Ho smesso di "creare documenti da solo".
Di conseguenza, le ore che prima sparivano nella creazione di materiali per proposte sono completamente svanite. Il tempo passato a leggere PDF voluminosi, a riorganizzare i punti chiave nella testa e a fissare slide vuote si è drasticamente ridotto.
"Leggi tutto. Estrai i punti chiave. Pensa alla struttura. Scrivi il testo. Sistemala formattazione..." — fare tutto questo da solo per un singolo documento. In un attimo, mezza giornata è andata via, dalla ricerca al completamento.
Ho visto questa stanchezza molte volte io stesso nel campo della consulenza. Più le persone sono talentuose, più tendono a farsi carico di tutti i passaggi da sole e finiscono per esaurirsi.
È come un piccolo negozio in cui una persona gestisce la cucina, il servizio clienti e la cassa. È impressionante fare tutto, ma se anche solo una parte si blocca, l'intero negozio si ferma.
La creazione di documenti può passare da "un lavoro svolto interamente da una persona" a "un lavoro in cui i ruoli sono divisi e ruotati". Lascia che l'AI che è brava a leggere legga, e che l'AI che è brava a creare crei. Solo facendo questo, quelle mezze giornate perse torneranno.
Oggi svelerò l'intero metodo di divisione del lavoro, facendo sì che Gemini Notebook sia il "Lettore" e Claude il "Creatore", completo di prompt che puoi copiare e incollare. Quando avrai finito di leggere, vorrai eseguire il tuo prossimo documento con questa divisione del lavoro. Iniziamo.
Capitolo 1: Perché la Creazione di Documenti Consuma Così Tanto Tempo?
Voglio che chi pensa "sono inefficiente perché sono incompetente" legga questo. Ci sono solo tre cause.
Causa 1: Ti stai facendo carico di tutti e tre i passaggi di "Leggere, Pensare e Creare" da solo.
La creazione di documenti è in realtà composta da tre compiti con nature diverse: il processo di leggere accuratamente enormi quantità di informazioni, il processo di assemblare i punti chiave e pensare, e il processo di creare una forma visiva. Il modo in cui usi il cervello è completamente diverso, eppure fare tutto da solo ti fa cambiare marcia ripetutamente, esaurendoti ogni volta.
Causa 2: Interpretare erroneamente i fatti durante la fase di "Lettura".
Sfogliare un documento in fretta e iniziare a scrivere basandosi su ricordi vaghi. Più tardi, qualcuno fa notare: "Quel numero è diverso dalla fonte." Se l'accuratezza della lettura è debole, l'intero processo successivo crolla.
Causa 3: Partire da una pagina bianca durante la fase di "Creazione".
Hai i punti chiave in testa, ma quando è il momento di trasformarli in testo o struttura, le tue mani si fermano. Una pagina bianca è sempre spaventosa. Questo costo di avvio è spesso il più grande spreco di tempo.
Ciò che queste tre hanno in comune è "continuare a tenere in mano compiti che potrebbero essere separati." Questa non è una questione di abilità. È interamente una questione di metodo.
Ad essere onesto, credo che solo coloro che hanno conosciuto l'altezza dell'inefficienza siano qualificati per parlare di efficienza. Una volta ho passato 5 ore su un singolo documento di proposta. Perché conosco quella stanchezza, l'efficacia della separazione dei compiti colpisce nel segno.
Capitolo 2: L'Essenza è Smettere di "Tenere Tutto da Solo" e Dividersi in un "Lettore" e un "Creatore"
Allora, cosa dovresti fare? La risposta è "lascia ciò in cui sono bravi a chi è bravo."
Per favore, comprendi la differenza di personalità tra queste due IA. Questa differenza è il fondamento della divisione del lavoro.
Il Lettore: Gemini Notebook.
Gemini Notebook (NotebookLM) è un'IA che risponde basandosi solo sui documenti che carichi. L'aiuto ufficiale di Google afferma che vengono utilizzate solo le fonti per le risposte, e le risposte includono citazioni (fonti) in modo da poter controllare immediatamente la parte pertinente del documento originale. Si basa su Gemini. Risponde "Non lo so" a cose non scritte nel documento. Pertanto, è difficile interpretare male i fatti. Quando si tratta di "leggere accuratamente", non c'è compagno migliore.
Il Creatore: Claude.
D'altra parte, Claude è bravo ad assemblare il testo e a trasformarlo in forma documentale. Se gli dai i punti chiave, può pensare alla struttura e creare testo leggibile. Se attivi "Strumento di Analisi" (esecuzione del codice), può persino creare file Word, PowerPoint o Excel.
Secondo l'aiuto ufficiale, la creazione di file è disponibile anche sul piano gratuito. Di default utilizza il nuovo Sonnet 3.5, e per compiti più difficili, puoi passare al top di gamma Opus su un piano a pagamento. È la stella del "pensare e creare".
In breve, questa è la divisione del lavoro: Lascia che il Lettore, Gemini Notebook, legga il documento accuratamente ed estragga i punti chiave con le citazioni. Passa quei punti chiave al Creatore, Claude, per costruirli in un documento. Lascia che diversi professionisti gestiscano la lettura e la creazione. Questo è il quadro generale oggi.
Capitolo 3: Dimostrazione. Come lo Stesso Documento Cambia Tra "Solo" e "Divisione del Lavoro"
Le parole da sole sono difficili da trasmettere, quindi ti mostrerò come cambia effettivamente.
Il compito è: "Leggi un PDF di ricerca di 30 pagine e crea un memo di pianificazione di una pagina per la condivisione interna." Un lavoro comune.
【Quando si fa tutto da soli】
Apri il PDF e leggi dall'inizio. Evidenzia i numeri che attirano la tua attenzione. Riassumi i punti chiave nella tua testa. Apri un memo vuoto e inizia a scrivere. "Aspetta, dov'era quel numero?" e torna al PDF. Scrivi e correggi, correggi e scrivi. In un attimo, sono passate 2 o 3 ore.
—Si fa. Ma questo è il risultato di un andirivieni ripetuto tra "leggere" e "creare" nella tua testa.
【Quando ci si divide in Lettore e Creatore】
Per prima cosa, metti il PDF in Gemini Notebook e chiedi: "Estrai i punti chiave di questo documento con citazioni per le prove." Ciò che torna è un elenco di punti chiave con numeri di fonte. È improbabile interpretare male i numeri. Successivamente, passa quei punti chiave a Claude e chiedi: "Assembla questo in un memo di pianificazione di una pagina." La struttura e il testo salgono su tutti insieme.
Per la mia esperienza, la parte più efficace è che "il cambio di marcia del cervello scompare." Il tempo per concentrarsi sulla lettura e il tempo per concentrarsi sulla creazione sono nettamente separati. Quello stress di andare avanti e indietro è completamente scomparso.
Stesso PDF, stesso tu. L'unica differenza è "se hai tenuto tutto da solo o hai diviso i ruoli."
Capitolo 4: Passaggi Pratici e Prompt Copia-Incolla
Da qui, questi sono i passaggi effettivi. Nessuna programmazione richiesta. Nessuna difficile configurazione di integrazione; funziona semplicemente copiando e incollando a mano. Ci sono 3 passaggi.
PASSO 1: Lascia che il Lettore (Gemini Notebook) legga il documento
Crea un nuovo notebook in Gemini Notebook e aggiungi i documenti che vuoi che legga. Il trucco è riassumere un tema per notebook. Gemini Notebook non può lavorare su più notebook contemporaneamente, quindi mescolarli riduce l'accuratezza.
PASSO 2: Estrai i punti chiave con le citazioni
Incolla il prompt seguente nella chat di Gemini Notebook.
1Estrai i punti chiave dei documenti caricati nel seguente formato:21. Conclusione di questo documento (entro 3 righe)32. Numeri efficaci per il processo decisionale (ciascuno con una citazione della fonte)43. Parti che potrebbero essere controargomentazioni o punti di cautela
Per le cose non scritte nel documento, non integrare con supposizioni; indica chiaramente "Non menzionato."
I punti chiave torneranno con le fonti. Controlla sempre la fonte prima di utilizzare i numeri. Questo conclude la "lettura."
PASSO 3: Lascia che il Creatore (Claude) lo assembli in un documento
Copia i punti chiave appena estratti e dalli a Claude.
1Di seguito sono riportati i punti chiave estratti da un documento di ricerca.2Sulla base di questi, crea un memo di pianificazione (equivalente a una pagina A4) per la condivisione interna.34【Punti Chiave】5(Incolla qui l'output del PASSO 2)67Struttura: "Conclusione → Prove → Prossimi Passi."8Non aggiungere fatti non scritti nei punti chiave e indica chiaramente "Da confermare" per le informazioni mancanti.
Con questo, viene creata una pagina leggibile. Se aggiungi "Crealo come file Word," produrrà anche il file.
Una cosa importante qui: questa divisione del lavoro è un percorso che ho percorso io stesso. Come risultato della costruzione di prompt che superano i 20.000 caratteri per creare la mia IA dedicata, il tempo impiegato per un articolo è passato da 5 ore a 1 ora. È la stessa IA. L'unica cosa che ho cambiato è stato il modo in cui ho passato le cose. Decidere a chi affidare cosa. Solo questo cambia il modo in cui il tempo si scioglie.
Capitolo 5: 3 Applicazioni per Ottenere 10x da Questa Divisione del Lavoro
Una volta che hai le basi, padroneggiarle ti porterà al livello successivo.
Applicazione 1: Restituisci l'output creato al Lettore per farlo crescere
Aggiungi il memo creato da Claude alle fonti di Gemini Notebook. Da quel momento, quell'output diventa anche un "bersaglio per la lettura." La conoscenza del Lettore si infittisce ogni volta che lo usi.
Applicazione 2: Lascialo leggere più documenti contemporaneamente
Se metti diversi documenti correlati in un unico notebook, Gemini Notebook può raccogliere punti chiave tra di essi. Metodi come "Confronta i documenti dell'Azienda A e dell'Azienda B e mostra le differenze con le citazioni" sono efficaci.
Applicazione 3: Integrazione per eliminare il passaggio avanti e indietro (Per utenti avanzati)
Per coloro che utilizzano Claude Desktop o Claude Code, puoi utilizzare un meccanismo chiamato MCP per connetterti direttamente con Gemini Notebook, eliminando anche il passaggio avanti e indietro del copia e incolla.
Tuttavia, ad essere onesti, questo è per utenti avanzati. Questa integrazione non è ufficialmente garantita da Google o Anthropic, e potrebbe smettere di funzionare se il layout dello schermo cambia. Utilizzarlo richiede anche un piano Claude a pagamento. All'inizio, non forzare una connessione; il copia e incolla manuale è sufficiente.
Infine, uno sguardo più approfondito sul perché questa divisione del lavoro funziona. Man mano che l'IA diventa più intelligente, il prossimo collo di bottiglia non sarà "il potere di creare." Sarà come far accettare al destinatario ciò che è stato creato. Le persone non si muovono facilmente quando viene loro consegnato un prodotto finito dal nulla. Questa divisione del lavoro, in cui il Lettore lascia prove con citazioni, funziona esattamente lì. Puoi consegnarlo con le prove, non solo il prodotto finito. Ecco perché passa facilmente.
Riepilogo: Creazione di Documenti da "Un Lavoro Tenuto da Solo" a "Un Lavoro Passato"
Questa volta ho spiegato la divisione del lavoro di affidare la "lettura" a Gemini Notebook e la "creazione" a Claude, dalle cause strutturali alla dimostrazione, ai passaggi e alle applicazioni. Infine, il nucleo di questo articolo ancora una volta.
La creazione di documenti si blocca non perché sei incompetente. È perché ti stai facendo carico di lavori con nature diverse—leggere, pensare e creare—tutti da solo. Lascia che l'AI brava a leggere legga, e che l'AI brava a creare crei. Nel momento in cui separi i processi, quella mezza giornata scompare silenziosamente.
Detto questo, non devi fare tutto in una volta. C'è solo una cosa da fare.
Metti un documento che hai a portata di mano in Gemini Notebook e prova ad estrarre i punti chiave con il prompt del PASSO 2 del Capitolo 4.
Una volta che i punti chiave con le citazioni tornano, consegnali a Claude. Una volta che assapori questa sensazione di "lettura e creazione separate," non potrai mai più tornare ai giorni in cui tenevi tutto da solo.
Sia Gemini Notebook che Claude si stanno evolvendo molto velocemente. Piuttosto che cercare di stare al passo con le ultime novità da solo, è infinitamente più veloce imparare da chi lo sta praticando.
Grazie per aver guardato fino alla fine.
【📣 Avviso 📣】
Sto aprendo una Chat Aperta per padroneggiare completamente AI × note e X.
Nella Chat Aperta, fornisco senza riserve le informazioni più recenti e utili su AI × note e AI/X.
🎁 Vantaggi Gratuiti della Chat Aperta 🎁
① 200 Prompt Selezionati
② 20 Gemme Selezionate
③ 7 Competenze Selezionate di Claude
Regalo questi come regali 🎁
🌈 Contenuti Condivisi nella Chat Aperta 🌈
① Come ho ottenuto 1 milione di yen in vendite con il mio primo note
② Metodi di marketing sui social media
③ Metodi di marketing via email
④ Metodi di marketing dei dati digitali
⑤ Come crescere su X alla massima velocità
E altro ancora, condivido informazioni che posso raccontare dalla mia esperienza come marketer attivo di AI × SNS, che in precedenza si occupava di marketing dei dati digitali e big data marketing.
Anche i principianti dell'AI e coloro che vogliono solo guardare sono i benvenuti ✨
Sentiti libero di dare un'occhiata ✨
↓ Iscriviti da qui.
https://line.me/ti/g2/LmLu1N1cE6UBkoURbaYf_bV8l66cCyotSJU2og
