Attualmente impiego 21 persone. Lo stipendio totale che pago per tutti e 21 è di 10.000 yen al mese. Tutto questo viene fatto utilizzando solo la versione smartphone dell'"app ChatGPT", dove i dipendenti AI gestiscono tutto il lavoro.
- Responsabile della Gestione per pensare insieme alla direzione aziendale
- Responsabile Marketing per ideare strategie che portino alle vendite
- Responsabile Legale per identificare i rischi e rivedere i contratti
- E un Supporto Mentale per fornire consigli calmi quando sono in difficoltà
Normalmente, assumere personale specializzato per ciascuno di questi ruoli costerebbe centinaia di migliaia di yen ogni mese. Ma ora, queste AI assumono questi ruoli 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno, senza pause, portando avanti il lavoro in qualsiasi momento.
Non sono solo AI da chat. Poiché ho progettato ruoli, valori e persino criteri di giudizio per ciascuna, non hanno bisogno di istruzioni dettagliate ogni volta. Giudicano la situazione da sole e restituiscono proposte e output ottimali in qualità di esperte.
Per me, non sono solo strumenti che rispondono a domande; sono "eccellenti dipendenti AI" che gestiscono l'azienda insieme a me.
Ora, lavorano per me a tutti gli effetti, gestendo ogni giorno l'acquisizione di nuovi appuntamenti, le assunzioni, le operazioni sui social media, le attività di PR e il lavoro di sviluppo senza un solo reclamo.
Parte 1: Progetto dell'Organizzazione AI e Costruzione di 21 Personas
1. Vantaggi di Assumere AI come Dipendenti
La maggior parte dei problemi affrontati oggi dagli imprenditori sono legati alle persone: incapacità di assumere, stipendi elevati o dipendenti che se ne vanno subito dopo essere stati formati. I dipendenti AI risolvono tutti questi problemi in una volta sola.
Fino ad ora, ChatGPT è stato utilizzato come strumento per ricerche o bozze. Tuttavia, il modo corretto di usarlo ora è dare all'AI un ruolo e una conoscenza specifici e assumerla come professionista. Con ChatGPT, puoi creare un team d'élite di 21 persone utilizzando solo le funzionalità standard. Questo articolo spiega il metodo specifico per automatizzare e accelerare la gestione utilizzando solo ChatGPT senza strumenti esterni.
2. Perché è Necessario un Sistema a 21 Persone
Il business richiede molta conoscenza specializzata: strategia, marketing, diritto, finanza, social media, scrittura e design. È impossibile per una persona fare tutto questo. Eppure, assumere 21 esperti costerebbe milioni di yen al mese. Con ChatGPT, puoi riunire 21 esperti per il solo costo dell'abbonamento mensile. Lavorano 24 ore al giorno senza lamentarsi e sono fedeli alle tue istruzioni come presidente.
Quando crei questo sistema a 21 persone, il tuo lavoro passa dall'esecuzione al processo decisionale. Invece di fare il lavoro da solo, scegli l'opzione migliore tra le proposte fornite dai 21 dipendenti. Questo è il nuovo stile di gestione dell'era dell'AI.
3. Come Creare Dipendenti AI: 5 Punti Chiave
Per far sì che l'AI agisca come un dipendente, impostare la persona è la parte più importante. Scrivere semplicemente "sei un professionista del marketing" darà solo risposte generiche.
Prima di tutto
Per favore, scrivi i seguenti punti semplicemente nelle istruzioni di GPTs:
1) Proposta di Azione Successiva: Chiedi sempre di proporre 3 passi successivi specifici alla fine. 1. Chi: Ruolo, competenze e background. 2. Cosa: Scopo, quali risultati dovrebbero produrre per il presidente. 3. Come Parlare: Tono, se educato, diretto o amichevole. 4. Come Pensare: Logica, regole come guardare sempre ai dati o iniziare dalla conclusione.
Impostando correttamente questo, l'AI diventa un dipendente autonomo piuttosto che uno in attesa di istruzioni.
2) Ruoli e Istruzioni Specifiche per i 21 Dipendenti
Ecco l'elenco dei 21 ruoli da costruire e il contenuto specifico da includere nelle loro istruzioni.
3) Consigliere di Strategia di Gestione
Fallimento comune: Essere troppo d'accordo con il presidente. Come contromisura, aggiungi un'istruzione per elencare sempre 3 preoccupazioni. È anche efficace impostare una regola severa per cui verranno "licenziati" se non offrono opinioni contrarie. Catturano il quadro generale della gestione e propongono la strada da seguire. Istruzione principale: Metti in dubbio le idee del presidente e trova debolezze logiche. Pensa sempre ai rischi a 3 anni di distanza. Simula come si muoverebbero i concorrenti se cercassero di far crollare la tua azienda. Compito iniziale: Comunica il contenuto attuale del business e chiedi loro di analizzare punti di forza e debolezza. Prevedi i cambiamenti del mercato nel prossimo anno.
4) Direttore Marketing
Fallimento comune: Elencare termini di marketing generici senza misure specifiche. Contromisura: Richiedi a fondo di proporre nomi di media specifici e allocazioni di budget. Chiarisci le metriche che definiscono il successo. Istruzione principale: Analizza a fondo chi è il target e perché acquista il tuo prodotto. Giudica basandoti sia sulle emozioni che sui numeri. Identifica le ansie latenti dei clienti e crea una storia per risolverle. Compito iniziale: Analizza gli annunci e i siti web dei concorrenti per trovare punti in cui la tua azienda può vincere. Imposta un profilo cliente ideale e simula la loro routine quotidiana.
5) Consigliere Legale
Fallimento comune: Bloccare il business dicendo solo "non si può fare". Contromisura: Istruiscili a fornire sempre 3 alternative per far funzionare il business. Fai stimare rigorosamente la percentuale di vittoria in caso di causa legale. Istruzione principale: Controlla i contratti ipotizzando lo scenario peggiore. Non limitarti a segnalare i rischi; fornisci alternative sicure. Non citare solo le leggi; dimmi come agire nel campo del business. Compito iniziale: Chiedi loro di leggere l'attuale contratto base e verificare gli svantaggi. Elenca i recenti cambiamenti legali rilevanti per l'azienda.
6) Responsabile Finanza e Contabilità
Fallimento comune: Limitarsi a organizzare i numeri passati. Contromisura: Richiedi di spiegare le previsioni del flusso di cassa per il mese successivo in poi. Fai creare la parte numerica di un business plan per i prestiti bancari. Istruzione principale: Controlla rigorosamente il margine di profitto di tutte le misure. Il tuo compito è emettere un avviso prima che il flusso di cassa diventi critico. Segnalalo severamente quando il presidente è vago con le finanze. Compito iniziale: Fornisci un elenco dei costi fissi mensili e chiedi di proporre punti da tagliare. Verifica il ROI delle principali spese passate.
7) Sviluppo Risorse Umane e Organizzativo
Fallimento comune: Fornire teorie idealistiche che ignorano l'intensità del lavoro sul campo. Contromisura: Limita le proposte a miglioramenti attuabili a partire da domani con le risorse attuali. Simula come comunicare quando è necessario licenziare o declassare. Istruzione principale: Crea criteri per assumere persone che si adattino ai valori dell'azienda, non solo alle competenze. Prevedi l'insoddisfazione dei membri e pensa a contromisure. Non perdere i segnali di dimissioni dei talenti migliori. Compito iniziale: Verbalizza il profilo del dipendente ideale e crea un elenco di domande per il colloquio. Identifica i colli di bottiglia nelle relazioni umane o nella distribuzione dei ruoli attuali.
8) Responsabile PR e Pubbliche Relazioni
Fallimento comune: Concentrarsi solo sull'autopromozione. Contromisura: Chiedi sempre di pensare a come collegare le questioni sociali con il servizio dell'azienda. Prepara modelli di scuse in anticipo percependo i rischi di polemiche. Istruzione principale: Trova storie che diventino notizie. Assembla storie che i media vorrebbero coprire. Pensa a modi per trasformare i punti deboli dell'azienda in punti di forza. Compito iniziale: Chiedi di creare una struttura per un comunicato stampa per un nuovo prodotto. Crea un elenco per contattare i media locali o le riviste di settore.
9) Coach delle Vendite
Fallimento comune: Usare teorie basate sull'istinto e lo spirito. Contromisura: Chiedi di presentare frasi specifiche basate sulla psicologia. Crea un modulo di ascolto specifico per raddoppiare il tasso di chiusura. Istruzione principale: Pensa a contromisure per la scusa del cliente "ci penserò". Crea un flusso che venda senza essere invadente. Riproduci il processo di pensiero di un top venditore. Compito iniziale: Crea un copione di vendita e chiedi di fare da partner in un gioco di ruolo. Elenca 10 ragioni per cui i clienti rifiutano e crea piani di risposta per tutte.
10) Customer Success
Fallimento comune: Limitarsi a essere un ufficio reclami. Contromisura: Istruiscili a progettare un percorso affinché i clienti vivano un'esperienza di successo. Proponi idee di upselling per migliorare l'LTV. Istruzione principale: Preoccupati sempre che il cliente stia padroneggiando il prodotto. Fornisci informazioni utili prima che sorga l'insoddisfazione. Progetta un'esperienza emotiva affinché i clienti diventino fan. Compito iniziale: Crea 5 email di follow-up dopo l'acquisto. Identifica i punti in cui i clienti hanno maggiori probabilità di inciampare e crea un manuale di soluzioni.
11) Professionista del Miglioramento Operativo
Fallimento comune: Raccomandare solo strumenti ad alto costo. Contromisura: Chiedi di proporre miglioramenti partendo da strumenti gratuiti o esistenti. Prevedi nuovi rischi derivanti dall'automazione. Istruzione principale: Trova lavori che possono essere automatizzati utilizzando strumenti IT. Azzera i compiti che gli umani non devono fare. Pensa a come utilizzare il tempo risparmiato grazie all'efficienza. Compito iniziale: Comunica il flusso di lavoro quotidiano attuale e chiedi di elencare quali parti possono essere automatizzate. Crea procedure specifiche per completare un'attività in 1/10 del tempo.
12) Copywriter
Fallimento comune: Cercare di scrivere frasi belle o eleganti. Contromisura: Usa parole che anche un ragazzo delle medie possa capire e che tocchino il cuore. Chiarisci l'azione che il lettore dovrebbe intraprendere immediatamente dopo la lettura. Istruzione principale: Indovina i problemi del lettore e presenta una soluzione. Crea slogan che facciano venire voglia di cliccare. Usa le parole nel cuore del lettore così come sono. Compito iniziale: Chiedi di generare 20 idee per titoli di annunci e scegli quello con la risposta probabile migliore. Crea un piano di riscrittura per aumentare il tasso di conversione di una landing page esistente.
13) Social Media Manager
Fallimento comune: Fare dell'atto di pubblicare l'obiettivo stesso. Contromisura: Imposta obiettivi per il numero di visitatori del sito aziendale da ogni post e per il dialogo con i follower. Prepara modi intelligenti per rispondere ai commenti di odio. Istruzione principale: Dai più valore all'essere fidati che al numero di follower. Gestisci un quaderno di idee per i post quotidiani. Non assecondare gli algoritmi; crea post che risuonino con gli umani. Compito iniziale: Crea un programma di pubblicazione mensile e idee tematiche per ogni post. Analizza i post passati con buone risposte e trova schemi riproducibili.
14) Sviluppo Nuovo Business
Fallimento comune: Parlare di sogni grandiosi e impossibili. Contromisura: Limita le idee a piani aziendali che possono essere testati con un budget di 100.000 yen e un periodo di 1 mese. Specifica come trovare il primo cliente. Istruzione principale: Pensa a meccanismi redditizi anche se non sono correlati al business attuale. Proponi modi per iniziare in piccolo. Diventa un professionista nel trovare nicchie di mercato. Compito iniziale: Proponi 5 nuove aree in cui l'azienda può entrare basandoti sulle tendenze del mercato. Chiedi di elencare 10 ragioni per cui quel business fallirebbe e pensa a modi per evitarle.
15) Consigliere Mentale
Fallimento comune: Limitarsi a confortare. Contromisura: Decostruisci la natura dell'ansia e incoraggia una piccola azione che può essere risolta oggi. Chiedi di ricordare al presidente le esperienze di successo passate per ritrovare la fiducia. Istruzione principale: Ascolta le lamentele del presidente e organizza i suoi pensieri. Non negare; pensa insieme a come diventare positivi. Comprendi la solitudine del presidente e sii il miglior ascoltatore. Compito iniziale: Chiedi di scrivere tutte le ansie attuali e organizzarle per priorità. Fai domande per far notare al presidente i segni di accumulo di stress.
16) Editor e Scrittore
Fallimento comune: Riempire di troppe informazioni e offuscare il punto. Contromisura: Assicurati a fondo che un articolo trasmetta un solo messaggio. Escogita modi per migliorare l'introduzione per aumentare il tasso di completamento. Istruzione principale: Taglia le frasi illeggibili e lascia solo l'essenziale. Punta a una scrittura che faccia venire voglia di agire al lettore. Rifiniscilo come un pezzo professionale mantenendo la personalità del presidente. Compito iniziale: Fornisci loro vecchi post del blog e chiedi di riscriverli in modo più chiaro. Combina più articoli per creare la struttura di un e-book.
17) Analista Dati
Fallimento comune: Elencare numeri senza spiegare cosa significano. Contromisura: Chiedi di segnalare le azioni che il presidente dovrebbe interrompere immediatamente in base a quei numeri. Crea criteri di allerta per percepire rapidamente i valori anomali. Istruzione principale: Deduci cosa sta succedendo dai cambiamenti nei numeri. Identifica il singolo numero che dovrebbe essere cambiato successivamente. Decifra la psicologia del cliente dietro i numeri. Compito iniziale: Analizza i dati di vendita degli ultimi 3 mesi e identifica le ragioni dei buoni e cattivi risultati. Indaga la correlazione tra spesa pubblicitaria e vendite per trovare l'investimento più efficiente.
18) Direttore del Design
Fallimento comune: Giudicare basandosi solo sulle preferenze personali. Contromisura: Chiedi sempre di spiegare come si sentirà il pubblico di destinazione guardando il design. Spiega logicamente come il design contribuisce alle vendite. Istruzione principale: Spiega l'impressione che danno i colori e il significato del posizionamento. Crea istruzioni per assumere designer professionisti. Unifica visivamente la visione del mondo del marchio. Compito iniziale: Segnala 5 punti di miglioramento per il sito aziendale dal punto di vista del design. Crea 3 concept per un nuovo logo o banner.
19) Sicurezza Informatica
Fallimento comune: Creare regole così difficili che nessuno può seguirle. Contromisura: Forma partendo dalle misure di difesa più semplici possibili con un solo smartphone. Ricerca i metodi di truffa basati sull'AI più recenti ed emetti avvisi. Istruzione principale: Gestisci a fondo le password e le contromisure per le email di phishing. Proteggi l'azienda dai più recenti metodi di dirottamento. Spiega in modo che chiunque possa capire senza usare termini tecnici difficili. Compito iniziale: Crea una checklist di sicurezza interna e diagnostica il livello di pericolo attuale. Crea un manuale di risposta per quando si verifica una fuga di informazioni.
20) Responsabile Logistica
Fallimento comune: Proporre efficienza che ignora il carico di lavoro sul campo. Contromisura: Fai proposte specifiche per ridurre i tempi di imballaggio di 10 secondi. Assicura rotte di consegna alternative per i disastri. Istruzione principale: Pensa a un equilibrio che non tenga troppo stock ma che non lo faccia esaurire. Trova modi per rendere i costi di consegna anche solo 1 yen più economici. Elimina a fondo i movimenti inutili sul campo. Compito iniziale: Comunica lo stato attuale delle scorte e chiedi di creare regole per i tempi di ordinazione. Proponi piani di riduzione dei costi rivedendo le rotte di consegna e i materiali di imballaggio.
21) Consigliere per l'Espansione all'Estero
Fallimento comune: Giudicare basandosi solo su vecchie informazioni su internet. Contromisura: Ordina loro di cercare voci reali sui social media locali e gli ultimi articoli di notizie per la verifica. Chiedi di riassumere i risultati della ricerca nella lingua locale. Istruzione principale: Indaga la cultura e le regole locali. Non imporre i modi giapponesi; pensa a modi per integrarsi localmente. Dimmi i tabù da evitare per conquistare il cuore della gente del posto. Compito iniziale: Chiedi di ricercare le dimensioni del mercato e lo stato dei concorrenti del paese target. Crea criteri di valutazione per trovare aziende partner locali.
22) Specialista di Ricerca
Fallimento comune: I riassunti sono troppo lunghi da leggere. Contromisura: Riassumi in 3 righe o meno e includi un'azione che l'azienda dovrebbe intraprendere. Valuta l'affidabilità delle informazioni su una scala a 3 livelli da A a C. Istruzione principale: Riassumi e consegna le notizie del settore ogni giorno. Seleziona solo ciò che il presidente deve sapere. Diventa un professionista nel trovare tesori nel mare di informazioni. Compito iniziale: Scegli 3 notizie importanti del settore da oggi e spiega l'impatto sull'azienda. Riporta una settimana di movimenti dei concorrenti riguardo a parole chiave specifiche.
23) Segretario e Facilitatore
Fallimento comune: Diventare il fattorino del presidente. Contromisura: Segnala i compiti che occupano il tempo del presidente e proponi attivamente di distribuirli ad altri responsabili. Controlla le prestazioni di ogni dipendente AI e incoraggia il miglioramento. Istruzione principale: Non far dimenticare lo scopo della riunione. Riassumi sempre cosa è stato deciso e chi fa cosa dopo. Muovi l'intera organizzazione come braccio destro del presidente. Compito iniziale: Organizza la lista delle attività di questa settimana e stabilisci le priorità. Estrai solo gli elementi decisionali importanti dai verbali delle riunioni.
4. Condividere la Mentalità del Presidente per Unificare l'Organizzazione
Se 21 persone si muovono separatamente, le istruzioni si contraddiranno a vicenda. Per far sì che tutti guardino nella stessa direzione, devi condividere i tuoi valori. Questo è come la costituzione per un'organizzazione AI. Crea un documento che riassuma i seguenti 4 punti in dettaglio e chiedi a tutti i dipendenti AI di leggerlo nella loro conoscenza.
1) Visione: Non dire solo "100 milioni di yen di vendite", scrivi che tipo di mondo vuoi creare al di là di questo. Ad esempio, un servizio per aiutare le mamme impegnate a riconquistare il proprio tempo. Più è specifico, maggiore è la qualità delle proposte dell'AI.
2) Valori: Orientato alla velocità o alla qualità? Orientato al profitto o alla soddisfazione del cliente? Se questi non vengono decisi, l'AI darà solo risposte generiche. Mostra criteri chiari come "dare priorità al superamento delle aspettative del cliente anche di 1 mm".
3) Tabù: Non mentire. Non vendere a buon mercato. Non parlare male dei concorrenti. Elencarli impedisce all'AI di fare proposte che danneggiano l'immagine del marchio.
4) Problemi Attuali e Contesto: Qual è il problema che vuoi risolvere di più ora e perché pensi che stia accadendo? Condividendo la prospettiva attuale del presidente, l'AI può dare consigli più adatti al campo.
Se condividi questo, ad esempio, il responsabile marketing farà proposte allineate al tuo pensiero, come "vendere a prezzo alto trasmettendo valore" piuttosto che "aumentare i clienti vendendo a buon mercato".
5. Pratica: Come Gestire le Riunioni AI
Usando la funzione di menzione di ChatGPT, puoi chiamare più AI in una chat per una riunione. Padroneggiare questo libera drasticamente il tempo del presidente. Per prima cosa, chiama il segretario e comunica lo scopo della riunione di oggi e i membri partecipanti.
"Segretario, iniziamo una riunione di promozione per il nuovo prodotto. I partecipanti sono Strategia, Marketing e Finanza. Tu faciliti e porti avanti la discussione."
Segreti per Gestire una Riunione
1. Rendi il Segretario il Facilitatore
Prima, chiedi al Consigliere di Strategia di dare la direzione generale, poi al Direttore Marketing di pensare a misure specifiche e, infine, chiedi al Responsabile Finanza di mettere i freni dal punto di vista del budget. Facendo mantenere quest'ordine al segretario, la discussione diventa fluida.
2. Specifica l'Ordine di Parola in Base ai Ruoli
Invece di negare direttamente il presidente, chiedi ad altre AI: "Finanza, cosa ne pensi del piano del Marketing? Criticalo severamente dal punto di vista del rischio." Questo permette al presidente di osservare la discussione da un punto di vista obiettivo.
3. Fai in Modo che le AI si Critichino a Vicenda
Quando la discussione è matura, il presidente decide la direzione. Infine, chiedi al segretario di elencare le decisioni di oggi in punti elenco e creare un piano d'azione su chi fa cosa entro domani.
4. Decisione Finale e Creazione del Piano d'Azione
Come presidente, ascolti solo la loro discussione e decidi "Andiamo con questo" alla fine. Il tempo speso a pensare da solo è ridotto al minimo e è richiesto solo il potere di giudizio.
6. Esempio: Simulazione di Risoluzione dei Problemi con il Sistema a 21 Persone
Ecco due casi di studio tipici su come muovere i 21 dipendenti.
Caso 1: Le vendite di un nuovo prodotto sono fiacche
Prima, il presidente chiama il segretario e fornisce i dati di vendita attuali e una panoramica del prodotto.
Istruzione del Presidente: "Copywriter, crea una revisione che enfatizzi il valore che giustifica la differenza di prezzo con l'Azienda B. Responsabile CS, preparati a inviare un sondaggio ai clienti esistenti per chiedere informazioni sull'insoddisfazione."
- Mossa Iniziale del Segretario: "Analista, identifica i valori anomali nei dati di vendita. Direttore Marketing, ricerca le ultime mosse dei concorrenti."
- Rapporto dell'Analista: "Il tasso di riacquisto è estremamente basso. Potrebbe esserci un problema con l'esperienza di acquisto iniziale. Gli abbandoni entro 3 giorni dall'acquisto sono particolarmente evidenti."
- Rapporto del Direttore Marketing: "Il concorrente B ha pubblicizzato un design simile a un prezzo inferiore dalla scorsa settimana. L'interesse dei clienti potrebbe spostarsi verso il prezzo." In questo modo, le istruzioni dall'identificazione della causa all'esecuzione delle contromisure sono completate in pochi minuti. Puoi persino chiamare il Coach delle Vendite per richiedere istruzioni per il team di vendita esistente.
Caso 2: Considerare l'espansione in un nuovo mercato estero
- Specialista di Ricerca: Riassume la reputazione di servizi simili di tendenza sui social media locali. Indaga come stanno reagendo gli influencer locali.
- Consigliere per l'Espansione all'Estero: Ricerca le normative locali e le consuetudini commerciali e segnala le barriere all'ingresso. Identifica i metodi di pagamento specifici del luogo e le sfide logistiche.
- Consigliere Legale: Controlla la registrazione del marchio e i rischi contrattuali a livello locale. Analizza in dettaglio i rischi dovuti alle differenze legali rispetto al Giappone.
- Responsabile Finanza: Esegue simulazioni dei costi iniziali e del tempo per raggiungere la redditività. Considera i rischi di cambio e l'aumento dei costi del lavoro locali. Ricevendo i rapporti da queste 4 persone contemporaneamente, il presidente può concentrarsi sul giudizio finale se procedere o meno.
7. Flusso Quotidiano Ideale con i Dipendenti AI
Ecco una routine per massimizzare il sistema a 21 persone.
9:00: Controllo del Rapporto Quotidiano dal Segretario. Il segretario riassume i progressi di ieri e le questioni importanti di oggi. Il presidente lo controlla e conferma le priorità.
10:00: Tendenze del Settore tramite lo Specialista di Ricerca. Raccogli gli elementi che potrebbero influenzare l'azienda dalle ultime notizie. Chiedi un parere al Consigliere di Strategia se necessario.
13:00: Promozione di Progetti Individuali. Ad esempio, se stai creando un nuovo annuncio, chiama il Direttore Marketing e il Copywriter per iniziare la produzione creativa specifica.
16:00: Revisione del Miglioramento del Business. Chiama il Professionista del Miglioramento Operativo e segnala le attività che hanno richiesto tempo oggi. Chiedi di creare prompt di automazione o manuali sul momento.
18:00: Riepilogo Serale da parte del Segretario. Chiedi al segretario di riassumere le decisioni di oggi e di elencare le attività per domani.
Ripetere questo flusso aumenta drasticamente la velocità di gestione. Il tempo del presidente è concentrato solo sul pensare e decidere, mentre la maggior parte del lavoro effettivo è gestita dall'AI in background.
8. Regole Operative per un'Organizzazione AI di Successo
Dopo aver assunto i 21, imposta 3 regole in modo che non diventino dipendenti che non lavorano.
Regola 1: Un Compito per Chat
Non chiedere più lavori importanti in una chat. Ad esempio, chiedere un piano per un nuovo prodotto e la contabilità del mese scorso insieme disperderà il pensiero dell'AI e ne abbasserà la qualità. Apri una nuova chat per ogni attività o usa le menzioni.
Regola 2: Colloqui Regolari
I dipendenti AI si muoveranno basandosi su vecchie informazioni se lasciati soli. Una volta al mese, apri le istruzioni e aggiungi le situazioni aziendali recenti o nuove lezioni apprese. Questa è la "formazione" in un'organizzazione AI.
Regola 3: Ispezione degli Output
L'AI può dire cose sbagliate con piena sicurezza. Fai sempre controllare da un umano le cose relative a numeri o leggi alla fine. Ricorda che l'AI è un professionista nel fare proposte, non un professionista nell'assumersi la responsabilità.
9. 5 Trappole da Evitare Durante la Costruzione
- Fare eccessivo affidamento su strumenti esterni: Cercare di aumentare gli strumenti collegati rende la gestione difficile. Inizia prima con le funzionalità standard di ChatGPT.
- Cercare prompt perfetti: Non bloccarti cercando di scrivere istruzioni perfette dall'inizio. Inizia in modo semplice e aggiungi ciò che manca man mano.
- Ruoli sovrapposti: Se i ruoli di Strategia e Nuovo Business sono troppo simili, chiedi al Segretario "Chi dovrei consultare per questo problema?"
- Silos informativi: Previeni questo facendo sì che tutti leggano il documento sulla Mentalità del Presidente.
- L'AI che diventa "yes-man": Includi sempre una frase come "Per favore, opponi alla mia opinione e critica da una prospettiva diversa."
10. FAQ Aggiuntive per Padroneggiare i Dipendenti AI
D: Non è difficile crearne 21?
R: All'inizio è difficile. Ma una volta creati, ottieni dipendenti che non si licenziano, non si stancano e non chiedono aumenti. Inizia con 3 principali e aggiungine 1-2 a settimana.
D: È richiesto ChatGPT Plus?
R: Sì, è essenziale per GPT e menzioni. Assumere 21 esperti per la tariffa mensile è l'investimento più economico possibile.
D: Le informazioni segrete verranno divulgate?
R: Attiva l'opzione per non utilizzare i dati per l'addestramento del modello nelle impostazioni.
D: Come dovrei far usare l'AI ai dipendenti?
R: Il presidente dovrebbe usarla per primo e mostrare i successi. Poi condividere ruoli specifici con lo staff come partner di consulenza per il lavoro quotidiano.
11. Riepilogo: Le organizzazioni AI si coltivano, non si costruiscono e basta
Il sistema AI di 21 persone non è completo una volta costruito. Parlando con loro, dando feedback e aggiornando le conoscenze, crescono fino a diventare il team più forte ottimizzato per la tua azienda.
Parte 2: Iniezione di conoscenza ed espansione delle competenze pratiche
Nella Parte 1, abbiamo definito le persone. Nella Parte 2, spieghiamo come inculcare conoscenze specialistiche e fornire loro strumenti specifici come la ricerca web e l'analisi dei dati.
1. Tecnologia per iniettare conoscenza
L'AI fornisce risposte generiche perché non conosce le questioni interne della tua azienda. L'iniezione di conoscenza risolve questo problema.
Priorità delle informazioni da caricare:
- Dati dei clienti e storie di successo: Il miglior manuale per Marketing e Vendite.
- Termini e regole del settore: Riduce i costi di spiegazione.
- Registri degli errori: Previene il ripetersi di sbagli.
- Processo di pensiero del presidente: Permette all'AI di prendere decisioni vicine alle tue anche in tua assenza.
Usa file di testo o markdown anziché PDF per una migliore estrazione. Usa elenchi puntati e frasi brevi.
2. Armi specifiche per i 21
- Ricerca Web: Per Ricerca, Estero e lead SNS. Istruiscili a verificare più fonti.
- Analisi Dati: Per Analista, Finanza e Logistica. Fornisci loro direttamente dati di vendita o elenchi di magazzino.
- Generazione Immagini: Per Design, Copywriting e PR. Usala per creare materiali per designer professionisti.
3. Flusso di lavoro che combina conoscenze e competenze
Esempio: Campagna per un nuovo prodotto.
- Lo Specialista di Ricerca cerca le tendenze della concorrenza.
- L'Analista Dati analizza le vendite passate di prodotti simili.
- Il Direttore Marketing costruisce la strategia basandosi su quanto sopra.
- Il Copywriter scrive il testo.
- Il Direttore Design genera una bozza preliminare.
4. Formazione e manutenzione
Aggiorna le conoscenze mensilmente. Se un lead non performa, rivedi le istruzioni o ricostruisci la persona. Condividi le best practice tra i lead (es. dai il miglior testo del Copywriter al Coach delle Vendite).
5. Guida dettagliata alla costruzione della conoscenza per i 21
(L'articolo prosegue con i contenuti dettagliati dei file per ciascuno dei 21 ruoli, come "Visione di Gestione e Analisi della Concorrenza.txt" per il Consigliere Strategico e "Insight Clienti e Risultati Annunci.csv" per il Marketing.)
Parte 3: Operatività pratica e prospettive future
1. Costruire la plancia di comando del presidente
Usa il Segretario come hub. Non parlare con tutti i 21 individualmente. Automatizza le riunioni settimanali e imposta un sistema di rilevamento anomalie in cui segnalano solo quando c'è un problema.
2. Processo decisionale avanzato con un consiglio AI
Usa un "Avvocato del Diavolo" per trovare punti deboli nei piani. Ottieni simulazioni multi-angolazione da tutte le 21 prospettive. Tu hai l'ultima parola.
3. Completare progetti complessi
Usa l'Operativo Pro per creare una WBS (Work Breakdown Structure). Esegui triplici controlli con Editor, Direttore Design e Consulente Legale prima dell'output finale.
4. Gestione dei conflitti
Il conflitto tra ruoli AI (es. Marketing vs. Legale) è sano. Chiedi al Segretario di proporre un compromesso basato sul documento della Mentalità del Presidente.
5. Nuove competenze per il presidente
- Il potere di fare le domande giuste.
- Il senso di modificare e integrare le proposte.
- Il potere di verbalizzare una visione.
6. Stile di vita di coesistenza 24 ore su 24
Da una routine mattutina di controllo del rapporto del Segretario a un riepilogo serale, l'organizzazione AI ti permette di concentrarti sulla creatività e sui tuoi cari.
7. Libertà ultima e nuova responsabilità
Avere 21 dipendenti AI significa riprendersi la propria vita. Ti dà tempo e libertà mentale, ma anche la responsabilità di usare quel potere eticamente.
8. Simulazione completa: Lancio di una nuova attività in 30 giorni
Giorni 1-5: Concept e Ricerca. Giorni 6-15: Progettazione Prodotto e Branding. Giorni 16-25: Preparazione Marketing e Vendite. Giorni 26-30: Lancio e Operatività Iniziale.
9. Prospettive future: L'era dei "100 milioni di presidenti"
Presto, la tua organizzazione AI negozierà direttamente con le organizzazioni AI di altre aziende. Questa è la democratizzazione del potere, dove qualsiasi individuo può guidare un esercito di 21 esperti per conquistare il mercato mondiale. L'AI è l'ala più forte per vivere come il tuo vero io.
