公司 Copilot 的引導郵件通常只會提到這三件事：「可以在聊天中提問」「可以總結會議」「可以撰寫文字」。
但實際上它能做的遠不止於此。在這篇文章中，我會公開一份「10 種使用方法」的目錄，這些方法很少出現在內部指南中，並附上範例提示詞。
首先，為了 IT 部門的名聲著想：他們不是故意隱瞞這些功能。他們的工作是「安全地導入」，而不是「精通所有功能並提供業務技巧」。
我在顧問工作中看過很多次這種模式。導入指南非常完美，但傳到一線員工手上的資訊，只剩下最通用的三行字。結果就是員工只停留在入門級的使用方式。
這就像買智慧型手機時附的說明書。它告訴你怎麼打電話，但不會告訴你怎麼使用能改變生活的 App。說明書沒有錯，因為那不是它的角色。
因此，你必須自己去取得指南以外的東西。這篇文章就是「說明書上沒寫的那一頁」。
這些方法都只是在平常的畫面上用日文對 Copilot 提問而已。不需要寫程式。你也不需要記住全部 10 種。從最能幫助你解決目前最頭痛的工作的那一項開始。我們開始吧。
第一章：為什麼我們會停在「三行引導」
在目錄之前，我們先花一分鐘來看看這個結構。
內部 IT 引導的優先順序是安全地讓所有員工都能使用。因此內容會限制在所有人都適用的入門功能。如果他們開始針對每個部門撰寫業務技巧，那本指南就會從說明書變成字典。
另一方面，Copilot 的功能幾乎每個月都在增加。這意味著「導入當時的引導」和「現在能做的事」之間的差距會隨著時間擴大。
沒有人來填補這個差距。這就是為什麼在很多公司，Copilot 停留在入門階段的真正原因。反過來說，自己填補這個差距的人，可以用同樣的授權節省出不同層次的時間。
我曾在副業的系統導入創投公司擔任了 10 年的高階主管，所以我可以肯定地說：導入方光是確保所有人都能使用最低限度的功能就已經忙翻了。「精通」的領域從一開始就是留給第一線的。如果你只是等著，沒有人會來教你。
第二章：實際上能做的 10 件事
以下是目錄。每一項都統一用「能做什麼」「範例提示詞」「何時有效」這三項來說明。
你可以直接使用範例提示詞，也可以改成自己的話。重點不是禮貌的措辭，而是傳達「什麼、對誰、用什麼格式」。就像你對同事提問那樣去問它。
① 從長郵件串中只提取「背景與待辦事項」
能做什麼：總結整個郵件串，並整理誰在要求什麼。
範例提示詞：「請告訴我這個郵件串的背景，以及我還沒有回覆的請求。」
何時有效：出差回來後的收件匣。可以把 20 封來回的郵件串在 1 分鐘內掌握。
② 指定語氣草擬回覆
能做什麼：根據郵件串的上下文，指定「客氣」「簡潔」等語氣來生成回覆草稿。
範例提示詞：「請草擬一封客氣的回覆，接受行程但將價格帶回內部確認。」
何時有效：特別是那些難以說出口的回覆。原本要花 15 分鐘斟酌用詞的時間就消失了。
③ 會後「參加」錯過的會議
能做什麼：從開啟了逐字稿的會議中整理出決策、待辦事項與未決事項。
範例提示詞：「請告訴我昨天定期會議的決策事項，以及我需要在期限內完成的任務。」
何時有效：行程撞期的日子。原本要花 1 小時以正常速度看錄影，變成 3 分鐘。
④ 只聽會議中「與你有關的部分」
能做什麼：只提取特定主題或提到你名字的部分，而不是整場會議。
範例提示詞：「請告訴我這場會議中只提到 XX 預算的部分以及結論。」
何時有效：冗長的全員大會。可以避免為了那 5 分鐘而花 60 分鐘。
⑤ 在閱讀文件前先判斷內容
能做什麼：取得長文件的重點以及你應該先讀的章節。
範例提示詞：「請告訴我這份文件的三個重點，以及業務人員應該仔細閱讀的章節。」
何時有效：突然被丟來一份 50 頁的 PDF。可以在幾十秒內決定要不要讀。
⑥ 根據現有檔案建立文件草稿
能做什麼：在 Word 中讓它參考過去的資料，為新文件建立草稿。
範例提示詞：「請根據這份提案，草擬一份給客戶的通知。」
何時有效：原本要花 30 分鐘從零開始，變成只要花 10 分鐘編輯。
⑦ 從現有資料生成簡報草稿
能做什麼：在 PowerPoint 中，參考手邊的檔案生成投影片草稿。
範例提示詞：「請根據這份報告，建立簡報投影片的草稿。」
何時有效：「把這個做成簡報，下週要」的第一步。
⑧ 用白話文分析 Excel 表格
能做什麼：不用寫公式，直接用白話文詢問表格的趨勢分析或彙整。
範例提示詞：「請從這個表格中，告訴我與上月相比數值下降的項目，從下降幅度最大的開始。」
何時有效：對公式不熟悉的人更有效。不用再等 Excel 高手幫忙。
⑨ 附上證據查詢內部規則
能做什麼：讓它根據共用資料夾中的規定回答，並附上來源。
範例提示詞：「請告訴我費用報銷的截止日期規定，並附上來源檔案名稱。」
何時有效：那些不值得去問總務的小問題。讓提問方和被問方都更輕鬆。
⑩ 解決「這件事該問誰？」
能做什麼：從過去的郵件、會議與檔案中，追溯專案關係人與歷史。
範例提示詞：「請告訴我關於 XX 專案的歷史資料，以及誰最了解這個專案。」
何時有效：剛調職或交接後。在沒有人際關係地圖時成為救命索。
這 10 項的共同點是，沒有一項是「新的工作」。只是改變了你每天在做的工作的方式。因此學習成本幾乎為零，只有效果留下來。
第三章：從 10 項中篩選出「你的前三名」
如果只是看過目錄，明天就會忘記。最後，請把它縮小到你自己專屬的「前三名」。
方法很簡單。回想今天的工作，列出「花掉你最多時間的前三名任務」。然後看看這 10 項中哪一項對應到哪個任務。就這樣。
這個篩選工作本身也可以交給 Copilot。以下是複製貼上的提示詞：
我的工作是（例如：業務助理）。這週我花了很多時間的任務是（例如：① 郵件回覆 ② 會議記錄 ③ 月報製作）。
請針對這三項，分別告訴我使用 Copilot 和 Microsoft 365 可以節省多少時間，以及一個我應該先試試看的範例提示詞。
只要填上（ ）的內容並貼上，就會回傳你專屬的「前三項」。把「將目錄翻譯成自己工作用語」這件事交給 AI 做最快。
如果是被郵件淹沒的一天，就選 ①②。如果是會議滿檔的一天，就選 ③④。如果是文件工作，就選 ⑤⑥⑦。只要刻意使用這三項一個星期，提問的方式就會變成身體記憶。
工具目錄不是用來全部使用的。而是用來找出對你的工作有效的幾頁。
而當這三項變成身體記憶後，再回到這篇文章，加入下一項。目錄不是一次全部消耗完的東西，而是放在架子上，可以反覆回來參考的東西。記得加書籤會比較方便。
總結：沒被介紹的功能，跟不存在一樣。因此——
最後，再次強調這篇文章的核心。
你公司 Copilot 的真正力量，不能用引導郵件裡的三行字來衡量。引導告訴你的是「安全的入口」，而「改變工作的用法」是你自己去取得的。 只有去取得的人，才能用同樣的授權，以不同的方式工作。
回顧過去，我很少看到有人在職場上仔細閱讀內部工具引導。因此，差距總是出現在引導之外。知不知道，就是這麼簡單。這個簡單的差距，每天累積下來就是幾十分鐘的差異。
話雖如此，你不需要一次嘗試 10 項。你只需要做一件事。
從這 10 項中，選出一個對你今天花最多時間的任務有效的方法，然後明天試試看。
只要成功一次，你就會自然想試第二個。一旦看到了引導之外的風景，就回不去了。而六個月後，被周圍的人稱為「Copilot 專家」的人，就是那個沒有等待引導郵件，先試了一項的人。
Copilot 和其他 AI 正在快速進化。與其自己一直追最新資訊，不如向正在實踐的人學習，速度快得多。
感謝你觀看到最後。
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