Esta mañana, solo le dije a mi subordinado: "Haz el acta". Tres minutos después, llegó un acta de reunión perfecta.
El nombre del subordinado es el AI de Asuntos Generales. Su salario es cero yenes. Trabaja hasta tarde o en días festivos sin una sola queja.
Además, este subordinado termina el acta en el formato y la calidad habituales de mi empresa con solo esa frase, "Haz el acta". No le di ninguna instrucción detallada. Se siente exactamente como pedirle a un subordinado humano altamente capaz.
Para quienes piensan: "¿Eso no es solo lo que hace un AI?" No, es diferente. Si le dices a un AI normal que solo "haga el acta", devuelve algo diferente cada vez en un formato aleatorio. En consecuencia, terminas copiando y pegando largas cadenas de instrucciones (prompts) cada vez. Es conveniente, pero no es un subordinado. Eso era el AI hasta ahora.
Este artículo trata sobre lo que viene después. Un "Empleado AI" que se mueve con una sola palabra, termina con calidad consistente cada vez y aprende nuevas tareas cada vez que se lo pides.
Puede sonar exagerado, pero el mecanismo es sorprendentemente simple y no requiere programación. Todo lo que haces es principalmente copiar y pegar.
Anteriormente, escribí un artículo titulado "La historia de contratar 26 empleados en NotebookLM".
https://x.com/ai_jitan/status/2070615064831545515
Esos empleados eran los mejores consultores con conocimiento y personalidad. Pero, para ser honesto, tenían una debilidad. Si bien podías consultarles, no podías confiarles trabajo real.
Esta vez es la versión evolucionada que elimina esa debilidad. Imagina esto: por la mañana, "Haz el acta"; al mediodía, "Dame 5 ideas de publicaciones"; por la tarde, "Prepara la reunión de negocios de mañana". Solo pides con una palabra y revisas lo que sale. Ese tipo de vida diaria comienza 15 minutos después de que termines de leer este artículo.
Para mayor claridad, lo he reducido a tres departamentos—Asuntos Generales, Marketing y Ventas—y distribuiré todos los "Manuales de Trabajo (Colecciones de Prompts)" para cada uno. Ahora, comencemos las actividades de reclutamiento de tu empresa.
Capítulo 1: Por qué los AIs anteriores no se movían con "una palabra"
Antes del "cómo hacerlo", déjame hablar de un solo concepto. Una vez que entiendas esto, todos los pasos siguientes tendrán sentido.
Incluso los empleados nuevos excelentes necesitan manuales
Imagina que un empleado nuevo muy talentoso se une a tu empresa. Es inteligente y tiene conocimientos. Pero si solo le dices "actas, por favor" en su primer día, ¿saldrá en el formato habitual de tu empresa?
No lo hará. Por muy talentoso que sea, no conoce "tu forma" de hacer las cosas. ¿Qué estructura debe tener el acta? ¿Qué tono debe tener el anuncio? Enseñar eso es el papel del manual de trabajo. El talento y la metodología de trabajo son cosas diferentes. Por eso las empresas tienen manuales.
El AI es exactamente igual. El AI es suficientemente talentoso. Lo que falta no es habilidad, sino el manual que describe "cómo hace el trabajo tu empresa". La razón por la que los AIs anteriores no se movían con una palabra no era porque fueran tontos, sino porque no se les dio un manual. Lo que estamos haciendo esta vez es, en resumen, "AI con manual".
La identidad del manual es una "Colección de Prompts de Trabajo"
¿Qué es un manual para un AI? Es una "Colección de Prompts de Trabajo".
"Crear actas con esta estructura/formato", "Escribir anuncios con este tono"—una colección de cadenas de instrucciones completas para cada tarea en un solo libro. En realidad, es solo un Google Doc, nada especial. Incluso podrías tener algo similar: tus prompts favoritos guardados en una aplicación de notas. Eso es todo.
Sin embargo, haremos una diferencia decisiva. Colocas la colección de prompts dentro de la cabeza del AI, no en tus propias manos.
Si la mantienes en tus manos, tienes que "buscar, copiar y pegar" cada vez que la uses. Esta pequeña molestia se acumula y, eventualmente, dejas de usarla. Incluso con un subordinado humano, si tuvieras que leerle el manual en voz alta cada vez que le pidieras algo, perderías la motivación para pedir. Un manual permite una "sola palabra" porque está en la cabeza del subordinado. Los empleados AI son iguales. En el momento en que pones la colección de prompts en su cabeza, tu instrucción se convierte en una sola palabra.
Capítulo 2: El mecanismo consta de solo 3 partes
Para aquellos que empiezan a pensar "esto suena difícil", tranquilícense. Solo hay 3 partes. Y todas son gratuitas y se pueden usar desde hoy. Veamos el diagrama terminado antes de comenzar a ensamblar.
Parte ①: NotebookLM = La "Cabeza" del Empleado
NotebookLM es un AI gratuito de Google que responde basándose en los materiales (llamados fuentes) que introduces. Esto se convierte en la cabeza del empleado AI. Pones tres cosas en la cabeza:
- Experiencia (conocimiento de ese departamento)
- Personalidad (con qué tipo de carácter trabajan)
- Y el personaje principal, la Colección de Prompts de Trabajo (manual de trabajo)
Un cuaderno por empleado. Si es para Asuntos Generales, haces un cuaderno llamado "Asuntos Generales". Eso es todo.
Parte ②: Google Docs = "Manual de Trabajo"
La realidad de la colección de prompts de trabajo es un Google Doc. Enumera prompts para cada tarea como "Cómo hacer actas" y "Cómo hacer anuncios", y agrégalos a las fuentes de NotebookLM.
Aquí hay buenas noticias. Cuando usas un Google Doc como fuente, simplemente reescribir el documento original actualiza automáticamente el lado de NotebookLM a la última versión.
En otras palabras, cuando quieres que un empleado aprenda una nueva tarea, solo agregas un prompt al documento. Una vez que actualizas el manual, el empleado lo ha aprendido por sí mismo. Este es un privilegio único de los empleados AI que nunca ocurre en empresas humanas. No se requiere capacitación ni traspasos.
Parte ③: Gem = La "Ventana" del Empleado
Un Gem es una aplicación AI dedicada que puedes crear dentro del AI de Google "Gemini". No le des demasiadas vueltas. Solo piensa en ello como una "ventana de chat dedicada con personalidad fija e instrucciones preinstaladas".
Conectas el cuaderno de ① a este Gem e instalas solo una instrucción: "Cuando se te pida hacer un trabajo, primero busca la Colección de Prompts de Trabajo en el cuaderno, encuentra el prompt más adecuado y trabaja de acuerdo con él".—Eso es todo.
Entonces, sucede esto: Envías "Haz el acta" al Gem → El empleado hojea el manual en su cabeza → Descubre la página "Creación de Actas" → Trabaja de acuerdo con esos pasos → El acta llega en el formato habitual. Ya no tienes que pensar en prompts. Pensar es trabajo del empleado. Este es el secreto de la "semiautomatización".
Y este empleado "crece"
Finalmente, una historia sobre el mecanismo más emocionante.
Cuando surge un trabajo que no está en el manual—por ejemplo, la primera vez que le pides que "escriba una nota de agradecimiento"—este empleado no fingirá. Informará honestamente: "Ese trabajo aún no está en el manual," y luego propondrá: "¿Qué tal si creamos un manual como este?" escribiendo y sugiriendo él mismo un prompt para crear notas de agradecimiento.
Solo dices "OK", haces que escriba la nota de agradecimiento en ese momento y pegas el prompt sugerido en el documento. Toma 30 segundos. Con esto, a partir de mañana, este empleado es un "empleado que sabe escribir notas de agradecimiento".
¿Te diste cuenta? Este empleado aumenta el trabajo que puede hacer cada vez que se le pide. Está en su punto menos confiable el primer día de trabajo, y solo crece a partir de ahí. Un mes después, el manual estará lleno de páginas adaptadas a tu trabajo. La sensación de hacer crecer tu propia empresa es, honestamente, bastante divertida.
Capítulo 3: Hagamos uno—4 pasos, 15 minutos, mayormente copiar y pegar
A partir de aquí, contrataremos a una persona real. El procedimiento es de 4 pasos. Incluso las partes que parecen difíciles son solo copiar y pegar y hacer clic en la pantalla, así que por favor lee mientras mueves las manos. En 15 minutos, tu primer empleado AI estará trabajando.
PASO 1: Crea la "Cabeza" del Empleado (3 minutos)
Abre NotebookLM y crea un nuevo cuaderno. Nómbralo según el departamento, como "Asuntos Generales". Recomiendo darle un nombre al empleado aquí. "Sr. Pérez de Asuntos Generales" o "Somu-chan", cualquier cosa está bien. Cuando tienen un nombre, extrañamente te sientes más apegado, y pedirles se vuelve divertido (en serio, la diversión es el mejor combustible para la continuidad).
A continuación, pon experiencia en la cabeza. En la función "Buscar fuentes" dentro del cuaderno (una función donde el AI reúne automáticamente materiales relacionados cuando ingresas un tema), ingresa el tema del departamento tres veces desde diferentes ángulos.
Explica sistemáticamente los conceptos básicos y el panorama general de (Tema del Departamento)
Recopila artículos que expliquen procedimientos específicos y técnicas prácticas para (Tema del Departamento)
Recopila historias de éxito y tendencias recientes en (Tema del Departamento)
Aparecerán materiales candidatos en 10-20 segundos cada vez, así que elige los buenos y agrégalos. En tres rondas, el conocimiento desde lo básico hasta los ejemplos está en su cabeza.
PASO 2: Crea el Manual de Trabajo (Colección de Prompts de Trabajo) (3 minutos)
Crea un nuevo Google Doc y nómbralo "Asuntos Generales_Colección de Prompts de Trabajo". Asegúrate de incluir las palabras "Colección de Prompts de Trabajo" en el nombre del archivo. Dado que más adelante instruirás al Gem para que "busque la Colección de Prompts de Trabajo", este nombre sirve como punto de referencia.
Dentro, enumera las tareas una por una en este formato:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Actas [Propósito] Crear actas a partir de grabaciones/transcripciones de reuniones [Escenario de Uso] Cuando se pida "Haz el acta" o "Resume esta reunión" [Cuerpo del Prompt] (Instrucciones de trabajo aquí) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
La columna [Escenario de Uso] es la clave. Sirve como punto de referencia para "si me piden esto, abre esta página", por lo que escribir esto mejora la precisión con la que el empleado extrae el manual.
—"Entonces, ¿qué debería escribir en el cuerpo del prompt?"
Te escucho, pero no te preocupes. En el Capítulo 4, distribuiré 15 prompts para 3 departamentos en un formato que puedas copiar y pegar. Por ahora, con solo crear un documento vacío está bien.
PASO 3: Pon el Manual en la Cabeza del Empleado (1 minuto)
Vuelve al cuaderno del departamento, "Agregar fuente" → Selecciona el documento que acabas de hacer desde Google Drive. Ahora, el manual está en la cabeza del empleado.
Recuerda, cuando quieras agregar algo al manual en el futuro, solo necesitas escribir directamente en el documento. No se necesita ninguna operación en el lado de NotebookLM (se sincroniza automáticamente a la última versión). La capacitación del empleado se convierte en solo "agregar una línea a un documento"—esta ligereza dará sus frutos más adelante.
PASO 4: Crea la "Ventana" del Empleado (5 minutos)
Finalmente, crea el Gem. Abre Gemini y ve a crear un nuevo Gem. Vincula el cuaderno del departamento (NotebookLM) creado en el PASO 1 como conocimiento. Luego, pega lo siguiente en la columna "Instrucciones". Este es el corazón de este artículo, pero todo lo que tienes que hacer es copiar y pegar.
# Tu Rol Eres un empleado AI a cargo de "(Nombre del Departamento)" que trabaja en mi empresa. El NotebookLM vinculado contiene tu experiencia, configuraciones de personalidad y "Colección de Prompts de Trabajo". Úsalos como tu cerebro para completar las tareas solicitadas.
# Cómo Recibir Trabajo (Regla Más Importante) Cuando recibas una solicitud de trabajo de mi parte, muévete siempre en este orden:
1. Primero, busca la "Colección de Prompts de Trabajo" en NotebookLM e identifica el prompt de trabajo más adecuado para la solicitud. 2. Una vez encontrado, primero declara: "Usaré '[Nombre del Prompt]' de la colección de prompts." 3. Sigue estrictamente las instrucciones, procedimientos y formato de salida de ese prompt para ejecutar el trabajo. No agregues tus propias modificaciones. 4. Si faltan materiales o información necesaria para el trabajo (transcripciones de reuniones, info del producto, etc.) pregúntame antes de ejecutar.
# Cuando Llega un Trabajo No Registrado en la Colección de Prompts (Modo de Propuesta de Nuevo Prompt) ・Si no se encuentra un prompt de trabajo adecuado, no comiences a trabajar por tu cuenta. Primero, informa: "Este trabajo no está registrado en la colección de prompts." ・Luego, transiciona al "Modo de Propuesta de Nuevo Prompt", diseña un "Prompt de Trabajo" que pueda reproducir este trabajo con la misma calidad en el futuro, y proponlo en el siguiente formato:
[Nombre del Prompt] [Propósito] [Escenario de Uso] [Cuerpo del Prompt]
・Si digo "OK", ejecuta el trabajo de acuerdo con ese prompt propuesto esta vez. (Yo agregaré ese prompt a la colección de prompts. A partir de la próxima vez, será tu tarea oficial)
# Estándares de Calidad para el Trabajo ・Las respuestas y entregables deben basarse en las fuentes (conocimiento/info interna) en NotebookLM. Distingue claramente entre especulación y hechos. ・Los entregables deben tener un nivel de finalización que se pueda usar tal cual. No como borrador, sino como entrega. ・Conclusiones/entregables primero, explicaciones complementarias después. ・Si hay configuraciones de personalidad/pautas de comportamiento en la fuente, síguelas siempre.
# Cuando la Información es Insuficiente ・Si la solicitud es ambigua, devuelve preguntas para confirmar antes de comenzar a trabajar. Agrupa las preguntas, hasta un máximo de 3 a la vez.
Parece largo, pero solo dice 3 cosas:
- ① Si te piden, encuentra la página correspondiente en el manual, declárala y trabaja de acuerdo con ella.
- ② Para trabajos no registrados en el manual, no los hagas por tu cuenta; propón un borrador de nuevo manual.
- ③ Entrega con la calidad adecuada.
—Es lo mismo que la mentalidad de un buen empleado nuevo en una empresa humana.
Hay una razón para incluir "declarar antes de trabajar". Dado que el empleado dice "Usaré 'Creación de Actas'" primero, si abrió la página incorrecta, puedes corregirlo en el acto diciendo "Esa no, usa XX". Un subordinado que informa antes de moverse es más confiable que uno del que no puedes ver lo que está haciendo. El AI es igual.
Con eso, la contratación está completa. Felicidades, ahora eres el presidente de una empresa con un empleado.
Capítulo 4: Distribución de "Manuales de Trabajo" para 3 Departamentos
Gracias por esperar. Aquí está el contenido de la colección de prompts. 5 prompts cada uno para Asuntos Generales, Marketing y Ventas, totalizando 15. Todos están escritos en el formato del Capítulo 3, así que solo copia los marcos y pégalos en tu documento de colección de prompts. No necesitas crear todos los departamentos. Comienza con una persona del departamento más cercano a tu vida diaria.
Manual de Trabajo de Asuntos Generales (5 prompts)
Si estás contratando por primera vez, se recomienda Asuntos Generales. Actas, anuncios, solicitudes—es una colección de trabajos que "ocurren cada vez pero se escriben desde cero cada vez", por lo que es un departamento que tiene un rol desde el día que los contratas.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Actas [Propósito] Crear actas internas estándar a partir de grabaciones/transcripciones de reuniones [Escenario de Uso] Cuando se pida "Haz el acta" o "Resume esta reunión" [Cuerpo del Prompt] Basándote en la grabación/transcripción de la reunión proporcionada, crea un acta de reunión. 1. Nombre de la reunión, Fecha/Hora, Asistentes 2. Propósito de la reunión (1-2 líneas) 3. Puntos de discusión (con quién dijo qué) 4. Decisiones (indica claramente "quién, qué, para cuándo") 5. Asuntos pendientes (razón y qué hacer la próxima vez) 6. Lista de TAREAS (con responsable, fecha límite, prioridad) Resume a una longitud que alguien que lea por primera vez pueda comprender en 5 minutos, y nunca confundas "Decisiones" con "Asuntos pendientes". ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Anuncios Internos [Propósito] Convertir nuevas reglas, avisos y solicitudes en texto para toda la empresa [Escenario de Uso] Cuando se pida "Quiero anunciar esto internamente" o "Haz un aviso" [Cuerpo del Prompt] Convierte el siguiente contenido en un anuncio interno. Estructura: 1. Asunto (De qué trata el aviso de un vistazo) 2. Conclusión (Qué está cambiando y cómo, en las primeras 3 líneas) 3. Público objetivo y fecha de vigencia 4. Acciones específicas que los empleados deben tomar (en pasos numerados) 5. Información de contacto El estilo debe ser cortés pero no demasiado rígido, a un nivel que un empleado nuevo pueda entender sin malinterpretar. No escribas "prefacios que no son un problema si no se leen". [Contenido a anunciar] (Pega los puntos clave aquí) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Borrador de Solicitud [Propósito] Crear borradores para solicitudes internas como gastos o viajes de negocios [Escenario de Uso] Cuando se pida "Haz una solicitud para XX" [Cuerpo del Prompt] Sigue estrictamente el formato y estilo de solicitudes/ejemplos pasados almacenados en la fuente, y crea un borrador de solicitud con el siguiente contenido. Genera la salida de manera que muestre qué se debe escribir en cada campo, y agrega [Requiere Confirmación] a partes como montos y fechas que requieran mi revisión. [Detalles de la solicitud] (Pega los puntos clave aquí. Ejemplo: Viaje de negocios a la Empresa A el Mes/Día. Costo de transporte XX yenes) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Respuesta a Preguntas sobre Reglamentos Internos [Propósito] Responder preguntas de empleados como "¿Cómo hago esto otra vez?" basándose en los reglamentos [Escenario de Uso] Cuando llegue una pregunta sobre reglamentos, procedimientos o sistemas [Cuerpo del Prompt] Responde la pregunta basándote únicamente en los reglamentos/manuales internos de la fuente. La estructura es "Conclusión → Procedimiento (numerado) → Base (dónde está escrito en el reglamento)". Si no hay mención en el reglamento, no respondas con especulación y guíalos a "Por favor, consulta directamente con el departamento XX ya que no está en el reglamento". ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Manualización de Trabajo [Propósito] Convertir procedimientos de trabajo verbales en un manual que cualquiera pueda reproducir [Escenario de Uso] Cuando se pida "Convierte esta tarea en un manual" [Cuerpo del Prompt] Convierte el siguiente contenido de trabajo en un manual que incluso un principiante pueda completar solo. 1. Propósito de este trabajo (por qué hacerlo) 2. Cosas a preparar con anticipación 3. Procedimiento (una acción por paso, numerado) 4. Errores comunes y contramedidas 5. Lista de verificación de finalización Siempre agrega una breve explicación para términos técnicos/internos. [Contenido del trabajo] (Pega aquí notas de una explicación verbal o transcripciones de reuniones) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Desde el momento en que pegas estos 5, tu persona de Asuntos Generales se moverá con una sola palabra como "Haz el acta", "Anuncia esto" o "Manualiza esto". A medida que agregues las actas y documentos de reglamentos de tu empresa a la fuente, los resultados se parecerán cada vez más a "el estilo de tu empresa", lo cual es parte de la diversión de criarlos.
Manual de Trabajo de Marketing (5 prompts)
El trabajo de marketing tiene un alto "volumen de producción". Publicaciones, boletines, planes, informes. Puede que puedas hacer uno, pero no puedes mantener el ritmo diario o semanal. Este es el departamento donde el valor de manualizar los patrones de producción es mayor.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Producción Masiva de Publicaciones en Redes Sociales [Propósito] Crear múltiples ideas de publicaciones en redes sociales a partir de un tema [Escenario de Uso] Cuando se pida "Dame ideas de publicaciones para este tema" [Cuerpo del Prompt] Crea 5 ideas de publicaciones en redes sociales para el siguiente tema. Para cada idea, incluye "Ángulo / Cuerpo / Reacción Objetivo (Guardar, Empatía o Viral)" como un conjunto, y finalmente muestra la mejor recomendación con una razón. Si hay publicaciones de alto rendimiento pasado en la fuente, sigue esos patrones ganadores. El cuerpo debe transmitir el "beneficio" del lector en la primera línea. [Tema] (Pega el tema/mensaje aquí) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Boletín [Propósito] Crear boletines para información de productos o anuncios [Escenario de Uso] Cuando se pida "Escribe un boletín" o "Haz un correo de anuncio" [Cuerpo del Prompt] Crea un boletín con el siguiente contenido. ・3 ideas de asunto (con especificidad que haga querer abrir) ・1 borrador de cuerpo (Orden: Conclusión → Beneficio para el lector → Detalles → Llamada a la acción) ・Si hay boletines de alto rendimiento en la fuente, sigue la estructura y redacción ・Haz que el "beneficio" del lector sea el asunto para que no suene demasiado comercial [Contenido/Público objetivo] (Pega los puntos clave aquí) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Resumen de Comparación de Competidores [Propósito] Crear un análisis comparativo a partir de información de competidores en la fuente [Escenario de Uso] Cuando se pida "Resume a los competidores" o "Compara con la Empresa A" [Cuerpo del Prompt] Analiza la información de los competidores en la fuente y organiza lo siguiente: 1. Características y público objetivo de los servicios principales de cada empresa 2. Diferencias en la estrategia de precios 3. Fortalezas y debilidades de cada empresa 4. 3 puntos en los que nuestra empresa debería diferenciarse (en orden de importancia) Indica claramente "en qué documento se basa" para todos los análisis, y distingue claramente entre hechos y especulación. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Borrador de Planificación [Propósito] Convertir ideas de campañas/medidas en un marco de propuesta [Escenario de Uso] Cuando se pida "Haz un borrador para este plan" [Cuerpo del Prompt] Organiza las siguientes ideas en un borrador de planificación. 1. Antecedentes (por qué este plan ahora) 2. Propósito y KPI (qué y cuánto mover) 3. Objetivo 4. Contenido de las medidas (3-5 elementos) 5. Cronograma y recursos necesarios 6. Riesgos y contramedidas Usa datos de mercado/resultados pasados de la fuente como base, y siempre establece los KPI como números medibles. [Idea] (Pega los puntos clave aquí) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Informe Mensual de Marketing [Propósito] Crear un informe de revisión mensual a partir de datos numéricos [Escenario de Uso] Cuando se pida "Haz el informe de este mes" [Cuerpo del Prompt] Crea un informe mensual basado en los datos numéricos/registros de actividad en la fuente. 1. Resumen (Conclusión de este mes en 3 líneas) 2. Estado de cumplimiento de KPI (Lista vs. objetivo) 3. Medidas exitosas y análisis de factores 4. Medidas no exitosas y causas 5. Acciones clave para el próximo mes (hasta 3, con prioridad) No solo interpretes números; siempre entra en las "próximas acciones". ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
El verdadero valor de la persona de Marketing sale a relucir cuando le alimentas los "datos ganadores" de tu empresa. Si pones publicaciones que tuvieron buena reacción o boletines que dieron resultados en la fuente, crearán basándose en "patrones que realmente funcionaron para nosotros" en lugar de generalidades. Se convierten en un empleado que aprendió de los registros de tu empresa, no en un comercializador genérico.
Manual de Trabajo de Ventas (5 prompts)
El tiempo de ventas se consume en el "antes y después" de las reuniones. Preparación, propuestas, seguimientos, informes. Al manualizar estos, puedes concentrarte solo en el tiempo que pasas frente a los clientes.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Briefing de Preparación de Reunión [Propósito] Organizar información del oponente y estrategia antes de una reunión [Escenario de Uso] Cuando se pida "Prepara la reunión de mañana con la Empresa XX" [Cuerpo del Prompt] Para el cliente especificado, crea un briefing previo a la reunión basado en la información de la fuente (interacciones pasadas, notas de reuniones, información pública del cliente). 1. Historial hasta ahora y tarea pendiente anterior 2. Situación actual del cliente e intereses supuestos 3. Objetivo de esta reunión y contenido a proponer (con fundamento) 4. Preguntas/inquietudes supuestas y borradores de respuestas (3 elementos) 5. Sugerencia para lo primero que se debe decir al inicio de la reunión Marca claramente la información antigua/insuficiente con [Requiere Confirmación]. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Propuesta (Esquema) [Propósito] Crear una propuesta de una página a partir de las necesidades del cliente [Escenario de Uso] Cuando se pida "Haz una propuesta para el Cliente XX" [Cuerpo del Prompt] Crea una propuesta de una página para el cliente especificado. 1. Comprensión de la situación del cliente (reafirmar el problema/dolor) 2. Nuestra propuesta de valor (qué ofrecemos y por qué encaja) 3. Imagen concreta de implementación (cronograma/responsabilidades/alcance) 4. Casos de éxito/resultados previstos (basados en datos de la fuente) 5. Próximos pasos (qué se necesita para avanzar) Redacta de manera que el cliente pueda decir "sí" solo con leerlo. No enumeres características del producto; prioriza el "beneficio para el cliente". [Información del cliente/necesidades] (Pega información básica del cliente y necesidades aquí) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Redacción de Correo de Seguimiento [Propósito] Redactar correos de seguimiento después de reuniones/propuestas [Escenario de Uso] Cuando se pida "Escribe un correo de seguimiento para la reunión con XX" [Cuerpo del Prompt] Redacta un correo de seguimiento para el cliente según el siguiente contenido. 1. Asunto (Específico y orientado a la acción) 2. Agradecimiento y reafirmación de la reunión (mantener breve) 3. Resumen de los puntos discutidos (conclusión/ítems de acuerdo) 4. Próximos pasos y calendario (qué, quién, para cuándo) 5. Cierre y llamado a la acción (fecha para la siguiente reunión, etc.) El tono debe ser profesional pero amigable, y tener una longitud que se pueda leer en 30 segundos. [Detalles de la reunión/contenido de la propuesta] (Pega notas de la reunión o puntos clave aquí) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Manejo de Objeciones (Preparación de Respuestas) [Propósito] Preparar respuestas a objeciones comunes de los clientes [Escenario de Uso] Cuando se pida "Prepárame respuestas para objeciones sobre precio/competidores" [Cuerpo del Prompt] Para la siguiente objeción del cliente, prepara 3 respuestas. Cada respuesta debe incluir "Reconocimiento de la objeción → Cambio de perspectiva → Prueba/datos que respalden". Además, prioriza las respuestas en orden de efectividad basándote en los datos de la fuente. Si hay objeciones pasadas y respuestas exitosas en la fuente, úsalos como referencia. [Objeción supuesta] (Pega la objeción aquí. Ejemplo: "Es demasiado caro en comparación con la competencia") ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Informe de Actividad de Ventas [Propósito] Crear un informe diario/semanal de actividad de ventas [Escenario de Uso] Cuando se pida "Haz el informe de ventas de hoy/de esta semana" [Cuerpo del Prompt] Crea un informe de actividad de ventas basado en los registros de actividad en la fuente. 1. Resumen del período (número de contactos, número de reuniones, número de propuestas, ingresos previstos) 2. Progreso de cada cliente (nombre de la empresa, etapa, siguiente acción) 3. Cuellos de botella/riesgos (clientes estancados, oportunidades perdidas) 4. Solicitudes de apoyo interno (si es necesario) 5. Pronóstico para la próxima semana y plan de acción Escribe en un formato que pueda ser compartido con el equipo durante la reunión matutina. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Con estos 5, tu persona de Ventas estará lista para "Prepara la reunión", "Haz una propuesta", "Escribe un seguimiento", "Maneja objeciones" e "Informe de actividad". Dado que el trabajo de ventas se mueve rápido, el poder de poder preparar el material de la reunión de la mañana con solo una palabra antes de ir a la oficina es sorprendentemente grande.
Capítulo 5: Preguntas Frecuentes y Solución de Problemas
Antes de irme, déjame responder a las preguntas que probablemente surjan pronto.
P1: ¿Qué pasa si el empleado no encuentra el prompt correcto?
A menudo sucede en los primeros días. La razón es que el [Escenario de Uso] en el prompt es demasiado diferente de tu frase real. Por ejemplo, si el prompt está escrito como "Creación de Actas" pero dices "Resume la reunión de hoy", no coincidirá. En ese caso, agrega "Resume la reunión de hoy" al [Escenario de Uso] en el documento. En el momento en que actualices el documento, el empleado podrá encontrarlo.
P2: ¿Qué pasa si el empleado no aprende incluso después de agregar el prompt al manual?
Puede que el Gem no esté configurado para "buscar en el manual". Vuelve a verificar la instrucción del Gem. Especialmente, asegúrate de que la línea "Cuando recibas una solicitud de trabajo de mi parte, muévete siempre en este orden: 1. Primero, busca la 'Colección de Prompts de Trabajo'" esté escrita correctamente. Si no está, el empleado responderá con su propio conocimiento, no con el manual.
P3: ¿Cuántos prompts puede tener un empleado?
No hay límite en la práctica. En NotebookLM, puedes agregar hasta 50 fuentes (documentos, webs, etc.) por cuaderno, y como una fuente es un Google Doc, puedes escribir hasta 50 prompts por Doc. Si tienes más de 50 tipos de trabajo, probablemente ya estés en el nivel de empresa mediana. En ese momento, divide en subcuadernos (por ejemplo, "Asuntos Generales_Recursos Humanos", "Asuntos Generales_Contabilidad").
P4: ¿No es caro?
Cero. NotebookLM es actualmente gratuito. Gemini (Gem) también es gratuito. Google Docs es gratuito si tienes una cuenta de Google. No hay planes de cobro anunciados en el momento de escribir este artículo, pero incluso si cobran, el costo es tan bajo que no vale la pena preocuparse en comparación con la productividad que obtienes.
P5: ¿Se puede compartir con el equipo?
Sí. El Gem se puede compartir con tu equipo de Google Workspace. Si haces que el equipo use el mismo Gem, todos compartirán al mismo empleado. Sin embargo, una vez que el equipo comience a agregar prompts al manual, el manual crecerá en direcciones inesperadas, así que recomiendo designar a una persona como administrador del manual al principio.
Resumen: El empleado más barato al que pagarás con "tiempo de lectura"
Hemos llegado al final.
Este artículo es un poco largo. Pero el costo de la mano de obra real que obtienes a cambio es sorprendentemente barato. Solo 15 minutos de tiempo de lectura y algunas operaciones de copiar y pegar.
A cambio, obtienes esto:
- Un empleado que se mueve con una palabra
- Termina con la misma calidad cada vez
- Aprende nuevas tareas cada vez que le pides
- Informa cuando no sabe algo y propone el manual por sí mismo
- Trabaja 24 horas, 365 días al año, sin salario, sin vacaciones, sin renunciar
Si este es el empleado más barato que puedas contratar, ¿por qué no hacerlo ahora?
En el momento en que cierres este artículo, ve a tu escritorio de Google. Abre NotebookLM, crea un cuaderno, pega el prompt y crea el Gem. En 15 minutos, tu empresa tendrá un nuevo miembro del equipo.
Y un mes después, cuando el manual esté lleno y el empleado pueda manejar la mayoría de tu trabajo diario, recordarás esta sensación: "Ah, ahora puedo concentrarme en el trabajo que solo yo puedo hacer".
Eso es lo que significa "tener un subordinado".
Bien, el manual de contratación termina aquí. Ahora, dirígete a tu escritorio. Tu nuevo empleado te está esperando.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de borrador de propuesta [Propósito] Crear el esquema y el cuerpo de una propuesta para el cliente [Caso de uso] Cuando te pidan "Haz una propuesta para la Empresa XX" [Cuerpo del Prompt] Crea un borrador de propuesta para el siguiente cliente. 1. Situación actual y problemas del cliente (extraer de las notas de origen) 2. Riesgos si los problemas no se abordan 3. Contenido propuesto 4. Cambios después de la implementación (usa números siempre que sea posible) 5. Proceso y cronograma 6. Casos similares (si están en el origen) 7. Próximos pasos Las especificaciones y precios del producto deben coincidir con los materiales más recientes del origen. No escribas "podemos hacerlo" para especificaciones que no estén en el origen. [Nombre del cliente y resumen de la propuesta] (Pega aquí los puntos clave) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de correo de seguimiento [Propósito] Crear correos de agradecimiento/confirmación de próximos pasos después de una reunión [Caso de uso] Cuando te pidan "Quiero enviar un correo de seguimiento a la Empresa XX" [Cuerpo del Prompt] Crea un correo de seguimiento después de una reunión. Estructura: Agradecimiento (1-2 líneas) → Confirmación del contenido acordado → Nuestras tareas y fecha límite → Solicitudes para el cliente → Próxima propuesta. No muy extenso (que se pueda leer sin desplazarse). Usa viñetas para las confirmaciones y así facilitar la respuesta del cliente. [Notas de la reunión/Mensaje a transmitir] (Pega aquí los puntos clave) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de lista de preguntas frecuentes [Propósito] Prepararse para preguntas difíciles y sus respuestas antes de una reunión/presentación [Caso de uso] Cuando te pidan "Haz una lista de preguntas frecuentes" [Cuerpo del Prompt] Crea una lista de preguntas frecuentes basada en la información del producto y los registros de reuniones anteriores en el origen. ・10 preguntas supuestas en "orden de dificultad" ・Un conjunto de respuestas preliminares y "puntos a tener en cuenta al responder" para cada pregunta ・Incluye siempre los 3 temas: resistencia al precio, comparación con competidores y esfuerzo de implementación Marca claramente las preguntas que no se puedan responder con el origen como "Se requiere confirmación interna". ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Conversión de informe diario de ventas a informe semanal [Propósito] Generar automáticamente un informe semanal a partir de las notas de actividad diaria [Caso de uso] Cuando te pidan "Haz el informe semanal de esta semana" [Cuerpo del Prompt] Crea un informe semanal basado en los informes diarios de ventas/notas de actividad en el origen. 1. Resumen semanal (3 líneas) 2. Avance de reuniones/proyectos (Estado → Próxima acción para cada uno) 3. Resultados numéricos (vs. objetivo si está en el origen) 4. Problemas y temas de consulta 5. Próxima semana: agenda y prioridades Que tenga la densidad suficiente para que un supervisor lo lea en 2 minutos y lo use para tomar decisiones. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Los vendedores se vuelven más fuertes a medida que agregas notas de reuniones de cada cliente al origen. Tanto las reuniones informativas como las propuestas se profundizan específicamente para ese cliente. La instrucción en el prompt de propuesta "No escribas 'podemos hacerlo' para especificaciones que no estén en el origen" es una red de seguridad para el accidente más aterrador en ventas: decir algo que no debes. Puedes escribir no solo calidad, sino también seguridad en el manual.
Capítulo 5: El Primer Día Trabajando con un Empleado de IA
Los preparativos están completos. Finalmente, te mostraré el día a día trabajando con un empleado y consejos para formarlos.
Saborea el primer momento en que se mueven con "una palabra"
Por la mañana. Después de una reunión, abres el Gem de Asuntos Generales, pegas la transcripción y envías una palabra: "Haz un acta".
El empleado primero responde así:
"Usaré 'Creación de actas' de la colección de prompts. "
—Esta es la señal de que abrieron la página correcta del manual. Luego, decenas de segundos después, llega un acta en el formato habitual, con decisiones y pendientes correctamente separados, y tareas con responsables y fechas límite. Solo revisas los nombres propios y los números, y listo.
Esta primera vez, probablemente te emociones un poco. Sin necesidad de pegar prompts largos, producen la calidad diseñada solo con las palabras que le dirías a un subordinado. Es el momento en que la sensación de "usar IA" cambia a la sensación de "tener un subordinado".
Por la tarde, prueba a pedir intencionalmente un trabajo que no esté en el manual.
"Escribe una carta de felicitación de aniversario para un socio comercial."
Lo que responde es: "Este trabajo no está registrado en la colección de prompts. Cambiando al Modo de Propuesta de Nuevo Prompt. "
—Y se propone un borrador para un manual de carta de felicitación. Respondes "OK", recibes la carta y pegas el prompt propuesto en el documento. 30 segundos. El empleado aprendió un nuevo trabajo hoy. Esta "sensación tangible de crecimiento" es la parte más adictiva de este mecanismo.
Solo 3 Consejos para Formarlos
Consejo ①: Un manual para "un trabajo"
Por favor, no hagas un "prompt universal que pueda hacer tanto actas como informes semanales". Si los propósitos se mezclan, el empleado se perderá sobre qué página abrir. Un prompt corto para cada trabajo. Aumentar páginas es el crecimiento del empleado.
Consejo ②: Si no te gusta el resultado, no lo reformules en el chat; corrige el manual
"Quiero que el acta sea un poco más corta": si piensas eso, agrega "dentro de XX palabras" al cuerpo del prompt en el documento. Las órdenes en el chat son únicas, pero las correcciones en el manual funcionan para siempre. Si consideras la insatisfacción como un aviso para revisar el manual, no te enfadarás.
Consejo ③: Limpia el manual una vez al mes
Elimina prompts no utilizados e integra los similares. Termina en 5 minutos. Un manual no es bueno porque sea grueso; está en buen estado cuando solo se alinean las páginas activas.
Deber del Empleador: La Seguridad es Obligatoria
Para cerrar el tema divertido, una promesa seria. Actas, información de clientes y normativas internas: la información importante se acumula en el cuaderno del empleado de IA.
- ① Siempre verifica las reglas internas sobre si puedes poner materiales de la empresa en servicios de IA externos.
- ② Anonimiza la información confidencial/personal antes de ponerla (Cambia los socios comerciales por "Empresa A", los nombres personales por "Sr. B").
No olvides que cuando compartes Gems o cuadernos con otros, los materiales internos también son visibles. Proteger a los empleados y proteger la información es tu trabajo como empleador.
Resumen: El Lunes por la Mañana, Tu Equipo Ya Está Trabajando
Resumiré lo que hay que hacer en 3 líneas:
- ① Crea un cuaderno del departamento y pon conocimiento en él.
- ② Crea un documento de colección de prompts (copia y pega el Capítulo 4) y agrégalo al origen.
- ③ Crea un Gem y pega el prompt de comandante.
—En 15 minutos, un empleado de IA que se mueve con una palabra se unirá a la empresa.
Imagina el próximo lunes por la mañana. Tienes una persona de Asuntos Generales a quien delegar las actas, una persona de Marketing que produce en masa ideas de publicaciones, y una persona de Ventas que se prepara para las reuniones. Todos trabajan sin quejarse, incluso hasta tarde, y se vuelven más inteligentes cada vez que les pides algo. Ya no tienes que cargar con todo solo. Lo que hagas con tus manos libres depende de ti.
Comienza con una persona. Desde el departamento más cercano a tu vida diaria. Desde ese pequeño momento de emoción cuando la palabra "Haz un acta" se entiende, tu empresa comienza.
El mundo de la IA evoluciona muy rápido. Más que intentar mantenerte al día con la información más reciente por tu cuenta, seguir a alguien que practica y comparte a diario es la forma más segura y rápida.
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