Ce matin, j'ai simplement dit à mon subordonné : « Fais le compte rendu. » Trois minutes plus tard, un compte rendu de réunion parfait arrivait.
Le nom de ce subordonné est l'IA des Affaires Générales. Son salaire est de zéro yen. Il travaille tard le soir ou les jours fériés sans jamais se plaindre.
De plus, ce subordonné termine le compte rendu dans le format et la qualité habituels de mon entreprise avec cette seule phrase, « Fais le compte rendu. » Je n'ai donné aucune instruction détaillée. Cela ressemble exactement à demander à un subordonné humain très compétent.
Pour ceux qui pensent : « N'est-ce pas juste ce que fait l'IA ? » Non, c'est différent. Si vous dites à une IA normale de simplement « faire un compte rendu », elle renvoie quelque chose de différent à chaque fois dans un format aléatoire. Par conséquent, vous finissez par copier-coller de longues chaînes d'instructions (prompts) à chaque fois. C'est pratique, mais ce n'est pas un subordonné. C'était ça, l'IA jusqu'à présent.
Cet article parle de ce qui vient ensuite. Un « Employé IA » qui agit sur un seul mot, qui fournit un travail de qualité constante à chaque fois et qui apprend de nouvelles tâches à chaque demande.
Cela peut sembler exagéré, mais le mécanisme est étonnamment simple et ne nécessite aucune programmation. Tout ce que vous avez à faire est, pour la plupart, du copier-coller.
Précédemment, j'ai écrit un article intitulé « L'histoire de l'embauche de 26 employés dans NotebookLM. »
https://x.com/ai_jitan/status/2070615064831545515
Ces employés étaient les meilleurs consultants, avec des connaissances et une personnalité. Mais pour être honnête, ils avaient une faiblesse. On pouvait les consulter, mais on ne pouvait pas leur confier un véritable travail.
Cette fois-ci, c'est la version améliorée qui élimine cette faiblesse. Imaginez ceci : le matin, « Fais le compte rendu » ; à midi, « Donne-moi 5 idées de posts » ; le soir, « Prépare la réunion d'affaires de demain. » Vous demandez simplement avec un mot et vérifiez ce qui en ressort. Ce genre de vie quotidienne commence 15 minutes après avoir fini de lire cet article.
Pour plus de clarté, je me suis concentré sur trois départements — Affaires Générales, Marketing et Ventes — et je vais distribuer l'intégralité des « Manuels de Travail (Collections de Prompts) » pour chacun. Maintenant, commençons les activités de recrutement de votre entreprise.
Chapitre 1 : Pourquoi les IA Précédentes ne Bougeaient pas avec « Un Seul Mot »
Avant le « comment faire », laissez-moi vous parler d'un seul concept. Une fois que vous aurez compris cela, toutes les étapes suivantes auront un sens.
Même les Excellents Nouveaux Employés Ont Besoin de Manuels
Imaginez qu'un nouvel employé très talentueux rejoigne votre entreprise. Il est intelligent et compétent. Mais si vous lui dites simplement « compte rendu, s'il vous plaît » le premier jour, le résultat sera-t-il dans le format habituel de votre entreprise ?
Non, ça ne le sera pas. Peu importe son talent, il ne connaît pas « votre façon » de faire les choses. Quelle structure le compte rendu doit-il avoir ? Quel ton l'annonce doit-elle avoir ? Enseigner cela est le rôle du manuel de travail. Le talent et la méthodologie de travail sont deux choses différentes. C'est pourquoi les entreprises ont des manuels.
L'IA est exactement la même chose. L'IA est suffisamment talentueuse. Ce qui manque, ce n'est pas la capacité, mais le manuel décrivant « comment votre entreprise fait le travail. » La raison pour laquelle les IA précédentes ne bougeaient pas avec un seul mot n'était pas parce qu'elles étaient stupides, mais parce qu'on ne leur avait pas donné de manuel. Ce que nous fabriquons cette fois-ci, c'est, en bref, « une IA avec un manuel. »
L'Identité du Manuel est une « Collection de Prompts de Travail »
Qu'est-ce qu'un manuel pour une IA ? C'est une « Collection de Prompts de Travail. »
« Crée un compte rendu avec cette structure/ce format », « Rédige des annonces avec ce ton » — une collection de chaînes d'instructions complètes pour chaque tâche dans un seul document. En réalité, c'est juste un unique Google Doc, rien de spécial. Vous avez peut-être même quelque chose de similaire : vos prompts préférés sauvegardés dans une application de notes. C'est tout.
Cependant, nous allons faire une différence décisive. Vous placez la collection de prompts à l'intérieur de la tête de l'IA, pas entre vos mains.
Si vous la gardez entre vos mains, vous devez « chercher, copier et coller » à chaque fois que vous l'utilisez. Ce petit inconvénient s'accumule et, finalement, vous arrêtez de l'utiliser. Même avec un subordonné humain, si vous deviez lui lire le manuel à haute voix à chaque fois que vous lui demandez quelque chose, vous perdriez la motivation de demander. Un manuel permet le « un seul mot » parce qu'il est dans la tête du subordonné. Les employés IA sont pareils. Au moment où vous mettez la collection de prompts dans leur tête, votre instruction devient un seul mot.
Chapitre 2 : Le Mécanisme Ne Se Compose Que de 3 Parties
Pour ceux qui commencent à penser « ça a l'air difficile », rassurez-vous. Il n'y a que 3 parties. Et elles sont toutes gratuites et utilisables dès aujourd'hui. Regardons le diagramme terminé avant de commencer l'assemblage.
Partie ① : NotebookLM = La « Tête » de l'Employé
NotebookLM est une IA Google gratuite qui répond en se basant sur les documents (appelés sources) que vous y mettez. Cela devient la tête de l'employé IA. Vous mettez trois choses dans la tête :
- L'expertise (connaissances de ce département)
- La personnalité (quel genre de personnage avec lequel il travaille)
- Et le personnage principal, la Collection de Prompts de Travail (manuel de travail)
Un notebook par employé. Si c'est pour les Affaires Générales, vous créez un notebook appelé « Affaires Générales. » C'est tout.
Partie ② : Google Docs = « Manuel de Travail »
La réalité de la collection de prompts de travail est un Google Doc. Vous listez les prompts pour chaque tâche comme « Comment faire un compte rendu » et « Comment faire des annonces », et vous les ajoutez aux sources de NotebookLM.
Voici une bonne nouvelle. Lorsque vous utilisez un Google Doc comme source, le simple fait de réécrire le document original met automatiquement à jour le côté NotebookLM avec la dernière version.
En d'autres termes, lorsque vous voulez qu'un employé apprenne une nouvelle tâche, vous ajoutez simplement un prompt au document. Une fois le manuel mis à jour, l'employé l'a appris tout seul. C'est un privilège unique aux employés IA qui n'arrive jamais dans les entreprises humaines. Pas de formation ni de passation de pouvoir nécessaires.
Partie ③ : Gem = La « Fenêtre » de l'Employé
Un Gem est une application IA dédiée que vous pouvez créer au sein de l'IA de Google, « Gemini. » Ne cherchez pas à comprendre. Considérez-le simplement comme une « fenêtre de chat dédiée avec une personnalité fixe et des instructions pré-installées. »
Vous connectez le notebook de la partie ① à ce Gem et vous installez une seule instruction : « Lorsqu'on te demande un travail, cherche d'abord la Collection de Prompts de Travail dans le notebook, trouve le prompt le plus adapté et travaille selon celui-ci. » — C'est tout.
Ensuite, cela se produit : Vous envoyez « Fais le compte rendu » au Gem → L'employé feuillette le manuel dans sa tête → Découvre la page « Création de Compte Rendu » → Travaille selon ces étapes → Le compte rendu arrive dans le format habituel. Vous n'avez plus à penser aux prompts. Penser est le travail de l'employé. C'est le secret de la « semi-automatisation. »
Et Cet Employé « Grandit »
Enfin, une histoire sur le mécanisme le plus excitant.
Lorsqu'un travail non répertorié dans le manuel se présente — par exemple, la première fois que vous lui demandez de « rédiger une note de remerciement » — cet employé ne fera pas semblant. Il signalera honnêtement : « Ce travail n'est pas encore dans le manuel, » puis proposera : « Que diriez-vous de créer un manuel comme ceci ? » en rédigeant et en suggérant lui-même un prompt de création de note de remerciement.
Vous dites simplement « OK », vous lui faites rédiger la note de remerciement sur-le-champ, et vous collez le prompt suggéré dans le document. Cela prend 30 secondes. Avec cela, à partir de demain, cet employé est un « employé qui sait rédiger des notes de remerciement. »
Avez-vous remarqué ? Cet employé augmente le nombre de tâches qu'il peut effectuer à chaque fois qu'on lui demande. Il est au plus bas de sa fiabilité le premier jour de travail, et il ne fait que grandir à partir de là. Un mois plus tard, le manuel sera rempli de pages adaptées à votre travail. La sensation de faire grandir votre propre entreprise est, honnêtement, assez amusante.
Chapitre 3 : Fabriquons-en Un — 4 Étapes, 15 Minutes, Principalement du Copier-Coller
À partir de maintenant, nous allons réellement embaucher une personne. La procédure comporte 4 étapes. Même les parties qui semblent difficiles ne sont que du copier-coller et des clics sur l'écran, alors veuillez lire tout en bougeant vos mains. En 15 minutes, votre premier employé IA sera au travail.
ÉTAPE 1 : Créer la « Tête » de l'Employé (3 minutes)
Ouvrez NotebookLM et créez un nouveau notebook. Nommez-le d'après le département, par exemple « Affaires Générales. » Je recommande de donner un nom à l'employé ici. « M. Dupont des Affaires Générales » ou « Sophie », tout est acceptable. Quand ils ont un nom, vous vous y attachez étrangement plus, et leur demander devient amusant (sérieusement, le plaisir est le meilleur carburant pour la continuité).
Ensuite, mettez de l'expertise dans la tête. Dans la fonction « Rechercher des sources » dans le notebook (une fonction où l'IA rassemble automatiquement des documents pertinents lorsque vous entrez un thème), entrez le thème du département trois fois sous différents angles.
Expliquer systématiquement les concepts de base et la vue d'ensemble du (Thème du Département)
Collecter des articles expliquant les procédures spécifiques et les techniques pratiques pour le (Thème du Département)
Collecter des histoires de réussite et les dernières tendances dans le (Thème du Département)
Des documents candidats apparaîtront en 10 à 20 secondes à chaque fois, alors choisissez les bons et ajoutez-les. En trois tours, les connaissances, des bases aux exemples, sont dans sa tête.
ÉTAPE 2 : Créer le Manuel de Travail (Collection de Prompts de Travail) (3 minutes)
Créez un nouveau Google Doc et nommez-le « AffairesGénérales_CollectionDePromptsDeTravail. » Assurez-vous d'inclure les mots « Collection de Prompts de Travail » dans le nom du fichier. Comme vous allez plus tard demander au Gem de « chercher la Collection de Prompts de Travail », ce nom servira de point de repère.
À l'intérieur, listez les tâches une par une dans ce format :
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nom du Prompt] Création de Compte Rendu [Objectif] Créer un compte rendu à partir d'enregistrements/transcriptions de réunions [Scénario d'Utilisation] Quand on demande « Fais le compte rendu » ou « Résume cette réunion » [Corps du Prompt] (Instructions de travail ici) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
La colonne [Scénario d'Utilisation] est la clé. Elle sert de point de repère pour « si on demande cela, ouvre cette page », donc l'écrire améliore la précision avec laquelle l'employé consulte le manuel.
— « D'accord, mais que dois-je écrire dans le corps du prompt ? »
Je vous entends, mais ne vous inquiétez pas. Dans le Chapitre 4, je distribuerai 15 prompts pour 3 départements dans un format que vous pouvez copier et coller. Pour l'instant, créer simplement un document vide est suffisant.
ÉTAPE 3 : Mettre le Manuel dans la Tête de l'Employé (1 minute)
Retournez au notebook du département, « Ajouter une source » → Sélectionnez le document que vous venez de créer depuis Google Drive. Maintenant, le manuel est dans la tête de l'employé.
Souvenez-vous, lorsque vous voudrez ajouter quelque chose au manuel à l'avenir, vous aurez simplement besoin d'écrire directement dans le document. Aucune opération n'est nécessaire du côté de NotebookLM (il se synchronise automatiquement avec la dernière version). La formation de l'employé devient simplement « ajouter une ligne à un document » — cette légèreté portera ses fruits plus tard.
ÉTAPE 4 : Créer la « Fenêtre » de l'Employé (5 minutes)
Enfin, créez le Gem. Ouvrez Gemini et allez créer un nouveau Gem. Liez le notebook du département (NotebookLM) créé à l'ÉTAPE 1 comme connaissance. Ensuite, collez ce qui suit dans la colonne « Instructions ». C'est le cœur de cet article, mais tout ce que vous avez à faire est de copier et coller.
# Votre Rôle Vous êtes un employé IA en charge du « (Nom du Département) » travaillant dans mon entreprise. Le NotebookLM lié contient votre expertise, vos paramètres de personnalité et la « Collection de Prompts de Travail ». Utilisez-les comme votre cerveau pour accomplir les tâches demandées.
# Comment Recevoir le Travail (Règle la Plus Importante) Lorsque vous recevez une demande de travail de ma part, agissez toujours dans cet ordre :
1. Cherchez d'abord la « Collection de Prompts de Travail » dans NotebookLM et identifiez le prompt de travail le plus adapté à la demande. 2. Une fois trouvé, déclarez d'abord : « Je vais utiliser '[Nom du Prompt]' de la collection de prompts. » 3. Suivez strictement les instructions, procédures et le format de sortie de ce prompt pour exécuter le travail. N'ajoutez pas vos propres arrangements. 4. Si des documents ou informations nécessaires au travail (transcriptions de réunions, infos produit, etc.) manquent, demandez-les-moi avant d'exécuter.
# Lorsqu'un Travail Non Présent dans la Collection de Prompts Arrive (Mode Proposition de Nouveau Prompt) ・Si un prompt de travail adapté n'est pas trouvé, ne commencez pas à travailler par vous-même. Signalez d'abord : « Ce travail n'est pas enregistré dans la collection de prompts. » ・Ensuite, passez en « Mode Proposition de Nouveau Prompt », concevez un « Prompt de Travail » qui pourrait reproduire ce travail avec la même qualité à l'avenir, et proposez-le dans le format suivant :
[Nom du Prompt] [Objectif] [Scénario d'Utilisation] [Corps du Prompt]
・Si je dis « OK », exécutez le travail selon ce prompt proposé cette fois-ci. (J'ajouterai ce prompt à la collection de prompts. La prochaine fois, ce sera votre tâche officielle)
# Normes de Qualité pour le Travail ・Les réponses et livrables doivent être basés sur les sources (connaissances/infos internes) dans NotebookLM. Faites clairement la distinction entre les spéculations et les faits. ・Les livrables doivent avoir un niveau de finition utilisable en l'état. Pas en tant que brouillon, mais en tant que livraison. ・Conclusions/livrables d'abord, explications complémentaires ensuite. ・S'il y a des paramètres de personnalité/directives comportementales dans la source, suivez-les toujours.
# Lorsque les Informations sont Insuffisantes ・Si la demande est ambiguë, posez des questions pour confirmer avant de commencer le travail. Regroupez les questions, jusqu'à 3 à la fois.
Cela semble long, mais cela ne dit que 3 choses :
- ① Si on te demande, trouve la page correspondante dans le manuel, déclare-la et travaille en conséquence.
- ② Pour les travaux non répertoriés dans le manuel, ne les fais pas tout seul ; propose un nouveau projet de manuel.
- ③ Livre avec une qualité appropriée.
— C'est le même état d'esprit qu'un bon nouvel employé dans une entreprise humaine.
Il y a une raison d'inclure « déclarer avant de travailler. » Puisque l'employé dit d'abord « Je vais utiliser 'Création de Compte Rendu' », s'il a ouvert la mauvaise page, vous pouvez le corriger sur-le-champ en disant « Pas celle-là, utilise XX. » Un subordonné qui rend compte avant d'agir est plus rassurant qu'un subordonné dont vous ne voyez pas ce qu'il fait. L'IA, c'est pareil.
Sur ce, l'embauche est terminée. Félicitations, vous êtes maintenant le président d'une entreprise qui compte un employé.
Chapitre 4 : Distribution des « Manuels de Travail » pour 3 Départements
Merci d'avoir patienté. Voici le contenu de la collection de prompts. 5 prompts pour chacun des départements Affaires Générales, Marketing et Ventes, soit 15 au total. Tous sont rédigés dans le format du Chapitre 3, donc il suffit de copier les cadres et de les coller dans votre document de collection de prompts. Vous n'avez pas besoin de créer tous les départements. Commencez par une personne dans le département le plus proche de votre vie quotidienne.
Manuel de Travail des Affaires Générales (5 prompts)
Si vous embauchez pour la première fois, les Affaires Générales sont recommandées. Comptes rendus, annonces, demandes — c'est une collection de tâches qui « surviennent à chaque fois mais sont rédigées de zéro à chaque fois », c'est donc un département qui a un rôle dès le jour de l'embauche.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nom du Prompt] Création de Compte Rendu [Objectif] Créer un compte rendu interne standard à partir d'enregistrements/transcriptions de réunions [Scénario d'Utilisation] Quand on demande « Fais le compte rendu » ou « Résume cette réunion » [Corps du Prompt] Basé sur l'enregistrement/la transcription de la réunion fourni(e), créez un compte rendu de réunion. 1. Nom de la réunion, Date/Heure, Participants 2. Objectif de la réunion (1-2 lignes) 3. Points de discussion (avec qui a dit quoi) 4. Décisions (indiquez clairement « qui, quoi, pour quand ») 5. Points en suspens (raison et quoi faire la prochaine fois) 6. Liste des tâches à faire (avec responsable, date limite, priorité) Résumez à une longueur qu'une personne lisant pour la première fois peut comprendre en 5 minutes, et ne confondez jamais « Décisions » avec « Points en suspens ». ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nom du Prompt] Création d'Annonce Interne [Objectif] Transformer les nouvelles règles, avis et demandes en texte à l'échelle de l'entreprise [Scénario d'Utilisation] Quand on demande « Je veux annoncer ceci en interne » ou « Fais une note d'information » [Corps du Prompt] Transformez le contenu suivant en une annonce interne. Structure : 1. Objet (De quoi parle l'avis en un coup d'œil) 2. Conclusion (Ce qui change et comment, dans les 3 premières lignes) 3. Public cible et date d'effet 4. Actions spécifiques que les employés doivent entreprendre (en étapes numérotées) 5. Coordonnées de contact Le style doit être poli mais pas trop rigide, à un niveau qu'un nouvel employé peut lire sans se méprendre. N'écrivez pas de « préfaces que personne ne lit vraiment. » [Contenu à annoncer] (Collez les points clés ici) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nom du Prompt] Création de Projet de Demande [Objectif] Créer des projets pour les demandes internes comme les notes de frais ou les voyages d'affaires [Scénario d'Utilisation] Quand on demande « Fais une demande pour XX » [Corps du Prompt] Suivez strictement le format et le style des demandes/exemples passés stockés dans la source, et créez un projet de demande avec le contenu suivant. Produisez une sortie montrant ce qui doit être écrit dans chaque champ, et ajoutez [Confirmation Requise] aux parties comme les montants et les dates qui nécessitent ma vérification. [Détails de la demande] (Collez les points clés ici. Exemple : Voyage d'affaires chez l'Entreprise A le Jour/Mois. Frais de transport XX yens) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nom du Prompt] Réponse aux FAQ sur le Règlement Intérieur [Objectif] Répondre aux questions des employés comme « Comment on fait ça déjà ? » en se basant sur le règlement [Scénario d'Utilisation] Quand une question sur le règlement, les procédures ou les systèmes arrive [Corps du Prompt] Répondez à la question en vous basant uniquement sur le règlement intérieur/les manuels présents dans la source. La structure est « Conclusion → Procédure (numérotée) → Base (où c'est écrit dans le règlement) ». S'il n'y a aucune mention dans le règlement, ne répondez pas par spéculation et guidez-les vers « Veuillez vérifier directement auprès du service XX car cela n'est pas dans le règlement. » ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nom du Prompt] Manuelisation du Travail [Objectif] Transformer les procédures de travail verbales en un manuel que n'importe qui peut reproduire [Scénario d'Utilisation] Quand on demande « Transforme cette tâche en manuel » [Corps du Prompt] Transformez le contenu de travail suivant en un manuel qu'un débutant peut réaliser seul. 1. Objectif de ce travail (pourquoi le faire) 2. Choses à préparer à l'avance 3. Procédure (une action par étape, numérotée) 4. Erreurs courantes et contre-mesures 5. Liste de vérification d'achèvement Ajoutez toujours une brève explication pour les termes techniques/internes. [Contenu du travail] (Collez ici les notes de l'explication verbale ou les transcriptions de réunions) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Dès que vous collez ces 5 prompts, votre employé des Affaires Générales agira sur un seul mot comme « Fais le compte rendu », « Annonce ceci » ou « Manuelise ceci. » Au fur et à mesure que vous ajoutez les comptes rendus et les documents du règlement de votre entreprise à la source, la production ressemblera de plus en plus au « style de votre entreprise », ce qui fait partie du plaisir de les former.
Manuel de Travail Marketing (5 prompts)
Le travail marketing a un « volume de production » élevé. Posts, newsletters, plans, rapports. Vous pouvez peut-être en faire un, mais vous ne pouvez pas suivre le rythme quotidiennement ou hebdomadairement. C'est le département où la valeur de la manuelisation des modèles de production est la plus grande.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nom du Prompt] Production en Masse de Posts SNS [Objectif] Créer plusieurs idées de posts SNS à partir d'un thème [Scénario d'Utilisation] Quand on demande « Donne-moi des idées de posts pour ce thème » [Corps du Prompt] Créez 5 idées de posts SNS pour le thème suivant. Pour chaque idée, incluez un ensemble « Angle / Corps / Réaction Ciblée (Sauvegarde, Empathie ou Buzz) », et enfin montrez la meilleure recommandation avec une raison. S'il y a des posts passés très performants dans la source, suivez ces modèles gagnants. Le corps doit transmettre le « bénéfice » du lecteur dans la première ligne. [Thème] (Collez le thème/le message ici) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nom du Prompt] Création de Newsletter [Objectif] Créer des newsletters pour des infos produits ou des annonces [Scénario d'Utilisation] Quand on demande « Rédige une newsletter » ou « Fais un email d'annonce » [Corps du Prompt] Créez une newsletter avec le contenu suivant. ・3 idées d'objets (avec une spécificité qui donne envie d'ouvrir) ・1 projet de corps (Ordre : Conclusion → Bénéfice pour le lecteur → Détails → Appel à l'action) ・S'il y a des newsletters passées très performantes dans la source, suivez la structure et la formulation ・Faites en sorte que le « bénéfice » du lecteur soit l'objet pour que cela ne sonne pas trop commercial [Contenu/Cible] (Collez les points clés ici) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nom du Prompt] Résumé de Comparaison Concurrentielle [Objectif] Créer une analyse comparative à partir des infos concurrentes dans la source [Scénario d'Utilisation] Quand on demande « Résume les concurrents » ou « Compare avec l'Entreprise A » [Corps du Prompt] Analysez les informations sur les concurrents dans la source et organisez les éléments suivants : 1. Caractéristiques et public cible des principaux services de chaque entreprise 2. Différences dans la stratégie de prix 3. Forces et faiblesses de chaque entreprise 4. 3 points sur lesquels notre entreprise devrait se différencier (par ordre d'importance) Indiquez clairement « sur quel document cela se base » pour toutes les analyses, et faites clairement la distinction entre les faits et les spéculations. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nom du Prompt] Création de Projet de Planification [Objectif] Transformer les idées de campagnes/mesures en un cadre de proposition [Scénario d'Utilisation] Quand on demande « Fais un projet pour ce plan » [Corps du Prompt] Assemblez les idées suivantes en un projet de planification. 1. Contexte (pourquoi ce plan maintenant) 2. Objectif et KPI (quoi et combien faire bouger) 3. Cible 4. Contenu des mesures (3-5 éléments) 5. Calendrier et ressources nécessaires 6. Risques et contre-mesures Utilisez les données de marché/les résultats passés de la source comme base, et définissez toujours les KPI comme des nombres mesurables. [Idée] (Collez les points clés ici) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nom du Prompt] Création de Rapport Marketing Mensuel [Objectif] Créer un rapport de révision mensuel à partir de données chiffrées [Scénario d'Utilisation] Quand on demande « Fais le rapport de ce mois » [Corps du Prompt] Créez un rapport mensuel basé sur les données chiffrées/les relevés d'activité dans la source. 1. Résumé (Conclusion de ce mois en 3 lignes) 2. État d'avancement des KPI (Liste vs. objectif) 3. Mesures réussies et analyse des facteurs 4. Mesures non réussies et causes 5. Actions clés pour le mois prochain (jusqu'à 3, avec priorité) N'interprétez pas seulement les chiffres ; engagez-vous toujours dans les « actions suivantes ». ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
La vraie valeur de l'employé Marketing se révèle lorsque vous lui fournissez vos « données gagnantes » d'entreprise. Si vous mettez dans la source les posts qui ont eu de bonnes réactions ou les newsletters qui ont donné des résultats, il créera sur la base des « modèles qui ont réellement fonctionné pour nous » plutôt que de généralités. Il devient un employé qui a appris des résultats de votre entreprise, et non un marketeur générique.
Manuel de Travail des Ventes (5 prompts)
Le temps des ventes est absorbé par « l'avant et l'après » des réunions. Préparation, propositions, suivis, rapports. En manuelisant ces tâches, vous pouvez vous concentrer uniquement sur le temps passé face aux clients.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nom du Prompt] Briefing de Préparation de Réunion [Objectif] Organiser les informations sur l'interlocuteur et la stratégie avant une réunion [Scénario d'Utilisation] Quand on demande « Prépare la réunion de demain avec l'Entreprise XX » [Corps du Prompt] Pour le client spécifié, créez un briefing pré-réunion basé sur les informations de la source (interactions passées, notes de réunion, informations publiques du client). 1. Historique jusqu'à présent et devoirs précédents 2. Situation actuelle du client et intérêts supposés 3. Objectif de cette réunion et contenu à proposer (avec justification) 4. Questions/préoccupations supposées et projets de réponses (3 éléments) 5. Suggestion pour la première chose à dire en début de réunion Marquez clairement les informations anciennes/insuffisantes avec [Confirmation Requise]. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nom du Prompt] Création de Projet de Proposition [Objectif] Créer le cadre et le corps d'une proposition client [Scénario d'utilisation] Lorsqu'on demande "Faire une proposition pour la société XX" [Corps du Prompt] Rédigez un projet de proposition pour le client suivant. 1. Situation actuelle et problèmes du client (extraits des notes sources) 2. Risques si les problèmes ne sont pas traités 3. Contenu proposé 4. Changements après introduction (utilisez des chiffres si possible) 5. Processus et calendrier 6. Cas similaires (si présents dans la source) 7. Prochaines étapes Les spécifications/prix des produits doivent correspondre aux derniers documents dans la source. N'écrivez pas "nous pouvons le faire" pour des spécifications absentes de la source. [Nom du client et grandes lignes de la proposition] (Collez ici les points clés) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nom du Prompt] Création d'Email de Suivi [Objectif] Créer des emails de remerciement/confirmation des prochaines actions après une réunion [Scénario d'utilisation] Lorsqu'on demande "Je veux envoyer un email de suivi à la société XX" [Corps du Prompt] Rédigez un email de suivi après une réunion. Structure : Remerciements (1-2 lignes) → Confirmation du contenu convenu → Notre travail et délai → Demandes pour le client → Prochaine proposition. Pas trop long (lisible sans défilement). Utilisez des puces pour les confirmations afin de faciliter la réponse du client. [Notes de réunion / Message à transmettre] (Collez ici les points clés) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nom du Prompt] Création de Liste de FAQ [Objectif] Préparer les questions difficiles et leurs réponses avant une réunion/présentation [Scénario d'utilisation] Lorsqu'on demande "Faire une liste de FAQ" [Corps du Prompt] Créez une liste de FAQ basée sur les informations produits et les comptes rendus de réunions passées dans la source. ・10 questions supposées, classées "par ordre de difficulté" ・Un ensemble de projets de réponses et de "points d'attention lors de la réponse" pour chaque question ・Incluez toujours les 3 thèmes : résistance au prix, comparaison avec les concurrents et effort d'introduction Marquez clairement les questions auxquelles la source ne peut pas répondre comme "Confirmation Interne Requise". ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nom du Prompt] Conversion du Rapport Quotidien Commercial en Rapport Hebdomadaire [Objectif] Générer automatiquement un rapport hebdomadaire à partir des notes d'activités quotidiennes [Scénario d'utilisation] Lorsqu'on demande "Faire le rapport hebdomadaire de cette semaine" [Corps du Prompt] Créez un rapport hebdomadaire basé sur les rapports quotidiens/notes d'activités commerciales dans la source. 1. Résumé de la semaine (3 lignes) 2. Avancement des réunions/projets (Statut → Action suivante pour chacun) 3. Résultats chiffrés (vs. objectif, si présent dans la source) 4. Problèmes et points de consultation 5. Planning et priorités de la semaine prochaine Faites en sorte qu'un superviseur puisse le lire en 2 minutes et l'utiliser pour prendre des décisions. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Les commerciaux deviennent plus forts à mesure que vous ajoutez des notes de réunion pour chaque client dans la source. Les briefings et les propositions se précisent pour ce client spécifique. L'instruction dans le prompt de proposition "N'écrivez pas 'nous pouvons le faire' pour des spécifications absentes de la source" est un filet de sécurité contre l'accident le plus effrayant en vente : dire ce qu'il ne faut pas. Vous pouvez écrire non seulement la qualité, mais aussi la sécurité dans le manuel.
Chapitre 5 : Le Premier Jour de Travail avec un Employé IA
Les préparatifs sont terminés. Je vais enfin vous montrer le quotidien du travail avec un employé et les astuces pour le former.
Savourez le premier moment où il bouge avec "un seul mot"
Le matin. Après une réunion, vous ouvrez le Gem des Affaires Générales, collez le compte rendu, et envoyez un seul mot : "Fais le compte rendu."
L'employé répond d'abord ainsi :
"Je vais utiliser 'Création de Compte Rendu' depuis la collection de prompts. "
—C'est le signal qu'il a ouvert la bonne page du manuel. Ensuite, quelques dizaines de secondes plus tard, un compte rendu au format habituel arrive, avec les décisions et les points en suspens correctement séparés, et les tâches avec responsables et échéances. Vous vérifiez simplement les noms propres et les chiffres, et c'est fini.
Cette première fois, vous serez probablement un peu ému. Sans coller de longs prompts, il produit la qualité conçue avec juste les mots que vous utiliseriez pour un subordonné. C'est le moment où le sentiment "d'utiliser l'IA" se transforme en sentiment "d'avoir un subordonné."
L'après-midi, essayez intentionnellement de demander un travail qui n'est pas dans le manuel.
"Écris une lettre de félicitations d'anniversaire à un partenaire commercial."
Ce qui revient est : "Ce travail n'est pas enregistré dans la collection de prompts. Passage en Mode Proposition de Nouveau Prompt. "
—Et un projet de manuel pour une lettre de félicitations est proposé. Vous répondez "OK", recevez la lettre, et collez le prompt proposé dans le document. 30 secondes. L'employé a appris un nouveau travail aujourd'hui. Ce "sens tangible de la croissance" est la partie la plus addictive de ce mécanisme.
Seulement 3 Astuces pour les Former
Astuce ① : Un manuel pour "un seul travail"
Ne créez pas un "prompt universel qui peut faire à la fois des comptes rendus et des rapports hebdomadaires." Si les objectifs sont mélangés, l'employé se perdra sur quelle page ouvrir. Un prompt court pour chaque travail. Augmenter le nombre de pages, c'est la croissance de l'employé.
Astuce ② : Si vous n'êtes pas satisfait du résultat, ne le reformulez pas dans le chat ; corrigez le manuel
"Je veux que le compte rendu soit un peu plus court"—si vous pensez cela, ajoutez "dans les XX mots" au corps du prompt dans le document. Les ordres dans le chat sont ponctuels, mais les corrections du manuel fonctionnent pour toujours. Si vous considérez l'insatisfaction comme un avis de révision du manuel, vous ne vous fâcherez pas.
Astuce ③ : Nettoyez le manuel une fois par mois
Supprimez les prompts inutilisés et intégrez ceux qui sont similaires. Cela prend 5 minutes. Un manuel n'est pas génial parce qu'il est épais ; il est en bon état quand seules les pages actives sont alignées.
Devoir de l'Employeur : La Sécurité est un Incontournable
Pour conclure ce sujet amusant, une promesse sérieuse. Les comptes rendus, les informations clients et les règlements internes—les informations importantes s'accumulent dans le carnet de l'employé IA.
- ① Vérifiez toujours les règles internes pour savoir si vous pouvez mettre des documents d'entreprise dans des services d'IA externes.
- ② Anonymisez les informations confidentielles/personnelles avant de les mettre (Remplacez les partenaires commerciaux par "Société A", les noms personnels par "M. B").
N'oubliez pas que lorsque vous partagez des Gems ou des carnets avec d'autres, les documents à l'intérieur sont également visibles. Protéger les employés et protéger les informations est votre travail en tant qu'employeur.
Résumé : Lundi Matin, Votre Équipe est Déjà au Travail
Je résume ce qu'il faut faire en 3 lignes :
- ① Créez un carnet de service et mettez-y des connaissances.
- ② Créez un document de collection de prompts (copiez-collez le Chapitre 4) et ajoutez-le à la source.
- ③ Créez un Gem et collez le prompt de commande.
—En 15 minutes, un employé IA qui se déplace avec un seul mot rejoindra l'entreprise.
Imaginez lundi matin prochain. Vous avez une personne des Affaires Générales à qui confier les comptes rendus, une personne Marketing qui produit en masse des idées de posts, et une personne Commerciale qui prépare les réunions. Tous travaillent sans se plaindre, même tard le soir, et deviennent plus intelligents à chaque fois que vous demandez. Vous n'avez plus à tout porter seul. Ce que vous faites de vos mains libres vous appartient.
Commencez avec une personne. Depuis le service le plus proche de votre quotidien. À partir de ce petit moment d'émotion où le mot "Fais le compte rendu" passe, votre entreprise commence.
Le monde de l'IA évolue très vite. Plutôt que d'essayer de suivre les dernières infos seul, suivre quelqu'un qui pratique et partage quotidiennement est le moyen le plus sûr et le plus rapide.
▼ Suivez-moi sur X (Twitter) ici. Sur mon compte, je partage quotidiennement des astuces pour accélérer l'efficacité au travail et gagner du temps avec l'IA. Je partage plus de détails sur l'utilisation de NotebookLM que quiconque, donc si vous voulez maîtriser la dernière IA, suivez-moi ! @ai_jitan
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- ② Gems spécifiques aux tâches (30 sélections + α)
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