Google Calendar debería evolucionar de ser un horario intuitivo y fácil de usar a convertirse en una base de datos empresarial; de lo contrario, es un desperdicio.
En cuanto a la utilización de IA en las organizaciones, muchas personas probablemente piensan en el orden inverso:
Introducir herramientas de IA.
↓
Automatizar operaciones.
↓
Aumentar la productividad.
Esa es probablemente la imagen.
Pero en realidad, el orden es:
Organizar bases de datos y estándares empresariales.
↓
La IA puede entender el trabajo.
↓
Las operaciones se automatizan.
Ese es el orden.
Si usas Google Workspace como tu plataforma empresarial, el primer paso para la utilización organizacional es crear reglas para usar Google Calendar como una base de datos empresarial.
Google Calendar contiene información como:
・Con quién te reúnes
・Cuándo te reúnes
・Dónde te reúnes
・Cuántas horas usas
・Con qué propósito te reúnes
・Quién participa
En otras palabras, está lleno de información en el momento en que ocurre el trabajo.
Pensando de manera más estructural, se puede obtener lo siguiente a través de la información de la API.
Definición de la información que se puede almacenar estructuralmente en Google Calendar
Elemento | Lugar de entrada en Google Calendar | Elemento principal de la API | Significado para la utilización de MCP |
|---|---|---|---|
Título | Título | summary | Nombre del negocio, nombre del cliente, nombre del proyecto, tipo de reunión |
Fecha/Hora de inicio | Fecha/Hora | start | Hora de inicio del trabajo, análisis de horas-hombre |
Fecha/Hora de fin | Fecha/Hora | end | Hora de finalización del trabajo, análisis de horas-hombre |
Ubicación | Ubicación | location | Destino, dirección, reembolso de gastos, análisis de viajes |
Descripción | Campo de descripción | description | Agenda, propósito, notas, información del cliente, TAREAS |
Participantes | Invitados | attendees | Clientes, responsable, asistentes, tomadores de decisiones |
Organizador | Creador/Organizador | organizer / creator | Quién creó el horario |
Google Meet | Agregar Meet | conferenceData / hangoutLink | URL de la reunión, grabación, minutas, enlace de transcripción |
Archivos adjuntos | Adjunto de Google Drive | attachments | Propuestas, minutas, contratos, datos de grabación |
Notificaciones | Configuración de notificaciones | reminders | Preparación, seguimiento, notificaciones automáticas |
Visibilidad | Rango público | visibility | Compartir internamente, gestión de permisos |
Ocupado/Libre | Ocupado/Libre | transparency | Análisis de operaciones, gestión de tiempo disponible |
Codificación de colores | Color del calendario | colorId | Categoría de negocio, categoría de cliente, gestión de prioridades |
Repetición | Configuración de repetición | recurrence | Tareas mensuales, reuniones periódicas, gestión de rutinas |
Estado | Estado de participación | status | Estado de asistencia, estado de respuesta |
Fecha/Hora de actualización | Gestión del sistema | updated | Gestión de la última actualización, historial de cambios |
Fecha/Hora de creación | Gestión del sistema | created | Gestión de la fecha/hora de registro |
Atributos personalizados | Integración de API | extendedProperties | ID de cliente, ID de proyecto, ID de registro de CRM, etc. |
Esto es increíble cuando lo piensas.
Dependiendo de cómo lo uses, puedes incluir información del cliente, información para la gestión laboral e información que escribirías en informes diarios.
En realidad, está muy cerca del centro de las operaciones.
Si vas a conectar Google Calendar a Claude para la utilización de datos, no hay razón para no usar estos datos estructurados.
Ideas de utilización
① Reembolso de gastos a partir de la información de ubicación
Al usar la ubicación de la cita, queda un registro de "a dónde fuiste". Al hacer que Claude recupere el horario a través de MCP y lo combine con Google Maps, sistemas de reembolso de gastos y sistemas de contabilidad, se puede automatizar el reembolso de gastos de transporte.
Ejemplo:
"8 de junio, 11:30 Visita al Cliente A"
→ Recuperar la dirección de destino
→ Estimar la ruta de transporte
→ Crear un borrador de reembolso de gastos de transporte
→ Vincular a freee, Money Forward o kintone
② Gestión laboral a partir del tiempo programado
Al usar las horas de inicio y fin, el calendario en sí mismo se convierte en un rastreador de tiempo simple.
Objetivo de análisis | Qué se puede hacer |
|---|---|
Por cliente | Cuántas horas al mes se dedican a la Empresa A |
Por tarea | Proporción de horas-hombre de contabilidad, entrevistas, presentaciones y propuestas |
Por personal | Tiempo de operación, tiempo de reunión, tiempo de viaje |
Vinculación de ventas | Análisis de rentabilidad a partir del precio unitario del cliente y las horas-hombre |
Además, al mantener el ID del cliente de CRM en extendedProperties, será más fácil vincular los horarios con la información de ventas, facturación y proyectos.
③ Creación de informes a partir de Meet, grabaciones y minutas
Para las citas con Google Meet, puedes vincular grabaciones, transcripciones y archivos de minutas a partir de la URL de la reunión o el código de la reunión.
Datos de origen | Procesamiento en Claude |
|---|---|
Cita del calendario | Comprender el propósito de la reunión, los participantes y la fecha/hora |
Grabación de Meet | Resumir el contenido |
Transcripción | Crear minutas, extraer TAREAS |
Materiales adjuntos | Organizar el contenido de la propuesta y los puntos de discusión |
Próxima cita | Crear borradores de citas de seguimiento |
④ Uso como historial de interacción con el cliente
Google Calendar se puede utilizar como una "Base de datos de contacto con el cliente".
Información del calendario | Significado en la gestión de clientes |
|---|---|
Horario de entrevista | Historial de contacto con el cliente |
Participantes | Partes interesadas |
Campo de descripción | Contenido de la consulta |
Materiales adjuntos | Propuestas y documentos |
Próxima cita | Horario de seguimiento |
Cuando le pides a Claude que "resuma los contactos con este cliente en los últimos 3 meses", puede organizar el historial de entrevistas, las agendas y los elementos pendientes.
⑤ Gestión automática
A partir del calendario, Claude ayuda con las tareas de gestión.
El alcance de la utilización se expandirá aún más a través de la integración de datos con "Mieru Cloud", sobre lo que escribí en un artículo anterior.
Artículo de referencia anterior: "La IA podría automatizar la gestión antes de automatizar la contabilidad" https://x.com/miyagawadaisuke/status/2062888818710392991
Desencadenante | Procesamiento automatizado |
|---|---|
Día antes de la entrevista | Resumir información del cliente, minutas anteriores y TAREAS incompletas |
Después de la entrevista | Crear minutas, TAREAS y próximas acciones |
Fin de mes | Agregar horas-hombre y ventas por cliente |
Cita periódica | Generar listas de verificación comerciales mensuales |
Cita con ubicación | Crear candidatos para reembolso de gastos de transporte |
El primer paso es decidir las reglas de entrada
【Reglas del título】
Por ejemplo,
NO: Entrevista, Reunión, Empresa A, Visita ⇒ No puedes analizar esto después.
SÍ: 【Empresa A】 Entrevista Mensual, 【Empresa B】 Informe de Resultados, 【Empresa C】 Consulta de Financiamiento, 【Interno】 Reunión Mensual
Como mínimo, incluye:
- Nombre del cliente
- Categoría de negocio en el título.
【Reglas de ubicación】
Registra la información en la "Ubicación" de Google Calendar.
【Reglas del campo de descripción】
En lugar de escribir libremente, crea una plantilla para el campo de descripción.
Por ejemplo, para una entrevista, con solo incluir:
【Propósito】
【Agenda】
【Elementos a confirmar】
【Tarea】
【Próxima cita】
será más fácil para la IA entenderlo después.
【Reglas de color】
Los colores también son sorprendentemente importantes. Incluso antes del análisis de IA, hacen que el horario sea más fácil de leer para los humanos.
Por ejemplo:
Color | Negocio |
|---|---|
Azul | Entrevista con el cliente |
Verde | Contabilidad |
Rojo | Declaración de impuestos |
Púrpura | Ventas |
Amarillo | Reunión interna |
¿Cómo registrar estos datos con precisión?
Incluso si intentas imponerlo creando un manual, definitivamente habrá personas que lo hagan y personas que no.
Por lo tanto, es realista crear un "Formulario de entrada del calendario" usando AppSheet o herramientas similares.
Realmente no quiero crear aplicaciones no oficiales, pero es necesario para acumular información que se convierta en la base del negocio.
Creo que construir un sistema en tu empresa que acumule naturalmente la información del cliente de esta manera es un concepto muy importante.
El trabajo ocurre a lo largo del tiempo. Pensando de esa manera, podría ser bastante natural que el calendario se convierta en la base de datos de la empresa.
Decidir las reglas del título de Google Calendar podría ser más efectivo que un proyecto de introducción de IA.
