Sáng nay, tôi chỉ nói với cấp dưới của mình một câu: "Làm biên bản cuộc họp." Ba phút sau, biên bản cuộc họp hoàn hảo đã được gửi đến.
Tên của cấp dưới ấy là AI Phụ trách Hành chính Tổng hợp. Mức lương là 0 yên. Họ làm việc đến tận khuya hoặc cả ngày lễ mà không một lời phàn nàn.
Hơn nữa, cấp dưới này hoàn thành biên bản theo đúng định dạng và chất lượng thông thường của công ty tôi chỉ với một câu nói "Làm biên bản cuộc họp." Tôi đã không đưa ra bất kỳ hướng dẫn chi tiết nào. Cảm giác y hệt như đang giao việc cho một nhân viên cấp dưới tài năng.
Đối với những ai đang nghĩ, "Đó chẳng phải là điều AI vẫn làm sao?" Không, nó khác đấy. Nếu bạn bảo một AI thông thường chỉ "làm biên bản," nó sẽ trả về một thứ gì đó khác mỗi lần với một định dạng ngẫu nhiên. Kết quả là, bạn lại phải copy-paste những chuỗi hướng dẫn dài dòng (prompt) mỗi lần. Nó thì tiện đấy, nhưng nó không phải là cấp dưới. Đó là AI cho đến nay.
Bài viết này nói về những gì tiếp theo. Một "Nhân viên AI" có thể hoạt động chỉ với một câu nói, hoàn thành công việc với chất lượng nhất quán mỗi lần, và học thêm các nhiệm vụ mới mỗi khi bạn yêu cầu.
Nghe có vẻ cường điệu, nhưng cơ chế thực ra cực kỳ đơn giản và không yêu cầu một chút kiến thức lập trình nào. Tất cả những gì bạn cần làm chủ yếu là copy và paste.
Trước đây, tôi đã viết một bài báo có tựa đề "Câu chuyện về việc thuê 26 nhân viên trong NotebookLM."
https://x.com/ai_jitan/status/2070615064831545515
Những nhân viên đó là những chuyên gia tư vấn xuất sắc nhất, có kiến thức và cá tính riêng. Nhưng thành thật mà nói, họ có một điểm yếu. Bạn có thể hỏi ý kiến họ, nhưng bạn không thể giao phó công việc thực tế cho họ.
Lần này là phiên bản tiến hóa, loại bỏ điểm yếu đó. Hãy tưởng tượng thế này: buổi sáng, "Làm biên bản cuộc họp"; buổi trưa, "Đưa tôi 5 ý tưởng bài đăng"; buổi tối, "Chuẩn bị cho cuộc họp kinh doanh ngày mai." Bạn chỉ cần yêu cầu bằng một câu nói và kiểm tra kết quả. Kiểu cuộc sống đó sẽ bắt đầu chỉ 15 phút sau khi bạn đọc xong bài viết này.
Để dễ hình dung, tôi đã thu hẹp phạm vi thành ba phòng ban—Hành chính Tổng hợp, Marketing, và Kinh doanh—và sẽ phân phối toàn bộ "Sổ tay Công việc (Bộ sưu tập Prompt)" cho từng phòng. Bây giờ, hãy bắt đầu hoạt động tuyển dụng của công ty bạn.
Chương 1: Tại sao AI trước đây không thể hoạt động chỉ với "Một Câu Nói"
Trước khi đi vào "cách làm," hãy để tôi nói về một khái niệm. Một khi bạn hiểu điều này, tất cả các bước tiếp theo sẽ trở nên rõ ràng.
Ngay cả Nhân viên Mới Xuất sắc Cũng Cần Sổ tay Hướng dẫn
Hãy tưởng tượng một nhân viên mới rất tài năng gia nhập công ty bạn. Họ thông minh và hiểu biết. Nhưng nếu bạn chỉ bảo họ "biên bản cuộc họp nhé" vào ngày đầu tiên, liệu nó có ra đúng theo định dạng thông thường của công ty bạn không?
Chắc chắn là không. Dù tài năng đến đâu, họ cũng không biết "cách làm việc của bạn." Biên bản nên có cấu trúc thế nào? Thông báo nên có giọng điệu ra sao? Dạy những điều đó chính là vai trò của sổ tay hướng dẫn công việc. Tài năng và phương pháp làm việc là hai thứ khác nhau. Đó là lý do các công ty có sổ tay hướng dẫn.
AI cũng hoàn toàn tương tự. AI đã đủ tài năng rồi. Thứ còn thiếu không phải là khả năng, mà là sổ tay hướng dẫn mô tả "cách công ty bạn làm việc." Lý do AI trước đây không thể hoạt động chỉ với một câu nói không phải vì chúng không thông minh, mà vì chúng không được cung cấp một sổ tay hướng dẫn. Thứ chúng ta đang tạo ra lần này, nói ngắn gọn, chính là "AI có sổ tay hướng dẫn."
Bản Chất của Sổ tay Hướng dẫn là "Bộ sưu tập Prompt Công việc"
Sổ tay hướng dẫn dành cho AI là gì? Đó là một "Bộ sưu tập Prompt Công việc."
"Tạo biên bản với cấu trúc/định dạng này," "Viết thông báo với giọng điệu này"—một tập hợp các chuỗi hướng dẫn hoàn chỉnh cho từng nhiệm vụ trong một cuốn sổ tay. Trên thực tế, nó chỉ là một Google Doc đơn giản, chẳng có gì đặc biệt. Có thể bạn cũng đã có một thứ tương tự: những prompt yêu thích của bạn được lưu trong một ứng dụng ghi chú. Đó chính là nó.
Tuy nhiên, chúng ta sẽ tạo ra một điểm khác biệt mang tính quyết định. Bạn đặt bộ sưu tập prompt vào bên trong đầu của AI, chứ không phải trong tay bạn.
Nếu bạn giữ nó trong tay, bạn sẽ phải "tìm kiếm, copy, và paste" mỗi khi sử dụng. Sự bất tiện nhỏ này tích tụ lại, và cuối cùng bạn sẽ ngừng sử dụng nó. Ngay cả với một nhân viên cấp dưới là con người, nếu bạn phải đọc to sổ tay hướng dẫn cho họ mỗi lần yêu cầu, bạn sẽ mất động lực để yêu cầu. Một cuốn sổ tay cho phép giao việc chỉ bằng "một câu nói" bởi vì nó nằm trong đầu của nhân viên cấp dưới. Nhân viên AI cũng vậy. Ngay khi bạn đặt bộ sưu tập prompt vào đầu chúng, chỉ thị của bạn sẽ chỉ còn là một câu nói.
Chương 2: Cơ Chế Chỉ Gồm 3 Phần
Đối với những ai đang bắt đầu nghĩ "nghe có vẻ khó," hãy yên tâm. Chỉ có 3 phần thôi. Và tất cả đều miễn phí và có thể sử dụng được ngay từ hôm nay. Hãy cùng xem sơ đồ hoàn chỉnh trước khi bắt đầu lắp ráp.
Phần ①: NotebookLM = "Bộ Não" của Nhân viên
NotebookLM là một AI của Google miễn phí, trả lời dựa trên các tài liệu (gọi là nguồn) mà bạn đưa vào. Đây sẽ trở thành bộ não của nhân viên AI. Bạn đặt ba thứ vào bộ não:
- Chuyên môn (kiến thức về phòng ban đó)
- Cá tính (tính cách khi làm việc)
- Và nhân vật chính, Bộ sưu tập Prompt Công việc (sổ tay hướng dẫn công việc)
Một notebook cho một nhân viên. Nếu là cho Phòng Hành chính Tổng hợp, bạn tạo một notebook tên là "Hành chính Tổng hợp." Đơn giản vậy thôi.
Phần ②: Google Docs = "Sổ tay Hướng dẫn Công việc"
Bản chất của bộ sưu tập prompt công việc là một Google Doc. Bạn liệt kê các prompt cho từng nhiệm vụ như "Cách làm biên bản," "Cách làm thông báo," và thêm chúng vào nguồn của NotebookLM.
Đây là một tin tốt. Khi bạn sử dụng Google Doc làm nguồn, chỉ cần viết lại tài liệu gốc là phía NotebookLM sẽ tự động cập nhật lên phiên bản mới nhất.
Nói cách khác, khi bạn muốn nhân viên học một nhiệm vụ mới, bạn chỉ cần thêm một prompt vào tài liệu. Một khi bạn cập nhật sổ tay hướng dẫn, nhân viên đã tự động học được nó. Đây là một đặc quyền chỉ có ở nhân viên AI, điều không bao giờ xảy ra ở các công ty có nhân viên là con người. Không cần đào tạo hay bàn giao.
Phần ③: Gem = "Cửa sổ" của Nhân viên
Gem là một ứng dụng AI chuyên dụng mà bạn có thể tạo trong AI "Gemini" của Google. Đừng suy nghĩ phức tạp. Chỉ cần nghĩ nó như một "cửa sổ trò chuyện chuyên dụng với một cá tính và hướng dẫn cố định được cài đặt sẵn."
Bạn kết nối notebook từ phần ① với Gem này và cài đặt một hướng dẫn duy nhất: "Khi được yêu cầu làm một công việc, trước tiên hãy tìm kiếm Bộ sưu tập Prompt Công việc trong notebook, tìm prompt phù hợp nhất và làm việc theo nó."—Chỉ vậy thôi.
Sau đó, điều này sẽ xảy ra: Bạn gửi "Làm biên bản cuộc họp" đến Gem → Nhân viên lật sổ tay hướng dẫn trong đầu → Phát hiện trang "Tạo Biên bản" → Làm việc theo các bước đó → Biên bản đến tay bạn với định dạng thông thường. Bạn không cần phải nghĩ về prompt nữa. Suy nghĩ là công việc của nhân viên. Đây chính là bí quyết của "bán tự động hóa."
Và Nhân viên này "Lớn Lên"
Cuối cùng, một câu chuyện về cơ chế thú vị nhất.
Khi một công việc không có trong sổ tay hướng dẫn xuất hiện—ví dụ, lần đầu tiên bạn yêu cầu họ "viết một lá thư cảm ơn"—nhân viên này sẽ không làm giả. Họ sẽ thành thật báo cáo, "Công việc đó chưa có trong sổ tay hướng dẫn," và sau đó đề xuất, "Hay là tạo một sổ tay hướng dẫn như thế này nhỉ?" bằng cách tự viết và đề xuất một prompt tạo thư cảm ơn.
Bạn chỉ cần nói "OK," bảo họ viết lá thư cảm ơn ngay lúc đó, và dán prompt được đề xuất vào tài liệu. Mất 30 giây. Với việc này, từ ngày mai, nhân viên này đã trở thành "một nhân viên có thể viết thư cảm ơn."
Bạn có để ý không? Nhân viên này tăng khả năng làm việc mỗi khi được yêu cầu. Họ kém tin cậy nhất vào ngày đầu tiên làm việc, và chỉ ngày càng tiến bộ từ đó. Một tháng sau, sổ tay hướng dẫn sẽ có đầy các trang được thiết kế riêng cho công việc của bạn. Cảm giác xây dựng công ty của chính mình, thành thật mà nói, khá thú vị.
Chương 3: Hãy Tạo Một Nhân Viên—4 Bước, 15 Phút, Chủ Yếu là Copy-Paste
Từ đây, chúng ta sẽ thực sự tuyển dụng một người. Quy trình gồm 4 bước. Ngay cả những phần trông có vẻ khó cũng chỉ là copy-paste và nhấp chuột trên màn hình, vì vậy hãy đọc trong khi thực hành. Trong 15 phút, nhân viên AI đầu tiên của bạn sẽ bắt đầu làm việc.
BƯỚC 1: Tạo "Bộ Não" cho Nhân viên (3 phút)
Mở NotebookLM và tạo một notebook mới. Đặt tên nó theo tên phòng ban, ví dụ "Hành chính Tổng hợp." Tôi khuyên bạn nên đặt tên cho nhân viên. "Anh Smith ở Hành chính Tổng hợp" hay "Somu-chan," gì cũng được. Khi họ có tên, bạn sẽ cảm thấy gắn bó hơn một cách kỳ lạ và việc yêu cầu họ trở nên thú vị hơn (nghiêm túc đấy, sự thú vị là nhiên liệu lớn nhất cho sự kiên trì).
Tiếp theo, đưa chuyên môn vào bộ não. Trong phần "Tìm kiếm Nguồn" trong notebook (một chức năng mà AI tự động thu thập các tài liệu liên quan khi bạn nhập một chủ đề), hãy nhập chủ đề của phòng ban ba lần từ các góc độ khác nhau.
Giải thích một cách có hệ thống các khái niệm cơ bản và bức tranh tổng thể về (Chủ đề Phòng ban)
Thu thập các bài báo giải thích các quy trình cụ thể và kỹ thuật thực tế cho (Chủ đề Phòng ban)
Thu thập các câu chuyện thành công và xu hướng mới nhất trong (Chủ đề Phòng ban)
Các tài liệu ứng viên sẽ xuất hiện sau mỗi 10-20 giây, vì vậy hãy chọn những tài liệu tốt và thêm chúng vào. Sau ba vòng, kiến thức từ cơ bản đến ví dụ thực tế sẽ nằm trong bộ não của họ.
BƯỚC 2: Tạo Sổ tay Hướng dẫn Công việc (Bộ sưu tập Prompt Công việc) (3 phút)
Tạo một Google Doc mới và đặt tên là "Hành chính Tổng hợp_Bộ sưu tập Prompt Công việc." Hãy chắc chắn bao gồm cụm từ "Bộ sưu tập Prompt Công việc" trong tên tệp. Vì sau này bạn sẽ hướng dẫn Gem "tìm kiếm Bộ sưu tập Prompt Công việc," tên này đóng vai trò như một mốc định vị.
Bên trong tài liệu, hãy liệt kê từng nhiệm vụ một theo định dạng này:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Tên Prompt] Tạo Biên bản Cuộc họp [Mục đích] Tạo biên bản cuộc họp từ bản ghi âm/biên bản ghi chép cuộc họp [Tình huống Sử dụng] Khi được yêu cầu "Làm biên bản cuộc họp" hoặc "Tóm tắt cuộc họp này" [Nội dung Prompt] (Hướng dẫn công việc ở đây) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Cột [Tình huống Sử dụng] là chìa khóa. Nó đóng vai trò như một mốc định vị cho "nếu được yêu cầu điều này, hãy mở trang này," vì vậy việc viết phần này sẽ cải thiện độ chính xác của việc nhân viên tra cứu sổ tay hướng dẫn.
—"Vậy, tôi nên viết gì trong nội dung prompt?"
Tôi hiểu bạn, nhưng đừng lo lắng. Trong Chương 4, tôi sẽ phân phối 15 prompt cho 3 phòng ban ở định dạng bạn có thể copy-paste. Hiện tại, chỉ cần tạo một tài liệu trống là đủ.
BƯỚC 3: Đặt Sổ tay Hướng dẫn vào Bộ Não của Nhân viên (1 phút)
Quay lại notebook phòng ban, "Thêm Nguồn" → Chọn tài liệu bạn vừa tạo từ Google Drive. Bây giờ, sổ tay hướng dẫn đã nằm trong bộ não của nhân viên.
Hãy nhớ, khi bạn muốn thêm nội dung vào sổ tay hướng dẫn trong tương lai, bạn chỉ cần viết trực tiếp vào tài liệu. Không cần thao tác gì ở phía NotebookLM (nó tự động đồng bộ với phiên bản mới nhất). Việc đào tạo nhân viên chỉ còn là "thêm một dòng vào tài liệu"—sự nhẹ nhàng này sẽ mang lại lợi ích về sau.
BƯỚC 4: Tạo "Cửa sổ" cho Nhân viên (5 phút)
Cuối cùng, tạo Gem. Mở Gemini và tiến hành tạo một Gem mới. Liên kết notebook phòng ban (NotebookLM) đã tạo ở BƯỚC 1 làm kiến thức. Sau đó, dán nội dung sau vào cột "Hướng dẫn." Đây là trái tim của bài viết này, nhưng tất cả những gì bạn cần làm là copy và paste.
# Vai trò của bạn Bạn là một nhân viên AI phụ trách "(Tên Phòng ban)" làm việc tại công ty của tôi. NotebookLM đã được liên kết chứa chuyên môn, cài đặt tính cách và "Bộ sưu tập Prompt Công việc" của bạn. Hãy sử dụng những thứ này như bộ não của bạn để hoàn thành các nhiệm vụ được yêu cầu.
# Cách Nhận Công việc (Quy tắc Quan trọng Nhất) Khi bạn nhận được yêu cầu công việc từ tôi, hãy luôn thực hiện theo thứ tự này:
1. Đầu tiên, tìm kiếm "Bộ sưu tập Prompt Công việc" trong NotebookLM và xác định prompt công việc phù hợp nhất cho yêu cầu. 2. Sau khi tìm thấy, trước tiên hãy tuyên bố, "Tôi sẽ sử dụng prompt '[Tên Prompt]' từ bộ sưu tập prompt." 3. Tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn, quy trình và định dạng đầu ra của prompt đó để thực hiện công việc. Không được tự ý thêm thắt. 4. Nếu thiếu tài liệu hoặc thông tin cần thiết cho công việc (biên bản cuộc họp, thông tin sản phẩm, v.v.), hãy hỏi tôi trước khi thực hiện.
# Khi Nhận được Công việc Không Có trong Bộ sưu tập Prompt (Chế độ Đề xuất Prompt Mới) ・Nếu không tìm thấy prompt công việc phù hợp, đừng tự ý bắt đầu làm việc. Trước tiên, hãy báo cáo, "Công việc này chưa được đăng ký trong bộ sưu tập prompt." ・Sau đó, chuyển sang "Chế độ Đề xuất Prompt Mới," thiết kế một "Prompt Công việc" có thể tái tạo công việc này với chất lượng tương tự trong tương lai và đề xuất nó theo định dạng sau:
[Tên Prompt] [Mục đích] [Tình huống Sử dụng] [Nội dung Prompt]
・Nếu tôi nói "OK," hãy thực hiện công việc theo prompt đã đề xuất trong lần này. (Tôi sẽ thêm prompt đó vào bộ sưu tập prompt. Từ lần sau, nó sẽ là nhiệm vụ chính thức của bạn)
# Tiêu chuẩn Chất lượng cho Công việc ・Câu trả lời và sản phẩm đầu ra phải dựa trên các nguồn (kiến thức/thông tin nội bộ) trong NotebookLM. Phân biệt rõ ràng giữa suy đoán và sự thật. ・Sản phẩm đầu ra phải ở mức độ hoàn thiện có thể sử dụng được ngay. Không phải là bản nháp, mà là sản phẩm bàn giao. ・Kết luận/sản phẩm đầu ra trước, giải thích bổ sung sau. ・Nếu có cài đặt tính cách/hướng dẫn hành vi trong nguồn, hãy luôn tuân theo chúng.
# Khi Thông tin Không đủ ・Nếu yêu cầu không rõ ràng, hãy đặt câu hỏi lại để xác nhận trước khi bắt đầu công việc. Nhóm các câu hỏi lại với nhau, tối đa 3 câu một lần.
Trông có vẻ dài, nhưng nó chỉ nói 3 điều:
- ① Nếu được yêu cầu, hãy tìm trang phù hợp từ sổ tay hướng dẫn, tuyên bố nó, và làm việc theo đó.
- ② Đối với những công việc không có trong sổ tay hướng dẫn, đừng tự ý làm; hãy đề xuất bản nháp sổ tay hướng dẫn mới.
- ③ Bàn giao với chất lượng phù hợp.
—Điều này cũng giống như tư duy của một nhân viên mới tốt trong một công ty có nhân viên là con người.
Có một lý do để bao gồm "tuyên bố trước khi làm việc." Vì nhân viên nói trước "Tôi sẽ sử dụng 'Tạo Biên bản Cuộc họp'," nếu họ mở nhầm trang, bạn có thể sửa ngay lập tức bằng cách nói "Không phải cái đó, dùng XX." Một cấp dưới báo cáo trước khi hành động sẽ đáng tin cậy hơn một người mà bạn không thể thấy họ đang làm gì. AI cũng vậy.
Với điều đó, việc tuyển dụng đã hoàn tất. Xin chúc mừng, bạn bây giờ là chủ tịch của một công ty có một nhân viên.
Chương 4: Phân phối "Sổ tay Hướng dẫn Công việc" cho 3 Phòng ban
Cảm ơn bạn đã chờ đợi. Đây là nội dung của bộ sưu tập prompt. 5 prompt mỗi phòng Hành chính Tổng hợp, Marketing, và Kinh doanh, tổng cộng 15 prompt. Tất cả đều được viết theo định dạng từ Chương 3, vì vậy chỉ cần copy các khung và dán chúng vào tài liệu bộ sưu tập prompt của bạn. Bạn không cần phải tạo tất cả các phòng ban. Hãy bắt đầu với một người từ phòng ban gần nhất với công việc hàng ngày của bạn.
Sổ tay Hướng dẫn Công việc Phòng Hành chính Tổng hợp (5 prompt)
Nếu bạn đang tuyển dụng lần đầu tiên, Phòng Hành chính Tổng hợp là được khuyên dùng. Biên bản, thông báo, đơn từ—đây là tập hợp những công việc "xảy ra hàng lần nhưng lại phải viết từ đầu mỗi lần," vì vậy đây là một phòng ban có vai trò ngay từ ngày bạn tuyển dụng họ.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Tên Prompt] Tạo Biên bản Cuộc họp [Mục đích] Tạo biên bản cuộc họp nội bộ tiêu chuẩn từ bản ghi âm/biên bản ghi chép cuộc họp [Tình huống Sử dụng] Khi được yêu cầu "Làm biên bản cuộc họp" hoặc "Tóm tắt cuộc họp này" [Nội dung Prompt] Dựa trên bản ghi âm/biên bản ghi chép cuộc họp được cung cấp, hãy tạo biên bản cuộc họp. 1. Tên Cuộc họp, Ngày/Giờ, Người tham dự 2. Mục đích của cuộc họp (1-2 dòng) 3. Các điểm thảo luận (kèm theo ai đã nói gì) 4. Các quyết định (nêu rõ "ai, làm gì, bằng cách nào, khi nào") 5. Các vấn đề còn tồn đọng (lý do và việc cần làm cho lần sau) 6. Danh sách việc cần làm (kèm người phụ trách, thời hạn, mức độ ưu tiên) Tóm tắt ở độ dài mà người đọc lần đầu có thể nắm bắt trong vòng 5 phút, và không bao giờ nhầm lẫn giữa "Các quyết định" với "Các vấn đề còn tồn đọng." ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Tên Prompt] Tạo Thông báo Nội bộ [Mục đích] Biến các quy tắc mới, thông báo và yêu cầu thành văn bản toàn công ty [Tình huống Sử dụng] Khi được yêu cầu "Tôi muốn thông báo điều này trong nội bộ" hoặc "Làm một thông báo" [Nội dung Prompt] Hãy biến nội dung sau thành một thông báo nội bộ. Cấu trúc: 1. Chủ đề (Nội dung thông báo là gì, nhìn vào là thấy ngay) 2. Kết luận (Điều gì đang thay đổi và thay đổi như thế nào, trong 3 dòng đầu tiên) 3. Đối tượng áp dụng và ngày có hiệu lực 4. Các hành động cụ thể nhân viên cần thực hiện (theo các bước được đánh số) 5. Thông tin liên hệ Văn phong nên lịch sự nhưng không quá cứng nhắc, ở mức mà nhân viên mới có thể đọc mà không hiểu sai. Không viết "những đoạn mở đầu mà không đọc cũng chẳng sao." [Nội dung cần thông báo] (Dán các điểm chính vào đây) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Tên Prompt] Tạo Bản nháp Đơn từ [Mục đích] Tạo bản nháp cho các đơn từ nội bộ như chi phí hoặc công tác [Tình huống Sử dụng] Khi được yêu cầu "Làm đơn cho XX" [Nội dung Prompt] Tuân thủ nghiêm ngặt định dạng và văn phong của các đơn từ/mẫu có sẵn trong nguồn, và tạo bản nháp đơn từ với nội dung sau. Đầu ra theo cách hiển thị những gì cần điền vào mỗi trường, và thêm [Cần Xác nhận] vào những phần như số tiền và ngày tháng cần tôi kiểm tra. [Chi tiết Đơn từ] (Dán các điểm chính vào đây. Ví dụ: Công tác tại Công ty A vào ngày Tháng. Chi phí vận chuyển XX yên) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Tên Prompt] Trả lời Câu hỏi về Nội quy Nội bộ [Mục đích] Trả lời các câu hỏi của nhân viên như "Làm cái này thế nào nhỉ?" dựa trên nội quy [Tình huống Sử dụng] Khi có câu hỏi về nội quy, quy trình hoặc hệ thống [Nội dung Prompt] Trả lời câu hỏi chỉ dựa trên nội quy/sổ tay hướng dẫn nội bộ trong nguồn. Cấu trúc là "Kết luận → Quy trình (đánh số) → Căn cứ (nó được viết ở đâu trong nội quy)." Nếu không có đề cập trong nội quy, đừng trả lời bằng suy đoán và hướng dẫn họ "Vui lòng kiểm tra trực tiếp với bộ phận XX vì nội dung này không có trong nội quy." ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Tên Prompt] Soạn thảo Sổ tay Hướng dẫn Công việc [Mục đích] Biến các quy trình công việc bằng lời nói thành một sổ tay hướng dẫn mà bất kỳ ai cũng có thể làm theo [Tình huống Sử dụng] Khi được yêu cầu "Biến nhiệm vụ này thành sổ tay hướng dẫn" [Nội dung Prompt] Hãy biến nội dung công việc sau đây thành một sổ tay hướng dẫn mà ngay cả người mới bắt đầu cũng có thể tự mình hoàn thành. 1. Mục đích của công việc này (tại sao phải làm) 2. Những thứ cần chuẩn bị trước 3. Quy trình (một hành động mỗi bước, được đánh số) 4. Các lỗi thường gặp và biện pháp khắc phục 5. Danh sách kiểm tra hoàn thành Luôn thêm giải thích ngắn gọn cho các thuật ngữ kỹ thuật/nội bộ. [Nội dung công việc] (Dán các ghi chú từ lời giải thích bằng miệng hoặc biên bản cuộc họp vào đây) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Ngay khi bạn dán 5 prompt này, nhân viên Hành chính Tổng hợp của bạn sẽ hoạt động chỉ với một câu nói như "Làm biên bản cuộc họp," "Thông báo điều này," hoặc "Soạn thảo sổ tay hướng dẫn." Khi bạn thêm các tài liệu biên bản và nội quy của công ty mình vào nguồn, đầu ra sẽ ngày càng giống "phong cách của công ty bạn," đó là một phần thú vị của việc đào tạo họ.
Sổ tay Hướng dẫn Công việc Phòng Marketing (5 prompt)
Công việc Marketing có "khối lượng sản xuất" cao. Bài đăng, bản tin, kế hoạch, báo cáo. Bạn có thể làm một cái, nhưng không thể theo kịp hàng ngày hoặc hàng tuần. Đây là phòng ban mà giá trị của việc soạn thảo sổ tay hướng dẫn các mẫu sản xuất là lớn nhất.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Tên Prompt] Sản xuất Hàng loạt Bài đăng Mạng xã hội [Mục đích] Tạo nhiều ý tưởng bài đăng mạng xã hội từ một chủ đề [Tình huống Sử dụng] Khi được yêu cầu "Đưa tôi ý tưởng bài đăng cho chủ đề này" [Nội dung Prompt] Tạo 5 ý tưởng bài đăng mạng xã hội cho chủ đề sau. Đối với mỗi ý tưởng, bao gồm "Góc nhìn / Nội dung / Phản hồi mục tiêu (Lưu, Đồng cảm, hoặc Gây sốt)" như một bộ, và cuối cùng hiển thị đề xuất tốt nhất kèm lý do. Nếu có các bài đăng hiệu suất cao trong quá khứ trong nguồn, hãy làm theo các mẫu thành công đó. Nội dung nên truyền tải "lợi ích" của người đọc trong dòng đầu tiên. [Chủ đề] (Dán chủ đề/thông điệp vào đây) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Tên Prompt] Tạo Bản tin [Mục đích] Tạo bản tin cho thông tin sản phẩm hoặc thông báo [Tình huống Sử dụng] Khi được yêu cầu "Viết bản tin" hoặc "Làm email thông báo" [Nội dung Prompt] Tạo một bản tin với nội dung sau. ・3 ý tưởng dòng tiêu đề (có tính cụ thể khiến người ta muốn mở) ・1 bản nháp nội dung (Thứ tự: Kết luận → Lợi ích người đọc → Chi tiết → Kêu gọi hành động) ・Nếu có các bản tin hiệu suất cao trong quá khứ trong nguồn, hãy làm theo cấu trúc và cách diễn đạt ・Làm cho "lợi ích" của người đọc trở thành chủ đề để nó không quá mang tính bán hàng [Nội dung/Đối tượng mục tiêu] (Dán các điểm chính vào đây) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Tên Prompt] Tóm tắt So sánh Đối thủ cạnh tranh [Mục đích] Tạo phân tích so sánh từ thông tin đối thủ cạnh tranh trong nguồn [Tình huống Sử dụng] Khi được yêu cầu "Tóm tắt đối thủ cạnh tranh" hoặc "So sánh với Công ty A" [Nội dung Prompt] Phân tích thông tin đối thủ cạnh tranh trong nguồn và sắp xếp những điều sau: 1. Đặc điểm và đối tượng mục tiêu của các dịch vụ chính của mỗi công ty 2. Sự khác biệt trong chiến lược giá 3. Điểm mạnh và điểm yếu của mỗi công ty 4. 3 điểm mà công ty chúng ta nên tạo sự khác biệt (theo thứ tự ưu tiên) Nêu rõ "dựa trên tài liệu nào" cho tất cả các phân tích, và phân biệt rõ ràng giữa sự thật và suy đoán. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Tên Prompt] Tạo Bản nháp Kế hoạch [Mục đích] Biến các ý tưởng chiến dịch/biện pháp thành khung đề xuất [Tình huống Sử dụng] Khi được yêu cầu "Làm bản nháp cho kế hoạch này" [Nội dung Prompt] Tập hợp các ý tưởng sau đây thành một bản nháp kế hoạch. 1. Bối cảnh (tại sao kế hoạch này lại cần thiết ngay bây giờ) 2. Mục đích và KPI (cần đạt được điều gì và ở mức nào) 3. Đối tượng mục tiêu 4. Nội dung các biện pháp (3-5 mục) 5. Lịch trình và nguồn lực cần thiết 6. Rủi ro và biện pháp khắc phục Sử dụng dữ liệu thị trường/kết quả trong quá khứ từ nguồn làm cơ sở, và luôn đặt KPI là những con số có thể đo lường được. [Ý tưởng] (Dán các điểm chính vào đây) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Tên Prompt] Tạo Báo cáo Marketing Hàng tháng [Mục đích] Tạo báo cáo đánh giá hàng tháng từ dữ liệu số [Tình huống Sử dụng] Khi được yêu cầu "Làm báo cáo tháng này" [Nội dung Prompt] Tạo báo cáo hàng tháng dựa trên dữ liệu số/hồ sơ hoạt động trong nguồn. 1. Tóm tắt (Kết luận của tháng này trong 3 dòng) 2. Tình hình đạt KPI (Liệt kê so với mục tiêu) 3. Các biện pháp thành công và phân tích yếu tố 4. Các biện pháp không thành công và nguyên nhân 5. Các hành động chính cho tháng tới (tối đa 3, kèm mức độ ưu tiên) Đừng chỉ diễn giải các con số; hãy luôn đi sâu vào "các hành động tiếp theo." ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Giá trị thực sự của nhân viên Marketing thể hiện khi bạn cung cấp cho họ "dữ liệu thành công" của công ty bạn. Nếu bạn đưa các bài đăng nhận được phản hồi tốt hoặc các bản tin đạt kết quả vào nguồn, họ sẽ tạo ra nội dung dựa trên "các mẫu thực sự hiệu quả với chúng ta" chứ không phải những điều chung chung. Họ trở thành một nhân viên đã học hỏi từ thành tích của công ty bạn, chứ không phải một marketer chung chung.
Sổ tay Hướng dẫn Công việc Phòng Kinh doanh (5 prompt)
Thời gian của Kinh doanh bị ngốn hết bởi những việc "trước và sau" các cuộc họp. Chuẩn bị, đề xuất, theo dõi, báo cáo. Bằng cách soạn thảo sổ tay hướng dẫn những việc này, bạn có thể chỉ tập trung vào thời gian dành cho khách hàng.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Tên Prompt] Tóm tắt Chuẩn bị Cuộc họp [Mục đích] Sắp xếp thông tin đối thủ và chiến lược trước cuộc họp [Tình huống Sử dụng] Khi được yêu cầu "Chuẩn bị cho cuộc họp ngày mai với Công ty XX" [Nội dung Prompt] Đối với khách hàng được chỉ định, hãy tạo một bản tóm tắt trước cuộc họp dựa trên thông tin nguồn (tương tác trong quá khứ, biên bản cuộc họp, thông tin công khai của khách hàng). 1. Lịch sử cho đến nay và bài tập về nhà lần trước 2. Tình hình hiện tại của khách hàng và các mối quan tâm giả định 3. Mục tiêu của cuộc họp này và nội dung đề xuất (kèm cơ sở) 4. Các câu hỏi/quan ngại giả định và câu trả lời dự kiến (3 mục) 5. Gợi ý về điều đầu tiên nên nói khi bắt đầu cuộc họp Đánh dấu rõ ràng thông tin cũ/không đầy đủ bằng [Cần Xác nhận]. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Tên Prompt] Soạn Thảo Đề Xuất Dự Án [Mục Đích] Tạo khung và nội dung chính của một đề xuất cho khách hàng [Tình Huống Sử Dụng] Khi được yêu cầu "Lập đề xuất cho Công ty XX" [Nội Dung Prompt] Hãy tạo một bản thảo đề xuất cho khách hàng sau đây. 1. Tình hình và vấn đề hiện tại của khách hàng (trích xuất từ ghi chú nguồn) 2. Rủi ro nếu các vấn đề không được giải quyết 3. Nội dung đề xuất 4. Thay đổi sau khi triển khai (sử dụng số liệu nếu có thể) 5. Quy trình và tiến độ 6. Các trường hợp tương tự (nếu có trong nguồn) 7. Các bước tiếp theo Thông số kỹ thuật/giá sản phẩm phải khớp với tài liệu mới nhất trong nguồn. Không viết "chúng tôi có thể làm được" cho những thông số không có trong nguồn. [Tên khách hàng và phác thảo đề xuất] (Dán các điểm chính vào đây) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Tên Prompt] Tạo Email Theo Dõi [Mục Đích] Tạo email cảm ơn/xác nhận các bước hành động tiếp theo sau cuộc họp [Tình Huống Sử Dụng] Khi được yêu cầu "Tôi muốn gửi email theo dõi tới Công ty XX" [Nội Dung Prompt] Hãy tạo một email theo dõi sau cuộc họp. Cấu trúc: Lời cảm ơn (1-2 dòng) → Xác nhận nội dung đã thống nhất → Việc của chúng ta và thời hạn → Yêu cầu đối với khách hàng → Đề xuất tiếp theo. Không quá dài (có thể đọc mà không cần cuộn). Sử dụng gạch đầu dòng cho các phần xác nhận để khách hàng "dễ dàng trả lời". [Biên bản cuộc họp/Thông điệp cần truyền tải] (Dán các điểm chính vào đây) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Tên Prompt] Tạo Danh Sách Câu Hỏi Thường Gặp [Mục Đích] Chuẩn bị cho các câu hỏi hóc búa và câu trả lời trước cuộc họp/bài thuyết trình [Tình Huống Sử Dụng] Khi được yêu cầu "Lập danh sách câu hỏi thường gặp" [Nội Dung Prompt] Tạo một danh sách câu hỏi thường gặp dựa trên thông tin sản phẩm và biên bản cuộc họp trước đây có trong nguồn. ・10 câu hỏi giả định theo "thứ tự độ khó tăng dần" ・Một bộ câu trả lời dự thảo và "điểm cần lưu ý khi trả lời" cho mỗi câu hỏi ・Luôn bao gồm 3 chủ đề: phản đối về giá, so sánh với đối thủ cạnh tranh và nỗ lực triển khai Đánh dấu rõ ràng các câu hỏi không thể trả lời từ nguồn là "Cần Xác Nhận Nội Bộ." ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Tên Prompt] Chuyển Đổi Báo Cáo Hàng Ngày Của Nhân Viên Kinh Doanh → Báo Cáo Hàng Tuần [Mục Đích] Tự động tạo báo cáo hàng tuần từ ghi chú hoạt động hàng ngày [Tình Huống Sử Dụng] Khi được yêu cầu "Làm báo cáo tuần này" [Nội Dung Prompt] Tạo một báo cáo hàng tuần dựa trên báo cáo hàng ngày/ghi chú hoạt động của nhân viên kinh doanh có trong nguồn. 1. Tóm tắt trong tuần (3 dòng) 2. Tiến độ các cuộc họp/dự án (Trạng thái → Hành động tiếp theo cho từng mục) 3. Kết quả số liệu (so với mục tiêu nếu có trong nguồn) 4. Vấn đề và nội dung cần tham vấn 5. Lịch trình và ưu tiên của tuần sau Đảm bảo mật độ thông tin để người quản lý có thể đọc trong 2 phút và sử dụng để ra quyết định. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Nhân viên kinh doanh sẽ trở nên mạnh mẽ hơn khi bạn thêm ghi chú cuộc họp cho từng khách hàng vào nguồn. Cả các buổi họp giao ban và đề xuất đều trở nên cụ thể hơn cho khách hàng đó. Hướng dẫn trong prompt đề xuất "Không viết 'chúng tôi có thể làm được' cho những thông số không có trong nguồn" là một tấm lưới an toàn cho tai nạn đáng sợ nhất trong kinh doanh—nói điều không nên nói. Bạn có thể viết không chỉ chất lượng mà còn cả sự an toàn vào sổ tay hướng dẫn.
Chương 5: Ngày Đầu Tiên Làm Việc Với Nhân Viên AI
Việc chuẩn bị đã hoàn tất. Cuối cùng, tôi sẽ cho bạn thấy khung cảnh hàng ngày khi làm việc với một nhân viên và các mẹo để huấn luyện họ.
Hãy tận hưởng khoảnh khắc đầu tiên họ hoạt động chỉ với "một lời nói"
Buổi sáng. Sau một cuộc họp, bạn mở Viên Ngọc Hành Chính, dán biên bản cuộc họp vào và gửi một lời: "Tạo biên bản."
Nhân viên đầu tiên trả lời như thế này:
"Tôi sẽ sử dụng 'Tạo Biên Bản' từ bộ sưu tập prompt."
—Đây là tín hiệu cho thấy họ đã mở đúng trang của sổ tay hướng dẫn. Sau đó, vài chục giây sau, biên bản theo định dạng thông thường đến, với các quyết định và mục còn tồn đọng được phân tách đúng cách và các việc cần làm kèm người phụ trách và thời hạn. Bạn chỉ cần kiểm tra các danh từ riêng và số liệu, và thế là xong.
Lần đầu tiên này, có lẽ bạn sẽ hơi xúc động. Mà không cần dán các prompt dài dòng, họ tạo ra chất lượng đã được thiết kế chỉ với những lời bạn dùng cho cấp dưới. Đó là khoảnh khắc cảm giác "sử dụng AI" chuyển thành cảm giác "có cấp dưới."
Vào buổi chiều, hãy thử cố ý yêu cầu một công việc không có trong sổ tay hướng dẫn.
"Viết thư chúc mừng kỷ niệm gửi đối tác kinh doanh."
Câu trả lời nhận được là: "Công việc này chưa được đăng ký trong bộ sưu tập prompt. Chuyển sang Chế Độ Đề Xuất Prompt Mới."
—Và một bản thảo cho sổ tay hướng dẫn viết thư chúc mừng được đề xuất. Bạn trả lời "OK," nhận được bức thư, và dán prompt đề xuất vào tài liệu. 30 giây. Hôm nay nhân viên đã học được một công việc mới. "Cảm giác tăng trưởng hữu hình" này là phần gây nghiện nhất của cơ chế này.
Chỉ 3 Mẹo Để Huấn Luyện Họ
Mẹo ①: Một sổ tay hướng dẫn cho "một công việc"
Đừng tạo một "prompt vạn năng có thể tạo cả biên bản và báo cáo hàng tuần." Nếu mục đích bị trộn lẫn, nhân viên sẽ bối rối không biết nên mở trang nào. Mỗi công việc một prompt ngắn. Tăng số trang là sự phát triển của nhân viên.
Mẹo ②: Nếu bạn không hài lòng với đầu ra, đừng sửa lại trong chat; hãy sửa sổ tay hướng dẫn
"Tôi muốn biên bản ngắn hơn một chút"—nếu bạn nghĩ vậy, hãy thêm "trong vòng XX từ" vào nội dung prompt trong tài liệu. Các mệnh lệnh trong chat chỉ có hiệu lực một lần, nhưng việc sửa sổ tay hướng dẫn có hiệu quả vĩnh viễn. Nếu bạn coi sự không hài lòng là một thông báo cho việc sửa đổi sổ tay, bạn sẽ không nổi giận.
Mẹo ③: Dọn dẹp sổ tay hướng dẫn mỗi tháng một lần
Xóa các prompt không sử dụng và tích hợp các prompt tương tự. Việc này chỉ mất 5 phút. Một cuốn sổ tay không tuyệt vời vì nó dày; nó ở trong tình trạng tốt khi chỉ có các trang đang hoạt động được xếp hàng.
Nhiệm Vụ Của Người Tuyển Dụng: Bảo Mật Là Điều Bắt Buộc
Để kết thúc phần thảo luận thú vị, một lời hứa nghiêm túc. Biên bản cuộc họp, thông tin khách hàng và nội quy nội bộ—thông tin quan trọng tập trung trong sổ tay của nhân viên AI.
- ① Luôn kiểm tra nội quy nội bộ xem bạn có thể đưa tài liệu công ty vào các dịch vụ AI bên ngoài hay không.
- ② Ẩn danh thông tin bảo mật/cá nhân trước khi đưa vào (Thay đổi đối tác kinh doanh thành "Công ty A," tên cá nhân thành "Ông/Bà B").
Đừng quên rằng khi bạn chia sẻ Viên Ngọc hoặc sổ tay với người khác, các tài liệu bên trong cũng có thể được nhìn thấy. Bảo vệ nhân viên và bảo vệ thông tin là công việc của bạn với tư cách là người tuyển dụng.
Tóm Tắt: Sáng Thứ Hai, Nhóm Của Bạn Đã Sẵn Sàng Làm Việc
Tôi sẽ tóm tắt những việc cần làm trong 3 dòng:
- ① Tạo một sổ tay phòng ban và đưa kiến thức vào.
- ② Tạo một tài liệu bộ sưu tập prompt (sao chép-dán Chương 4) và thêm nó vào nguồn.
- ③ Tạo một Viên Ngọc và dán prompt chỉ huy.
—Trong 15 phút, một nhân viên AI có thể hoạt động chỉ với một lời nói sẽ gia nhập công ty.
Hãy tưởng tượng sáng thứ Hai tuần sau. Bạn có một người Hành Chính có thể giao biên bản, một người Marketing có thể sản xuất hàng loạt ý tưởng bài đăng, và một người Kinh Doanh chuẩn bị cho các cuộc họp. Tất cả họ đều làm việc mà không phàn nàn, kể cả vào ban đêm, và ngày càng thông minh hơn mỗi khi bạn yêu cầu. Bạn không cần phải gánh vác mọi thứ một mình nữa. Những gì bạn làm với đôi tay rảnh rỗi là tùy thuộc vào bạn.
Hãy bắt đầu với một người. Từ phòng ban gần nhất với cuộc sống hàng ngày của bạn. Từ khoảnh khắc cảm xúc nhỏ bé khi lời nói "Tạo biên bản" được hiểu, công ty của bạn bắt đầu.
Thế giới AI phát triển thực sự nhanh chóng. Thay vì cố gắng theo kịp thông tin mới nhất một mình, việc theo dõi một người thực hành và chia sẻ hàng ngày là con đường chắc chắn và nhanh nhất.
▼ Theo dõi tôi trên X (Twitter) tại đây. Trên tài khoản của tôi, tôi chia sẻ các mẹo hàng ngày để tăng tốc hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian với AI. Tôi chia sẻ nhiều chi tiết hơn bất kỳ ai về cách sử dụng NotebookLM, vì vậy nếu bạn muốn thành thạo AI mới nhất, hãy theo dõi tôi! @ai_jitan
**
【Đã Mở Phòng Chat Mở Miễn Phí🔥】
Riêng trong Phòng Chat Mở, tôi cũng sẽ tặng ① 600 prompt NotebookLM chuyên dụng (phiên bản minh họa) và ② 20 GPTs và 20 prompt 🎁
Người mới bắt đầu và những người chỉ muốn xem đều được chào đón 🙌 Hãy thoải mái ghé qua 👇
**
Thông Báo Phát Hành Cuốn Sách "Bách Khoa Toàn Thư Về Cách Làm Việc Nhanh Nhất Với AI: Kỹ Năng Chiến Đấu Tức Thời Với NotebookLM"
Tôi đã đóng gói tất cả các kỹ năng NotebookLM đã thay đổi cuộc đời tôi vào một cuốn sách. Phát hành vào Thứ Ba, ngày 16 tháng 7. Và cho những ai đặt trước hoặc mua, tôi đã chuẩn bị những phần thưởng hấp dẫn.
Tôi sẽ trực tiếp giải thích các kỹ thuật sử dụng NotebookLM được đóng gói trong cuốn sách. Tôi đã làm cho nó thành nội dung bạn có thể học cùng nhau trong khi đặt cuốn sách bên cạnh khi nó đến.
【3 Phần Thưởng Lớn Cho Tất Cả Người Mua】
- ① Bộ Sưu Tập Prompt NotebookLM (Phiên bản siêu lớn)
- ② Viên Ngọc Theo Tác Vụ Cụ Thể (30 lựa chọn + α)
- ③ 【Điểm Nhấn Siêu Cao】 AI E-tan ── Viên Ngọc mạnh nhất đã học tất cả các bài đăng của tôi và hơn 50.000 từ suy nghĩ của tôi. Nó sẽ giải quyết các thách thức và lo lắng trong kinh doanh của bạn chỉ trong một lần.
▼ Đặt trước tại đây👇
https://x.com/ai_jitan/status/2060255422666465649
Hội thảo thưởng cơ bản dành cho những ai đặt trước cho đến ngày phát hành (16/7) (Đối với người dùng phiên bản Kindle, đơn đăng ký cho đến ngày diễn ra hội thảo sẽ có hiệu lực).
▼ Đăng ký tại đây👇
