Primeiro, uma coisa muito importante.
"Estar ocupado" e "obter resultados" são duas coisas diferentes.
Responder a e-mails, responder no Slack, fazer um pouco de progresso em documentos... estar sempre em movimento dá a sensação de "fiz muito hoje". Mas essa sensação e a quantidade real de progresso não combinam em nada.
Na verdade, quanto mais você se movimenta, mais seus resultados podem estar diminuindo. Hoje, vou explicar o motivo usando analogias.
E, finalmente, responderei claramente ao contra-argumento que muitas pessoas têm: "Mas as pessoas bem-sucedidas têm sucesso porque fazem várias coisas ao mesmo tempo, certo?"
- O holofote do cérebro só pode iluminar uma coisa.
Primeiro, a premissa. Pense na concentração humana como um único holofote em um palco escuro.
Você só pode iluminar um ponto de cada vez. Quando você sente que está "fazendo duas coisas ao mesmo tempo", o que realmente está acontecendo é que o holofote está apenas indo e voltando entre dois pontos em alta velocidade. Não é simultâneo; é uma troca ultrarrápida. Este é o ponto de partida.
E esse "vai e vem" vem com uma taxa invisível.
- A "taxa invisível" paga toda vez que você troca.
Imagine que você está criando um documento. Chega um e-mail, e você responde rapidamente. Depois você volta ao documento.
Nesse momento, duas operações estão acontecendo no seu cérebro:
① O trabalho de procurar "Peraí, onde eu estava?"
② O trabalho de trocar o modo do seu cérebro de "modo e-mail" para "modo documento".
O cérebro para escrever e-mails e o cérebro para pensar em documentos usam modos diferentes. Cada vez que você troca, você desmonta o modo anterior e reinicia o próximo. Esse "carregar e descarregar" leva um tempo sutil.
Para usar uma analogia, é como ferver água do banho. A concentração está fria no momento em que você entra, e só fica quente depois de cerca de 15 minutos. No entanto, toda vez que chega uma notificação, a água esfria, e você tem que ferver de novo. Passar o dia inteiro "re-fervendo" e acabar com água morna — esta é a verdadeira natureza do multitarefa.
Pesquisas mostram exatamente o quanto você perde:
- De acordo com uma pesquisa da Professora Gloria Mark, da UC Irvine, uma vez interrompido, leva em média 23 minutos e 15 segundos para retornar totalmente à tarefa original.
- Um estudo da Universidade de Michigan mostra que esse acúmulo de trocas pode resultar na perda de até 40% do tempo produtivo em um dia.
Em outras palavras, mesmo que você ache que trabalhou por 8 horas, apenas 4,8 horas de trabalho realmente avançaram. As 3,2 horas restantes desapareceram em "re-fervura".
- "Sou bom em multitarefa" é a mentalidade mais perigosa.
Aqui vai uma história um pouco assustadora.
Pessoas que estão sempre olhando para e-mails e redes sociais simultaneamente treinam seus cérebros para "sempre procurar a próxima novidade". Como resultado, o poder de se concentrar na única coisa à sua frente (o poder de ignorar informações desnecessárias) enfraquece.
É como crescer em um quarto onde a TV está sempre ligada; você fica desconfortável em lugares silenciosos. Um cérebro acostumado com estímulo se torna uma constituição que não consegue se concentrar sem estímulo.
Um estudo da Universidade de Stanford de 2009 demonstrou isso. Pessoas que fazem várias tarefas regularmente tiveram pontuações mais baixas em todas as três áreas: "poder de ignorar informações", "poder de manter a memória" e "velocidade de troca".
E esta é a frase que mais dói:
"Pessoas que pensam que são boas em multitarefa eram, na verdade, as piores nisso" (Professor Nass).
Porque acham que são boas, não tentam corrigir. Então a lacuna continua aumentando. Esta é a parte mais problemática dessa questão.
- Por que não conseguimos parar? (Notificações = Gacha)
"Eu entendo na cabeça. Mas acabo olhando as notificações." Claro. Não é porque sua força de vontade é fraca.
As notificações são construídas com o mesmo mecanismo do Gacha (caça-níqueis).
Você não sabe se é uma "vitória" (curtida, contato feliz) ou uma "perda" até abrir. Esse "talvez seja uma vitória" é a forma mais viciante para o cérebro. Cada vez que você ganha, o cérebro libera uma pequena recompensa (dopamina), criando um estado de "ansiedade pela próxima notificação".
O neurocientista Daniel Levitin explica isso como "multitarefa cria um loop de dopamina". Em outras palavras, você está apenas sendo "feito a girar o Gacha" pelo seu smartphone. Se você conhece o mecanismo, pode lidar com isso.
- As "exceções" de Nozomi Tsuji (mãe de 4) e Elon Musk — dois opostos bem-sucedidos.
Agora, vamos responder ao primeiro contra-argumento. Esta é a parte mais interessante deste artigo.
Elon Musk parece ser o "humano multitarefa definitivo", administrando várias empresas como Tesla, SpaceX e X simultaneamente.
No entanto, Isaacson, que escreveu sua biografia, chegou à conclusão exatamente oposta. A verdadeira natureza de Musk não era multitarefa, mas sim uma "pessoa que termina as coisas uma por uma em sucessão (serial tasker)".
Ele divide seu dia em incrementos de 5 minutos e foca em uma empresa por dia, como "Hoje é dia de SpaceX, amanhã é dia de Tesla". Enquanto se concentra em uma empresa, ele coloca temporariamente as outras empresas em "caixas" diferentes na cabeça. Parece que ele está fazendo tudo ao mesmo tempo, mas na realidade, ele está apenas "abrindo caixas uma por uma". Isso é o oposto polar do multitarefa.
E Nozomi Tsuji? Pela sua aparência de lidar com o trabalho enquanto cria quatro filhos, ela é chamada de "mestre do multitarefa", e ela mesma fala sobre "trabalhar enquanto faz outras coisas".
No entanto, as dicas de economia de tempo que ela realmente lista eram "ferramentas que reduzem o próprio trabalho". Utensílios de cozinha que terminam de picar em um instante, secadores que eliminam o esforço de pendurar roupas. Em outras palavras, ela não está fazendo tudo ao mesmo tempo; ela está fazendo as máquinas eliminarem as tarefas. E o "enquanto" só é possível quando um lado é uma "tarefa que não exige pensamento" (dobrar, carregar).
Além disso, há um fator decisivo. Um estudo da Universidade de Utah mostra que cérebros especiais que realmente conseguem lidar com multitarefa (supertaskers) representam apenas cerca de 2,5% da população. Para os 97,5% restantes, os resultados certamente cairão se tentarem. E, como mencionado antes, quanto mais a pessoa pensa "sou bom nisso", pior ela é.
Portanto, a coisa mais perigosa é pensar: "Posso ser essa exceção de 2,5%."
Para resumir — quanto mais incrível a pessoa, menos ela realmente faz multitarefa. Elas se concentram em uma coisa (Musk) e reduzem o que fazem (Tsuji). As duas "exceções" apoiam perfeitamente a afirmação deste artigo, em vez de derrubá-la.
- Cinco métodos que você pode começar hoje.
O que fazer é simples. "Manter o holofote em um só lugar."
① Uma vez por dia, desative todas as notificações por apenas 90 minutos
Crie tempo para ferver a água do banho completamente uma vez. Coloque o telefone no modo avião e feche e-mail e Slack. Se for difícil, 45 minutos já servem. Escreva "Tempo de Concentração" na sua agenda e não coloque reuniões lá. Só isso já vai mudar a leveza da sua cabeça à tarde.
② Verifique o e-mail apenas 3 vezes ao dia
Fixado em três vezes: manhã, início da tarde e antes de sair do trabalho. A razão é reduzir a troca para o "modo e-mail" de 50 vezes por dia para 3 vezes. "E se for uma emergência?" — Assuntos realmente urgentes resultarão em um telefonema.
③ Se levar 2 minutos, resolva na hora
Pequenas tarefas inacabadas ficam puxando o canto da sua cabeça dizendo "Ainda não terminou" (isso também rouba concentração). Se levar 2 minutos, faça imediatamente. O custo de colocar em uma "lista de fazer depois" e lembrar é maior. No entanto, se exceder 2 minutos, agrupe no tempo de concentração.
④ Faça o mesmo tipo de trabalho junto
Este é exatamente o método de Musk. O custo de trocar o modo cerebral é maior quando se vai e volta entre trabalhos de "tipos diferentes". Portanto, solidifique "criação de documentos", "e-mails" e "reuniões" por tipo, e não os intercale alternadamente. Cada vez que você vai e volta entre e-mail e trabalho concentrado, aqueles 23 minutos desaparecem.
⑤ Perceba: "Ah, estou fazendo multitarefa agora."
A contramedida mais fundamental. Você não vai perceber a multitarefa enquanto acreditar que é "bom nisso". No final do dia, gaste apenas 5 minutos refletindo: "Quando foram os momentos em que estava fazendo duas coisas ao mesmo tempo hoje?" Você estava olhando e-mails durante uma reunião? No momento em que perceber, volte para um. Essa repetição muda os hábitos.
Resumo
A conversa de hoje pode ser resumida nestes três pontos:
- Concentração é um holofote. "Simultâneo" é, na verdade, troca em alta velocidade, e toda vez, uma taxa de "re-fervura" é cobrada (até 40% desaparece)
- "Pessoas que pensam que são boas nisso" são piores. É por isso que não conseguem corrigir
- Pessoas bem-sucedidas (Musk, Tsuji) fazem menos multitarefa. Elas se concentram em uma coisa e reduzem o que fazem
Se você sente que "estou ocupado, mas não estou obtendo resultados", não é uma questão de capacidade. Seu holofote está apenas disperso.
Primeiro, tente desligar as notificações por apenas 90 minutos hoje. Esse é o primeiro passo mais fácil e mais eficaz.
Finalmente
Em relação a métodos específicos de negócios e informações úteis, apresentarei no futuro apenas para aqueles que se registrarem pelo link do perfil. Você não conseguirá recebê-los a menos que esteja registrado naquele momento, então registre-se antes que esqueça.
