Google Calendar 应该从一个直观易操作的日程表进化成业务数据库，否则就太浪费了。
关于组织中 AI 的运用，很多人可能想的顺序是反的：
引入 AI 工具。
↓
操作自动化。
↓
生产力提升。
这大概是大家的印象。
但实际上，顺序应该是：
整理数据库和业务流程。
↓
AI 能理解工作内容。
↓
操作自动化。
这才是正确的顺序。
如果你把 Google Workspace 作为业务平台，那么组织化运用的第一步，就是制定把 Google Calendar 当作业务数据库使用的规则。
Google Calendar 包含的信息有：
・和谁见面
・什么时候见面
・在哪里见面
・使用多少小时
・为了什么目的见面
・谁参与
换句话说，它包含了 工作发生瞬间的信息。
从更结构化的角度思考，通过 API 可以获取以下信息。
Google Calendar 可结构化管理的信息定义
项目 | Google Calendar 输入位置 | 主要 API 项目 | 在 MCP 运用中的意义 |
|---|---|---|---|
标题 | 标题 | summary | 业务名称、客户名称、项目名称、会议类型 |
开始日期/时间 | 日期/时间 | start | 工作开始时间、工时分析 |
结束日期/时间 | 日期/时间 | end | 工作结束时间、工时分析 |
地点 | 地点 | location | 目的地、地址、差旅报销、出行分析 |
说明 | 说明字段 | description | 议程、目的、备注、客户信息、待办事项 |
参与者 | 受邀者 | attendees | 客户、负责人、参会人员、决策者 |
组织者 | 创建者/组织者 | organizer / creator | 谁创建了日程 |
Google Meet | 添加 Meet | conferenceData / hangoutLink | 会议链接、录制、纪要、转录链接 |
附件 | Google Drive 附件 | attachments | 提案书、纪要、合同、录制数据 |
通知 | 通知设置 | reminders | 准备、跟进、自动通知 |
可见性 | 公开范围 | visibility | 内部共享、权限管理 |
忙碌/空闲 | 忙碌/空闲 | transparency | 运营分析、可预约时间管理 |
颜色标签 | 日历颜色 | colorId | 业务类别、客户类别、优先级管理 |
重复 | 重复设置 | recurrence | 月度任务、定期会议、日常管理 |
状态 | 参与状态 | status | 出席状态、回复状态 |
更新日期/时间 | 系统管理 | updated | 最新更新管理、变更历史 |
创建日期/时间 | 系统管理 | created | 注册日期/时间管理 |
自定义属性 | API 集成 | extendedProperties | 客户 ID、项目 ID、CRM 记录 ID 等 |
这么一想，真的很厉害。
根据使用方法，可以包含客户信息、用于劳动管理的信息、以及写在日报里的信息。
它实际上离业务中心非常近。
如果你要把 Google Calendar 连接到 Claude 进行数据利用，没有理由不使用这种结构化数据。
利用思路
① 根据地点信息进行差旅报销
利用预约的地点，会留下“去了哪里”的记录。通过 Claude 借助 MCP 获取日程，再结合 Google Maps、报销系统、会计系统，就能实现交通费的自动化报销。
示例：
“6 月 8 日 11:30 拜访客户 A”
→ 获取目的地地址
→ 估算交通路线
→ 生成交通费报销草案
→ 关联 freee、Money Forward 或 kintone 等系统
② 根据预定时间进行劳动管理
利用开始和结束时间，日历本身就能成为一个简单的时间追踪器。
分析对象 | 可进行的分析 |
|---|---|
按客户 | 每个月在 A 公司上花费多少小时 |
按任务 | 记账、面谈、 filing、提案的工时占比 |
按员工 | 操作时间、会议时间、通勤时间 |
销售联动 | 从客户单价和工时进行盈利分析 |
此外，通过在 extendedProperties 中保存 CRM 客户 ID，可以更轻松地将日程与销售、账单、项目信息关联起来。
③ 根据 Meet、录制和纪要生成报告
对于有 Google Meet 的预约，可以从会议链接或会议代码开始，关联录制、转录和纪要文件。
源数据 | Claude 中的处理 |
|---|---|
日历预约 | 理解会议目的、参与者和日期时间 |
Meet 录制 | 总结内容 |
转录 | 生成纪要，提取待办事项 |
附件材料 | 整理提案内容和讨论要点 |
下一次预约 | 生成跟进预约草案 |
④ 作为客户互动历史记录
Google Calendar 可以作为“客户联系数据库”来使用。
日历信息 | 在客户管理中的含义 |
|---|---|
面谈日程 | 客户联系历史 |
参与者 | 利益相关者 |
说明字段 | 咨询内容 |
附件材料 | 提案和文档 |
下一次预约 | 跟进日程 |
当你让 Claude“总结过去 3 个月与这个客户的联系”时，它可以整理出面谈历史、议程和待办事项。
⑤ 自动管理
从日历出发，Claude 辅助管理任务。
通过与之前文章中提到的“Mieru Cloud”等工具的数据整合，利用范围将进一步扩大。
之前的参考文章：“AI 可能先于记账实现管理自动化” https://x.com/miyagawadaisuke/status/2062888818710392991
触发条件 | 自动处理内容 |
|---|---|
面谈前一天 | 总结客户信息、上次纪要、未完成待办事项 |
面谈后 | 生成纪要、待办事项和下一步行动 |
月底 | 按客户汇总工时和销售额 |
定期预约 | 生成月度业务检查清单 |
有地点的预约 | 创建交通费报销候选项 |
第一步是确定输入规则
【标题规则】
例如，
NG：面谈、会议、A 公司、拜访 → 之后无法分析。
OK：【A 公司】月度面谈、【B 公司】财报报告、【C 公司】融资咨询、【内部】月度例会
至少包含：
- 客户名称
- 业务类别（放入标题中）。
【地点规则】
在 Google Calendar 的“地点”中注册信息。
【说明字段规则】
不要自由书写，而是将说明字段模板化。
例如，对于面谈，只要包含：
【目的】
【议程】
【确认事项】
【功课】
【下次预约】
之后 AI 就更容易理解。
【颜色规则】
颜色也意外地重要。即使在 AI 分析之前，也能让日程对人类更易读。
例如：
颜色 | 业务 |
|---|---|
蓝色 | 客户面谈 |
绿色 | 记账 |
红色 | 税务申报 |
紫色 | 销售 |
黄色 | 内部会议 |
如何准确注册这些内容？
即使尝试通过制作手册来强制执行，也一定会有遵守的人和不会遵守的人。
因此，使用 AppSheet 等工具创建一个“日历输入表单”是比较现实的。
我其实不太想创建非官方应用，但为了积累业务基础的信息，也没办法。
我认为，在公司内部建立这样一个能够自然积累客户信息的系统，是一个非常重要的概念。
工作是在时间中发生的。这么一想，日历成为公司的数据库也许是相当自然的事情。
制定 Google Calendar 的标题规则，可能比引入 AI 项目更有效。
