Google Calendar, sezgisel ve kullanımı kolay bir programdan bir iş veritabanına dönüşmelidir; aksi takdirde, bir israftır.
Kuruluşlarda yapay zeka kullanımıyla ilgili olarak, birçok kişi muhtemelen ters sırayla düşünüyor:
Yapay zeka araçlarını tanıtın.
↓
Operasyonları otomatikleştirin.
↓
Verimlilik artar.
Muhtemelen kafalardaki resim bu.
Ama gerçekte sıra şöyle:
Veritabanlarını ve iş standartlarını düzenleyin.
↓
Yapay zeka işi anlayabilir.
↓
Operasyonlar otomatikleşir.
Sıra budur.
İş platformunuz olarak Google Workspace kullanıyorsanız, kurumsal kullanım için ilk adım, Google Calendar'ı bir iş veritabanı olarak kullanmak için kurallar oluşturmaktır.
Google Calendar şu tür bilgileri içerir:
・Kiminle buluştuğunuz
・Ne zaman buluştuğunuz
・Nerede buluştuğunuz
・Kaç saat kullandığınız
・Hangi amaçla buluştuğunuz
・Kimlerin katıldığı
Başka bir deyişle, işin gerçekleştiği andaki bilgilerle doludur.
Daha yapısal düşünürsek, aşağıdakiler API bilgileri aracılığıyla elde edilebilir.
Google Calendar'da Yapısal Olarak Tutulabilecek Bilgilerin Tanımı
Öğe | Google Calendar'da Giriş Konumu | Ana API Öğesi | MCP Kullanımı İçin Anlamı |
|---|---|---|---|
Başlık | Başlık | summary | İş adı, müşteri adı, proje adı, toplantı türü |
Başlangıç Tarihi/Saati | Tarih/Saat | start | İş başlangıç zamanı, adam-saat analizi |
Bitiş Tarihi/Saati | Tarih/Saat | end | İş bitiş zamanı, adam-saat analizi |
Konum | Konum | location | Varış noktası, adres, masraf iadesi, seyahat analizi |
Açıklama | Açıklama alanı | description | Gündem, amaç, notlar, müşteri bilgisi, YAPILACAKLAR |
Katılımcılar | Misafirler | attendees | Müşteriler, sorumlu kişi, katılımcılar, karar alıcılar |
Düzenleyen | Oluşturan/Düzenleyen | organizer / creator | Programı kimin oluşturduğu |
Google Meet | Meet Ekle | conferenceData / hangoutLink | Toplantı URL'si, kayıt, tutanak, transkripsiyon bağlantısı |
Ekler | Google Drive Eki | attachments | Teklifler, tutanaklar, sözleşmeler, kayıt verileri |
Bildirimler | Bildirim ayarları | reminders | Hazırlık, takip, otomatik bildirimler |
Görünürlük | Genel aralık | visibility | Dahili paylaşım, izin yönetimi |
Meşgul/Boş | Meşgul/Boş | transparency | Operasyon analizi, rezerve edilebilir zaman yönetimi |
Renk Kodlaması | Takvim rengi | colorId | İş kategorisi, müşteri kategorisi, öncelik yönetimi |
Tekrarlama | Tekrarlama ayarı | recurrence | Aylık görevler, düzenli toplantılar, rutin yönetimi |
Durum | Katılım durumu | status | Katılım durumu, yanıt durumu |
Güncelleme Tarihi/Saati | Sistem yönetimi | updated | En son güncelleme yönetimi, değişiklik geçmişi |
Oluşturma Tarihi/Saati | Sistem yönetimi | created | Kayıt tarihi/saati yönetimi |
Özel Nitelikler | API entegrasyonu | extendedProperties | Müşteri ID'si, proje ID'si, CRM kayıt ID'si, vb. |
Düşününce bu harika bir şey.
Nasıl kullandığınıza bağlı olarak, müşteri bilgilerini, işçilik yönetimi için bilgileri ve günlük raporlara yazacağınız bilgileri dahil edebilirsiniz.
Aslında operasyonların merkezine oldukça yakın.
Google Calendar'ı veri kullanımı için Claude'a bağlayacaksanız, bu yapılandırılmış verileri kullanmamak için hiçbir neden yoktur.
Kullanım Fikirleri
① Konum bilgisinden masraf iadesi
Randevunun konumunu kullanarak "nereye gittiğinize" dair bir kayıt kalır. Claude'un MCP aracılığıyla programı almasını ve Google Maps, masraf iade sistemleri ve muhasebe sistemleriyle birleştirmesini sağlayarak, ulaşım masrafı iadesi otomatikleştirilebilir.
Örnek:
"8 Haziran, 11:30 Müşteri A Ziyareti"
→ Varış adresini al
→ Ulaşım rotasını tahmin et
→ Ulaşım masrafı iade taslağı oluştur
→ freee, Money Forward veya kintone'a bağla
② Planlanan saatten işçilik yönetimi
Başlangıç ve bitiş saatlerini kullanarak takvimin kendisi basit bir zaman izleyici haline gelir.
Analiz Hedefi | Yapılabilecekler |
|---|---|
Müşteriye Göre | A Şirketi'ne ayda kaç saat harcandığı |
Göreve Göre | Defter tutma, görüşme, dosyalama ve teklif vermenin adam-saat oranı |
Personele Göre | Çalışma süresi, toplantı süresi, seyahat süresi |
Satış Bağlantısı | Müşteri birim fiyatı ve adam-saatten karlılık analizi |
Ayrıca, CRM müşteri ID'sini extendedProperties'te tutarak, programları satış, fatura ve proje bilgileriyle ilişkilendirmek daha kolay olacaktır.
③ Meet, kayıtlar ve tutanaklardan rapor oluşturma
Google Meet ile yapılan randevular için, toplantı URL'sinden veya toplantı kodundan başlayarak kayıtları, transkripsiyonları ve tutanak dosyalarını bağlayabilirsiniz.
Kaynak Veri | Claude'da İşleme |
|---|---|
Takvim Randevusu | Toplantı amacını, katılımcıları ve tarihi/saati anlama |
Meet Kaydı | İçeriği özetleme |
Transkripsiyon | Tutanak oluşturma, YAPILACAKLAR'ı çıkarma |
Ekli Materyaller | Teklif içeriğini ve tartışma noktalarını düzenleme |
Sonraki Randevu | Takip randevusu taslakları oluşturma |
④ Müşteri etkileşim geçmişi olarak kullanma
Google Calendar, bir "Müşteri İletişim DB'si" olarak kullanılabilir.
Takvim Bilgisi | Müşteri Yönetimindeki Anlamı |
|---|---|
Görüşme Programı | Müşteri iletişim geçmişi |
Katılımcılar | Paydaşlar |
Açıklama Alanı | Danışmanlık içeriği |
Ekli Materyaller | Teklifler ve belgeler |
Sonraki Randevu | Takip programı |
Claude'dan "bu müşteriyle son 3 aydaki iletişimleri özetle" istediğinizde, görüşme geçmişini, gündemleri ve beklemedeki öğeleri düzenleyebilir.
⑤ Otomatik yönetim
Takvimden başlayarak Claude, yönetim görevlerinde yardımcı olur.
Önceki bir makalede yazdığım "Mieru Cloud" ile veri entegrasyonu sayesinde kullanım alanı daha da genişleyecektir.
Önceki referans makalesi: "AI, defter tutmayı otomatikleştirmeden önce yönetimi otomatikleştirebilir" https://x.com/miyagawadaisuke/status/2062888818710392991
Tetikleyici | Otomatik İşlem |
|---|---|
Görüşmeden bir gün önce | Müşteri bilgilerini, önceki tutanakları ve tamamlanmamış YAPILACAKLAR'ı özetleme |
Görüşme sonrası | Tutanakları, YAPILACAKLAR'ı ve sonraki adımları oluşturma |
Ay sonu | Müşteri bazında adam-saat ve satışları toplama |
Düzenli randevu | Aylık iş kontrol listeleri oluşturma |
Konum içeren randevu | Ulaşım masrafı iade adayları oluşturma |
İlk adım, giriş kurallarına karar vermektir
【Başlık Kuralları】
Örneğin,
YG: Görüşme, Toplantı, A Şirketi, Ziyaret ⇒ Bunu daha sonra analiz edemezsiniz.
DG: 【A Şirketi】 Aylık Görüşme, 【B Şirketi】 Mali Sonuç Raporu, 【C Şirketi】 Finansman Danışmanlığı, 【Dahili】 Aylık Toplantı
En azından şunları ekleyin:
- Müşteri adı
- Başlıkta iş kategorisi.
【Konum Kuralları】
Google Calendar'ın "Konum" alanına bilgileri kaydedin.
【Açıklama Alanı Kuralları】
Serbest yazmak yerine, açıklama alanını şablon haline getirin.
Örneğin, bir görüşme için sadece şunları dahil etmek:
【Amaç】
【Gündem】
【Onaylanacaklar】
【Ödev】
【Sonraki Randevu】
AI'ın daha sonra anlamasını kolaylaştırır.
【Renk Kuralları】
Renkler de şaşırtıcı derecede önemlidir. AI analizinden önce bile, programı insanların okumasını kolaylaştırır.
Örneğin:
Renk | İş |
|---|---|
Mavi | Müşteri Görüşmesi |
Yeşil | Defter Tutma |
Kırmızı | Vergi Beyanı |
Mor | Satış |
Sarı | Dahili Toplantı |
Bunları doğru bir şekilde nasıl kaydedebilirim?
Bir kılavuz oluşturarak bunu zorunlu kılmaya çalışsanız bile, mutlaka yapanlar ve yapmayanlar olacaktır.
Bu nedenle, AppSheet veya benzeri araçları kullanarak bir "Takvim Giriş Formu" oluşturmak gerçekçidir.
Resmi olmayan uygulamalar oluşturmak pek istemiyorum ama işin temelini oluşturacak bilgileri biriktirmek için bu gerekli.
Şirketinizde müşteri bilgilerini doğal olarak bu şekilde biriktiren bir sistem kurmanın çok önemli bir konsept olduğunu düşünüyorum.
İş zaman içinde gerçekleşir. Bu şekilde düşününce, takvimin şirketin veritabanı haline gelmesi oldukça doğal olabilir.
Google Calendar başlık kurallarına karar vermek, bir yapay zeka tanıtım projesinden daha etkili olabilir.
