2026 年 6 月 2 日，循环功能在 Workspace Studio 正式发布，极大拓展了自定义 AI 智能体的可能性。
Workspace Studio 是包含在你公司 Google Workspace 中的一个 AI 智能体自动化平台，无需额外付费。
虽然启用模板很方便，但真正的价值在于能够创建你自己特定任务的自定义智能体。
在本文中，我将为在工作中使用 Google Workspace 的你，通过具体示例解释自定义智能体的设计流程。
当你阅读完本文时，你将拥有一份将你的一项日常任务转化为智能体的蓝图。
第一章：2026 年 6 月，Workspace Studio 进入"DIY"时代
首先，我们来梳理一下最近的三个更新。
① 循环功能正式发布（6 月 2 日）
→ "对每个项目重复"步骤现已开放通用。你可以自动逐个处理列表或电子表格行。手动复制相同步骤的工作已成为过去。
② 支持日语界面（5 月 7 日）
→ 之前仅支持英文的界面，现在支持包括日语在内的七种语言。步骤名称和帮助文档现在都是日语的。
③ NotebookLM 集成（5 月开始）
→ 新增了一个"询问 NotebookLM"步骤，允许你将基于笔记本知识得出的答案整合到你的流程中。
有了这三项更新，区分"使用模板的人"和"构建智能体的人"的时刻已经到来。
接下来谈谈价格。
Workspace Studio 不是一个独立产品；它免费包含在兼容的 Workspace 方案中。
目标版本有限，请查看官方帮助以确认你的合同是否符合条件。
作为参考价格，Business Starter 年度合同每用户每月起价为 800 日元（不含税）。
价格因汇率和合同渠道而异，请以官方网站的最终确认为准。
性能数据也令人印象深刻。
根据 Google 官方公告，在公测前的 alpha 测试期间，仅在 30 天内，Studio 智能体就处理了超过 2000 万个任务。
这相当于每天处理约 67 万个任务，或每秒处理约 8 个任务，意味着某人的繁琐工作正在消失。
这样一个强大的基础，即使捆绑在每月只需一顿午餐费用的方案里。
你难道不觉得找不到不用的理由吗？
第二章：自定义设计的 3 个步骤 | "任务语言化"是一切
创建自定义智能体听起来可能很难，但所需的不是编程，而是任务的语言化。
设计分三步进行：
① 选择一项要自动化的任务
→ 有三个标准：每周都会发生、每次流程相同、所需判断较轻。从满足这三点的任务中选择。
→ 具体来说，起草周报、格式化会议记录、保存附件、发送例行提醒都是不错的选择。相反，针对新客户的提案或充满例外情况的投诉处理则不适合。
② 将其分解为启动条件和步骤
→ 将其分为"何时运行（收到邮件、日程、会议结束）"和"做什么（总结、保存、通知）"。将其写在纸上就足够了。
③ 用中文撰写指令
→ 将你分解好的内容精确地输入到 studio.workspace.google.com 的输入字段中。Gemini 会自动为你组合步骤。
作为一名支持中小企业的 AI 顾问，我在实地看到的最常见失败模式就是跳过第 ② 步。
人们抛出像"自动化所有会计工作"这样过于宽泛的指令，当 Gemini 构建的流程与他们的意图不符时，他们就判断为"没用"而放弃。
老实说，我一开始也犯了同样的错误。
我把整个任务扔进去，结果生成的流程与我的预期不符，不得不重建了三次。
那时我意识到，制作智能体就像培训新员工一样。
只有那些可以逐行语言化的任务——"何时、发生什么、做什么、发送到哪里"——才能被干净地自动化。
换句话说，如果你能将其语言化，你就能在不写一行代码的情况下完成一个智能体。
第三章：示例 ① 发票处理智能体 | 利用新的循环功能一次性处理多个项目
这是第一个实际示例。
我们将自动化处理月末集中涌入的发票邮件。
以前，Studio 擅长保存单个附件，但在"逐个处理多个项目"方面存在困难。
随着 6 月 2 日循环功能的正式发布，这种情况已经改变。
流程设计如下：
① 启动条件
→ 当收到主题行包含"发票"的邮件时。
② Gemini 步骤
→ 从邮件正文和附件中提取发件人、金额和付款截止日期的列表。
③ 循环步骤
→ 对提取列表中的每个项目重复操作，并将其作为一行添加到电子表格分类账中。
④ 通知步骤
→ 将处理结果的摘要发送到你的 Chat。
以下是一份指令文本，你可以直接粘贴到流程创建界面中使用：
1当接收到一封主题包含"发票"的邮件时，请执行以下操作：231. 将附件中的 PDF 保存到 Drive 的 "Accounting_Received Invoices" 文件夹。42. 从邮件正文和附件中提取"发件人、金额、付款截止日期"并创建一个列表。53. 对列表中的每个项目重复操作，并将其作为一行添加到电子表格"发票分类账"中。64. 通过 Chat 通知我处理项目的数量和总金额的摘要。78对于无法提取的项目，请填写"需要确认"。9请勿基于猜测填写金额。
"请勿基于猜测填写金额"这一句很重要。
AI 倾向于填补空白，所以在处理与金钱相关的操作时，务必加以限制。
当我还是公司职员时，每月末都要花两个小时来誊写发票。
如果每月两小时，那就是每年 24 小时——整整三个工作日都花在誊写上。
现在，这段时间可以被一个简单的流程所取代。
第四章：示例 ② 内部 FAQ 智能体 | 通过 NotebookLM 集成消除"人们不看规章制度"的问题
第二个例子是处理内部咨询。
你让 NotebookLM 阅读内部规章制度和业务手册，并将其与"询问 NotebookLM"步骤结合。
设计很简单：
① 在 NotebookLM 中创建一个笔记本，包含费用报销规定、带薪休假规则、设备申请手册等内容。
② 创建一个在 Chat 中被提及时触发的流程。
③ 将问题传递给 NotebookLM，让其仅根据笔记本内容作答。
④ 将答案返回至 Chat。
由于 NotebookLM 仅根据上传的材料作答，其优势在于不太可能混入虚假答案。
在我供职于一家创业公司的 15 年里，成为管理者后最让我疲惫的事情就是"反复被问到写在规章制度里的内容"。
曾经有一段时间，我每周要回答三次同一个问题："费用的上限是多少来着？"
我无意指责提问者。
这是让员工不知道规章制度文件在哪里的系统性问题。
有了这个智能体，你只需在 Chat 中抛出问题，系统就会根据规章制度自动返回答案。
提问者的尴尬和回答者的疲惫，两者都消失了。
在我运营的 AI 沙龙里，内部 FAQ 这个主题是反响最大的。
那些觉得"不好意思反复问同样问题"的人和那些"厌倦了反复回答同样问题"的人，实际上在同一间办公室里共存。
双方都没有错，但他们却在一点一滴地消耗彼此。
只要有一个智能体介入其中，这种结构就能得到解决。
减少人际关系中的摩擦，是内部智能体的隐藏价值。
第五章：你一定会遇到的障碍 | 当前限制与有限预览状态
接下来，我们来谈谈一些限制，如果你不了解它们，你的设计就会失败。
以下是官方帮助的当前状态（截至 2026 年 6 月 10 日）：
① 可创建的流程数量
→ 最多 25 个，无论启用与否。
② 由 Gmail 触发的活动流程
→ 包含在 25 个流程的限制内。
③ 每个流程的步骤数
→ 最多 20 个。
④ 每日执行次数
→ 存在上限，但具体数字未公开。每 24 小时重置一次。
网上有文章说"可以制作多达 100 个"，但我今天查看的官方帮助文件显示是 25 个。
如果你根据过时的数字进行设计，结果肯定会在中途卡住。
还有一件事，我想坦诚地说。
像 Salesforce 和 Asana 这样的第三方集成目前正处于有限预览阶段。
此外，还有管理员可以控制步骤和触发器可用性的机制，因此根据你公司的设置，某些功能可能无法使用。
由于如果假设"外部工具集成"来进行设计，可能会遇到阻碍，所以请先从在 Google 内部即可完成的流程开始。
还有一些应对执行限制的技巧。
官方指南提出了两种解决方法：将高频流程（例如每分钟一次）的频率降低到每小时一次，以及将触发条件缩小为"仅限特定发件人"或"仅当主题包含特定词语时"。
触发所有邮件的流程会最快消耗限制。
条件设置得越精细，流程的持续运行时间就越长。
如果你在不了解这些限制的情况下试图一次性自动化所有任务，你会碰到 25 个流程框架和执行限制，热情也会随之冷却。
不过，不必害怕。
在第一个月，仅用一个流程就能充分感受到效果。
将 25 个流程的限制视为一个强制手段，用来筛选出真正有效的任务。
第六章：今天即可采取行动的 3 个步骤
最后，我将你今天可以做的事情浓缩为以下三点：
① 打开 studio.workspace.google.com
→ 如果能打开页面，说明你的方案已经兼容。如果打不开，可能是管理员那边关闭了，请联系你的 IT 部门。
② 根据第二章的三个标准，仅选择一项要自动化的任务
→ 每周发生、流程相同、判断较轻。就这三点。
③ 用中文撰写指令并运行测试执行
→ 在正式上线前，你可以通过测试执行来检查输出。不必担心失败。
我使用 AI 撰写文本超过 1000 次，可以肯定地说，AI 带来的最大回报不在于创造性工作，而在于那些每次流程相同的重复性任务。
从使用模板的人转变为构建模板的人，时机就在当下。
你今天就可以在 10 分钟内迈出第一步。
感谢你观看至此！
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