Os e-mails de orientação sobre o Copilot empresarial geralmente mencionam três coisas: "Você pode fazer perguntas no chat", "Você pode resumir reuniões" e "Você pode criar textos".
Mas o que ele realmente pode fazer vai além disso. Neste artigo, vou publicar um catálogo de 10 maneiras de usá-lo que raramente aparecem nos guias internos, juntamente com exemplos de prompts.
Primeiro, em defesa da reputação do departamento de TI: eles não estão escondendo isso por maldade. O trabalho deles é "distribuí-lo com segurança", não "dominar todas as funções e distribuir dicas de negócios".
Já vi esse padrão muitas vezes em consultorias. O guia de implementação é perfeito, mas a informação que chega à linha de frente são apenas três linhas do mínimo denominador comum. Como resultado, os funcionários param no uso básico.
É como o manual que você recebe ao comprar um smartphone. Ele te diz como fazer uma ligação, mas não te diz como usar aplicativos que mudam sua vida. O manual não tem culpa; simplesmente não é esse o papel dele.
Portanto, você precisa ir buscar o que está além do guia por conta própria. Este artigo é essa "página que não está no manual".
Todos esses métodos envolvem apenas pedir ao Copilot em japonês na sua tela habitual. Nenhuma programação é necessária. Você não precisa memorizar todos os 10. Comece com aquele que ajuda no trabalho com o qual você mais está lutando agora. Vamos começar.
Capítulo 1: Por que Paramos nas "3 Linhas de Orientação"
Antes do catálogo, vamos ver a estrutura por um minuto.
A orientação interna de TI prioriza alcançar todos os funcionários com segurança. Portanto, o conteúdo é limitado a funções básicas que se aplicam a todos. Se eles começassem a escrever dicas de negócios para cada departamento, o guia se tornaria um dicionário em vez de um manual.
Por outro lado, os recursos do Copilot estão aumentando quase todos os meses. Isso significa que a lacuna entre a "orientação no momento da introdução" e "o que ele pode fazer agora" aumenta com o tempo.
Não há ninguém para preencher essa lacuna. Essa é a verdadeira razão pela qual o Copilot para no nível básico em muitas empresas. Por outro lado, aqueles que preenchem a lacuna por si mesmos podem extrair uma dimensão diferente de economia de tempo da mesma licença.
Passei 10 anos como executivo em uma empresa de risco que distribuía sistemas internos. Então posso afirmar com certeza: os distribuidores já têm trabalho suficiente apenas para garantir que todos possam usar o mínimo. O reino do "domínio" é deixado para a linha de frente desde o início. Ninguém virá te ensinar se você apenas esperar.
Capítulo 2: 10 Coisas que Você Pode Realmente Fazer
Aqui está o catálogo. Cada item é unificado com um conjunto de três: "O que pode fazer", "Exemplo de prompt" e "Quando é eficaz".
Você pode usar os exemplos de prompt como estão ou adaptá-los às suas próprias palavras. O importante não é a educação, mas transmitir "o quê, para quem e em que formato". Peça da mesma forma que pediria a um colega.
① Extrair apenas "Contexto e Tarefas" de longas threads de e-mail
O que pode fazer: Resumir toda a thread e organizar quem está pedindo o quê.
Exemplo de prompt: "Diga-me o contexto desta thread e quaisquer solicitações às quais ainda não respondi."
Quando é eficaz: Sua caixa de entrada depois de uma viagem de negócios. Você pode se atualizar sobre uma thread de 20 mensagens em 1 minuto.
② Rascunhar respostas com especificações de tom
O que pode fazer: Gerar rascunhos de resposta com base no contexto da thread, especificando tons como educado ou conciso.
Exemplo de prompt: "Escreva um rascunho de resposta educada aceitando o cronograma, mas levando o preço para revisão interna."
Quando é eficaz: É especialmente eficaz para respostas difíceis de dizer. Os 15 minutos gastos agonizando com as palavras desaparecem.
③ "Participar" de uma reunião que você perdeu depois do fato
O que pode fazer: Organizar decisões, tarefas e itens pendentes de uma reunião com a transcrição ativada.
Exemplo de prompt: "Diga-me as decisões da reunião regular de ontem e quaisquer tarefas para mim com prazos."
Quando é eficaz: Dias com compromissos duplos. Uma hora assistindo a uma gravação em velocidade normal se torna 3 minutos.
④ Ouvir apenas as "partes relevantes para você" em uma reunião
O que pode fazer: Extrair apenas tópicos específicos ou partes onde seu nome foi mencionado, em vez de toda a reunião.
Exemplo de prompt: "Diga-me apenas as partes desta reunião que tocaram no orçamento para XX e a conclusão."
Quando é eficaz: Reuniões gerais longas. Você pode evitar gastar 60 minutos para os 5 minutos que lhe dizem respeito.
⑤ Julgar o conteúdo "antes de ler" um documento
O que pode fazer: Obter os pontos principais de um documento longo e as partes que você deve ler primeiro.
Exemplo de prompt: "Diga-me os 3 pontos principais deste documento e quais capítulos um representante de vendas deve ler com atenção."
Quando é eficaz: Um PDF de 50 páginas compartilhado de repente com você. Você pode decidir se lê ou não em dezenas de segundos.
⑥ Criar rascunhos de documentos com base em arquivos existentes
O que pode fazer: No Word, fazer com que ele se refira a materiais anteriores para criar um rascunho para um novo documento.
Exemplo de prompt: "Com base nesta proposta, escreva um rascunho de comunicado para os clientes."
Quando é eficaz: Os 30 minutos gastos começando do zero se transformam em 10 minutos de apenas edição.
⑦ Gerar rascunhos de apresentações a partir de materiais existentes
O que pode fazer: No PowerPoint, gerar um rascunho de slides referindo-se a um arquivo em mãos.
Exemplo de prompt: "Com base neste relatório, crie um rascunho para os slides da apresentação."
Quando é eficaz: O primeiro passo para "Apenas transforme isso em uma apresentação até a semana que vem."
⑧ Analisar tabelas do Excel em português claro
O que pode fazer: Pedir análise de tendências ou agregação de uma tabela em português claro sem escrever fórmulas.
Exemplo de prompt: "Desta tabela, diga-me os itens que caíram em comparação com o mês anterior, em ordem decrescente."
Quando é eficaz: É mais eficaz para pessoas que não têm confiança com fórmulas. O tempo de espera por um especialista em Excel desaparece.
⑨ Verificar regras internas "com evidências"
O que pode fazer: Fazer com que ele responda com base em regulamentos em pastas compartilhadas, incluindo a fonte.
Exemplo de prompt: "Qual é a regra para o prazo de reembolso de despesas? Inclua o nome do arquivo de origem."
Quando é eficaz: Pequenas verificações que não valem a pena perguntar ao RH. Torna mais fácil tanto para quem pergunta quanto para quem é perguntado.
⑩ Resolver "Quem devo perguntar sobre isso?"
O que pode fazer: Rastrear partes interessadas do projeto e o histórico de e-mails, reuniões e arquivos anteriores.
Exemplo de prompt: "Diga-me os materiais que mostram o histórico do Projeto XX e quem é experiente sobre ele."
Quando é eficaz: Imediatamente após uma transferência ou transição. Torna-se uma tábua de salvação quando você não tem um mapa das relações humanas.
O que todos os 10 têm em comum é que nenhum deles é "trabalho novo". Apenas a maneira como você faz o trabalho que já faz todos os dias muda. Portanto, o custo de aprendizado é quase zero, e apenas o efeito permanece.
Capítulo 3: Reduzindo os 10 para "Seus Top 3"
Se você apenas olhar o catálogo, vai esquecê-lo amanhã. Para terminar, reduza-o aos seus próprios top 3.
O método é simples. Lembre-se do seu trabalho hoje e liste as "Top 3 tarefas que consumiram seu tempo." Aplique qual dos 10 é eficaz para cada uma. Só isso.
Essa redução em si pode ser deixada para o Copilot. Aqui está o prompt para copiar e colar:
Meu trabalho é (ex: Administração de Vendas). Esta semana, as tarefas em que gastei mais tempo foram (ex: ① Correspondência por e-mail ② Atas de reunião ③ Criação de relatório mensal).
Para cada uma dessas três, por favor, me diga quanto tempo posso economizar com o Copilot e o Microsoft 365, e um exemplo de prompt que devo tentar primeiro.
Basta preencher os ( ) e colar, e seus próprios "Primeiros 3" serão retornados. É mais rápido deixar o trabalho de traduzir o catálogo para o seu próprio trabalho para a IA.
Se for um dia afogado em e-mails, ①②. Se for cheio de reuniões, ③④. Se for trabalho com documentos, ⑤⑥⑦. Se você usar esses três conscientemente por apenas uma semana, a maneira de perguntar se tornará natural.
Um catálogo de ferramentas não é para usar tudo. É para encontrar as poucas páginas que funcionam para o seu trabalho.
E uma vez que esses 3 se tornarem naturais, volte a este artigo e adicione o próximo. Um catálogo não é algo para consumir de uma vez; é algo para manter na prateleira e consultar muitas vezes. É mais fácil se você marcar como favorito.
Resumo: Um recurso que não foi introduzido é o mesmo que um que não existe. Portanto—
Finalmente, o cerne deste artigo mais uma vez.
O verdadeiro poder do Copilot da sua empresa não pode ser medido pelas três linhas no e-mail de orientação. A orientação diz a "entrada segura", e o "uso que muda seu trabalho" é algo que você vai buscar por conta própria. Apenas aqueles que vão buscá-lo estão trabalhando de forma diferente com a mesma licença.
Olhando para trás, raramente vi alguém em qualquer local de trabalho ler a orientação da ferramenta interna completamente. É por isso que a diferença sempre foi feita fora da orientação. Quer você saiba ou não. Essa simples diferença se acumula em uma diferença de dezenas de minutos todos os dias.
Dito isso, você não precisa tentar 10 coisas de uma vez. Há apenas uma coisa a fazer.
Escolha um destes 10 que funcione para a tarefa que mais consumiu seu tempo hoje e tente amanhã.
Se funcionar uma vez, você naturalmente vai querer tentar uma segunda. Depois de ver a vista fora da orientação, não há como voltar atrás. E daqui a seis meses, a pessoa que está sendo chamada de "o especialista em Copilot" por aqueles ao redor é aquela que tentou uma coisa sem esperar pelo e-mail de orientação.
O Copilot e outras IAs estão evoluindo muito rápido. É infinitamente mais rápido aprender com alguém que está praticando do que continuar perseguindo as novidades por conta própria.
Obrigado por assistir até o final.
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