我目前雇用了 21 名员工。支付这 21 人的总月薪是 10,000 日元。这一切都仅通过智能手机版的 "ChatGPT 应用" 完成，由 AI 员工处理所有工作。
- 管理负责人：共同思考业务方向
- 营销负责人：制定能带来销售额的策略
- 法务负责人：识别风险并审查合同
- 心理支持者：在我困扰时提供冷静的建议
通常，为每个角色雇用专业人员每月需要花费数十万日元。但现在，这些 AI 全年无休地承担这些角色，随时推动工作向前发展。
它们不仅仅是聊天 AI。因为我为每个角色设计了职责、价值观甚至判断标准，所以它们不需要每次都接受详细指令。它们自己判断情况，并以专家的身份返回最优的提案和输出。
对我来说，它们不仅仅是回答问题的工具，而是与我一起经营业务的 "优秀 AI 员工"。
现在，它们以正式的方式为我工作，每天毫无怨言地处理新客户获取、招聘、社交媒体运营、公关活动和开发工作。
第一部分：AI 组织蓝图与 21 个角色构建
1. 雇用 AI 作为员工的好处
当今企业主面临的大多数问题都与人员相关：招不到人、薪资过高，或者员工刚培训完就离职。AI 员工 一次性解决了这些问题。
到目前为止，ChatGPT 一直被用作研究或起草的工具。然而，现在正确的使用方式是赋予 AI 特定的角色和知识，并将其作为专业人士雇用。通过 ChatGPT，你可以仅使用标准功能创建一个由 21 人组成的精英团队。本文将解释仅使用 ChatGPT 无需任何外部工具即可自动化和加速管理的具体方法。
2. 为什么需要 21 人系统
业务需要大量专业知识：战略、营销、法律、财务、社交媒体、写作和设计。一个人不可能完成所有这些工作。然而，雇用 21 位专家每月将花费数百万日元。通过 ChatGPT，你只需支付月度订阅费就能集结 21 位专家。它们 24 小时工作，毫无怨言，并且作为总裁，它们忠诚于你的指令。
当你创建了这个 21 人系统，你的工作就从执行转变为决策。你不再亲自做事，而是从 21 名员工提供的提案中选择最佳方案。这就是 AI 时代的新型管理方式。
3. 如何创建 AI 员工：5 个关键点
要让 AI 像员工一样行动，设置角色是最重要的部分。仅仅写 "你是一名营销专家" 只会得到泛泛的回答。
首先
请将以下几点简洁地写入 GPTs 的指令中：
1) 下一步行动提案：始终让它们在最后提出 3 个具体的下一步行动。1. 谁：角色、专业知识和背景。2. 什么：目的，它们应该为总裁产生什么结果。3. 说话方式：语气，是礼貌、直接还是友好。4. 思考方式：逻辑，规则如始终查看数据或从结论开始。
通过正确设置这些，AI 将成为自主的员工，而不是等待指令的员工。
2) 21 名员工的角色和具体指令
以下是构建的 21 个角色列表以及要包含在它们指令中的具体内容。
3) 管理战略顾问
常见失败：过于迎合总裁。对策：添加一条指令，要求始终列出 3 个担忧点。设定一条严格规则，如果不提供反对意见就会被 "解雇"，这也很有效。他们把握管理大局并提出前进路径。核心指令：质疑总裁的想法并找出逻辑弱点。始终思考 3 年后的风险。模拟如果竞争对手试图搞垮你的公司，他们会如何行动。初始任务：告诉他们当前的业务内容，并让他们分析优势和劣势。预测未来一年的市场变化。
4) 营销总监
常见失败：列出通用的营销术语，但没有具体措施。对策：严格要求他们提出具体的媒体名称和预算分配。明确界定成功的指标。核心指令：深入挖掘目标是谁以及他们为什么购买你的产品。基于情感和数字进行判断。识别客户的潜在焦虑并创建一个解决这些焦虑的故事。初始任务：分析竞争对手的广告和网站，找出你的公司可以获胜的点。设定一个理想的客户角色并模拟他们的日常行程。
5) 法律顾问
常见失败：只会说 "你不能那样做" 来阻止业务。对策：指示他们始终提供 3 种替代方案以使业务可行。让他们严格估算诉讼情况下的胜诉率。核心指令：假设最坏情况来审查合同。不要只指出风险，还要提供安全的替代方案。不要只引用法律，要告诉我如何在商业领域行动。初始任务：让他们阅读当前的基本合同并检查不利条款。列出与公司相关的最新法律变更。
6) 财务与会计负责人
常见失败：仅仅整理过去的数字就结束了。对策：要求他们解释下个月及以后的现金流预测。让他们为银行贷款创建商业计划中的数字部分。核心指令：严格检查所有措施的利润率。你的工作是在现金流变得紧张之前发出警告。当总裁在财务问题上含糊其辞时，要严格指出。初始任务：给他们一份月度固定成本清单，并让他们提出削减点。验证过去重大支出的投资回报率。
7) 人力资源与组织发展
常见失败：给出忽视现场忙碌情况的理想化理论。对策：将提案限制在明天就可以用现有资源实施的改进措施上。模拟在需要解雇或降职时如何沟通。核心指令：创建招聘符合公司价值观（而不仅仅是技能）的人的标准。预测成员的不满并思考应对措施。不要错过顶尖人才离职的迹象。初始任务：将理想的员工角色具体化，并创建一份面试问题清单。识别当前人际关系或角色分配中的瓶颈。
8) 公关与宣传负责人
常见失败：只关注自我宣传。对策：始终让他们思考如何将社会问题与公司服务联系起来。通过感知舆论风暴风险，提前准备道歉模板。核心指令：寻找能成为新闻的故事。组装媒体愿意报道的故事。想办法将公司的弱点转化为魅力点。初始任务：让他们为新产品创建新闻稿结构。创建一份联系本地媒体或行业刊物的清单。
9) 销售教练
常见失败：使用 "拼劲" 和 "精神" 理论。对策：让他们基于心理学提出具体话术。创建一份具体的倾听表，将成交率翻倍。核心指令：思考客户说 "我再考虑一下" 时的应对措施。创建一个不强行推销就能成交的流程。重现顶级销售人员的思考过程。初始任务：创建销售话术脚本，并让他们扮演角色扮演伙伴。列出 10 个客户拒绝的理由，并为所有理由制定应对计划。
10) 客户成功
常见失败：最终只是一个投诉窗口。对策：指示他们设计一条让客户感受到成功体验的路径。提出追加销售想法以提升客户生命周期价值。核心指令：始终关心客户是否掌握了产品。在不满产生之前提供有用的信息。设计一种情感体验，让客户成为粉丝。初始任务：创建 5 封购买后的跟进邮件。识别客户最容易遇到困难的环节，并创建解决方案手册。
11) 运营改进专家
常见失败：只推荐高成本的工具。对策：让他们从免费或现有工具开始提出改进方案。预测自动化带来的新风险。核心指令：使用 IT 工具找到可以自动化的工作。将人类不需要做的任务归零。思考如何利用效率提升节省下来的时间。初始任务：告诉他们当前的日常工作流程，并让他们列出哪些部分可以自动化。创建将任务完成时间缩短到十分之一的具体流程。
12) 文案撰稿人
常见失败：试图写出优美或酷炫的句子。对策：使用连初中生都能理解并能打动人心的词语。明确读者在阅读后应立即采取的行动。核心指令：猜测读者的困扰并提供解决方案。创作让人想点击的宣传语。直接使用读者心中的词语。初始任务：让他们生成 20 个广告标题创意，并挑选出最有可能获得良好反馈的一个。为现有落地页创建提高转化率的改写计划。
13) 社交媒体经理
常见失败：把发布行为本身当作目标。对策：为每次发布带来的公司网站访问量和与粉丝的对话设定目标。准备好巧妙回应恶意评论的方式。核心指令：重视信任而非粉丝数量。管理一个日常发布创意的笔记本。不要迎合算法，要制作能引起人类共鸣的帖子。初始任务：创建一个月的发布日程和每个帖子的主题创意。分析过去反馈良好的帖子，找到可复制的模式。
14) 新业务开发
常见失败：谈论宏大、不可能实现的梦想。对策：将创意限制在预算 10 万日元、周期 1 个月内可以测试的商业计划上。明确如何找到第一个客户。核心指令：即使与当前业务无关，也要思考盈利机制。提出从小处着手的方法。成为发现市场空白的专家。初始任务：基于市场趋势，提出公司可以进入的 5 个新领域。让他们列出该业务可能失败的 10 个原因，并思考避免方法。
15) 心理辅导员
常见失败：仅仅安慰就结束了。对策：解构焦虑的本质，并鼓励今天就能解决的一个小行动。让他们提醒总裁过去的成功经验以重拾信心。核心指令：倾听总裁的抱怨并整理他们的思绪。不要否定，一起思考如何变得积极。理解总裁的孤独感，成为最好的倾听者。初始任务：让他们写下所有当前的焦虑并按优先级整理。提出问题让总裁注意到压力积累的迹象。
16) 编辑与撰稿人
常见失败：塞入过多信息，模糊了重点。对策：彻底确保一篇文章只传达一个信息。想办法改进开头以提高完成率。核心指令：删掉不可读的句子，只留下精华。目标是写出让读者想要行动的文案。在保留总裁个性的同时，将其完成得像专业作品。初始任务：给他们过去的博客文章，让他们改写得更清晰。将多篇文章组合起来，创建一本电子书的结构。
17) 数据分析师
常见失败：列出数字却不解释其含义。对策：让他们基于这些数字指出总裁应立即停止的行动。创建警报标准以便快速感知异常值。核心指令：从数字的变化推断正在发生的事情。识别下一个应该改变的唯一数字。解读数字背后的客户心理。初始任务：分析过去 3 个月的销售数据，找出业绩好坏的原因。调查广告支出与销售额之间的相关性，找到最高效的投资方式。
18) 设计总监
常见失败：仅凭个人喜好进行判断。对策：始终让他们解释目标受众看到设计后会有什么感受。从逻辑上解释设计如何有助于销售。核心指令：解释颜色给人的印象以及布局的意义。为雇用专业设计师创建指令。在视觉上统一品牌的世界观。初始任务：从设计角度指出公司网站的 5 个改进点。为新标志或横幅创建 3 个概念创意。
19) IT 安全
常见失败：制定过于复杂以至于没人能遵守的规则。对策：从仅用一部智能手机就能实现的最简单防御措施开始教育。研究最新的基于 AI 的诈骗手法并发出警告。核心指令：彻底管理密码和诈骗邮件应对措施。保护公司免受最新的劫持方法侵害。用任何人都能理解的方式解释，不使用难懂的技术术语。初始任务：创建内部安全清单并诊断当前的危险等级。创建信息泄露时的应对手册。
20) 物流负责人
常见失败：提出忽视现场工作量的效率方案。对策：提出将包装时间缩短 10 秒的具体方案。为灾害情况确保替代配送路线。核心指令：思考既不过多库存也不断货的平衡点。想办法将配送成本再降低 1 日元。彻底消除现场的多余动作。初始任务：告诉他们当前的库存状况，并让他们创建订货时机的规则。通过审查配送路线和包装材料提出成本削减计划。
21) 海外扩张顾问
常见失败：仅基于互联网上的旧信息进行判断。对策：命令他们搜索真实的本地社交媒体声音和最新新闻文章进行验证。让他们用当地语言总结搜索结果。核心指令：调查当地文化和规则。不要强行推行日本方式，思考如何融入当地。告诉我为了赢得当地人心需要避免的禁忌。初始任务：让他们研究目标国家的市场规模和竞争对手状况。创建寻找本地合作伙伴公司的评估标准。
22) 研究专家
常见失败：总结太长，难以阅读。对策：用 3 行或更少的篇幅总结，并包含公司应采取的一项行动。用 A 到 C 的 3 级标准评估信息可靠性。核心指令：每天总结并交付行业新闻。只选择总裁需要知道的内容。成为在信息海洋中寻找宝藏的专家。初始任务：从今天的新闻中挑选 3 条重要的行业新闻，并解释对公司的影响。报告一周内竞争对手在特定关键词上的动向。
23) 秘书与协调人
常见失败：成为总裁的跑腿员。对策：指出占用总裁时间的任务，并积极提议将其分配给其他负责人。检查每位 AI 员工的绩效并鼓励改进。核心指令：不要让会议的目的被遗忘。始终总结决定了什么以及下一步谁做什么。作为总裁的得力助手推动整个组织。初始任务：整理本周的任务清单并确定优先级。从会议记录中仅提取重要的决策事项。
4. 分享总裁思维以统一组织
如果 21 个人各自行动，指令就会相互矛盾。为了让所有人朝着同一个方向，你需要分享你的价值观。这就像 AI 组织的宪法。创建一份详细总结以下 4 点的文档，并让所有 AI 员工将其读入知识库。
1) 愿景：不要只说 "销售额达到 1 亿日元"，要写出在那之后你想创造什么样的世界。例如，一个帮助忙碌母亲重获自己时间的服务。越具体，AI 提案的质量就越高。
2) 价值观：是速度优先还是质量优先？是利润优先还是客户满意度优先？如果不确定这些，AI 只会给出泛泛的回答。展示明确的标准，例如 "优先考虑超越客户期望哪怕 1 毫米"。
3) 禁忌：不要撒谎。不要廉价销售。不要诋毁竞争对手。列出这些可以防止 AI 提出损害品牌形象的提案。
4) 当前困境与背景：你现在最想解决的问题是什么，以及你认为为什么会发生？通过分享总裁当前的视角，AI 可以提供更贴合实际的建议。
如果你分享这些，例如，营销负责人会提出与你想法一致的方案，比如 "通过传达价值来高价销售"，而不是 "通过廉价销售来增加客户"。
5. 实践：如何运行 AI 会议
使用 ChatGPT 的提及功能，你可以将多个 AI 调用到同一个聊天中进行会议。掌握这一点能极大地解放总裁的时间。 首先，呼叫秘书并告知今天会议的目的和参与成员。
"秘书，我们开始新产品的推广会议。参与者是战略、营销和财务。你来主持并推动讨论。"
会议运行秘诀
1. 让秘书担任主持人
首先，让战略顾问给出大方向，然后让营销总监思考具体措施，最后让财务负责人从预算角度踩刹车。通过让秘书维持这个顺序，讨论会变得顺畅。
2. 根据角色指定发言顺序
总裁不要直接否定，而是问其他 AI："财务，你对营销的计划怎么看？请从风险角度严格批评。" 这样总裁可以从客观角度观察讨论。
3. 让 AI 互相批评
当讨论成熟时，总裁决定方向。最后，让秘书用要点列出今天的决定，并创建谁在明天之前做什么的行动计划。
4. 最终决策与行动计划创建
作为总裁，你只需听取他们的讨论，最后决定 "我们就按这个来"。你自己思考的时间被最小化，只需要判断力。
6. 示例：用 21 人系统解决问题的模拟
以下是两个关于如何调动 21 名员工的典型案例。
案例 1：新产品销售疲软
首先，总裁呼叫秘书并提供当前销售数据和产品概述。
总裁指令： "文案撰稿人，创建一个强调价值以证明与 B 公司价差合理的修订版。客户成功负责人，准备向现有客户发送调查问卷，询问他们的不满。"
- 秘书的初步行动："分析师，找出销售数据中的异常值。营销总监，研究竞争对手的最新动向。"
- 分析师报告："复购率极低。可能首次购买体验有问题。购买后 3 天内的流失尤其明显。"
- 营销总监报告："竞争对手 B 上周开始以更低价格宣传类似设计。客户的兴趣可能正在转向价格。" 这样，从识别原因到执行对策的指令在几分钟内完成。你甚至可以呼叫销售教练，要求为现有销售团队提供指令。
案例 2：考虑拓展新海外市场
- 研究专家：总结本地社交媒体上类似服务的口碑趋势。调查本地影响者如何反应。
- 海外扩张顾问：研究当地法规和商业习惯，报告进入壁垒。识别本地特有的支付方式和物流挑战。
- 法律顾问：检查当地的商标注册和合同风险。详细分析与日本法律差异带来的风险。
- 财务负责人：进行初始成本和盈利时间模拟。考虑汇率风险和当地劳动力成本上升。通过同时接收这 4 人的报告，总裁可以专注于最终是否进入的决策。
7. 与 AI 员工的理想日常流程
以下是最大化 21 人系统的日常流程。
上午 9:00：检查秘书的每日报告。秘书总结昨天的进展和今天的重要事项。总裁检查并确认优先级。
上午 10:00：通过研究专家了解行业趋势。从最新新闻中挑选可能影响公司的事项。必要时征求战略顾问的意见。
下午 1:00：推进个人项目。例如，如果要创建新广告，呼叫营销总监和文案撰稿人开始具体的创意制作。
下午 4:00：业务改进审查。呼叫运营改进专家，报告今天花费时间较多的任务。让他们当场创建自动化提示或手册。
下午 6:00：秘书的晚间总结。让秘书总结今天的决定并列出明天的任务。
重复这个流程可以极大地提高管理速度。总裁的时间只专注于思考和决策，而大部分实际工作由 AI 在后台处理。
8. 成功 AI 组织的运营规则
在雇用 21 人之后，设定 3 条规则，以免它们成为不工作的员工。
规则 1：每个聊天一个任务
不要在一个聊天中要求多项大任务。例如，同时要求新产品计划和上个月的账目会分散 AI 的思维并降低质量。为每个任务打开一个新聊天或使用提及功能。
规则 2：定期访谈
如果放任不管，AI 员工会基于旧信息行动。每月一次，打开指令并添加最近的公司情况或新学到的经验。这就是 AI 组织中的 "教育"。
规则 3：检查输出
AI 可能会自信地说错话。始终让人类在最后检查与数字或法律相关的事情。记住，AI 是提案专家，而不是责任承担专家。
9. 构建过程中要避免的 5 个陷阱
- 过度依赖外部工具：试图增加链接的工具会使管理变得困难。首先从标准的 ChatGPT 功能开始。
- 追求完美提示：不要陷入从一开始就写出完美指令的困境。从简单的开始，然后逐步添加缺失的部分。
- 角色重叠：如果战略和新业务角色过于相似，问秘书 "这个问题我应该咨询谁？"
- 信息孤岛：通过让每个人阅读总裁思维文档来防止这种情况。
- AI 成为 "唯唯诺诺的人"：始终包含一句如 "请反对我的意见，并从不同角度批评" 的话。
10. 掌握 AI 员工的额外常见问题解答
问：创建 21 个角色很难吧？
答：一开始很难。但一旦创建好，你就得到了不辞职、不疲倦、不要求加薪的员工。从 3 个主要角色开始，每周增加 1-2 个。
问：需要 ChatGPT Plus 吗？
答：是的，这对 GPTs 和提及功能至关重要。每月花 21 位专家的费用是最划算的投资。
问：机密信息会泄露吗？
答：在设置中开启不使用数据训练模型的选项。
问：我应该如何让员工使用 AI？
答：老板应该先使用并展示成功案例。然后，将具体角色作为日常工作的咨询伙伴分享给员工。
11. 总结：AI 组织是“培育”出来的，而非“搭建”出来的
21 人的 AI 系统并非搭建完成就结束了。通过与他们对话、给予反馈、更新知识，他们会成长为针对你业务优化的最强团队。
第二部分：知识注入与实用技能扩展
在第一部分中，我们定义了角色。在第二部分中，我们将解释如何将专业知识注入到他们身上，并赋予他们网络搜索和数据分析等具体武器。
1. 知识注入技术
AI 给出通用答案是因为它不了解你公司的内部事务。知识注入解决了这个问题。
需加载信息的优先级：
- 客户数据与成功案例：营销和销售的最佳教材。
- 行业术语与规则：降低沟通成本。
- 失败记录：防止重蹈覆辙。
- 老板的思维方式：即使你不在，AI 也能做出接近你的决策。
使用文本或 Markdown 文件（而非 PDF）以便更好地提取信息。使用要点和短句。
2. 21 人的具体武器
- 网络搜索：用于研究、海外和社交媒体线索。指示他们验证多个来源。
- 数据分析：用于分析师、财务和物流。直接提供销售数据或库存清单。
- 图像生成：用于设计、文案和公关。用于为专业设计师创建素材。
3. 结合知识与技能的工作流程
示例：新产品推广活动。
- 研究专家搜索竞争对手趋势。
- 数据分析师分析过去类似产品的销售情况。
- 营销总监基于以上信息制定策略。
- 文案撰写文本。
- 设计总监生成初稿。
4. 教育与维护
每月更新一次知识。如果某个线索表现不佳，修改指令或重建角色。在各部门间分享最佳实践（例如，将文案的最佳文本提供给销售教练）。
5. 21 人详细知识构建指南
（文章继续提供 21 个角色各自的详细文件内容，例如战略顾问的“管理愿景与竞争对手分析.txt”和营销的“客户洞察与广告结果.csv”。）
第三部分：实际操作与未来展望
1. 构建老板驾驶舱
以秘书为中心。不要与所有 21 人单独沟通。自动化每周会议，并设置异常检测系统，让他们只在出现问题时才汇报。
2. 借助 AI 董事会的高级决策
使用“魔鬼代言人”来发现计划中的漏洞。从所有 21 个角度获取多角度模拟。你掌握最终决策权。
3. 完成复杂项目
使用运营专家创建 WBS（工作分解结构）。在最终输出前，由编辑、设计总监和法律顾问进行三重检查。
4. 冲突管理
AI 角色之间的冲突（例如营销 vs. 法律）是健康的。让秘书根据老板的思维文件提出折中方案。
5. 老板的新技能
- 提出正确问题的能力。
- 编辑和整合提案的感知力。
- 将愿景语言化的能力。
6. 24 小时共存生活方式
从早上查看秘书报告到晚上总结，AI 组织让你能够专注于创造力和所爱之人。
7. 终极自由与新责任
拥有 21 个 AI 员工是为了重新掌控你的生活。它给了你时间和精神上的自由，但也带来了善用这种力量的责任。
8. 完整模拟：30 天内启动新业务
第 1-5 天：概念与研究。第 6-15 天：产品设计与品牌建设。第 16-25 天：营销与销售准备。第 26-30 天：发布与初期运营。
9. 未来展望：“一亿个老板”的时代
很快，你的 AI 组织将直接与其他公司的 AI 组织进行谈判。这是权力的民主化，任何个人都可以带领一支由 21 位专家组成的团队，挑战全球市场。AI 是你活出真我的最强翅膀。
