Googleカレンダーは直感的で操作も容易な予定表から進化させて、業務データベースとして活用していかないともったいない。
組織でのAI活用についてはたぶん多くの人は逆の順番で考えている。
AIツールを導入する。
↓
業務を自動化する。
↓
生産性が上がる。
こんなイメージだと思う。
でも実際は、
データベースや業務基準を整備する。
↓
AIが仕事を理解できる。
↓
業務が自動化される。
の順番になる。
GoogleWorkspaceを業務プラットフォームにしているのであれば、組織活用の第一歩はGoogleカレンダーを業務データベースとして利用するルールを作ることが大切だ。
Googleカレンダーには、
・誰と会うか
・いつ会うか
・どこで会うか
・何時間使うか
・何のために会うか
・誰が参加するか
という情報が入っている。
つまり、
仕事が発生する瞬間の情報
が詰まっている。
もっと構造的に考えると、API情報では下記の取得ができる。
Googleカレンダーに構造的に持たせられる情報定義
項目
Googleカレンダー上の入力場所
API上の主な項目
MCPで取得して使える意味
タイトル
タイトル
summary
業務名、顧客名、案件名、会議種別
開始日時
日時
start
業務開始時刻、工数分析
終了日時
日時
end
業務終了時刻、工数分析
場所
場所
location
訪問先、住所、交通費精算、移動分析
説明
説明欄
description
議題、目的、メモ、顧客情報、TODO
参加者
ゲスト
attendees
顧客、担当者、同席者、意思決定者
主催者
作成者・主催者
organizer
creator
誰が予定を作成したか
Google Meet
Meet追加
conferenceData
hangoutLink
会議URL、録画、議事録、文字起こし連携
添付ファイル
Google Drive添付
attachments
提案書、議事録、契約書、録画データ
通知
通知設定
reminders
事前準備、フォローアップ、自動通知
公開設定
公開範囲
visibility
社内共有、権限管理
予定あり/空き時間
予定あり・なし
transparency
稼働分析、予約可能時間管理
色分け
カレンダー色
colorId
業務区分、顧客区分、優先度管理
繰り返し
繰り返し設定
recurrence
月次業務、定例会議、ルーティン管理
ステータス
参加可否
status
出席状況、対応状況
更新日時
システム管理
updated
最新更新管理、変更履歴
作成日時
システム管理
created
登録日時管理
カスタム属性
API連携
extendedProperties
顧客ID、案件ID、CRMレコードID等
これ、よく考えるとすごい。
使い方によっては顧客情報も入れられるし、 工数管理に入れたい情報もあるし、 日報に書くような情報もある。
実はかなり業務の中心に近い。
ClaudeにGoogleカレンダーを接続してデータ活用をするのであれば、この構造データを利用しない手はないだろう。
活用案
① 場所情報から経費精算
予定のlocationを使えば、「どこへ行ったか」が残る。
ClaudeがMCP経由で予定を取得し、Google Maps、経費精算システム、会計システムと組み合わせることで、交通費精算は自動化される。
例：
「6月8日 11:30 顧問先A訪問」
→ 訪問先住所を取得
→ 交通経路を推定
→ 交通費精算案を作成
→ freee・マネーフォワード・kintoneへ連携
② 予定時間から工数管理
開始・終了時刻を使えば、カレンダー自体が簡易タイムトラッキングになる。
分析対象
できること
顧客別
A社に月何時間使っているか
業務別
記帳、面談、申告、提案の工数比率
職員別
稼働時間、会議時間、移動時間
売上連携
顧客単価と工数から採算分析
さらにCRMの顧客IDをextendedPropertiesに持たせると、予定と売上・請求・案件情報を結びつけやすくなるだろう。
③ Meet・録画・議事録からレポート作成
Google Meet付き予定であれば、会議URLや会議コードを起点に、録画・文字起こし・議事録ファイルと紐づけられる。
元データ
Claudeでの処理
カレンダー予定
会議目的、参加者、日時を把握
Meet録画
内容要約
文字起こし
議事録化、TODO抽出
添付資料
提案内容・論点整理
次回予定
フォローアップ予定の作成案
④ 顧客対応履歴として使う
Googleカレンダーを「顧客との接点DB」として使える。
カレンダー情報
顧客管理での意味
面談予定
顧客接触履歴
参加者
関係者
説明欄
相談内容
添付資料
提案書・資料
次回予定
フォロー予定
Claudeに「この顧客との直近3か月の接点をまとめて」と聞くと、面談履歴、議題、未対応事項を整理できる。
⑤ オートマネジメント
カレンダーを起点に、Claudeが管理業務を補助する。
先日の記事に書いた「みえるクラウド」とのデータ統合によって活用範囲はさらに広がるだろう。
前回参考記事：「AIは記帳を自動化する前に、マネジメントを自動化するかもしれない」https://x.com/miyagawadaisuke/status/2062888818710392991
トリガー
自動処理
面談前日
顧客情報・前回議事録・未完了TODOを要約
面談後
議事録、TODO、次回アクションを作成
月末
顧客別工数と売上を集計
定例予定
毎月の業務チェックリストを生成
場所あり予定
交通費精算候補を作成
最初の一歩は入力ルールを決めること
【タイトルルール】
例えば、
NG：面談、打合せ、A社、訪問 ⇒ これでは後から分析できない。
OK：【A社】月次面談、【B社】決算報告、【C社】融資相談、【社内】月次会議
最低限、
- 顧客名
- 業務区分
はタイトルに入れる。
【場所ルール】
Googleカレンダーの「場所」に情報を登録。
【説明欄ルール】
説明欄は自由記述ではなく、テンプレート化する。
例えば、面談であれば
【目的】
【議題】
【確認事項】
【宿題】
【次回予定】
を入れておくだけでも後からAIが理解しやすくなる。
【色ルール】
色も意外と重要。AI分析以前に、人間が見ても予定表が見やすくなる。
例えば、
色
業務
青
顧客面談
緑
記帳業務
赤
申告業務
紫
営業
黄
社内会議
これらをどうやって正確に登録するか。
マニュアルを作成して徹底させようとしても、やる人とやらない人は間違いなく出てくる。
そこで、AppSheetなどを使って「カレンダー入力専用のフォーム」を作るのが現実的だ。
あまり野良アプリは創りたくないけれど業務の根幹になる情報蓄積のためにはしかたない。
このように、顧客情報を自然と蓄積する仕組みを自社に構築することは、非常に大切な考え方だと思う。
仕事は時間の上で発生する。そう考えると、カレンダーが会社のデータベースになるのは意外と自然な話なのかもしれない。
AI導入プロジェクトより先に、Googleカレンダーのタイトルルールを決めた方が効果が出たりして。
