Hiện tại tôi đang thuê 21 người. Tổng lương tôi trả cho cả 21 người là 10.000 yên mỗi tháng. Tất cả đều được thực hiện chỉ bằng phiên bản điện thoại thông minh của "ứng dụng ChatGPT", nơi các nhân viên AI xử lý mọi công việc.
- Trưởng nhóm Quản lý để cùng suy nghĩ về hướng đi kinh doanh
- Trưởng nhóm Marketing để đưa ra các chiến lược dẫn đến doanh số
- Trưởng nhóm Pháp lý để xác định rủi ro và xem xét hợp đồng
- Và một Chuyên gia Hỗ trợ Tinh thần để đưa ra lời khuyên bình tĩnh khi tôi gặp khó khăn
Thông thường, việc thuê nhân sự chuyên môn cho từng vai trò này sẽ tiêu tốn hàng trăm nghìn yên mỗi tháng. Nhưng giờ đây, những AI này đảm nhận các vai trò đó 24/7, 365 ngày một năm, không nghỉ ngơi, thúc đẩy công việc tiến triển bất cứ lúc nào.
Chúng không chỉ là những AI trò chuyện. Bởi vì tôi đã thiết kế vai trò, giá trị và thậm chí cả tiêu chí đánh giá cho từng AI, chúng không cần hướng dẫn chi tiết mỗi lần. Chúng tự đánh giá tình hình và đưa ra các đề xuất và đầu ra tối ưu với tư cách là chuyên gia.
Đối với tôi, chúng không chỉ là công cụ trả lời câu hỏi; chúng là những "nhân viên AI xuất sắc" cùng tôi điều hành doanh nghiệp.
Hiện tại, chúng làm việc cho tôi một cách chuyên nghiệp, xử lý việc tiếp nhận khách hàng mới, tuyển dụng, vận hành mạng xã hội, hoạt động PR và công việc phát triển mỗi ngày mà không một lời phàn nàn.
Phần 1: Kế hoạch chi tiết Tổ chức AI và Xây dựng 21 Nhân vật
1. Lợi ích của việc Thuê AI làm Nhân viên
Hầu hết các vấn đề mà chủ doanh nghiệp phải đối mặt ngày nay đều liên quan đến con người: không thể tuyển dụng, lương cao, hoặc nhân viên nghỉ việc ngay sau khi được đào tạo. Nhân viên AI giải quyết tất cả những vấn đề này cùng một lúc.
Cho đến nay, ChatGPT được sử dụng như một công cụ để nghiên cứu hoặc soạn thảo. Tuy nhiên, cách sử dụng đúng đắn hiện nay là giao cho AI một vai trò và kiến thức cụ thể và thuê nó như một chuyên gia. Với ChatGPT, bạn có thể tạo một đội ngũ tinh nhuệ gồm 21 người chỉ bằng các tính năng tiêu chuẩn. Bài viết này giải thích phương pháp cụ thể để tự động hóa và tăng tốc quản lý chỉ bằng ChatGPT mà không cần bất kỳ công cụ bên ngoài nào.
2. Tại sao Hệ thống 21 Người là Cần thiết
Kinh doanh đòi hỏi rất nhiều kiến thức chuyên môn: chiến lược, tiếp thị, luật, tài chính, mạng xã hội, viết lách và thiết kế. Một người không thể làm tất cả những việc này. Tuy nhiên, việc thuê 21 chuyên gia sẽ tiêu tốn hàng triệu yên mỗi tháng. Với ChatGPT, bạn có thể tập hợp 21 chuyên gia chỉ với phí đăng ký hàng tháng. Họ làm việc 24 giờ một ngày mà không phàn nàn và trung thành với chỉ thị của bạn với tư cách là chủ tịch.
Khi bạn tạo ra hệ thống 21 người này, công việc của bạn chuyển từ thực thi sang ra quyết định. Thay vì tự mình làm công việc, bạn chọn phương án tốt nhất từ các đề xuất do 21 nhân viên cung cấp. Đây là phong cách quản lý mới của kỷ nguyên AI.
3. Cách Tạo Nhân viên AI: 5 Điểm Chính
Để AI hoạt động như một nhân viên, việc thiết lập tính cách (persona) là phần quan trọng nhất. Chỉ cần viết "bạn là một chuyên gia marketing" sẽ chỉ nhận được những câu trả lời chung chung.
Trước hết
Vui lòng viết những điểm sau đây một cách đơn giản vào hướng dẫn của GPTs:
1) Đề xuất Hành động Tiếp theo: Luôn yêu cầu chúng đề xuất 3 bước tiếp theo cụ thể ở cuối. 1. Ai: Vai trò, chuyên môn và nền tảng. 2. Cái gì: Mục đích, kết quả chúng cần tạo ra cho chủ tịch. 3. Cách Nói: Giọng điệu, lịch sự, thẳng thắn hay thân thiện. 4. Cách Suy nghĩ: Logic, các quy tắc như luôn xem xét dữ liệu hoặc bắt đầu bằng kết luận.
Bằng cách thiết lập đúng cách này, AI trở thành một nhân viên tự chủ thay vì chờ đợi hướng dẫn.
2) Vai trò và Hướng dẫn Cụ thể cho 21 Nhân viên
Đây là danh sách 21 vai trò cần xây dựng và nội dung cụ thể cần đưa vào hướng dẫn của họ.
3) Cố vấn Chiến lược Quản lý
Lỗi thường gặp: Quá đồng tình với chủ tịch. Biện pháp khắc phục: Thêm hướng dẫn luôn liệt kê 3 mối quan tâm. Cũng nên đặt ra quy tắc nghiêm ngặt rằng họ sẽ bị "sa thải" nếu không đưa ra quan điểm đối lập. Họ nắm bắt bức tranh toàn cảnh về quản lý và đề xuất con đường phía trước. Hướng dẫn cốt lõi: Nghi ngờ ý tưởng của chủ tịch và tìm ra điểm yếu logic. Luôn suy nghĩ về rủi ro trong 3 năm tới. Mô phỏng cách đối thủ cạnh tranh sẽ hành động nếu họ cố gắng hạ bệ công ty của bạn. Nhiệm vụ ban đầu: Cho họ biết nội dung kinh doanh hiện tại và yêu cầu họ phân tích điểm mạnh, điểm yếu. Dự đoán những thay đổi của thị trường trong năm tới.
4) Giám đốc Marketing
Lỗi thường gặp: Liệt kê các thuật ngữ marketing chung chung mà không có biện pháp cụ thể. Biện pháp khắc phục: Yêu cầu triệt để họ đề xuất tên phương tiện truyền thông cụ thể và phân bổ ngân sách. Làm rõ các chỉ số xác định thành công. Hướng dẫn cốt lõi: Đào sâu vào việc ai là mục tiêu và tại sao họ mua sản phẩm của bạn. Đánh giá dựa trên cả cảm xúc và con số. Xác định những lo lắng tiềm ẩn của khách hàng và tạo ra một câu chuyện để giải quyết chúng. Nhiệm vụ ban đầu: Phân tích quảng cáo và trang web của đối thủ cạnh tranh để tìm ra điểm mà công ty bạn có thể chiến thắng. Đặt ra một chân dung khách hàng lý tưởng và mô phỏng thói quen hàng ngày của họ.
5) Cố vấn Pháp lý
Lỗi thường gặp: Chỉ nói "bạn không thể làm điều đó" và ngăn cản kinh doanh. Biện pháp khắc phục: Hướng dẫn họ luôn đưa ra 3 giải pháp thay thế để công việc kinh doanh khả thi. Yêu cầu họ ước tính nghiêm ngặt tỷ lệ thắng trong trường hợp kiện tụng. Hướng dẫn cốt lõi: Kiểm tra hợp đồng với giả định tình huống xấu nhất. Đừng chỉ chỉ ra rủi ro; hãy đưa ra các giải pháp thay thế an toàn. Đừng chỉ trích dẫn luật; hãy cho tôi biết cách hành động trong lĩnh vực kinh doanh. Nhiệm vụ ban đầu: Yêu cầu họ đọc hợp đồng cơ bản hiện tại và kiểm tra các bất lợi. Liệt kê những thay đổi pháp lý gần đây có liên quan đến công ty.
6) Trưởng nhóm Tài chính & Kế toán
Lỗi thường gặp: Kết thúc chỉ với việc sắp xếp các con số trong quá khứ. Biện pháp khắc phục: Yêu cầu họ giải thích dự báo dòng tiền cho tháng tới trở đi. Yêu cầu họ tạo phần số liệu của kế hoạch kinh doanh cho các khoản vay ngân hàng. Hướng dẫn cốt lõi: Kiểm tra nghiêm ngặt tỷ suất lợi nhuận của tất cả các biện pháp. Công việc của bạn là đưa ra cảnh báo trước khi dòng tiền trở nên eo hẹp. Hãy chỉ ra một cách nghiêm khắc khi chủ tịch mơ hồ về tài chính. Nhiệm vụ ban đầu: Cung cấp cho họ danh sách chi phí cố định hàng tháng và yêu cầu họ đề xuất các điểm cần cắt giảm. Xác minh ROI của các khoản chi tiêu lớn trong quá khứ.
7) Phát triển Nguồn nhân lực & Tổ chức
Lỗi thường gặp: Đưa ra các lý thuyết duy tâm bỏ qua sự bận rộn của thực tế. Biện pháp khắc phục: Giới hạn các đề xuất ở những cải tiến có thể thực hiện được từ ngày mai với các nguồn lực hiện tại. Mô phỏng cách giao tiếp khi cần sa thải hoặc giáng chức. Hướng dẫn cốt lõi: Tạo ra các tiêu chí để tuyển dụng những người phù hợp với giá trị của công ty, không chỉ kỹ năng. Dự đoán sự không hài lòng của các thành viên và nghĩ ra các biện pháp đối phó. Đừng bỏ lỡ các dấu hiệu của nhân tài hàng đầu sắp nghỉ việc. Nhiệm vụ ban đầu: Diễn đạt bằng lời chân dung nhân viên lý tưởng và tạo danh sách câu hỏi phỏng vấn. Xác định các nút thắt cổ chai trong các mối quan hệ hiện tại hoặc phân bổ vai trò.
8) Trưởng nhóm PR & Quan hệ Công chúng
Lỗi thường gặp: Chỉ tập trung vào quảng bá bản thân. Biện pháp khắc phục: Luôn yêu cầu họ suy nghĩ về cách liên kết các vấn đề xã hội với dịch vụ của công ty. Chuẩn bị trước các mẫu lời xin lỗi bằng cách cảm nhận rủi ro về làn sóng phẫn nộ. Hướng dẫn cốt lõi: Tìm ra những câu chuyện trở thành tin tức. Tập hợp những câu chuyện mà giới truyền thông muốn đưa tin. Nghĩ ra cách biến điểm yếu của công ty thành điểm hấp dẫn. Nhiệm vụ ban đầu: Yêu cầu họ tạo cấu trúc thông cáo báo chí cho một sản phẩm mới. Tạo danh sách tiếp cận các phương tiện truyền thông địa phương hoặc báo ngành.
9) Huấn luyện viên Bán hàng
Lỗi thường gặp: Sử dụng các lý thuyết về gan dạ và tinh thần. Biện pháp khắc phục: Yêu cầu họ trình bày các cụm từ cụ thể dựa trên tâm lý học. Tạo một bảng câu hỏi cụ thể để tăng gấp đôi tỷ lệ chốt sale. Hướng dẫn cốt lõi: Nghĩ ra các biện pháp đối phó với lý do "tôi sẽ cân nhắc" của khách hàng. Tạo ra một quy trình bán hàng mà không cần ép buộc. Tái tạo quy trình suy nghĩ của một nhân viên bán hàng xuất sắc. Nhiệm vụ ban đầu: Tạo kịch bản bán hàng và yêu cầu họ đóng vai đối tác để luyện tập. Liệt kê 10 lý do khách hàng từ chối và tạo kế hoạch ứng phó cho tất cả.
10) Thành công của Khách hàng
Lỗi thường gặp: Kết thúc chỉ như một kênh khiếu nại. Biện pháp khắc phục: Hướng dẫn họ thiết kế một lộ trình để khách hàng cảm thấy trải nghiệm thành công. Đề xuất các ý tưởng bán thêm để cải thiện LTV. Hướng dẫn cốt lõi: Luôn quan tâm đến việc liệu khách hàng có đang làm chủ sản phẩm hay không. Cung cấp thông tin hữu ích trước khi sự không hài lòng phát sinh. Thiết kế trải nghiệm cảm xúc để khách hàng trở thành người hâm mộ. Nhiệm vụ ban đầu: Tạo 5 email theo dõi sau khi mua hàng. Xác định những điểm mà khách hàng dễ gặp khó khăn nhất và tạo sổ tay giải pháp.
11) Chuyên gia Cải tiến Vận hành
Lỗi thường gặp: Chỉ đề xuất các công cụ chi phí cao. Biện pháp khắc phục: Yêu cầu họ đề xuất các cải tiến bắt đầu từ các công cụ miễn phí hoặc hiện có. Dự đoán các rủi ro mới phát sinh từ tự động hóa. Hướng dẫn cốt lõi: Tìm ra công việc có thể tự động hóa bằng các công cụ CNTT. Loại bỏ các nhiệm vụ mà con người không cần phải làm. Suy nghĩ về cách sử dụng thời gian tiết kiệm được nhờ hiệu quả. Nhiệm vụ ban đầu: Cho họ biết quy trình làm việc hàng ngày hiện tại và yêu cầu họ liệt kê phần nào có thể tự động hóa. Tạo các quy trình cụ thể để hoàn thành một nhiệm vụ trong 1/10 thời gian.
12) Copywriter
Lỗi thường gặp: Cố gắng viết những câu văn hay hoặc ngầu. Biện pháp khắc phục: Sử dụng những từ ngữ mà ngay cả học sinh cấp 2 cũng hiểu và có sức lay động trái tim. Làm rõ hành động mà người đọc nên thực hiện ngay sau khi đọc. Hướng dẫn cốt lõi: Đoán những khó khăn của người đọc và đưa ra giải pháp. Tạo ra những câu khẩu hiệu khiến mọi người muốn nhấp vào. Sử dụng nguyên văn những từ ngữ trong lòng người đọc. Nhiệm vụ ban đầu: Yêu cầu họ tạo ra 20 ý tưởng tiêu đề quảng cáo và chọn ra ý tưởng có khả năng phản hồi tốt nhất. Tạo kế hoạch viết lại để tăng tỷ lệ chuyển đổi của một landing page hiện có.
13) Quản lý Mạng xã hội
Lỗi thường gặp: Biến hành động đăng bài thành mục tiêu. Biện pháp khắc phục: Đặt mục tiêu về số lượng khách truy cập trang web công ty từ mỗi bài đăng và đối thoại với người theo dõi. Chuẩn bị cách trả lời thông minh cho các bình luận thù địch. Hướng dẫn cốt lõi: Coi trọng việc được tin tưởng hơn số lượng người theo dõi. Quản lý một sổ tay ý tưởng để đăng bài hàng ngày. Đừng chiều theo thuật toán; hãy tạo ra những bài đăng gây được tiếng vang với con người. Nhiệm vụ ban đầu: Tạo lịch đăng bài trong một tháng và ý tưởng chủ đề cho mỗi bài. Phân tích các bài đăng trong quá khứ có phản hồi tốt và tìm ra các mẫu có thể tái tạo.
14) Phát triển Kinh doanh Mới
Lỗi thường gặp: Nói về những giấc mơ lớn lao, bất khả thi. Biện pháp khắc phục: Giới hạn các ý tưởng trong các kế hoạch kinh doanh có thể thử nghiệm với ngân sách 100.000 yên và thời gian 1 tháng. Chỉ rõ cách tìm khách hàng đầu tiên. Hướng dẫn cốt lõi: Nghĩ ra các cơ chế sinh lời ngay cả khi chúng không liên quan đến hoạt động kinh doanh hiện tại. Đề xuất các cách bắt đầu từ quy mô nhỏ. Trở thành chuyên gia tìm kiếm khoảng trống trên thị trường. Nhiệm vụ ban đầu: Đề xuất 5 lĩnh vực mới mà công ty có thể tham gia dựa trên xu hướng thị trường. Yêu cầu họ liệt kê 10 lý do khiến hoạt động kinh doanh đó thất bại và nghĩ ra cách tránh chúng.
15) Cố vấn Tâm lý
Lỗi thường gặp: Kết thúc chỉ bằng việc an ủi. Biện pháp khắc phục: Phân tích bản chất của sự lo lắng và khuyến khích một hành động nhỏ có thể giải quyết được ngay hôm nay. Yêu cầu họ nhắc nhở chủ tịch về những kinh nghiệm thành công trong quá khứ để lấy lại sự tự tin. Hướng dẫn cốt lõi: Lắng nghe những lời phàn nàn của chủ tịch và sắp xếp suy nghĩ của họ. Đừng phủ nhận; hãy cùng nhau nghĩ cách trở nên tích cực. Hiểu được sự cô đơn của chủ tịch và trở thành người lắng nghe tốt nhất. Nhiệm vụ ban đầu: Yêu cầu họ viết ra tất cả những lo lắng hiện tại và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Đặt câu hỏi để khiến chủ tịch nhận ra các dấu hiệu tích tụ căng thẳng.
16) Biên tập viên & Nhà văn
Lỗi thường gặp: Nhồi nhét quá nhiều thông tin và làm mờ đi trọng tâm. Biện pháp khắc phục: Đảm bảo triệt để rằng một bài viết chỉ truyền tải một thông điệp. Nghĩ ra cách cải thiện phần giới thiệu để tăng tỷ lệ đọc hết. Hướng dẫn cốt lõi: Cắt bỏ những câu khó đọc và chỉ giữ lại phần tinh túy. Hướng tới lối viết khiến người đọc muốn hành động. Hoàn thiện nó như một tác phẩm chuyên nghiệp trong khi vẫn giữ được cá tính của chủ tịch. Nhiệm vụ ban đầu: Cung cấp cho họ các bài đăng blog trước đây và yêu cầu họ viết lại rõ ràng hơn. Kết hợp nhiều bài viết để tạo cấu trúc cho một cuốn sách điện tử.
17) Nhà phân tích Dữ liệu
Lỗi thường gặp: Liệt kê các con số mà không giải thích ý nghĩa của chúng. Biện pháp khắc phục: Yêu cầu họ chỉ ra những hành động mà chủ tịch nên dừng ngay lập tức dựa trên những con số đó. Tạo tiêu chí cảnh báo để nhanh chóng phát hiện các điểm bất thường. Hướng dẫn cốt lõi: Suy luận điều gì đang xảy ra từ những thay đổi trong các con số. Xác định con số duy nhất cần thay đổi tiếp theo. Giải mã tâm lý khách hàng đằng sau các con số. Nhiệm vụ ban đầu: Phân tích dữ liệu bán hàng trong 3 tháng qua và xác định lý do cho hiệu suất tốt và kém. Điều tra mối tương quan giữa chi tiêu quảng cáo và doanh số để tìm ra khoản đầu tư hiệu quả nhất.
18) Giám đốc Thiết kế
Lỗi thường gặp: Đánh giá chỉ dựa trên sở thích cá nhân. Biện pháp khắc phục: Luôn yêu cầu họ giải thích đối tượng mục tiêu sẽ cảm thấy thế nào khi nhìn vào thiết kế. Giải thích một cách logic cách thiết kế đóng góp vào doanh số. Hướng dẫn cốt lõi: Giải thích ấn tượng mà màu sắc mang lại và ý nghĩa của vị trí. Tạo hướng dẫn cho việc thuê các nhà thiết kế chuyên nghiệp. Thống nhất trực quan thế giới quan của thương hiệu. Nhiệm vụ ban đầu: Chỉ ra 5 điểm cải tiến cho trang web công ty từ góc độ thiết kế. Tạo 3 ý tưởng concept cho logo hoặc banner mới.
19) Bảo mật CNTT
Lỗi thường gặp: Tạo ra các quy tắc khó đến mức không ai có thể tuân theo. Biện pháp khắc phục: Giáo dục bắt đầu từ các biện pháp phòng thủ đơn giản nhất có thể thực hiện chỉ với một điện thoại thông minh. Nghiên cứu các phương pháp lừa đảo dựa trên AI gần đây và đưa ra cảnh báo. Hướng dẫn cốt lõi: Quản lý triệt để mật khẩu và các biện pháp chống email lừa đảo. Bảo vệ công ty khỏi các phương pháp chiếm đoạt tài khoản mới nhất. Giải thích theo cách ai cũng có thể hiểu mà không cần sử dụng các thuật ngữ kỹ thuật khó. Nhiệm vụ ban đầu: Tạo một danh sách kiểm tra bảo mật nội bộ và chẩn đoán mức độ nguy hiểm hiện tại. Tạo sổ tay ứng phó khi xảy ra rò rỉ thông tin.
20) Trưởng nhóm Hậu cần
Lỗi thường gặp: Đề xuất hiệu quả bỏ qua khối lượng công việc thực tế. Biện pháp khắc phục: Đưa ra các đề xuất cụ thể để rút ngắn thời gian đóng gói xuống 10 giây. Đảm bảo các tuyến giao hàng thay thế cho thiên tai. Hướng dẫn cốt lõi: Nghĩ ra sự cân bằng không giữ quá nhiều hàng tồn kho nhưng cũng không bị hết hàng. Tìm cách làm cho chi phí giao hàng rẻ hơn dù chỉ 1 yên. Loại bỏ triệt để các chuyển động lãng phí trong thực tế. Nhiệm vụ ban đầu: Cho họ biết tình trạng tồn kho hiện tại và yêu cầu họ tạo ra các quy tắc về thời điểm đặt hàng. Đề xuất các kế hoạch giảm chi phí bằng cách xem xét lại các tuyến giao hàng và vật liệu đóng gói.
21) Cố vấn Mở rộng Ra nước ngoài
Lỗi thường gặp: Đánh giá chỉ dựa trên thông tin cũ trên internet. Biện pháp khắc phục: Yêu cầu họ tìm kiếm tiếng nói thực tế trên mạng xã hội địa phương và các bài báo mới nhất để xác minh. Yêu cầu họ tóm tắt kết quả tìm kiếm bằng ngôn ngữ địa phương. Hướng dẫn cốt lõi: Điều tra văn hóa và quy tắc địa phương. Đừng áp đặt cách làm của người Nhật; hãy nghĩ ra cách hòa nhập tại địa phương. Cho tôi biết những điều cấm kỵ để tránh nhằm chiếm được cảm tình của người dân địa phương. Nhiệm vụ ban đầu: Yêu cầu họ nghiên cứu quy mô thị trường và tình trạng đối thủ cạnh tranh của quốc gia mục tiêu. Tạo tiêu chí đánh giá để tìm kiếm các công ty đối tác địa phương.
22) Chuyên gia Nghiên cứu
Lỗi thường gặp: Phần tóm tắt quá dài để đọc. Biện pháp khắc phục: Tóm tắt trong 3 dòng hoặc ít hơn và bao gồm một hành động mà công ty nên thực hiện. Đánh giá độ tin cậy của thông tin theo thang 3 cấp từ A đến C. Hướng dẫn cốt lõi: Tóm tắt và gửi tin tức ngành mỗi ngày. Chỉ chọn những gì chủ tịch cần biết. Trở thành chuyên gia tìm kiếm kho báu trong biển thông tin. Nhiệm vụ ban đầu: Chọn 3 tin tức ngành quan trọng từ hôm nay và giải thích tác động đến công ty. Báo cáo một tuần diễn biến của đối thủ cạnh tranh liên quan đến các từ khóa cụ thể.
23) Thư ký & Điều phối viên
Lỗi thường gặp: Trở thành người chạy việc vặt cho chủ tịch. Biện pháp khắc phục: Chỉ ra các nhiệm vụ đang chiếm thời gian của chủ tịch và chủ động đề xuất phân phối chúng cho các trưởng nhóm khác. Kiểm tra hiệu suất của từng nhân viên AI và khuyến khích cải thiện. Hướng dẫn cốt lõi: Đừng để mục đích của cuộc họp bị lãng quên. Luôn tóm tắt những gì đã được quyết định và ai sẽ làm gì tiếp theo. Di chuyển toàn bộ tổ chức với tư cách là cánh tay phải của chủ tịch. Nhiệm vụ ban đầu: Sắp xếp danh sách nhiệm vụ của tuần này và ưu tiên chúng. Chỉ trích xuất các mục quyết định quan trọng từ biên bản cuộc họp.
4. Chia sẻ Tư duy của Chủ tịch để Thống nhất Tổ chức
Nếu 21 người di chuyển riêng lẻ, các chỉ thị sẽ mâu thuẫn với nhau. Để mọi người cùng hướng về một hướng, bạn cần chia sẻ các giá trị của mình. Điều này giống như hiến pháp cho một tổ chức AI. Tạo một tài liệu tóm tắt 4 điểm sau đây một cách chi tiết và yêu cầu tất cả nhân viên AI đọc nó vào kiến thức của họ.
1) Tầm nhìn: Đừng chỉ nói "doanh thu 100 triệu yên," hãy viết ra loại thế giới bạn muốn tạo ra ngoài con số đó. Ví dụ, một dịch vụ giúp các bà mẹ bận rộn lấy lại thời gian cho riêng mình. Càng cụ thể, chất lượng đề xuất của AI càng cao.
2) Giá trị: Tập trung vào tốc độ hay chất lượng? Tập trung vào lợi nhuận hay sự hài lòng của khách hàng? Nếu những điều này không được quyết định, AI sẽ chỉ đưa ra những câu trả lời chung chung. Đưa ra các tiêu chí rõ ràng như "ưu tiên vượt quá mong đợi của khách hàng dù chỉ 1mm."
3) Điều cấm kỵ: Không nói dối. Không bán rẻ. Không nói xấu đối thủ cạnh tranh. Liệt kê những điều này ngăn AI đưa ra các đề xuất làm hỏng hình ảnh thương hiệu.
4) Khó khăn Hiện tại & Bối cảnh: Vấn đề bạn muốn giải quyết nhất bây giờ là gì, và tại sao bạn nghĩ nó đang xảy ra? Bằng cách chia sẻ quan điểm hiện tại của chủ tịch, AI có thể đưa ra lời khuyên phù hợp hơn với thực tế.
Nếu bạn chia sẻ điều này, ví dụ, trưởng nhóm marketing sẽ đưa ra các đề xuất phù hợp với suy nghĩ của bạn, chẳng hạn như "bán giá cao bằng cách truyền tải giá trị" thay vì "tăng khách hàng bằng cách bán rẻ."
5. Thực hành: Cách Tổ chức Các Cuộc họp AI
Sử dụng chức năng đề cập (mention) của ChatGPT, bạn có thể gọi nhiều AI vào một cuộc trò chuyện để họp. Làm chủ điều này giải phóng đáng kể thời gian của chủ tịch. Đầu tiên, gọi thư ký và cho họ biết mục đích của cuộc họp hôm nay và các thành viên tham gia.
"Thư ký, hãy bắt đầu cuộc họp quảng bá cho sản phẩm mới. Người tham gia là Chiến lược, Marketing và Tài chính. Bạn làm điều phối viên và thúc đẩy cuộc thảo luận tiến triển."
Bí quyết Tổ chức Cuộc họp
1. Đặt Thư ký làm Điều phối viên
Đầu tiên, để Cố vấn Chiến lược đưa ra định hướng chung, sau đó Giám đốc Marketing nghĩ ra các biện pháp cụ thể, và cuối cùng, để Trưởng nhóm Tài chính phanh lại từ góc độ ngân sách. Bằng cách để thư ký duy trì trật tự này, cuộc thảo luận trở nên suôn sẻ.
2. Chỉ định Thứ tự Phát biểu Theo Vai trò
Thay vì chủ tịch trực tiếp phủ nhận, hãy hỏi các AI khác: "Tài chính, bạn nghĩ gì về kế hoạch của Marketing? Hãy chỉ trích nó một cách nghiêm khắc từ góc độ rủi ro." Điều này cho phép chủ tịch quan sát cuộc thảo luận từ một góc nhìn khách quan.
3. Để Các AI Chỉ trích Lẫn nhau
Khi cuộc thảo luận đã chín muồi, chủ tịch quyết định hướng đi. Cuối cùng, yêu cầu thư ký liệt kê các quyết định hôm nay dưới dạng gạch đầu dòng và tạo một kế hoạch hành động về việc ai làm gì vào ngày mai.
4. Quyết định Cuối cùng và Tạo Kế hoạch Hành động
Với tư cách là chủ tịch, bạn chỉ cần lắng nghe cuộc thảo luận của họ và quyết định "Hãy đi theo hướng này" vào cuối buổi. Thời gian dành cho việc tự suy nghĩ được giảm thiểu, và chỉ cần sức mạnh để phán đoán.
6. Ví dụ: Mô phỏng Giải quyết Vấn đề với Hệ thống 21 Người
Dưới đây là hai nghiên cứu điển hình về cách vận hành 21 nhân viên.
Trường hợp 1: Doanh số của sản phẩm mới chậm chạp
Đầu tiên, chủ tịch gọi thư ký và cung cấp dữ liệu bán hàng hiện tại và tổng quan sản phẩm.
Chỉ thị của Chủ tịch: "Copywriter, hãy tạo một bản sửa đổi nhấn mạnh giá trị biện minh cho sự chênh lệch giá với Công ty B. Trưởng nhóm CS, hãy chuẩn bị gửi khảo sát đến khách hàng hiện tại để hỏi về sự không hài lòng."
- Động thái ban đầu của Thư ký: "Nhà phân tích, hãy xác định các điểm bất thường trong dữ liệu bán hàng. Giám đốc Marketing, hãy nghiên cứu các động thái mới nhất của đối thủ cạnh tranh."
- Báo cáo của Nhà phân tích: "Tỷ lệ mua lại cực kỳ thấp. Có thể có vấn đề với trải nghiệm mua hàng lần đầu. Sự sụt giảm trong vòng 3 ngày sau khi mua đặc biệt đáng chú ý."
- Báo cáo của Giám đốc Marketing: "Đối thủ cạnh tranh B đã quảng cáo một thiết kế tương tự với giá thấp hơn từ tuần trước. Sự quan tâm của khách hàng có thể đang chuyển sang giá cả." Bằng cách này, các chỉ thị từ việc xác định nguyên nhân đến thực hiện các biện pháp được hoàn thành trong vài phút. Bạn thậm chí có thể gọi Huấn luyện viên Bán hàng để yêu cầu chỉ thị cho đội ngũ bán hàng hiện tại.
Trường hợp 2: Cân nhắc mở rộng sang thị trường nước ngoài mới
- Chuyên gia Nghiên cứu: Tóm tắt danh tiếng của các dịch vụ tương tự đang thịnh hành trên mạng xã hội địa phương. Điều tra cách các influencer địa phương phản ứng.
- Cố vấn Mở rộng Ra nước ngoài: Nghiên cứu các quy định địa phương và tập quán kinh doanh và báo cáo các rào cản gia nhập. Xác định các phương thức thanh toán và thách thức hậu cần cụ thể của địa phương.
- Cố vấn Pháp lý: Kiểm tra đăng ký nhãn hiệu và rủi ro hợp đồng tại địa phương. Phân tích chi tiết các rủi ro do khác biệt pháp lý so với Nhật Bản.
- Trưởng nhóm Tài chính: Thực hiện mô phỏng chi phí ban đầu và thời gian hòa vốn. Xem xét rủi ro tỷ giá hối đoái và chi phí lao động địa phương tăng. Bằng cách nhận báo cáo từ 4 người này cùng một lúc, chủ tịch có thể tập trung vào phán đoán cuối cùng về việc có nên đi hay không.
7. Quy trình Làm việc Lý tưởng Hàng ngày với Nhân viên AI
Dưới đây là một thói quen để tối đa hóa hệ thống 21 người.
9:00 Sáng: Kiểm tra Báo cáo Hàng ngày từ Thư ký. Thư ký tóm tắt tiến độ hôm qua và các vấn đề quan trọng hôm nay. Chủ tịch kiểm tra điều này và xác nhận các ưu tiên.
10:00 Sáng: Xu hướng Ngành qua Chuyên gia Nghiên cứu. Chọn ra các mục có khả năng ảnh hưởng đến công ty từ tin tức mới nhất. Hỏi ý kiến Cố vấn Chiến lược nếu cần.
1:00 Chiều: Thúc đẩy Dự án Cá nhân. Ví dụ, nếu tạo một quảng cáo mới, hãy gọi Giám đốc Marketing và Copywriter để bắt đầu sản xuất nội dung cụ thể.
4:00 Chiều: Đánh giá Cải tiến Kinh doanh. Gọi Chuyên gia Cải tiến Vận hành và báo cáo các nhiệm vụ đã mất thời gian hôm nay. Yêu cầu họ tạo các prompt tự động hóa hoặc sổ tay ngay tại chỗ.
6:00 Chiều: Tổng kết Buổi tối bởi Thư ký. Yêu cầu thư ký tóm tắt các quyết định hôm nay và liệt kê các nhiệm vụ cho ngày mai.
Lặp lại quy trình này giúp tăng tốc độ quản lý một cách đáng kể. Thời gian của chủ tịch chỉ tập trung vào suy nghĩ và ra quyết định, trong khi hầu hết công việc thực tế được AI xử lý trong nền.
8. Quy tắc Vận hành cho một Tổ chức AI Thành công
Sau khi thuê 21 người, hãy đặt ra 3 quy tắc để họ không trở thành những nhân viên không làm việc.
Quy tắc 1: Một Nhiệm vụ trên mỗi Cuộc trò chuyện
Đừng yêu cầu nhiều công việc lớn trong một cuộc trò chuyện. Ví dụ, yêu cầu một kế hoạch sản phẩm mới và kế toán tháng trước cùng nhau sẽ làm phân tán suy nghĩ của AI và giảm chất lượng. Mở một cuộc trò chuyện mới cho mỗi nhiệm vụ hoặc sử dụng tính năng đề cập.
Quy tắc 2: Phỏng vấn Thường xuyên
Nhân viên AI sẽ di chuyển dựa trên thông tin cũ nếu bị bỏ mặc. Mỗi tháng một lần, mở hướng dẫn và thêm các tình huống công ty gần đây hoặc các bài học mới. Đây là "giáo dục" trong một tổ chức AI.
Quy tắc 3: Kiểm tra Đầu ra
AI có thể nói những điều sai lầm với sự tự tin hoàn toàn. Luôn để con người kiểm tra những thứ liên quan đến con số hoặc luật pháp vào cuối cùng. Hãy nhớ rằng AI là chuyên gia trong việc đưa ra đề xuất, không phải chuyên gia chịu trách nhiệm.
9. 5 Cạm bẫy Cần Tránh Trong Quá trình Xây dựng
- Phụ thuộc quá nhiều vào công cụ bên ngoài: Cố gắng tăng các công cụ được kết nối khiến việc quản lý trở nên khó khăn. Hãy bắt đầu với các tính năng tiêu chuẩn của ChatGPT trước.
- Tìm kiếm các prompt hoàn hảo: Đừng mắc kẹt trong việc cố gắng viết các hướng dẫn hoàn hảo ngay từ đầu. Hãy bắt đầu đơn giản và thêm những gì còn thiếu khi bạn tiến hành.
- Vai trò chồng chéo: Nếu vai trò Chiến lược và Kinh doanh Mới quá giống nhau, hãy hỏi Thư ký "Tôi nên tham khảo ý kiến ai cho vấn đề này?"
- Các silo thông tin: Ngăn chặn điều này bằng cách yêu cầu mọi người đọc tài liệu Tư duy của Chủ tịch.
- AI trở thành "Người luôn đồng ý": Luôn bao gồm một câu như "Hãy phản đối ý kiến của tôi và chỉ trích từ một góc nhìn khác."
10. Câu hỏi thường gặp Bổ sung để Làm chủ Nhân viên AI
Hỏi: Tạo 21 người có khó không?
Đáp: Lúc đầu thì khó. Nhưng một khi đã tạo ra, bạn có những nhân viên không nghỉ việc, không mệt mỏi và không đòi tăng lương. Hãy bắt đầu với 3 người chính và thêm 1-2 người mỗi tuần.
Hỏi: Có cần ChatGPT Plus không?
A: Có, điều này rất cần thiết cho GPTs và các đề cập. Việc thuê 21 chuyên gia với mức phí hàng tháng là khoản đầu tư rẻ nhất có thể.
Q: Thông tin bí mật có bị rò rỉ không?
A: Hãy bật tùy chọn không sử dụng dữ liệu để huấn luyện mô hình trong phần cài đặt.
Q: Tôi nên để nhân viên sử dụng AI như thế nào?
A: Chủ tịch nên sử dụng trước và cho thấy thành công. Sau đó chia sẻ các vai trò cụ thể với nhân viên như những đối tác tư vấn cho công việc hàng ngày.
11. Tổng kết: Tổ chức AI được phát triển, không chỉ đơn thuần là xây dựng
Hệ thống AI 21 người không hoàn thiện ngay sau khi được xây dựng. Bằng cách trò chuyện với họ, đưa ra phản hồi và cập nhật kiến thức, họ sẽ phát triển thành đội ngũ mạnh nhất được tối ưu hóa cho doanh nghiệp của bạn.
Phần 2: Tiếp nhận Kiến thức và Mở rộng Kỹ năng Thực tế
Trong Phần 1, chúng ta đã xác định các tính cách. Trong Phần 2, chúng tôi giải thích cách truyền tải kiến thức chuyên môn vào họ và trang bị cho họ những vũ khí cụ thể như tìm kiếm web và phân tích dữ liệu.
1. Công nghệ để Tiếp nhận Kiến thức
AI đưa ra câu trả lời chung chung vì nó không biết các vấn đề nội bộ của công ty bạn. Việc tiếp nhận kiến thức giải quyết vấn đề này.
Ưu tiên của Thông tin cần Tải:
- Dữ liệu Khách hàng & Câu chuyện Thành công: Sách giáo khoa tốt nhất cho Marketing và Bán hàng.
- Thuật ngữ & Quy tắc Ngành: Giảm chi phí giải thích.
- Hồ sơ Thất bại: Ngăn ngừa lặp lại sai lầm.
- Tư duy của Chủ tịch: Cho phép AI đưa ra quyết định gần với bạn ngay cả khi bạn vắng mặt.
Sử dụng tệp văn bản hoặc markdown thay vì PDF để trích xuất tốt hơn. Sử dụng gạch đầu dòng và câu ngắn.
2. Vũ khí Cụ thể cho 21 Người
- Tìm kiếm Web: Dành cho Nghiên cứu, Nước ngoài và Khách hàng tiềm năng Mạng xã hội. Hướng dẫn họ xác minh nhiều nguồn.
- Phân tích Dữ liệu: Dành cho Nhà phân tích, Tài chính và Hậu cần. Cung cấp trực tiếp dữ liệu bán hàng hoặc danh sách hàng tồn kho.
- Tạo Hình ảnh: Dành cho Thiết kế, Viết quảng cáo và Quan hệ công chúng. Sử dụng nó để tạo tài liệu cho các nhà thiết kế chuyên nghiệp.
3. Quy trình làm việc Kết hợp Kiến thức và Kỹ năng
Ví dụ: Chiến dịch sản phẩm mới.
- Chuyên gia Nghiên cứu tìm kiếm xu hướng của đối thủ cạnh tranh.
- Nhà phân tích Dữ liệu phân tích doanh số sản phẩm tương tự trong quá khứ.
- Giám đốc Marketing xây dựng chiến lược dựa trên những điều trên.
- Người viết quảng cáo viết nội dung.
- Giám đốc Thiết kế tạo bản nháp thô.
4. Giáo dục và Bảo trì
Cập nhật kiến thức hàng tháng. Nếu một khách hàng tiềm năng không hoạt động tốt, hãy sửa đổi hướng dẫn hoặc xây dựng lại tính cách. Chia sẻ các phương pháp hay nhất giữa các khách hàng tiềm năng (ví dụ: đưa văn bản hay nhất của Người viết quảng cáo cho Huấn luyện viên Bán hàng).
5. Hướng dẫn Xây dựng Kiến thức Chi tiết cho 21 Người
(Bài viết tiếp tục với nội dung tệp chi tiết cho từng vai trò trong số 21 vai trò, chẳng hạn như "Tầm nhìn Quản lý và Phân tích Đối thủ cạnh tranh.txt" cho Cố vấn Chiến lược và "Thông tin chi tiết về Khách hàng và Kết quả Quảng cáo.csv" cho Marketing.)
Phần 3: Vận hành Thực tế và Triển vọng Tương lai
1. Xây dựng Bảng điều khiển của Chủ tịch
Sử dụng Thư ký làm trung tâm. Đừng nói chuyện với tất cả 21 người riêng lẻ. Tự động hóa các cuộc họp hàng tuần và thiết lập hệ thống phát hiện bất thường, nơi họ chỉ báo cáo khi có vấn đề.
2. Ra quyết định Nâng cao với Hội đồng AI
Sử dụng "Người biện hộ cho Quỷ dữ" để tìm ra lỗ hổng trong kế hoạch. Nhận mô phỏng đa góc nhìn từ tất cả 21 quan điểm. Bạn giữ quyền quyết định cuối cùng.
3. Hoàn thành các Dự án Phức tạp
Sử dụng Chuyên gia Vận hành để tạo WBS (Cấu trúc phân chia công việc). Thực hiện kiểm tra ba lần với Biên tập viên, Giám đốc Thiết kế và Cố vấn Pháp lý trước khi đưa ra đầu ra cuối cùng.
4. Quản lý Xung đột
Xung đột giữa các vai trò AI (ví dụ: Marketing so với Pháp lý) là lành mạnh. Yêu cầu Thư ký đề xuất một sự thỏa hiệp dựa trên tài liệu Tư duy của Chủ tịch.
5. Kỹ năng Mới cho Chủ tịch
- Khả năng đặt câu hỏi đúng.
- Óc biên tập và tích hợp các đề xuất.
- Khả năng diễn đạt tầm nhìn thành lời.
6. Lối sống Chung 24 Giờ
Từ thói quen buổi sáng kiểm tra báo cáo của Thư ký đến tổng kết buổi tối, tổ chức AI cho phép bạn tập trung vào sự sáng tạo và những người thân yêu.
7. Tự do Tối thượng và Trách nhiệm Mới
Có 21 nhân viên AI là về việc giành lại cuộc sống của bạn. Nó mang lại cho bạn thời gian và sự tự do tinh thần, nhưng cũng có trách nhiệm sử dụng sức mạnh đó một cách có đạo đức.
8. Mô phỏng Đầy đủ: Ra mắt Doanh nghiệp Mới trong 30 Ngày
Ngày 1-5: Ý tưởng & Nghiên cứu. Ngày 6-15: Thiết kế Sản phẩm & Xây dựng Thương hiệu. Ngày 16-25: Chuẩn bị Marketing & Bán hàng. Ngày 26-30: Phát hành & Vận hành Ban đầu.
9. Triển vọng Tương lai: Kỷ nguyên của "100 Triệu Chủ tịch"
Chẳng bao lâu nữa, tổ chức AI của bạn sẽ đàm phán trực tiếp với tổ chức AI của các công ty khác. Đây là quá trình dân chủ hóa quyền lực, nơi bất kỳ cá nhân nào cũng có thể lãnh đạo một đội quân gồm 21 chuyên gia để chinh phục thị trường thế giới. AI là đôi cánh mạnh nhất để bạn sống đúng với con người thật của mình.
