"Sự tập trung là bẩm sinh." Nhiều người tin vào điều này.
Đó là lý do tại sao họ cho rằng sự khác biệt về độ sâu trong công việc là sự khác biệt về ý chí, nghĩ rằng, "Người đó chỉ có mức độ tập trung khác mà thôi."
Trong cùng một văn phòng, cùng một thời gian, bắt đầu cùng một nhiệm vụ — nhưng trước khi bạn biết điều đó, một người đã hoàn thành báo cáo của họ. Trong khi đó, bạn chỉ định kiểm tra một thông báo, nhưng lại dán mắt vào điện thoại suốt 30 phút. Đây là một cảnh tượng phổ biến ở bất kỳ nơi làm việc nào.
Tuy nhiên, nếu bạn theo dõi các nghiên cứu về sự chú ý, bạn sẽ thấy rằng khoảng cách này không phải là sự khác biệt về ý chí.
Trong một thí nghiệm được công bố vào năm 2017 bởi Adrian Ward (một nhà khoa học hành vi nghiên cứu mối quan hệ giữa nhận thức của con người và công nghệ) và các cộng sự tại Đại học Texas ở Austin, những người đặt điện thoại thông minh trên bàn làm việc đã thực hiện các bài kiểm tra nhận thức kém hơn đáng kể so với những người đặt chúng ở phòng khác.
Ngay cả khi điện thoại đã tắt nguồn.
Bản chất thực sự của những người có khả năng tập trung cao độ không phải là ý chí mạnh mẽ. Đó là sự thiết kế trước khi bắt đầu.
Nếu bạn nghĩ về nó, điều đó thật hiển nhiên: sự chú ý là một nguồn lực, giống như sức mạnh thể chất. Ai cũng biết rằng nếu bạn thức trắng đêm, cơ thể bạn sẽ ngừng hoạt động. Tuy nhiên, mọi người lại nghĩ rằng sự chú ý là một dòng suối vô tận, và họ phung phí nó từ buổi sáng vào các thông báo, biên nhận đã đọc và chuyển đổi màn hình. Lý do não bạn không hoạt động vào buổi tối không phải vì ý chí của bạn yếu; chỉ là ví tiền của bạn đã cạn rồi.
Tôi muốn những ai nghĩ rằng, "Đây có phải là về quản lý thời gian không? Tôi đã thử dùng sổ kế hoạch rồi," hãy đọc điều này. Đây không phải là về lịch trình; nó nói về tiền đề của cách sử dụng bộ não của bạn.
Dưới đây là năm thiết kế mà những người có khả năng tập trung cao độ làm một cách vô thức còn những người khác thì không, được thu hẹp lại thành những thiết kế có dữ liệu nghiên cứu hỗ trợ.
Khi bạn đọc xong, nhận thức của bạn về từ "tập trung" sẽ thay đổi.
① Loại bỏ Điện thoại thông minh khỏi Tầm nhìn
Những người có khả năng tập trung cao độ không "chịu đựng" điện thoại của họ. Họ đang tạo khoảng cách vật lý với chúng.
Một chiếc điện thoại thông minh úp mặt ở góc bàn. Ai cũng nghĩ, "Nó úp xuống rồi, nên không sao."
Trong thí nghiệm năm 2017 được công bố trên Journal of the Association for Consumer Research bởi Ward và các cộng sự, khoảng 800 người tham gia được chia thành ba điều kiện để giải quyết các nhiệm vụ nhận thức: ① Điện thoại thông minh trên bàn, ② Trong túi quần hoặc túi xách, ③ Để ở phòng khác.
Điểm số cao nhất thuộc về nhóm phòng khác. Điểm thấp nhất là nhóm để trên bàn.
Phần đáng sợ là: việc nguồn điện bật hay tắt không ảnh hưởng đến kết quả. Nó cũng tương tự ngay cả khi màn hình úp xuống. Và những người tham gia báo cáo rằng họ "có thể tập trung vào nhiệm vụ." Chỉ có bản thân các cá nhân là không nhận ra khả năng của họ đang bị hao mòn.
Ward giải thích lý do: chỉ cần điện thoại thông minh nằm trong tầm nhìn, não bộ vẫn tiếp tục chạy một tác vụ nền là "phớt lờ nó." Mà không cần đến nhận thức có ý thức, các nguồn lực nhận thức hạn chế vẫn bị tiêu hao.
Đó là một "công việc phụ của việc phớt lờ." Ngay cả khi bạn không thao tác nó, chỉ cần nó nằm trong tầm nhìn, não bạn đang trả chi phí lao động cho chiếc điện thoại thông minh.
Một chiếc điện thoại thông minh úp mặt, dù đã tắt nguồn, vẫn nắm giữ một phần bộ não của bạn.
Sự tập trung không phải là thứ được bảo vệ bằng ý chí, mà bằng sự sắp đặt.
▶ Thực hành:
- Trước khi bắt đầu công việc đòi hỏi nhiều chất xám, hãy đặt điện thoại của bạn ở phòng khác hoặc sâu trong túi xách. Chế độ máy bay là không đủ. Điều kiện là loại bỏ nó khỏi tầm nhìn và tầm với.
- Nếu ở nhà, hãy quyết định một "vị trí cố định cho điện thoại" như lối vào; nếu ở văn phòng, hãy dùng tủ khóa. Hãy để sự sắp đặt làm việc cho bạn, chứ không phải ý chí của bạn.
② Đừng Chịu Đựng. Đừng Gặp Gỡ.
Có thể bạn sẽ ngạc nhiên, nhưng những người có khả năng tự kiểm soát cao thực sự dành ít thời gian hơn để "chịu đựng."
Trong một nghiên cứu năm 2012 được công bố trên Journal of Personality and Social Psychology bởi Wilhelm Hofmann và Roy Baumeister (một chuyên gia hàng đầu trong nghiên cứu về khả năng tự kiểm soát) tại Đại học Cologne, 205 người trưởng thành được phát máy nhắn tin trong một tuần và được yêu cầu ghi lại nếu họ cảm thấy bất kỳ ham muốn nào mỗi khi máy kêu. Họ đã thu thập được 7,827 báo cáo về ham muốn.
Lẽ thường cho rằng một người có khả năng tự kiểm soát cao là "người cảm thấy cám dỗ nhưng chống lại nó bằng ý chí mạnh mẽ."
Kết quả lại ngược lại. Những người có khả năng tự kiểm soát cao hơn cảm thấy ham muốn yếu hơn, có ít xung đột hơn và thực hiện hành vi "chịu đựng" ít thường xuyên hơn.
Họ không chiến thắng sự cám dỗ; họ đơn giản là không xuất hiện trong những tình huống xảy ra cám dỗ. Không phải là người chống lại đồ ngọt, mà là người không để đồ ngọt trong nhà. Không phải là người đánh bại mạng xã hội đêm khuya, mà là người không mang điện thoại vào phòng ngủ.
Nói cách khác, những người có vẻ ngoài "ý chí mạnh mẽ" là những người đã thiết kế cuộc sống của họ để giảm bớt những trường hợp cần sử dụng nó. Vì ý chí là thứ có thể tiêu hao, bạn càng ít sử dụng nó, thì nó càng còn lại nhiều cho những khoảnh khắc quan trọng.
Người thường chiến đấu với cám dỗ; bậc thầy không gặp gỡ nó.
▶ Thực hành:
- Đừng cố gắng chịu đựng các ứng dụng bằng cách nói "Hôm nay tôi sẽ không mở chúng," mà thay vào đó hãy xóa chúng khỏi trang đầu tiên của màn hình chính. Hãy chuyển cuộc chiến từ ý chí sang thiết kế.
- Nếu bạn thấy mình nhìn vào điện thoại vào ban đêm, hãy sạc nó ở phòng khách thay vì phòng ngủ. Di chuyển một cái kệ có tác dụng lâu hơn một lời hứa.
③ Đừng Để Lại Nhiệm Vụ Trước Đó Trong Đầu
Những người có khả năng tập trung cao độ không nhanh trong việc chuyển đổi. Họ di chuyển sau khi tạo ra một "nơi lưu trữ" cho nhiệm vụ trước đó.
Trong khi viết một tài liệu, một tin nhắn chat reo lên. Bạn trả lời và quay lại tài liệu, nhưng cuộc trao đổi trước đó cứ lặp đi lặp lại trong đầu, và bạn thấy mình đọc đi đọc lại cùng một dòng ba lần. Đây là trạng thái mà ai cũng nhận ra.
Sophie Leroy (một nhà nghiên cứu hành vi tổ chức) tại Đại học Washington đã công bố một nghiên cứu vào năm 2009 trên Organizational Behavior and Human Decision Processes đặt tên cho hiện tượng này: "Dư lượng Chú ý (Attention Residue)." Đó là hiện tượng một phần sự chú ý của bạn vẫn còn ở Nhiệm vụ A ngay cả khi bạn đã rời khỏi nó để chuyển sang Nhiệm vụ B.
Thí nghiệm đã tiết lộ hai điều: chuyển đổi khi một nhiệm vụ đang dở dang làm cho dư lượng lớn hơn, khiến hiệu suất cho nhiệm vụ tiếp theo giảm đáng kể. Ngược lại, chuyển đổi sau khi đạt đến một điểm dừng và hoàn thành nó làm cho dư lượng nhỏ hơn.
Cơ thể bạn đã chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo, nhưng sự chú ý của bạn bị bỏ lại ở nhiệm vụ trước. Nếu bạn lặp lại điều này 10 lần một ngày, bạn sẽ làm việc trên mọi công việc chỉ với "70% sự chú ý." Sự nông cạn là vấn đề của dư lượng, không phải khả năng.
Tốc độ chuyển đổi không phải là tài năng. Đó là việc bạn có tạo ra một nơi lưu trữ cho nhiệm vụ trước đó hay không.
Chỉ có cơ thể di chuyển. Sự chú ý vẫn còn ở căn phòng trước.
▶ Thực hành:
- Khi làm gián đoạn một nhiệm vụ, hãy viết một dòng: "Đã làm được đến đâu, và việc cần làm tiếp theo là gì" trước khi rời đi. Khoảnh khắc bạn viết nó ra, não bộ có thể buông bỏ vấn đề đó.
- Khi bạn quay lại, hãy bắt đầu lại từ dòng đó. Thời gian lãng phí để cảm thấy lạc lõng sẽ biến mất.
④ Đừng Làm Đồng Thời. Hãy Làm Theo Thứ Tự.
Tôi sẽ nói thẳng một điều ở đây: những người giỏi đa nhiệm không tồn tại.
Những người nghĩ "Tôi giỏi xử lý đồng thời" là những người trả lời tin nhắn trong khi họp hoặc làm tài liệu trong khi xem video.
Trong một nghiên cứu năm 2009 được công bố trên PNAS (Kỷ yếu của Viện Hàn lâm Khoa học Quốc gia Hoa Kỳ) bởi Ophir, Nass và Wagner tại Đại học Stanford, họ đã so sánh "những người đa nhiệm nặng" thường xuyên sử dụng đồng thời nhiều phương tiện truyền thông với những người không làm vậy.
Lẽ thường cho rằng những người đa nhiệm mỗi ngày sẽ giỏi việc đó vì họ đã rèn luyện kỹ năng chuyển đổi.
Kết quả lại ngược lại. Những người đa nhiệm nặng tệ hơn trong việc lọc thông tin không liên quan và chậm hơn trong việc chuyển đổi nhiệm vụ.
Những người làm điều đó mỗi ngày lại là những người tệ nhất. Nói cách khác, đó không phải là sự rèn luyện; họ chỉ phát triển thói quen trải rộng và nông cạn mạng lưới chú ý của mình. Bị phân tâm đã trở thành chế độ mặc định của họ.
Khả năng gọi là đa nhiệm không tồn tại; thực tế là chuyển đổi nhiệm vụ tốc độ cao. Và như chúng ta đã thấy ở ③, mỗi lần chuyển đổi đều phải trả một khoản phí gọi là dư lượng. Những người làm việc đồng thời không nhanh hơn; họ chỉ trả phí thường xuyên hơn.
Ai đuổi theo hai con thỏ thì làm việc gấp đôi và không bắt được con nào.
▶ Thực hành:
- Quyết định chỉ kiểm tra email và tin nhắn ba lần một ngày và đóng chúng trong thời gian còn lại. Chỉ cần dừng việc "luôn để chúng mở" đã làm giảm đáng kể số lần chuyển đổi.
- Nếu bạn mở máy tính trong một cuộc họp, hãy chỉ sử dụng nó để ghi chú. Trả lời tập trung trong 5 phút sau cuộc họp cuối cùng sẽ nhanh hơn.
⑤ Đảm Bảo Sự Tập Trung Như Một Cuộc Hẹn Đã Được Lên Lịch
Cuối cùng, điểm mang tính cấu trúc nhất. Sự tập trung được định nghĩa bởi hình dạng của lịch trình hàng ngày của bạn.
Theo các phép đo của Gloria Mark (một nhà nghiên cứu tại Đại học California, Irvine, người đã ghi lại màn hình làm việc của nhân viên trong hơn 20 năm), thời gian trung bình một người giữ sự chú ý của họ trên một màn hình là khoảng 2,5 phút vào năm 2004. Năm 2012, con số này là 75 giây. Trong phép đo gần đây nhất, nó là 47 giây.
Đây không chỉ là vấn đề nghiện điện thoại thông minh ở giới trẻ. Các đối tượng là những người trưởng thành đang đi làm. Thời lượng chú ý đã giảm xuống còn một phần ba trong 20 năm qua.
Nói cách khác, chúng ta đang sống trong một kỷ nguyên mà sự tập trung sẽ không xảy ra nếu để nó cho sự ngẫu nhiên. Đó là lý do tại sao những người có khả năng tập trung cao độ đảm bảo sự tập trung như một "cuộc hẹn" trước.
Người sáng lập Microsoft, Bill Gates, từng dành một tuần hai lần một năm gọi là "Tuần lễ Suy nghĩ (Think Week)." Ông ở trong một cabin, từ chối các cuộc thăm viếng của gia đình và nhân viên, và không làm gì ngoài việc đọc tài liệu và suy nghĩ. Một trong những người bận rộn nhất thế giới đã không cố gắng tìm thời gian để suy nghĩ trong những khoảng trống; ông đã dành riêng nó như một khối thời gian trước.
Ngay cả khi một tuần là không thể, bạn có thể bắt chước cấu trúc này. Nếu lịch của bạn đầy ắp các cuộc họp và thời hạn, nhưng "thời gian suy nghĩ" không được viết ở đâu cả, thì thời gian không được lên lịch đó sẽ không bao giờ xảy ra. Trong kỷ nguyên 47 giây, sự tập trung không được sinh ra từ những khoảng trống.
Sự tập trung không phải là tài năng, mà là hình dạng của lịch trình của bạn.
Những người suy nghĩ trong khoảng trống chỉ có thể suy nghĩ với độ sâu của một khoảng trống.
Tóm tắt
Những người có khả năng tập trung cao độ làm năm điều:
- Loại bỏ điện thoại thông minh khỏi tầm nhìn — Dù đã tắt, chỉ cần trong tầm nhìn đã làm hao mòn não bộ.
- Đừng chịu đựng, đừng gặp gỡ — Những người có khả năng tự kiểm soát cao có ít trường hợp phải chịu đựng hơn.
- Tạo một nơi lưu trữ cho các nhiệm vụ trước đó — Dư lượng chú ý làm cho công việc tiếp theo trở nên nông cạn.
- Đừng làm đồng thời — Những người đa nhiệm hàng ngày lại là người tệ nhất trong việc đó.
- Đảm bảo sự tập trung như một lịch trình — Thời lượng chú ý giảm từ 2,5 phút xuống còn 47 giây trong 20 năm.
Bạn có nhận thấy không? Không một điều nào trong năm điều này đòi hỏi ý chí mạnh mẽ. Chúng đều là những kỹ thuật để tránh sử dụng ý chí ngay từ đầu.
Cụm từ "sự tập trung là bẩm sinh" rất tiện lợi như một cái cớ để không thiết kế. Nhưng dữ liệu liên tục cho thấy bản chất thực sự của sự tập trung không phải là "sức mạnh để chịu đựng" mà là "sức mạnh để tạo khoảng cách."
Bản chất thực sự của những người có khả năng tập trung cao độ không phải là ý chí, mà là sự thiết kế trước khi bắt đầu.
Ý chí không tăng lên ngay cả khi bạn rèn luyện nó. Nhưng bạn có thể thay đổi vị trí của điện thoại và lịch trình của mình ngay từ hôm nay.
Cuối cùng
Cảm ơn bạn đã đọc đến cuối.
Tôi thường chia sẻ bản chất của "con người, tổ chức và học tập" nhìn từ tiền tuyến của việc quản lý một cộng đồng nơi các chủ doanh nghiệp tụ họp.
Nếu bạn không muốn bỏ lỡ, hãy theo dõi tôi và kiểm tra bài viết được ghim trên hồ sơ của tôi.
