Google Calendar nên được phát triển từ một công cụ lịch trực quan, dễ sử dụng thành một cơ sở dữ liệu kinh doanh; nếu không, đó là một sự lãng phí.
Về việc ứng dụng AI trong tổ chức, nhiều người có thể nghĩ theo thứ tự ngược lại:
Giới thiệu các công cụ AI.
↓
Tự động hóa quy trình.
↓
Năng suất tăng lên.
Đó có lẽ là hình dung của nhiều người.
Nhưng trên thực tế, thứ tự phải là:
Tổ chức cơ sở dữ liệu và các tiêu chuẩn kinh doanh.
↓
AI có thể hiểu được công việc.
↓
Các quy trình được tự động hóa.
Đó mới là thứ tự đúng.
Nếu bạn sử dụng Google Workspace làm nền tảng kinh doanh, bước đầu tiên để sử dụng hiệu quả trong tổ chức là tạo ra các quy tắc sử dụng Google Calendar như một cơ sở dữ liệu kinh doanh.
Google Calendar chứa các thông tin như:
・Bạn gặp ai
・Bạn gặp khi nào
・Bạn gặp ở đâu
・Bạn sử dụng bao nhiêu giờ
・Bạn gặp với mục đích gì
・Ai tham gia
Nói cách khác, nó chứa đầy đủ thông tin tại thời điểm công việc diễn ra.
Suy nghĩ một cách có cấu trúc hơn, những thông tin sau có thể lấy được qua API.
Định nghĩa thông tin có thể lưu trữ có cấu trúc trong Google Calendar
Mục | Vị trí nhập trên Google Calendar | API Item chính | Ý nghĩa cho việc sử dụng MCP |
|---|---|---|---|
Tiêu đề | Tiêu đề | summary | Tên công việc, tên khách hàng, tên dự án, loại cuộc họp |
Ngày/Giờ bắt đầu | Ngày/Giờ | start | Thời gian bắt đầu công việc, phân tích giờ công |
Ngày/Giờ kết thúc | Ngày/Giờ | end | Thời gian kết thúc công việc, phân tích giờ công |
Địa điểm | Địa điểm | location | Điểm đến, địa chỉ, thanh toán chi phí đi lại, phân tích di chuyển |
Mô tả | Trường mô tả | description | Chương trình, mục đích, ghi chú, thông tin khách hàng, việc cần làm |
Người tham gia | Khách mời | attendees | Khách hàng, người phụ trách, người tham dự, người ra quyết định |
Người tổ chức | Người tạo/Người tổ chức | organizer / creator | Ai đã tạo lịch |
Google Meet | Thêm Meet | conferenceData / hangoutLink | URL cuộc họp, bản ghi, biên bản, liên kết phiên âm |
Tệp đính kèm | Tệp đính kèm Google Drive | attachments | Đề xuất, biên bản, hợp đồng, dữ liệu ghi âm |
Thông báo | Cài đặt thông báo | reminders | Chuẩn bị, theo dõi, thông báo tự động |
Chế độ hiển thị | Phạm vi công khai | visibility | Chia sẻ nội bộ, quản lý quyền truy cập |
Bận/Rảnh | Bận/Rảnh | transparency | Phân tích hoạt động, quản lý thời gian có thể đặt lịch |
Mã màu | Màu lịch | colorId | Phân loại công việc, phân loại khách hàng, quản lý ưu tiên |
Lặp lại | Cài đặt lặp lại | recurrence | Nhiệm vụ hàng tháng, cuộc họp định kỳ, quản lý thường xuyên |
Trạng thái | Trạng thái tham gia | status | Trạng thái tham dự, trạng thái phản hồi |
Ngày/Giờ cập nhật | Quản lý hệ thống | updated | Quản lý cập nhật mới nhất, lịch sử thay đổi |
Ngày/Giờ tạo | Quản lý hệ thống | created | Quản lý ngày/giờ đăng ký |
Thuộc tính tùy chỉnh | Tích hợp API | extendedProperties | ID khách hàng, ID dự án, ID bản ghi CRM, v.v. |
Thật tuyệt vời khi nghĩ về điều này.
Tùy vào cách bạn sử dụng, bạn có thể bao gồm thông tin khách hàng, thông tin quản lý nhân sự và những thông tin bạn thường viết trong báo cáo hàng ngày.
Nó thực sự rất gần với trung tâm của các hoạt động.
Nếu bạn định kết nối Google Calendar với Claude để khai thác dữ liệu, không có lý do gì để không sử dụng dữ liệu có cấu trúc này.
Ý tưởng ứng dụng
① Thanh toán chi phí đi lại từ thông tin địa điểm
Bằng cách sử dụng địa điểm của cuộc hẹn, một bản ghi về "bạn đã đi đâu" sẽ được lưu lại. Nhờ Claude truy xuất lịch qua MCP và kết hợp với Google Maps, hệ thống thanh toán chi phí đi lại và hệ thống kế toán, việc thanh toán chi phí đi lại có thể được tự động hóa.
Ví dụ:
"Ngày 8 tháng 6, 11:30 Đến thăm Khách hàng A"
→ Lấy địa chỉ điểm đến
→ Ước tính tuyến đường di chuyển
→ Tạo bản nháp thanh toán chi phí đi lại
→ Liên kết với freee, Money Forward hoặc kintone
② Quản lý nhân sự từ thời gian đã lên lịch
Bằng cách sử dụng thời gian bắt đầu và kết thúc, bản thân lịch sẽ trở thành một công cụ theo dõi thời gian đơn giản.
Mục tiêu phân tích | Những gì có thể làm |
|---|---|
Theo khách hàng | Bao nhiêu giờ mỗi tháng dành cho Công ty A |
Theo nhiệm vụ | Tỷ lệ giờ công của việc ghi sổ, phỏng vấn, nộp hồ sơ và đề xuất |
Theo nhân viên | Thời gian hoạt động, thời gian họp, thời gian di chuyển |
Liên kết bán hàng | Phân tích lợi nhuận từ đơn giá khách hàng và giờ công |
Hơn nữa, bằng cách lưu trữ ID khách hàng CRM trong extendedProperties, việc liên kết lịch với thông tin bán hàng, thanh toán và dự án sẽ dễ dàng hơn.
③ Tạo báo cáo từ Meet, bản ghi và biên bản
Đối với các cuộc hẹn có Google Meet, bạn có thể liên kết các tệp bản ghi, phiên âm và biên bản bắt đầu từ URL cuộc họp hoặc mã cuộc họp.
Dữ liệu nguồn | Xử lý trong Claude |
|---|---|
Cuộc hẹn trên Lịch | Hiểu mục đích cuộc họp, người tham gia và ngày/giờ |
Bản ghi Meet | Tóm tắt nội dung |
Phiên âm | Tạo biên bản, trích xuất việc cần làm |
Tài liệu đính kèm | Sắp xếp nội dung đề xuất và các điểm thảo luận |
Cuộc hẹn tiếp theo | Tạo bản nháp cuộc hẹn theo dõi |
④ Sử dụng như lịch sử tương tác khách hàng
Google Calendar có thể được sử dụng như một "Cơ sở dữ liệu liên hệ khách hàng".
Thông tin Lịch | Ý nghĩa trong Quản lý Khách hàng |
|---|---|
Lịch phỏng vấn | Lịch sử liên hệ khách hàng |
Người tham gia | Các bên liên quan |
Trường Mô tả | Nội dung tư vấn |
Tài liệu đính kèm | Đề xuất và tài liệu |
Cuộc hẹn tiếp theo | Lịch theo dõi |
Khi bạn yêu cầu Claude "tóm tắt các liên hệ với khách hàng này trong 3 tháng qua", nó có thể sắp xếp lịch sử phỏng vấn, chương trình nghị sự và các mục còn tồn đọng.
⑤ Tự động quản lý
Bắt đầu từ lịch, Claude hỗ trợ các tác vụ quản lý.
Phạm vi ứng dụng sẽ mở rộng hơn nữa thông qua tích hợp dữ liệu với "Mieru Cloud", mà tôi đã viết trong một bài viết trước.
Bài viết tham khảo trước: "AI có thể tự động hóa quản lý trước khi tự động hóa kế toán" https://x.com/miyagawadaisuke/status/2062888818710392991
Kích hoạt | Xử lý tự động |
|---|---|
Ngày trước khi phỏng vấn | Tổng hợp thông tin khách hàng, biên bản trước đó và các việc cần làm chưa hoàn thành |
Sau khi phỏng vấn | Tạo biên bản, việc cần làm và các hành động tiếp theo |
Cuối tháng | Tổng hợp giờ công và doanh số theo khách hàng |
Cuộc hẹn định kỳ | Tạo danh sách kiểm tra kinh doanh hàng tháng |
Cuộc hẹn có địa điểm | Tạo các ứng cử viên thanh toán chi phí đi lại |
Bước đầu tiên là quyết định các quy tắc nhập liệu
【Quy tắc Tiêu đề】
Ví dụ,
Không nên: Phỏng vấn, Cuộc họp, Công ty A, Thăm hỏi ⇒ Bạn không thể phân tích những điều này sau này.
Nên: 【Công ty A】 Phỏng vấn Hàng tháng, 【Công ty B】 Báo cáo Kết quả Tài chính, 【Công ty C】 Tư vấn Tài trợ, 【Nội bộ】 Họp Hàng tháng
Tối thiểu, hãy bao gồm:
- Tên khách hàng
- Loại công việc trong tiêu đề.
【Quy tắc Địa điểm】
Đăng ký thông tin vào mục "Địa điểm" trên Google Calendar.
【Quy tắc Trường Mô tả】
Thay vì viết tự do, hãy tạo khuôn mẫu cho trường mô tả.
Ví dụ, đối với một cuộc phỏng vấn, chỉ cần bao gồm:
【Mục đích】
【Chương trình】
【Các mục cần xác nhận】
【Bài tập về nhà】
【Cuộc hẹn tiếp theo】
sẽ giúp AI dễ hiểu hơn sau này.
【Quy tắc Màu sắc】
Màu sắc cũng quan trọng một cách đáng ngạc nhiên. Ngay cả trước khi phân tích AI, nó giúp lịch dễ đọc hơn đối với con người.
Ví dụ:
Màu sắc | Công việc |
|---|---|
Xanh dương | Phỏng vấn Khách hàng |
Xanh lá | Ghi sổ |
Đỏ | Khai thuế |
Tím | Bán hàng |
Vàng | Họp Nội bộ |
Làm thế nào để đăng ký những điều này một cách chính xác?
Ngay cả khi bạn cố gắng thực thi bằng cách tạo một tài liệu hướng dẫn, chắc chắn sẽ có người làm và người không làm.
Do đó, việc tạo một "Biểu mẫu nhập Lịch" bằng AppSheet hoặc các công cụ tương tự là một giải pháp thực tế.
Tôi thực sự không muốn tạo các ứng dụng không chính thức, nhưng điều này là cần thiết để tích lũy thông tin làm nền tảng cho kinh doanh.
Tôi nghĩ việc xây dựng một hệ thống trong công ty giúp tự động tích lũy thông tin khách hàng theo cách này là một khái niệm rất quan trọng.
Công việc diễn ra theo thời gian. Nghĩ theo cách đó, việc lịch trở thành cơ sở dữ liệu của công ty có lẽ là điều khá tự nhiên.
Việc quyết định các quy tắc về tiêu đề trong Google Calendar có thể hiệu quả hơn một dự án giới thiệu AI.
