Google Calendar ควรถูกพัฒนาให้พัฒนาไปจากแค่ตารางนัดหมายที่เข้าใจง่ายและใช้งานสะดวก ให้กลายเป็นฐานข้อมูลทางธุรกิจ มิเช่นนั้นก็จะเป็นการใช้งานที่ไม่คุ้มค่า
ในเรื่องของการใช้ AI ในองค์กร หลายคนคงคิดกันในลำดับย้อนกลับ:
แนะนำเครื่องมือ AI
↓
ทำให้การดำเนินงานเป็นอัตโนมัติ
↓
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
น่าจะเป็นภาพที่หลายคนนึกถึง
แต่ในความเป็นจริงแล้ว ลำดับคือ:
จัดระเบียบฐานข้อมูลและมาตรฐานทางธุรกิจ
↓
AI จะสามารถเข้าใจงานได้
↓
การดำเนินงานจะถูกทำให้เป็นอัตโนมัติ
ลำดับที่ถูกต้องคือแบบนี้
ถ้าคุณใช้ Google Workspace เป็นแพลตฟอร์มทางธุรกิจ ขั้นตอนแรกสำหรับการใช้งานในองค์กรคือการสร้างกฎเกณฑ์ในการใช้ Google Calendar เป็นฐานข้อมูลทางธุรกิจ
Google Calendar ประกอบไปด้วยข้อมูลต่างๆ เช่น:
・คุณพบใคร
・คุณพบกันเมื่อไหร่
・คุณพบกันที่ไหน
・คุณใช้เวลากี่ชั่วโมง
・คุณพบกันเพื่อวัตถุประสงค์อะไร
・ใครเข้าร่วมบ้าง
กล่าวอีกนัยหนึ่ง มันเต็มไปด้วย ข้อมูล ณ ขณะที่งานเกิดขึ้น
เมื่อคิดเชิงโครงสร้างมากขึ้น ข้อมูลต่อไปนี้สามารถดึงมาได้ผ่าน API
คำจำกัดความของข้อมูลที่สามารถจัดเก็บอย่างมีโครงสร้างใน Google Calendar
รายการ | ตำแหน่งที่ป้อนใน Google Calendar | รายการหลักของ API | ความหมายสำหรับการใช้งาน MCP |
|---|---|---|---|
หัวเรื่อง | หัวเรื่อง | summary | ชื่องาน, ชื่อลูกค้า, ชื่อโปรเจกต์, ประเภทการประชุม |
วันที่/เวลาเริ่มต้น | วันที่/เวลา | start | เวลาเริ่มงาน, การวิเคราะห์ชั่วโมงทำงาน |
วันที่/เวลาสิ้นสุด | วันที่/เวลา | end | เวลาสิ้นสุดงาน, การวิเคราะห์ชั่วโมงทำงาน |
สถานที่ | สถานที่ | location | ปลายทาง, ที่อยู่, การเบิกค่าเดินทาง, การวิเคราะห์การเดินทาง |
คำอธิบาย | ช่องคำอธิบาย | description | วาระการประชุม, วัตถุประสงค์, บันทึก, ข้อมูลลูกค้า, รายการที่ต้องทำ |
ผู้เข้าร่วม | ผู้เข้าร่วม | attendees | ลูกค้า, ผู้รับผิดชอบ, ผู้เข้าร่วมประชุม, ผู้มีอำนาจตัดสินใจ |
ผู้จัด | ผู้สร้าง / ผู้จัด | organizer / creator | ใครเป็นคนสร้างตารางนัดหมาย |
Google Meet | เพิ่ม Google Meet | conferenceData / hangoutLink | ลิงก์การประชุม, การบันทึก, บันทึกการประชุม, ลิงก์ถอดเทป |
ไฟล์แนบ | Google Drive แนบ | attachments | ข้อเสนอ, บันทึกการประชุม, สัญญา, ข้อมูลการบันทึก |
การแจ้งเตือน | การตั้งค่าการแจ้งเตือน | reminders | การเตรียมตัว, การติดตามผล, การแจ้งเตือนอัตโนมัติ |
การมองเห็น | ช่วงสาธารณะ | visibility | การแชร์ภายใน, การจัดการสิทธิ์ |
ไม่ว่าง/ว่าง | ไม่ว่าง/ว่าง | transparency | การวิเคราะห์การดำเนินงาน, การจัดการช่วงเวลาที่จองได้ |
การเข้ารหัสสี | สีปฏิทิน | colorId | หมวดหมู่งาน, หมวดหมู่ลูกค้า, การจัดการลำดับความสำคัญ |
การเกิดซ้ำ | การตั้งค่าการเกิดซ้ำ | recurrence | งานประจำเดือน, การประชุมประจำ, การจัดการกิจวัตร |
สถานะ | สถานะการเข้าร่วม | status | สถานะการเข้าร่วม, สถานะการตอบรับ |
วันที่/เวลาแก้ไขล่าสุด | การจัดการระบบ | updated | การจัดการการแก้ไขล่าสุด, ประวัติการเปลี่ยนแปลง |
วันที่/เวลาสร้าง | การจัดการระบบ | created | การจัดการวันที่/เวลาลงทะเบียน |
แอตทริบิวต์แบบกำหนดเอง | การผสาน API | extendedProperties | ID ลูกค้า, ID โปรเจกต์, ID เรกคอร์ด CRM ฯลฯ |
นี่เป็นเรื่องที่น่าทึ่งเมื่อลองคิดดู
ขึ้นอยู่กับวิธีการใช้งาน คุณสามารถรวมข้อมูลลูกค้า ข้อมูลสำหรับการจัดการแรงงาน และข้อมูลที่คุณจะเขียนในรายงานประจำวันได้
อันที่จริงมันค่อนข้างใกล้กับศูนย์กลางของการดำเนินงานมาก
ถ้าคุณกำลังจะเชื่อมต่อ Google Calendar เข้ากับ Claude เพื่อใช้ประโยชน์จากข้อมูล ก็ไม่มีเหตุผลใดที่จะไม่ใช้ข้อมูลที่มีโครงสร้างนี้
แนวคิดในการนำไปใช้ประโยชน์
① การเบิกค่าเดินทางจากข้อมูลสถานที่
ด้วยการใช้สถานที่นัดหมาย บันทึกการ "ไปที่ไหน" จะยังคงอยู่ โดยให้ Claude ดึงตารางนัดหมายผ่าน MCP และรวมเข้ากับ Google Maps ระบบเบิกค่าเดินทาง และระบบบัญชี การเบิกค่าเดินทางสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้
ตัวอย่าง:
"8 มิถุนายน 11:30 น. เยี่ยมลูกค้า A"
→ ดึงข้อมูลที่อยู่ปลายทาง
→ ประมาณการเส้นทางเดินทาง
→ สร้างร่างการเบิกค่าเดินทาง
→ เชื่อมต่อกับ freee, Money Forward หรือ kintone
② การจัดการแรงงานจากเวลาที่กำหนดไว้ในตาราง
ด้วยการใช้เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด ปฏิทินก็จะกลายเป็นตัวติดตามเวลาง่ายๆ
เป้าหมายการวิเคราะห์ | สิ่งที่สามารถทำได้ |
|---|---|
ตามลูกค้า | ใช้เวลากี่ชั่วโมงต่อเดือนกับบริษัท A |
ตามงาน | สัดส่วนชั่วโมงทำงานของการทำบัญชี การสัมภาษณ์ การยื่นเอกสาร และการเสนอ |
ตามพนักงาน | เวลาปฏิบัติงาน, เวลาประชุม, เวลาเดินทาง |
การเชื่อมโยงการขาย | การวิเคราะห์ความสามารถในการทำกำไรจากราคาต่อหน่วยลูกค้าและชั่วโมงทำงาน |
ยิ่งไปกว่านั้น การเก็บ ID ลูกค้า CRM ไว้ใน extendedProperties จะทำให้เชื่อมโยงตารางนัดหมายกับข้อมูลการขาย การเรียกเก็บเงิน และข้อมูลโปรเจกต์ได้ง่ายขึ้น
③ การสร้างรายงานจาก Meet, การบันทึก และบันทึกการประชุม
สำหรับนัดหมายที่มี Google Meet คุณสามารถเชื่อมโยงไฟล์บันทึก ถอดเทป และบันทึกการประชุม โดยเริ่มจาก URL การประชุมหรือรหัสการประชุม
ข้อมูลต้นทาง | การประมวลผลใน Claude |
|---|---|
นัดหมายในปฏิทิน | ทำความเข้าใจวัตถุประสงค์การประชุม ผู้เข้าร่วม และวันเวลา |
บันทึกการประชุมผ่าน Meet | สรุปเนื้อหา |
การถอดเทป | สร้างบันทึกการประชุม, ดึงรายการที่ต้องทำ |
เอกสารแนบ | จัดระเบียบเนื้อหาข้อเสนอและประเด็นที่พูดคุย |
นัดหมายครั้งถัดไป | สร้างร่างนัดหมายติดตามผล |
④ การใช้เป็นประวัติการติดต่อกับลูกค้า
Google Calendar สามารถใช้เป็น "ฐานข้อมูลการติดต่อลูกค้า" ได้
ข้อมูลในปฏิทิน | ความหมายในการจัดการลูกค้า |
|---|---|
ตารางสัมภาษณ์ | ประวัติการติดต่อลูกค้า |
ผู้เข้าร่วม | ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย |
ช่องคำอธิบาย | เนื้อหาการให้คำปรึกษา |
เอกสารแนบ | ข้อเสนอและเอกสารต่างๆ |
นัดหมายครั้งถัดไป | ตารางติดตามผล |
เมื่อคุณขอให้ Claude "สรุปการติดต่อกับลูกค้ารายนี้ในช่วง 3 เดือนที่ผ่านมา" มันสามารถจัดระเบียบประวัติการสัมภาษณ์ วาระการประชุม และรายการค้างอยู่ได้
⑤ การจัดการอัตโนมัติ
จากปฏิทิน Claude สามารถช่วยงานด้านการจัดการต่างๆ ได้
ขอบเขตการใช้งานจะขยายออกไปอีกผ่านการผสานข้อมูลกับ "Mieru Cloud" ซึ่งผมเขียนถึงในบทความก่อนหน้านี้
บทความอ้างอิงก่อนหน้านี้: "AI might automate management before it automates bookkeeping" https://x.com/miyagawadaisuke/status/2062888818710392991
ทริกเกอร์ | การประมวลผลอัตโนมัติ |
|---|---|
วันก่อนสัมภาษณ์ | สรุปข้อมูลลูกค้า, บันทึกการประชุมครั้งก่อน, และรายการที่ต้องทำที่ค้างอยู่ |
หลังสัมภาษณ์ | สร้างบันทึกการประชุม, รายการที่ต้องทำ, และขั้นตอนต่อไป |
สิ้นเดือน | รวบรวมชั่วโมงทำงานและยอดขายตามลูกค้า |
นัดหมายประจำ | สร้างรายการตรวจสอบทางธุรกิจประจำเดือน |
นัดหมายที่มีสถานที่ | สร้างรายการเบิกค่าเดินทางที่อาจเป็นไปได้ |
ขั้นตอนแรกคือการตัดสินใจเกี่ยวกับกฎการป้อนข้อมูล
【กฎการตั้งชื่อเรื่อง】
ตัวอย่างเช่น
ไม่ควร: สัมภาษณ์, ประชุม, บริษัท A, เยี่ยม ⇒ คุณจะไม่สามารถวิเคราะห์ภายหลังได้
ควร: 【บริษัท A】 สัมภาษณ์ประจำเดือน, 【บริษัท B】 รายงานผลประกอบการ, 【บริษัท C】 ให้คำปรึกษาด้านการเงิน, 【ภายใน】 ประชุมประจำเดือน
อย่างน้อยให้รวม:
- ชื่อลูกค้า
- หมวดหมู่งานไว้ในหัวเรื่อง
【กฎสถานที่】
ลงทะเบียนข้อมูลในช่อง "สถานที่" ของ Google Calendar
【กฎช่องคำอธิบาย】
แทนที่จะเขียนฟรี ให้ทำเทมเพลตช่องคำอธิบาย
ตัวอย่างเช่น สำหรับการสัมภาษณ์ แค่ใส่:
【วัตถุประสงค์】
【วาระการประชุม】
【สิ่งที่ต้องยืนยัน】
【การบ้าน】
【นัดหมายครั้งถัดไป】
ก็จะทำให้ AI เข้าใจได้ง่ายขึ้นในภายหลัง
【กฎการใช้สี】
สีก็มีความสำคัญอย่างน่าประหลาดใจ แม้กระทั่งก่อนการวิเคราะห์ด้วย AI ก็ทำให้ตารางนัดหมายอ่านง่ายขึ้นสำหรับมนุษย์
ตัวอย่างเช่น:
สี | งาน |
|---|---|
สีฟ้า | การสัมภาษณ์ลูกค้า |
สีเขียว | การทำบัญชี |
สีแดง | การยื่นภาษี |
สีม่วง | การขาย |
สีเหลือง | การประชุมภายใน |
จะลงทะเบียนข้อมูลเหล่านี้อย่างถูกต้องได้อย่างไร?
แม้ว่าคุณจะพยายามบังคับใช้โดยการสร้างคู่มือ ก็จะมีคนที่ทำตามและไม่ทำตามอย่างแน่นอน
ดังนั้น การสร้าง "แบบฟอร์มป้อนข้อมูลปฏิทิน" โดยใช้ AppSheet หรือเครื่องมือที่คล้ายกันจึงเป็นเรื่องที่ปฏิบัติได้จริง
ผมไม่อยากสร้างแอปพลิเคชันนอกระบบมากนัก แต่มันก็จำเป็นเพื่อสะสมข้อมูลซึ่งจะเป็นรากฐานของธุรกิจ
ผมคิดว่าการสร้างระบบในบริษัทของคุณที่ทำให้ข้อมูลลูกค้าสะสมขึ้นมาโดยธรรมชาติเป็นแนวคิดที่สำคัญมาก
งานเกิดขึ้นในช่วงเวลา เมื่อคิดแบบนั้น การที่ปฏิทินกลายเป็นฐานข้อมูลของบริษัทก็อาจเป็นเรื่องที่ค่อนข้างเป็นธรรมชาติ
การกำหนดกฎการตั้งชื่อเรื่องใน Google Calendar อาจมีประสิทธิภาพมากกว่าโครงการแนะนำ AI เสียอีก
