Prima di tutto, una cosa importante.
"Essere occupati" e "ottenere risultati" sono due cose diverse.
Rispondere alle email, reagire su Slack, fare qualche piccolo progresso sui documenti... muoversi costantemente ti dà la sensazione di "ho fatto un sacco oggi". Ma quella sensazione e l'effettivo progresso non coincidono affatto.
Anzi, più ti muovi, più i tuoi risultati potrebbero diminuire. Oggi ti spiegherò il motivo usando delle analogie.
E alla fine, risponderò chiaramente alla controargomentazione che molti hanno: "Ma le persone di successo hanno successo grazie al multitasking, giusto?"
- Il riflettore del cervello può illuminare una sola cosa.
Prima, le premesse. Immagina la concentrazione umana come un singolo riflettore su un palcoscenico buio.
Puoi illuminare un solo punto alla volta. Quando hai la sensazione di "fare due cose contemporaneamente", in realtà ciò che accade è che il riflettore si sposta semplicemente avanti e indietro tra due punti ad alta velocità. Non è simultaneo; è un cambio rapidissimo. Questo è il punto di partenza.
E questo "avanti e indietro" ha un costo invisibile.
- La "commissione invisibile" pagata ogni volta che cambi.
Immagina di stare creando un documento. Arriva un'email, e tu rispondi brevemente. Poi torni al documento.
In questo momento, nel tuo cervello avvengono due operazioni:
① Il lavoro di cercare "Aspetta, dove ero rimasto?"
② Il lavoro di cambiare la modalità del cervello da "cervello da email" a "cervello da documento".
Il cervello per scrivere email e il cervello per pensare ai documenti usano modalità diverse. Ogni volta che cambi, fai le valigie per la modalità precedente e riavvii quella successiva. Questo "caricare e scaricare" richiede un tempo sottile.
Per usare un'analogia, è come bollire l'acqua per il bagno. La concentrazione è fredda nel momento in cui entri, e finalmente si scalda dopo circa 15 minuti. Tuttavia, ogni volta che arriva una notifica, l'acqua si raffredda e devi ribollirla. Passare tutto il giorno a "ribollire" e finire con acqua tiepida: questa è la vera natura del multitasking.
I dati della ricerca confermano esattamente quanto si perde:
- Secondo un sondaggio della professoressa Gloria Mark della UC Irvine, una volta interrotti, ci vogliono in media 23 minuti e 15 secondi per tornare completamente al compito originale.
- Uno studio dell'Università del Michigan mostra che questo accumulo di cambi può portare a perdere fino al 40% del tempo produttivo in una giornata.
In altre parole, anche se pensi di aver lavorato per 8 ore, solo 4,8 ore di lavoro sono effettivamente andate avanti. Le restanti 3,2 ore sono svanite nel "ribollire".
- "Sono bravo a fare multitasking" è la mentalità più pericolosa.
Ecco una storia leggermente spaventosa.
Le persone che guardano sempre email e social network contemporaneamente allenano il loro cervello a "cercare sempre la prossima novità". Di conseguenza, il potere di concentrarsi sull'unica cosa davanti a loro (il potere di ignorare le informazioni non necessarie) si indebolisce.
È come crescere in una stanza in cui la TV è sempre accesa; ti trovi a disagio nei luoghi silenziosi. Un cervello abituato alla stimolazione diventa una costituzione che non riesce a concentrarsi senza stimoli.
Uno studio della Stanford University del 2009 lo ha dimostrato. Le persone che fanno multitasking regolarmente hanno ottenuto punteggi più bassi in tutte e tre le aree: "potere di ignorare le informazioni", "potere di mantenere la memoria" e "velocità di cambiamento".
E questa è la frase che colpisce più duramente:
"Le persone che pensano di essere brave a fare multitasking in realtà erano le peggiori" (Professor Nass).
Perché pensano di essere brave, non cercano di migliorare. Quindi il divario continua ad allargarsi. Questa è la parte più problematica di questo problema.
- Perché non riusciamo a smettere? (Notifiche = Gacha)
"Lo capisco con la testa. Ma finisco sempre per guardare le notifiche." Certo. Non è perché la tua volontà è debole.
Le notifiche sono costruite con lo stesso meccanismo del Gacha (slot machine).
Non sai se è una "vincita" (like, contatto felice) o una "perdita" finché non la apri. Questo "forse è una vincita" è la forma più addictive per il cervello. Ogni volta che vinci, il cervello rilascia una piccola ricompensa (dopamina), creando uno stato di "non vedo l'ora della prossima notifica".
Il neuroscienziato Daniel Levitin spiega che "il multitasking crea un circuito della dopamina". In altre parole, sei solo "costretto a girare la Gacha" dal tuo smartphone. Se conosci il meccanismo, puoi gestirlo.
- Le "eccezioni" di Nozomi Tsuji (madre di 4) ed Elon Musk: due persone di successo opposte.
Ora, rispondiamo alla prima controargomentazione. Questa è la parte più interessante di questo articolo.
Elon Musk sembra l'"umano multitasking definitivo", gestendo diverse aziende come Tesla, SpaceX e X contemporaneamente.
Tuttavia, Isaacson, che ha scritto la sua biografia, è giunto alla conclusione esattamente opposta. La vera natura di Musk non era il multitasking, ma una "persona che finisce le cose una dopo l'altra in successione (serial tasker)".
Divide la sua giornata in incrementi di 5 minuti e si concentra su un'azienda al giorno, tipo "Oggi è il giorno di SpaceX, domani è il giorno di Tesla". Mentre si concentra su un'azienda, mette temporaneamente le altre in "scatole" diverse nella sua testa. Sembra che le stia facendo contemporaneamente, ma in realtà sta solo "aprendo le scatole una per una". Questo è l'esatto opposto del multitasking.
E Nozomi Tsuji? Dal suo aspetto di gestire il lavoro mentre cresce quattro figli, è chiamata una "maestra del multitasking", e lei stessa parla di "lavorare mentre fa altre cose".
Tuttavia, i consigli per risparmiare tempo che elenca effettivamente erano "strumenti che riducono il lavoro stesso". Utensili da cucina che finiscono di tagliare in un istante, asciugatrici che eliminano lo sforzo di stendere i panni. In altre parole, non li sta facendo contemporaneamente; sta facendo eliminare i compiti dalle macchine. E il "fare mentre" è possibile solo quando un lato è un "compito che non richiede pensiero" (piegare, trasportare).
Inoltre, c'è un fattore decisivo. Uno studio dell'Università dello Utah mostra che i cervelli speciali che possono davvero gestire il multitasking (supertasker) costituiscono solo circa il 2,5% della popolazione. Per il restante 97,5%, i risultati diminuiranno sicuramente se ci provano. E come detto prima, più le persone pensano "sono bravo", peggio sono.
Pertanto, la cosa più pericolosa è pensare: "Potrei essere io quell'eccezione del 2,5%".
Per riassumere: più una persona è straordinaria, meno fa multitasking. Si concentra su una cosa (Musk) e riduce ciò che fa (Tsuji). Le due "eccezioni" supportano perfettamente l'affermazione di questo articolo, invece di rovesciarla.
- Cinque metodi che puoi iniziare oggi.
Le cose da fare sono semplici. "Mantenere un solo riflettore".
① Una volta al giorno, spegni tutte le notifiche per soli 90 minuti
Crea il tempo per far bollire completamente l'acqua del bagno. Metti il telefono in modalità aereo e chiudi email e Slack. Se è difficile, 45 minuti vanno bene. Scrivi "Tempo di Concentrazione" sul tuo calendario e non mettere riunioni lì. Questo da solo cambierà la leggerezza della tua testa nel pomeriggio.
② Controlla le email solo 3 volte al giorno
Fissato a tre volte: mattina, primo pomeriggio e prima di uscire dal lavoro. Il motivo è ridurre il passaggio al "cervello da email" da 50 volte al giorno a 3. "E se fosse un'emergenza?" – Le questioni veramente urgenti si tradurranno in una telefonata.
③ Se richiede 2 minuti, fallo sul momento
I piccoli compiti non finiti continuano a tirare l'angolo della tua testa dicendo "Non è ancora finito" (anche questo consuma la concentrazione). Se richiede 2 minuti, fallo immediatamente. Il costo di metterlo in una "lista di cose da fare dopo" e ricordarselo è più alto. Tuttavia, se supera i 2 minuti, raggruppalo nel tempo di concentrazione.
④ Fai lo stesso tipo di lavoro insieme
Questo è esattamente il metodo di Musk. Il costo del cambio di modalità cerebrale è più alto quando si va avanti e indietro tra lavori di "tipo diverso". Pertanto, consolida "creazione di documenti", "email" e "riunioni" per tipo, e non intervallarli alternativamente. Ogni volta che vai avanti e indietro tra email e lavoro concentrato, quei 23 minuti scompaiono.
⑤ Nota: "Oh, ora sto facendo multitasking."
La contromisura più fondamentale. Non noterai il multitasking finché credi di essere "bravo". Alla fine della giornata, dedica solo 5 minuti a riflettere: "Quali sono stati i momenti in cui oggi facevo due cose contemporaneamente?" Stavi guardando le email durante una riunione? Nel momento in cui te ne accorgi, torna a una. Questa ripetizione cambia le abitudini.
Riepilogo
Il discorso di oggi può essere riassunto in questi tre punti:
- La concentrazione è un riflettore. "Simultaneo" è in realtà un cambio ad alta velocità, e ogni volta viene addebitata una commissione di "ribollitura" (fino al 40% scompare)
- "Le persone che pensano di essere brave" sono peggiori. Ecco perché non possono migliorare
- Le persone di successo (Musk, Tsuji) fanno meno multitasking. Si concentrano su una cosa e riducono ciò che fanno
Se hai la sensazione di "essere occupato ma non ottenere risultati", non è una questione di abilità. Il tuo riflettore è semplicemente disperso.
Prima di tutto, oggi prova a spegnere le notifiche per soli 90 minuti. Questo è il primo passo più semplice ed efficace.
Infine
Per quanto riguarda metodi di business specifici e informazioni utili, li introdurrò in futuro solo a coloro che si registrano dal link nel profilo. Non potrai riceverli se non sarai registrato in quel momento, quindi registrati prima di dimenticartene.
