Le email di guida per il Copilot aziendale di solito menzionano queste tre cose: "Puoi fare domande in chat", "Puoi riassumere le riunioni" e "Puoi creare testo".
Ma ciò che può davvero fare va oltre. In questo articolo pubblicherò un catalogo di 10 modi per usarlo che compaiono raramente nelle guide interne, insieme a prompt di esempio.
Prima di tutto, per salvare la reputazione del reparto IT: non lo nascondono per cattiveria. Il loro compito è "distribuirlo in modo sicuro", non "padroneggiare ogni funzione e distribuire consigli di business".
Ho visto questo schema molte volte in consulenza. La guida all'implementazione è perfetta, ma le informazioni che arrivano in prima linea sono solo tre righe del minimo comun denominatore. Di conseguenza, i dipendenti si fermano all'uso base.
È come il manuale che ricevi quando compri uno smartphone. Ti dice come fare una chiamata, ma non ti dice come usare le app che ti cambiano la vita. Il manuale non è da biasimare; semplicemente non è quel il suo ruolo.
Pertanto, devi andare a cercare tu stesso ciò che va oltre la guida. Questo articolo è quella "pagina non trovata nel manuale".
Tutti questi metodi richiedono solo di chiedere a Copilot in giapponese sulla tua schermata abituale. Non è necessaria alcuna programmazione. Non devi memorizzare tutti e 10. Inizia con quello che ti aiuta con il lavoro con cui stai lottando di più in questo momento. Cominciamo.
Capitolo 1: Perché ci Fermiamo alle "3 Righe della Guida"
Prima del catalogo, diamo un'occhiata alla struttura per un minuto.
La guida IT interna dà priorità al raggiungimento sicuro di tutti i dipendenti. Pertanto, il contenuto è limitato alle funzioni di base applicabili a tutti. Se iniziassero a scrivere consigli di business per ogni reparto, la guida diventerebbe un dizionario invece di un manuale.
D'altra parte, le funzionalità di Copilot aumentano quasi ogni mese. Ciò significa che il divario tra "guida al momento dell'introduzione" e "cosa può fare ora" si allarga nel tempo.
Non c'è nessuno che colmi questo divario. Questa è la vera ragione per cui Copilot si ferma al livello base in molte aziende. Al contrario, chi colma il divario da solo può estrarre una dimensione diversa di risparmio di tempo dalla stessa licenza.
Ho trascorso 10 anni come dirigente in una venture company che distribuiva sistemi interni. Quindi posso dirlo con certezza: i distributori hanno già abbastanza da fare solo per assicurarsi che tutti possano usare il minimo indispensabile. Il regno della "padronanza" è lasciato alla prima linea fin dall'inizio. Nessuno verrà a insegnarti se aspetti e basta.
Capitolo 2: 10 Cose Che Puoi Davvero Fare
Ecco il catalogo. Ogni voce è unificata con un set di tre: "Cosa puoi fare", "Prompt di esempio" e "Quando è efficace".
Puoi usare i prompt di esempio così come sono o adattarli alle tue parole. La cosa importante non è una formulazione educata, ma trasmettere "cosa, per chi e in quale formato". Chiedi nello stesso modo in cui chiederesti a un collega.
① Estrarre solo "Contesto e Compiti" da lunghe conversazioni email
Cosa puoi fare: Riassumere l'intera conversazione e organizzare chi sta chiedendo cosa.
Prompt di esempio: "Dimmi il contesto di questa conversazione e le eventuali richieste a cui non ho ancora risposto."
Quando è efficace: La tua casella di posta dopo un viaggio di lavoro. Puoi recuperare una conversazione di 20 messaggi in 1 minuto.
② Abbozzare risposte con specifiche di tono
Cosa puoi fare: Generare bozze di risposta basate sul contesto della conversazione, specificando toni come educato o conciso.
Prompt di esempio: "Abbozza una risposta educata che accetta il programma ma rimanda il prezzo per una revisione interna."
Quando è efficace: È particolarmente efficace per le risposte difficili da dare. I 15 minuti passati a rimuginare sulla formulazione scompaiono.
③ "Partecipare" a una riunione persa dopo il fatto
Cosa puoi fare: Organizzare decisioni, compiti e questioni in sospeso da una riunione con la trascrizione attivata.
Prompt di esempio: "Dimmi le decisioni della riunione settimanale di ieri e gli eventuali compiti per me con le scadenze."
Quando è efficace: Giorni con doppi appuntamenti. Un'ora spesa a guardare una registrazione a velocità normale diventa 3 minuti.
④ Ascoltare solo le "parti che ti riguardano" in una riunione
Cosa puoi fare: Estrarre solo argomenti specifici o parti in cui è stato menzionato il tuo nome, piuttosto che l'intera riunione.
Prompt di esempio: "Dimmi solo le parti di questa riunione che hanno toccato il budget per XX e la conclusione."
Quando è efficace: Lunghe riunioni plenarie. Puoi evitare di passare 60 minuti per i 5 minuti che ti riguardano.
⑤ Giudicare il contenuto "prima di leggere" un documento
Cosa puoi fare: Ottenere i punti principali di un documento lungo e le parti che dovresti leggere per prime.
Prompt di esempio: "Dimmi i 3 punti principali di questo documento e quali capitoli un rappresentante commerciale dovrebbe leggere attentamente."
Quando è efficace: Un PDF di 50 pagine condiviso all'improvviso. Puoi decidere se leggerlo o meno in decine di secondi.
⑥ Creare bozze di documenti basate su file esistenti
Cosa puoi fare: In Word, fargli fare riferimento a materiali passati per creare una bozza per un nuovo documento.
Prompt di esempio: "Sulla base di questa proposta, abbozza una comunicazione per i clienti."
Quando è efficace: I 30 minuti spesi a partire da zero si trasformano in 10 minuti di sola modifica.
⑦ Generare bozze di presentazioni da materiali esistenti
Cosa puoi fare: In PowerPoint, generare una bozza di diapositiva facendo riferimento a un file a portata di mano.
Prompt di esempio: "Sulla base di questo rapporto, crea una bozza per le diapositive della presentazione."
Quando è efficace: Il primo passo per "Trasforma questo in una presentazione entro la prossima settimana."
⑧ Analizzare tabelle Excel in linguaggio semplice
Cosa puoi fare: Chiedere analisi di tendenze o aggregazioni di una tabella in linguaggio semplice senza scrivere formule.
Prompt di esempio: "Da questa tabella, dimmi gli elementi che sono diminuiti rispetto al mese precedente, in ordine decrescente."
Quando è efficace: È più efficace per le persone che non sono sicure con le formule. Il tempo di attesa per un esperto di Excel scompare.
⑨ Controllare le regole interne "con prove"
Cosa puoi fare: Fargli rispondere basandosi sui regolamenti nelle cartelle condivise, includendo la fonte.
Prompt di esempio: "Qual è la regola per la scadenza del rimborso spese? Includi il nome del file sorgente."
Quando è efficace: Piccoli controlli che non valgono la pena di chiedere all'Amministrazione. Rende le cose più facili sia per chi chiede che per chi riceve la domanda.
⑩ Risolvere "A chi devo chiedere riguardo a questo?"
Cosa puoi fare: Tracciare gli stakeholder del progetto e la cronologia da email, riunioni e file passati.
Prompt di esempio: "Dimmi i materiali che mostrano la cronologia del Progetto XX e chi ne è esperto."
Quando è efficace: Immediatamente dopo un trasferimento o un passaggio di consegne. Diventa un'ancora di salvezza quando non hai una mappa delle relazioni umane.
Ciò che tutti e 10 hanno in comune è che nessuno di essi è un "nuovo lavoro". Cambia solo il modo in cui svolgi il lavoro che già fai ogni giorno. Pertanto, il costo dell'apprendimento è quasi zero, e rimane solo l'effetto.
Capitolo 3: Restringere i 10 alle "Tue Top 3"
Se ti limiti a guardare il catalogo, domani te ne dimenticherai. Per finire, restringilo alle tue top 3 personali.
Il metodo è semplice. Ripensa al tuo lavoro di oggi ed elenca le "Top 3 attività che ti hanno rubato tempo". Applica quale dei 10 è efficace per ciascuna. Tutto qui.
Questo stesso restringimento può essere lasciato a Copilot. Ecco il prompt copia e incolla:
Il mio lavoro è (es. Amministrazione Vendite). Questa settimana, le attività su cui ho speso molto tempo sono state (es. ① Corrispondenza email ② Verbali riunioni ③ Creazione report mensili).
Per ciascuna di queste tre attività, per favore dimmi quanto tempo posso risparmiare con Copilot e Microsoft 365, e un prompt di esempio che dovrei provare per primo.
Basta compilare le ( ) e incollarlo, e riceverai le tue "Prime 3" personali. È più veloce lasciare all'AI il compito di tradurre il catalogo nel tuo lavoro specifico.
Se è una giornata sommersa dalle email, ①②. Se è piena di riunioni, ③④. Se è lavoro su documenti, ⑤⑥⑦. Se usi consapevolmente queste tre per solo una settimana, il modo di chiedere diventerà una seconda natura.
Un catalogo di strumenti non serve per usarli tutti. Serve per trovare le poche pagine che funzionano per il tuo lavoro.
E una volta che quelle 3 diventano una seconda natura, torna a questo articolo e aggiungi la successiva. Un catalogo non è qualcosa da consumare tutto in una volta; è qualcosa da tenere sullo scaffale e a cui tornare molte volte. È più facile se lo aggiungi ai segnalibri.
Riepilogo: Una funzionalità che non è stata introdotta è come se non esistesse. Pertanto—
Per concludere, il cuore di questo articolo ancora una volta.
Il vero potere del Copilot della tua azienda non può essere misurato dalle tre righe nell'email di guida. La guida ti dice l'"ingresso sicuro", e l'"uso che cambia il tuo lavoro" è qualcosa che vai a cercare tu stesso. Solo chi lo va a cercare lavora in modo diverso con la stessa licenza.
Ripensandoci, ho visto raramente qualcuno in qualsiasi luogo di lavoro leggere attentamente la guida agli strumenti interni. Ecco perché la differenza è stata sempre fatta al di fuori della guida. Che tu lo sappia o no. Questa semplice differenza si accumula in una differenza di decine di minuti ogni giorno.
Detto questo, non devi provare 10 cose in una volta. C'è solo una cosa da fare.
Scegline uno tra questi 10 che funzioni per l'attività che ti ha rubato più tempo oggi, e provalo domani.
Se funziona una volta, vorrai naturalmente provarne un secondo. Una volta che vedi il panorama fuori dalla guida, non si torna indietro. E tra sei mesi, la persona che viene chiamata "l'esperto di Copilot" da chi lo circonda è quella che ha provato una cosa senza aspettare l'email di guida.
Copilot e altre AI si stanno evolvendo molto velocemente. È enormemente più veloce imparare da qualcuno che lo sta praticando che continuare a inseguire le ultime novità da soli.
Grazie per aver guardato fino alla fine.
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