Bericht für diesen Monat“ gesagt wird [Prompt-Text] Erstelle einen monatlichen Bericht basierend auf den numerischen Daten/Aktivitätsaufzeichnungen in der Quelle. 1. Zusammenfassung (Fazit dieses Monats in 3 Zeilen) 2. KPI-Erreichungsstatus (Auflistung vs. Ziel) 3. Erfolgreiche Maßnahmen und Faktorenanalyse 4. Nicht erfolgreiche Maßnahmen und Ursachen 5. Wichtige Maßnahmen für den nächsten Monat (maximal 3, mit Priorität) Interpretiere nicht nur Zahlen, sondern gehe immer auf „nächste Schritte“ ein. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Der wahre Wert der Marketing-Person zeigt sich wenn du ihr deine „Erfolgsdaten“ des Unternehmens fütterst. Wenn du Beiträge, die gut ankamen, oder Newsletter, die Ergebnisse brachten, in die Quelle aufnimmst, wird sie auf der Grundlage von „Mustern, die bei uns tatsächlich funktioniert haben“ und nicht nur allgemeinen Aussagen arbeiten. Sie wird zu einem Mitarbeiter, der aus der Erfolgsbilanz deines Unternehmens gelernt hat, nicht zu einem generischen Vermarkter.
Arbeitshandbuch für Vertrieb (5 Prompts)
Vertriebszeit wird durch das „Vor und Nach“ von Meetings aufgefressen. Vorbereitung, Angebote, Nachfassaktionen, Berichte. Durch die Handbuchisierung dieser Aufgaben kannst du dich nur auf die Zeit konzentrieren, die du im direkten Kundenkontakt verbringst.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Prompt-Name] Kurzbesprechung zur Meeting-Vorbereitung [Zweck] Gegnerinformationen und Strategie vor einem Meeting organisieren [Anwendungsszenario] Wenn „Bereite das morgige Meeting mit Firma XX vor“ gesagt wird [Prompt-Text] Erstelle für den angegebenen Kunden eine Kurzbesprechung vor dem Meeting basierend auf Quelleninformationen (frühere Interaktionen, Meeting-Notizen, öffentliche Informationen des Kunden). 1. Bisherige Historie und letzte Hausaufgaben 2. Aktuelle Situation des Kunden und vermutete Interessen 3. Ziel dieses Meetings und vorzuschlagender Inhalt (mit Begründung) 4. Vermutete Fragen/Bedenken und Entwürfe für Antworten (3 Punkte) 5. Vorschlag für das Erste, was zu Beginn des Meetings gesagt werden sollte Markiere alte/unzureichende Informationen deutlich mit [Bestätigung erforderlich]. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Prompt-Name] Erstellung eines Angebotsentwurfs [Zweck] Erstellung des Rahmens und des Inhalts eines Kundenangebots [Anwendungsszenario] Wenn jemand fragt: „Erstelle ein Angebot für Firma XY“ [Prompt-Text] Erstelle einen Angebotsentwurf für den folgenden Kunden. 1. Aktuelle Situation und Probleme des Kunden (aus Quellnotizen extrahieren) 2. Risiken, wenn die Probleme nicht angegangen werden 3. Vorgeschlagene Inhalte 4. Veränderungen nach der Einführung (nach Möglichkeit mit Zahlen) 5. Prozess und Zeitplan 6. Ähnliche Fälle (falls in der Quelle vorhanden) 7. Nächste Schritte Produktspezifikationen/-preise müssen den aktuellsten Materialien in der Quelle entsprechen. Schreibe nicht „das können wir“ für Spezifikationen, die nicht in der Quelle stehen. [Kundenname und Angebotsskizze] (Füge hier die wichtigsten Punkte ein) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Prompt-Name] Erstellung von Follow-up-E-Mails [Zweck] Erstellung von Dankes-/Bestätigungs-E-Mails für nächste Schritte nach einem Meeting [Anwendungsszenario] Wenn jemand fragt: „Ich möchte eine Follow-up-E-Mail an Firma XY senden“ [Prompt-Text] Erstelle eine Follow-up-E-Mail nach einem Meeting. Struktur: Danksagung (1-2 Zeilen) → Bestätigung der vereinbarten Inhalte → Unsere Aufgaben und Fristen → Anfragen an den Kunden → Nächstes Angebot. Nicht zu lang (ohne Scrollen lesbar). Verwende Aufzählungspunkte für Bestätigungen, damit der Kunde „einfach antworten kann“. [Meeting-Notizen/Zu übermittelnde Nachricht] (Füge hier die wichtigsten Punkte ein) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Prompt-Name] Erstellung einer FAQ-Liste [Zweck] Vorbereitung auf schwierige Fragen und Antworten vor einem Meeting/einer Präsentation [Anwendungsszenario] Wenn jemand fragt: „Erstelle eine FAQ-Liste“ [Prompt-Text] Erstelle eine FAQ-Liste basierend auf Produktinformationen und früheren Meeting-Aufzeichnungen in der Quelle. ・10 angenommene Fragen in „Reihenfolge der Schwierigkeit“ ・Ein Satz von Antwortentwürfen und „Punkte, die bei der Beantwortung zu beachten sind“ für jede Frage ・Beziehe immer die 3 Themen ein: Preisresistenz, Vergleich mit Wettbewerbern und Einführungsaufwand Markiere Fragen, die nicht anhand der Quelle beantwortet werden können, deutlich als „Interne Klärung erforderlich“. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Prompt-Name] Umwandlung von Verkaufstagesberichten in Wochenberichte [Zweck] Automatische Generierung eines Wochenberichts aus täglichen Aktivitätsnotizen [Anwendungsszenario] Wenn jemand fragt: „Erstelle den Wochenbericht für diese Woche“ [Prompt-Text] Erstelle einen Wochenbericht basierend auf Verkaufstagesberichten/Aktivitätsnotizen in der Quelle. 1. Wöchentliche Zusammenfassung (3 Zeilen) 2. Fortschritt von Meetings/Projekten (Status → Nächste Aktion für jedes) 3. Numerische Ergebnisse (vs. Ziel, falls in der Quelle) 4. Probleme und Beratungsthemen 5. Nächste Woche: Zeitplan und Prioritäten Gestalte es so dicht, dass ein Vorgesetzter es in 2 Minuten lesen und für Entscheidungen nutzen kann. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Vertriebsmitarbeiter werden stärker, wenn du für jeden Kunden Besprechungsnotizen zur Quelle hinzufügst. Sowohl Briefings als auch Angebote werden spezifischer für diesen Kunden. Die Anweisung im Angebotsprompt „Schreibe nicht ‚das können wir‘ für Spezifikationen, die nicht in der Quelle stehen“ ist ein Sicherheitsnetz für den schlimmsten Unfall im Vertrieb – etwas zu sagen, was man nicht sollte. Du kannst nicht nur Qualität, sondern auch Sicherheit in das Handbuch schreiben.
Kapitel 5: Der erste Arbeitstag mit einem KI-Mitarbeiter
Die Vorbereitungen sind abgeschlossen. Jetzt zeige ich dir den täglichen Arbeitsalltag mit einem Mitarbeiter und Tipps, wie man ihn entwickelt.
Genieße den ersten Moment, in dem sie sich auf „ein Wort“ hin bewegen
Morgen. Nach einem Meeting öffnest du den Edelstein für Allgemeine Angelegenheiten, fügst das Transkript ein und sendest ein einziges Wort: „Erstelle Protokoll.“
Der Mitarbeiter antwortet zuerst so:
„Ich werde ‚Protokollerstellung‘ aus der Prompt-Sammlung verwenden.“
—Das ist das Signal, dass sie die richtige Seite des Handbuchs geöffnet haben. Dann, nach Dutzenden von Sekunden, kommt ein Protokoll im üblichen Format an, mit Entscheidungen und offenen Punkten ordentlich getrennt und TODOs mit Verantwortlichen und Fristen. Du überprüfst nur die Eigennamen und Zahlen, und fertig.
Dieses erste Mal wirst du wahrscheinlich ein wenig gerührt sein. Ohne lange Prompts einzufügen, liefern sie die entworfene Qualität allein mit den Worten, die du auch einem Untergebenen gegenüber verwenden würdest. Es ist der Moment, in dem sich das Gefühl, „KI zu nutzen“, in das Gefühl verwandelt, „einen Untergebenen zu haben“.
Am Nachmittag versuche absichtlich, nach einer Aufgabe zu fragen, die nicht im Handbuch steht.
„Schreibe ein Jubiläums-Glückwunschschreiben an einen Geschäftspartner.“
Was zurückkommt, ist: „Diese Aufgabe ist nicht in der Prompt-Sammlung registriert. Wechsel zu Modus ‚Neuen Prompt vorschlagen‘. “
—Und es wird ein Entwurf für ein Handbuch für Glückwunschschreiben vorgeschlagen. Du antwortest „OK“, erhältst das Schreiben und fügst den vorgeschlagenen Prompt in das Dokument ein. 30 Sekunden. Der Mitarbeiter hat heute eine neue Aufgabe gelernt. Dieses „greifbare Gefühl des Wachstums“ ist der süchtig machendste Teil dieses Mechanismus.
Nur 3 Tipps für ihre Entwicklung
Tipp ①: Ein Handbuch für „eine Aufgabe“
Bitte erstelle keinen „universellen Prompt, der sowohl Protokolle als auch Wochenberichte erstellen kann.“ Wenn die Zwecke vermischt werden, ist der Mitarbeiter verwirrt, welche Seite er öffnen soll. Ein kurzer Prompt für jede Aufgabe. Das Hinzufügen von Seiten ist das Wachstum des Mitarbeiters.
Tipp ②: Wenn du mit der Ausgabe unzufrieden bist, formuliere es nicht im Chat um, sondern korrigiere das Handbuch
„Ich möchte, dass das Protokoll etwas kürzer ist“ – wenn du das denkst, füge „innerhalb von XX Wörtern“ zum Prompt-Text im Dokument hinzu. Anweisungen im Chat wirken nur einmal, aber Handbuchkorrekturen wirken für immer. Wenn du Unzufriedenheit als Hinweis für eine Handbuchrevision betrachtest, wirst du nicht wütend.
Tipp ③: Räume das Handbuch einmal im Monat auf
Lösche ungenutzte Prompts und integriere ähnliche. Das dauert 5 Minuten. Ein Handbuch ist nicht großartig, weil es dick ist; es ist in gutem Zustand, wenn nur die aktiven Seiten aufgereiht sind.
Pflicht des Arbeitgebers: Sicherheit ist ein Muss
Um die unterhaltsame Diskussion abzuschließen, ein ernstes Versprechen. Protokolle, Kundeninformationen und interne Richtlinien – wichtige Informationen sammeln sich im Notizbuch des KI-Mitarbeiters.
- ① Überprüfe immer die internen Regeln, ob du Unternehmensmaterialien in externe KI-Dienste einstellen darfst.
- ② Anonymisiere vertrauliche/persönliche Informationen, bevor du sie einfügst (Ersetze Geschäftspartner durch „Firma A“, Personennamen durch „Herr B“).
Vergiss nicht, dass beim Teilen von Edelsteinen oder Notizbüchern mit anderen auch die darin enthaltenen Materialien sichtbar sind. Die Mitarbeiter zu schützen und Informationen zu schützen, ist deine Aufgabe als Arbeitgeber.
Zusammenfassung: Montagmorgen, dein Team ist bereits bei der Arbeit
Ich fasse zusammen, was zu tun ist, in 3 Zeilen:
- ① Erstelle ein Abteilungsnotizbuch und füge Wissen ein.
- ② Erstelle ein Prompt-Sammlungsdokument (kopiere Kapitel 4) und füge es zur Quelle hinzu.
- ③ Erstelle einen Edelstein und füge den Kommandanten-Prompt ein.
—In 15 Minuten wird ein KI-Mitarbeiter, der sich auf ein Wort hin bewegt, dem Unternehmen beitreten.
Stell dir den nächsten Montagmorgen vor. Du hast eine Person für Allgemeine Angelegenheiten, der du Protokolle überlassen kannst, eine Marketing-Person, die massenhaft Beitragsideen produziert, und eine Vertriebsperson, die sich auf Meetings vorbereitet. Alle arbeiten ohne zu murren, auch spät in der Nacht, und werden mit jeder Anfrage schlauer. Du musst nicht mehr alles allein tragen. Was du mit deinen freien Händen machst, bleibt dir überlassen.
Fang mit einer Person an. Von der Abteilung, die deinem Alltag am nächsten ist. Von diesem kleinen Moment der Rührung, wenn das Wort „Erstelle Protokoll“ ankommt, beginnt dein Unternehmen.
Die KI-Welt entwickelt sich wirklich schnell. Anstatt zu versuchen, allein mit den neuesten Informationen Schritt zu halten, ist es der sicherste und schnellste Weg, jemandem zu folgen, der täglich praktiziert und teilt.
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Ankündigung der Veröffentlichung des Buches „KI-Arbeit Schnellste Enzyklopädie: NotebookLM Sofort einsetzbare Fähigkeiten“
Ich habe alle NotebookLM-Fähigkeiten, die mein Leben verändert haben, in einem Buch zusammengefasst. Veröffentlicht am Dienstag, den 16. Juli. Und für diejenigen, die vorbestellen oder kaufen, habe ich ernsthafte Boni vorbereitet.
Ich werde dir die im Buch enthaltenen NotebookLM-Nutzungstechniken direkt erklären. Ich habe es so gestaltet, dass du lernen kannst, während du das Buch neben dir liegen hast, sobald es ankommt.
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Das Bonus-Seminar ist grundsätzlich für Vorbestellungen bis zum Veröffentlichungsdatum (16.07.) (Für Nutzer der Kindle-Version sind Anträge bis zum Tag des Seminars gültig).
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