Esta mañana, solo le dije a mi subordinado: "Haz el acta". Tres minutos después, llegó un acta de reunión perfecta.
El nombre del subordinado es el AI de Asuntos Generales. Su salario es cero yenes. Trabaja hasta tarde o en días festivos sin una sola queja.
Además, este subordinado termina el acta en el formato y con la calidad habitual de mi empresa con solo esa frase: "Haz el acta". No di ninguna instrucción detallada. Se siente exactamente como pedirle a un subordinado humano muy capaz.
Para aquellos que piensen: "¿No es eso solo lo que hace un AI?" No, es diferente. Si le dices a un AI normal que simplemente "haga un acta", devuelve algo diferente cada vez en un formato aleatorio. En consecuencia, terminas copiando y pegando largas cadenas de instrucciones (prompts) cada vez. Es conveniente, pero no es un subordinado. Eso era el AI hasta ahora.
Este artículo trata sobre lo que viene después. Un "Empleado AI" que se mueve con una sola palabra, termina con una calidad consistente cada vez y aprende nuevas tareas cada vez que se lo pides.
Puede sonar exagerado, pero el mecanismo es sorprendentemente simple y no requiere programación. Todo lo que haces es principalmente copiar y pegar.
Anteriormente, escribí un artículo titulado "La historia de contratar 26 empleados en NotebookLM".
https://x.com/ai_jitan/status/2070615064831545515
Esos empleados eran los mejores consultores con conocimiento y personalidad. Pero, para ser honesto, tenían una debilidad. Si bien podías consultarles, no podías encomendarles trabajo real.
Esta vez es la versión evolucionada que elimina esa debilidad. Imagina esto: por la mañana, "Haz el acta"; al mediodía, "Dame 5 ideas de publicaciones"; por la tarde, "Prepara la reunión de negocios de mañana". Solo pides con una palabra y revisas lo que sale. Ese tipo de vida diaria comienza 15 minutos después de que termines de leer este artículo.
Para mayor claridad, lo he reducido a tres departamentos—Asuntos Generales, Marketing y Ventas—y distribuiré todos los "Manuales de Trabajo (Colecciones de Prompts)" para cada uno. Ahora, comencemos las actividades de contratación de tu empresa.
Capítulo 1: Por qué los AIs anteriores no se movían con "una palabra"
Antes del "cómo hacerlo", hablemos de un solo concepto. Una vez que entiendas esto, todos los pasos siguientes tendrán sentido.
Incluso los empleados nuevos excelentes necesitan manuales
Imagina que un empleado nuevo muy talentoso se une a tu empresa. Es inteligente y tiene conocimientos. Pero si el primer día solo le dices "acta, por favor", ¿saldrá en el formato habitual de tu empresa?
No saldrá. Por muy talentoso que sea, no conoce "tu forma" de hacer las cosas. ¿Qué estructura debe tener el acta? ¿Qué tono debe tener el anuncio? Enseñar eso es el papel del manual de trabajo. El talento y la metodología de trabajo son cosas diferentes. Por eso las empresas tienen manuales.
El AI es exactamente igual. El AI es lo suficientemente talentoso. Lo que falta no es capacidad, sino el manual que describe "cómo tu empresa hace el trabajo". La razón por la que los AIs anteriores no se movían con una palabra no era porque fueran tontos, sino porque no se les daba un manual. Lo que estamos haciendo esta vez es, en resumen, "un AI con un manual".
La identidad del manual es una "Colección de Prompts de Trabajo"
¿Qué es un manual para un AI? Es una "Colección de Prompts de Trabajo".
"Crear un acta con esta estructura/formato", "Escribir anuncios con este tono": una colección de cadenas de instrucciones completas para cada tarea en un solo libro. En realidad, es solo un Google Doc, nada especial. Puede que incluso tengas algo similar: tus prompts favoritos guardados en una aplicación de notas. Eso es.
Sin embargo, haremos una diferencia decisiva. Colocas la colección de prompts dentro de la cabeza del AI, no en tus propias manos.
Si lo mantienes en tus manos, tienes que "buscar, copiar y pegar" cada vez que lo usas. Esta pequeña molestia se acumula y, eventualmente, dejas de usarlo. Incluso con un subordinado humano, si tuvieras que leerle el manual en voz alta cada vez que le pidieras algo, perderías la motivación para pedírselo. Un manual permite "una palabra" porque está en la cabeza del subordinado. Los empleados AI son iguales. En el momento en que pones la colección de prompts en su cabeza, tu instrucción se convierte en una palabra.
Capítulo 2: El mecanismo consta de solo 3 partes
Para aquellos que empiezan a pensar "esto suena difícil", tranquilos. Solo hay 3 partes. Y todas son gratuitas y se pueden usar desde hoy. Veamos el diagrama terminado antes de comenzar a ensamblar.
Parte ①: NotebookLM = La "Cabeza" del Empleado
NotebookLM es un AI gratuito de Google que responde basándose en los materiales (llamados fuentes) que le pones. Esto se convierte en la cabeza del empleado AI. Le pones tres cosas en la cabeza:
- Experiencia (conocimiento de ese departamento)
- Personalidad (qué tipo de carácter tiene al trabajar)
- Y el personaje principal, la Colección de Prompts de Trabajo (manual de trabajo)
Un cuaderno por empleado. Si es para Asuntos Generales, creas un cuaderno llamado "Asuntos Generales". Eso es todo.
Parte ②: Google Docs = "Manual de Trabajo"
La realidad de la colección de prompts de trabajo es un solo Google Doc. Listas prompts para cada tarea como "Cómo hacer un acta" y "Cómo hacer anuncios", y los añades a las fuentes de NotebookLM.
Aquí hay una buena noticia. Cuando usas un Google Doc como fuente, simplemente reescribir el documento original actualiza automáticamente el lado de NotebookLM a la última versión.
En otras palabras, cuando quieres que un empleado aprenda una nueva tarea, solo añades un prompt al documento. Una vez que actualizas el manual, el empleado lo ha aprendido por sí solo. Este es un privilegio único de los empleados AI que nunca ocurre en las empresas humanas. No se requiere capacitación ni traspasos.
Parte ③: Gem = La "Ventana" del Empleado
Un Gem es una aplicación AI dedicada que puedes crear dentro del AI de Google "Gemini". No le des demasiadas vueltas. Solo piensa en ello como una "ventana de chat dedicada con una personalidad fija e instrucciones preinstaladas".
Conectas el cuaderno de la parte ① a este Gem e instalas solo una instrucción: "Cuando te pidan un trabajo, primero busca la Colección de Prompts de Trabajo en el cuaderno, encuentra el prompt más adecuado y trabaja de acuerdo con él." —Eso es todo.
Entonces, sucede esto: Envías "Haz el acta" al Gem → El empleado hojea el manual en su cabeza → Descubre la página "Creación de Actas" → Trabaja de acuerdo con esos pasos → El acta llega en el formato habitual. Ya no tienes que pensar en prompts. Pensar es trabajo del empleado. Este es el secreto de la "semiautomatización".
Y este empleado "crece"
Finalmente, una historia sobre el mecanismo más emocionante.
Cuando surge un trabajo que no está en el manual—por ejemplo, la primera vez que le pides que "escriba una nota de agradecimiento"—este empleado no fingirá. Informará honestamente: "Ese trabajo aún no está en el manual," y luego propondrá: "¿Qué tal si creamos un manual como este?" escribiendo y sugiriendo él mismo un prompt de creación de notas de agradecimiento.
Tú solo dices "OK", le pides que escriba la nota de agradecimiento en ese momento y pegas el prompt sugerido en el documento. Toma 30 segundos. Con esto, a partir de mañana, este empleado es un "empleado que sabe escribir notas de agradecimiento".
¿Te diste cuenta? Este empleado aumenta el trabajo que puede hacer cada vez que se le pide algo. Está en su punto menos confiable el primer día de trabajo, y solo crece a partir de ahí. Un mes después, el manual estará lleno de páginas adaptadas a tu trabajo. La sensación de hacer crecer tu propia empresa es, honestamente, bastante divertida.
Capítulo 3: Hagamos uno—4 pasos, 15 minutos, principalmente copiar y pegar
A partir de aquí, vamos a contratar a una persona de verdad. El procedimiento es de 4 pasos. Incluso las partes que parecen difíciles son solo copiar y pegar y hacer clic en la pantalla, así que lee mientras mueves las manos. En 15 minutos, tu primer empleado AI estará trabajando.
PASO 1: Crea la "Cabeza" del Empleado (3 minutos)
Abre NotebookLM y crea un nuevo cuaderno. Nómbralo según el departamento, por ejemplo, "Asuntos Generales". Recomiendo darle un nombre al empleado aquí. "Sr. Smith de Asuntos Generales" o "Somu-chan", cualquier cosa está bien. Cuando tienen un nombre, extrañamente te encariñas más y pedirles se vuelve divertido (en serio, la diversión es el mayor combustible para la continuidad).
A continuación, pon la experiencia en la cabeza. En la "Búsqueda de fuentes" dentro del cuaderno (una función donde el AI recopila automáticamente materiales relacionados cuando ingresas un tema), ingresa el tema del departamento tres veces desde diferentes ángulos.
Explica sistemáticamente los conceptos básicos y la visión general de (Tema del Departamento)
Recopila artículos que expliquen procedimientos específicos y técnicas prácticas para (Tema del Departamento)
Recopila historias de éxito y tendencias recientes en (Tema del Departamento)
Aparecerán materiales candidatos en 10-20 segundos cada vez, así que elige los buenos y agrégalos. En tres rondas, el conocimiento desde lo básico hasta los ejemplos estará en su cabeza.
PASO 2: Crea el Manual de Trabajo (Colección de Prompts de Trabajo) (3 minutos)
Crea un nuevo Google Doc y nómbralo "Asuntos Generales_Colección de Prompts de Trabajo". Asegúrate de incluir las palabras "Colección de Prompts de Trabajo" en el nombre del archivo. Dado que más adelante le indicarás al Gem que "busque la Colección de Prompts de Trabajo", este nombre sirve como punto de referencia.
Dentro, enumera las tareas una por una en este formato:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Actas [Propósito] Crear actas a partir de grabaciones/transcripciones de reuniones [Escenario de Uso] Cuando se pida "Haz el acta" o "Resume esta reunión" [Cuerpo del Prompt] (Instrucciones de trabajo aquí) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
La columna [Escenario de Uso] es la clave. Sirve como punto de referencia para "si me piden esto, abre esta página", por lo que escribir esto mejora la precisión con la que el empleado extrae el manual.
—"Entonces, ¿qué debo escribir en el cuerpo del prompt?"
Te escucho, pero no te preocupes. En el Capítulo 4, distribuiré 15 prompts para 3 departamentos en un formato que puedes copiar y pegar. Por ahora, con solo crear un documento vacío está bien.
PASO 3: Pon el Manual en la Cabeza del Empleado (1 minuto)
Vuelve al cuaderno del departamento, "Agregar fuente" → Selecciona el documento que acabas de crear desde Google Drive. Ahora, el manual está en la cabeza del empleado.
Recuerda, cuando quieras agregar algo al manual en el futuro, solo necesitas escribir directamente en el documento. No se necesita ninguna operación en el lado de NotebookLM (se sincroniza a la última versión automáticamente). La capacitación del empleado se convierte en solo "agregar una línea a un documento": esta ligereza dará sus frutos más adelante.
PASO 4: Crea la "Ventana" del Empleado (5 minutos)
Finalmente, crea el Gem. Abre Gemini y ve a crear un nuevo Gem. Vincula el cuaderno del departamento (NotebookLM) creado en el PASO 1 como conocimiento. Luego, pega lo siguiente en la columna "Instrucciones". Este es el corazón de este artículo, pero todo lo que tienes que hacer es copiar y pegar.
# Tu Rol Eres un empleado AI a cargo de "(Nombre del Departamento)" que trabaja en mi empresa. El NotebookLM vinculado contiene tu experiencia, configuración de personalidad y "Colección de Prompts de Trabajo". Úsalos como tu cerebro para completar las tareas solicitadas.
# Cómo Recibir Trabajo (Regla Más Importante) Cuando recibas una solicitud de trabajo mía, actúa siempre en este orden:
1. Primero, busca la "Colección de Prompts de Trabajo" en NotebookLM e identifica el prompt de trabajo más adecuado para la solicitud. 2. Una vez encontrado, primero declara: "Usaré el prompt '[Nombre del Prompt]' de la colección de prompts". 3. Sigue estrictamente las instrucciones, procedimientos y formato de salida de ese prompt para ejecutar el trabajo. No agregues tus propios ajustes. 4. Si faltan materiales o información necesaria para el trabajo (transcripciones de reuniones, info del producto, etc.), pregúntame antes de ejecutar.
# Cuando Llega un Trabajo que No Está en la Colección de Prompts (Modo de Propuesta de Nuevo Prompt) ・Si no se encuentra un prompt de trabajo adecuado, no comiences a trabajar por tu cuenta. Primero, informa: "Este trabajo no está registrado en la colección de prompts". ・Luego, pasa al "Modo de Propuesta de Nuevo Prompt", diseña un "Prompt de Trabajo" que pueda reproducir este trabajo con la misma calidad en el futuro, y propónlo en el siguiente formato:
[Nombre del Prompt] [Propósito] [Escenario de Uso] [Cuerpo del Prompt]
・Si digo "OK", ejecuta el trabajo de acuerdo con ese prompt propuesto esta vez. (Yo agregaré ese prompt a la colección de prompts. La próxima vez, será tu tarea oficial)
# Estándares de Calidad para el Trabajo ・Las respuestas y los entregables deben basarse en las fuentes (conocimiento/información interna) en NotebookLM. Distingue claramente entre especulación y hechos. ・Los entregables deben tener un nivel de finalización que se pueda usar tal cual. No como borrador, sino como entrega. ・Conclusiones/entregables primero, explicaciones complementarias después. ・Si hay configuraciones de personalidad/pautas de comportamiento en la fuente, síguelas siempre.
# Cuando la Información es Insuficiente ・Si la solicitud es ambigua, devuelve preguntas para confirmar antes de comenzar a trabajar. Agrupa las preguntas, hasta 3 a la vez.
Parece largo, pero solo dice 3 cosas:
- ① Si me piden, encuentra la página correspondiente del manual, declárala y trabaja de acuerdo a ella.
- ② Para trabajos que no están en el manual, no los hagas por tu cuenta; propón un borrador de nuevo manual.
- ③ Entrega con la calidad adecuada.
—Es lo mismo que la mentalidad de un buen empleado nuevo en una empresa humana.
Hay una razón para incluir "declarar antes de trabajar". Dado que el empleado dice "Usaré 'Creación de Actas'" primero, si abrieron la página equivocada, puedes corregirlos en el acto diciendo "Esa no, usa XX". Un subordinado que informa antes de moverse es más tranquilizador que uno del que no puedes ver lo que está haciendo. El AI es igual.
Con eso, la contratación está completa. Felicidades, ahora eres el presidente de una empresa con un empleado.
Capítulo 4: Distribuyendo "Manuales de Trabajo" para 3 Departamentos
Gracias por esperar. Aquí está el contenido de la colección de prompts. 5 prompts cada uno para Asuntos Generales, Marketing y Ventas, totalizando 15. Todos están escritos en el formato del Capítulo 3, así que solo copia los marcos y pégalos en tu documento de colección de prompts. No necesitas crear todos los departamentos. Empieza con una persona del departamento más cercano a tu vida diaria.
Manual de Trabajo de Asuntos Generales (5 prompts)
Si estás contratando por primera vez, se recomienda Asuntos Generales. Actas, anuncios, solicitudes: es una colección de trabajos que "ocurren cada vez pero se escriben desde cero cada vez", por lo que es un departamento que tiene un rol desde el día que los contratas.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Actas [Propósito] Crear actas internas estándar a partir de grabaciones/transcripciones de reuniones [Escenario de Uso] Cuando se pida "Haz el acta" o "Resume esta reunión" [Cuerpo del Prompt] Basándote en la grabación/transcripción de la reunión proporcionada, crea un acta de reunión. 1. Nombre de la reunión, Fecha/Hora, Asistentes 2. Propósito de la reunión (1-2 líneas) 3. Puntos de discusión (con quién dijo qué) 4. Decisiones (indica claramente "quién, qué, para cuándo") 5. Asuntos pendientes (motivo y qué hacer la próxima vez) 6. Lista de TAREAS (con responsable, fecha límite, prioridad) Resume a una longitud que alguien que lo lea por primera vez pueda comprender en 5 minutos, y nunca confundas "Decisiones" con "Asuntos pendientes". ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Anuncios Internos [Propósito] Convertir nuevas reglas, avisos y solicitudes en texto para toda la empresa [Escenario de Uso] Cuando se pida "Quiero anunciar esto internamente" o "Haz un aviso" [Cuerpo del Prompt] Convierte el siguiente contenido en un anuncio interno. Estructura: 1. Asunto (De qué trata el aviso de un vistazo) 2. Conclusión (Qué está cambiando y cómo, en las primeras 3 líneas) 3. Público objetivo y fecha de vigencia 4. Acciones específicas que los empleados deben tomar (en pasos numerados) 5. Información de contacto El estilo debe ser educado pero no demasiado rígido, a un nivel que un empleado nuevo pueda leer sin malinterpretar. No escribas "prefacios que no sean un problema si no se leen". [Contenido a anunciar] (Pega los puntos clave aquí) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Borradores de Solicitudes [Propósito] Crear borradores para solicitudes internas como gastos o viajes de negocios [Escenario de Uso] Cuando se pida "Haz una solicitud para XX" [Cuerpo del Prompt] Sigue estrictamente el formato y estilo de solicitudes/ejemplos pasados almacenados en la fuente, y crea un borrador de solicitud con el siguiente contenido. Genera una salida que muestre qué se debe escribir en cada campo, y agrega [Requiere Confirmación] a partes como montos y fechas que requieran mi revisión. [Detalles de la solicitud] (Pega los puntos clave aquí. Ejemplo: Viaje de negocios a la Empresa A el Día/Mes. Costo de transporte XX yenes) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Respuesta a Preguntas Frecuentes de Reglamentos Internos [Propósito] Responder preguntas de empleados como "¿Cómo hago esto otra vez?" basándose en los reglamentos [Escenario de Uso] Cuando llegue una pregunta sobre reglamentos, procedimientos o sistemas [Cuerpo del Prompt] Responde la pregunta basándote solo en los reglamentos/manuales internos de la fuente. La estructura es "Conclusión → Procedimiento (numerado) → Base (dónde está escrito en el reglamento)". Si no hay mención en el reglamento, no respondas con especulación y guíalos a "Por favor, consulte directamente con el departamento XX ya que no está en el reglamento". ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Manualización de Trabajo [Propósito] Convertir procedimientos de trabajo verbales en un manual que cualquiera pueda reproducir [Escenario de Uso] Cuando se pida "Convierte esta tarea en un manual" [Cuerpo del Prompt] Convierte el siguiente contenido de trabajo en un manual que incluso un principiante pueda completar solo. 1. Propósito de este trabajo (por qué hacerlo) 2. Cosas a preparar con anticipación 3. Procedimiento (una acción por paso, numerado) 4. Errores comunes y contramedidas 5. Lista de verificación de finalización Agrega siempre una breve explicación para términos técnicos/internos. [Contenido del trabajo] (Pega aquí las notas de la explicación verbal o las transcripciones de la reunión) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Desde el momento en que pegas estos 5, tu persona de Asuntos Generales se moverá con una sola palabra como "Haz el acta", "Anuncia esto" o "Manualiza esto". A medida que agregues los documentos de actas y reglamentos de tu empresa a la fuente, la salida se parecerá cada vez más a "el estilo de tu empresa", lo cual es parte de la diversión de criarlos.
Manual de Trabajo de Marketing (5 prompts)
El trabajo de marketing tiene un "volumen de producción" alto. Publicaciones, boletines, planes, informes. Puede que puedas hacer uno, pero no puedes mantener el ritmo diario o semanal. Este es el departamento donde el valor de manualizar los patrones de producción es mayor.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Producción Masiva de Publicaciones en Redes Sociales [Propósito] Crear múltiples ideas de publicaciones en redes sociales a partir de un tema [Escenario de Uso] Cuando se pida "Dame ideas de publicaciones para este tema" [Cuerpo del Prompt] Crea 5 ideas de publicaciones en redes sociales para el siguiente tema. Para cada idea, incluye "Ángulo / Cuerpo / Reacción Objetivo (Guardar, Empatía o Viral)" como un conjunto, y finalmente muestra la mejor recomendación con una razón. Si hay publicaciones de alto rendimiento pasadas en la fuente, sigue esos patrones ganadores. El cuerpo debe transmitir el "beneficio" del lector en la primera línea. [Tema] (Pega el tema/mensaje aquí) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Boletines [Propósito] Crear boletines para información de productos o anuncios [Escenario de Uso] Cuando se pida "Escribe un boletín" o "Haz un correo de anuncio" [Cuerpo del Prompt] Crea un boletín con el siguiente contenido. ・3 ideas de asunto (con especificidad que haga querer abrirlo) ・1 borrador de cuerpo (Orden: Conclusión → Beneficio para el lector → Detalles → Llamada a la acción) ・Si hay boletines de alto rendimiento pasados en la fuente, sigue la estructura y el fraseo ・Haz que el "beneficio" del lector sea el asunto para que no suene demasiado comercial [Contenido/Público objetivo] (Pega los puntos clave aquí) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Resumen de Comparación de Competidores [Propósito] Crear un análisis comparativo a partir de la información de la competencia en la fuente [Escenario de Uso] Cuando se pida "Resume a los competidores" o "Compara con la Empresa A" [Cuerpo del Prompt] Analiza la información de la competencia en la fuente y organiza lo siguiente: 1. Características y público objetivo de los servicios principales de cada empresa 2. Diferencias en la estrategia de precios 3. Fortalezas y debilidades de cada empresa 4. 3 puntos en los que nuestra empresa debería diferenciarse (en orden de importancia) Indica claramente "en qué documento se basa" para todos los análisis, y distingue claramente entre hechos y especulación. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Borradores de Planes [Propósito] Convertir ideas de campañas/medidas en un marco de propuesta [Escenario de Uso] Cuando se pida "Haz un borrador para este plan" [Cuerpo del Prompt] Ensambla las siguientes ideas en un borrador de plan. 1. Antecedentes (por qué este plan ahora) 2. Propósito y KPI (qué y cuánto mover) 3. Público objetivo 4. Contenido de las medidas (3-5 elementos) 5. Cronograma y recursos necesarios 6. Riesgos y contramedidas Usa datos de mercado/resultados pasados de la fuente como base, y establece siempre los KPI como números medibles. [Idea] (Pega los puntos clave aquí) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Informe Mensual de Marketing [Propósito] Crear un informe de revisión mensual a partir de datos numéricos [Escenario de Uso] Cuando se pida "Haz el informe de este mes" [Cuerpo del Prompt] Crea un informe mensual basado en los datos numéricos/registros de actividad en la fuente. 1. Resumen (Conclusión de este mes en 3 líneas) 2. Estado de cumplimiento de KPI (Lista vs. objetivo) 3. Medidas exitosas y análisis de factores 4. Medidas no exitosas y causas 5. Acciones clave para el próximo mes (hasta 3, con prioridad) No te limites a interpretar los números; siempre avanza hacia "próximas acciones". ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
El verdadero valor de la persona de Marketing sale a relucir cuando le alimentas los "datos ganadores" de tu empresa. Si pones en la fuente publicaciones que tuvieron buena reacción o boletines que dieron resultados, crearán basándose en "patrones que realmente funcionaron para nosotros" en lugar de generalidades. Se convierten en un empleado que aprendió del historial de tu empresa, no en un comercializador genérico.
Manual de Trabajo de Ventas (5 prompts)
El tiempo de ventas se consume en el "antes y después" de las reuniones. Preparación, propuestas, seguimientos, informes. Al manualizar esto, puedes concentrarte solo en el tiempo que pasas frente a los clientes.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Informe de Preparación de Reuniones [Propósito] Organizar la información del oponente y la estrategia antes de una reunión [Escenario de Uso] Cuando se pida "Prepara la reunión de mañana con la Empresa XX" [Cuerpo del Prompt] Para el cliente especificado, crea un informe previo a la reunión basado en la información de la fuente (interacciones pasadas, notas de reuniones, información pública del cliente). 1. Historial hasta ahora y tareas pendientes anteriores 2. Situación actual del cliente y supuestos intereses 3. Objetivo de esta reunión y contenido a proponer (con base) 4. Preguntas/inquietudes supuestas y borradores de respuestas (3 elementos) 5. Sugerencia para lo primero que se debe decir al inicio de la reunión Marca claramente la información antigua/insuficiente con [Requiere Confirmación]. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Borrador de Propuesta [Propósito] Crear la estructura y el cuerpo de una propuesta para un cliente [Escenario de Uso] Cuando te pidan "Haz una propuesta para la Empresa XX" [Cuerpo del Prompt] Crea un borrador de propuesta para el siguiente cliente. 1. Situación actual y problemas del cliente (extraídos de las notas de origen) 2. Riesgos si los problemas no se abordan 3. Contenido propuesto 4. Cambios después de la implementación (usa números cuando sea posible) 5. Proceso y cronograma 6. Casos similares (si los hay en el origen) 7. Próximos pasos Las especificaciones y precios del producto deben coincidir con los materiales más recientes del origen. No escribas "podemos hacerlo" para especificaciones que no estén en el origen. [Nombre del cliente y resumen de la propuesta] (Pega los puntos clave aquí) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Correo de Seguimiento [Propósito] Crear correos de agradecimiento/confirmación de próximos pasos después de una reunión [Escenario de Uso] Cuando te pidan "Quiero enviar un correo de seguimiento a la Empresa XX" [Cuerpo del Prompt] Crea un correo de seguimiento después de una reunión. Estructura: Agradecimiento (1-2 líneas) → Confirmación del contenido acordado → Nuestras tareas y fecha límite → Solicitudes al cliente → Próxima propuesta. No demasiado extenso (que se pueda leer sin hacer scroll). Usa viñetas para las confirmaciones para que sea "fácil de responder" para el cliente. [Notas de la reunión/Mensaje a transmitir] (Pega los puntos clave aquí) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Creación de Lista de Preguntas Frecuentes (FAQ) [Propósito] Prepararse para preguntas difíciles y sus respuestas antes de una reunión/presentación [Escenario de Uso] Cuando te pidan "Haz una lista de preguntas frecuentes" [Cuerpo del Prompt] Crea una lista de preguntas frecuentes basada en la información del producto y los registros de reuniones pasadas en el origen. ・10 preguntas asumidas en "orden de dificultad" ・Un conjunto de borradores de respuestas y "puntos a tener en cuenta al responder" para cada pregunta ・Incluye siempre los 3 temas: resistencia al precio, comparación con la competencia y esfuerzo de implementación Marca claramente las preguntas que no se puedan responder con el origen como "Requiere Confirmación Interna". ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nombre del Prompt] Conversión de Informe Diario de Ventas a Informe Semanal [Propósito] Generar automáticamente un informe semanal a partir de las notas de actividad diaria [Escenario de Uso] Cuando te pidan "Haz el informe semanal de esta semana" [Cuerpo del Prompt] Crea un informe semanal basado en los informes diarios de ventas/notas de actividad del origen. 1. Resumen semanal (3 líneas) 2. Progreso de reuniones/proyectos (Estado → Próxima acción para cada uno) 3. Resultados numéricos (vs. objetivo si está en el origen) 4. Problemas y temas de consulta 5. Cronograma y prioridades de la próxima semana Haz que tenga una densidad que un supervisor pueda leer en 2 minutos y usar para la toma de decisiones. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Los vendedores se vuelven más fuertes a medida que agregas notas de reuniones para cada cliente al origen. Tanto las sesiones informativas como las propuestas se profundizan específicamente para ese cliente. La instrucción en el prompt de propuesta "No escribas 'podemos hacerlo' para especificaciones que no estén en el origen" es una red de seguridad para el accidente más aterrador en ventas: decir algo que no deberías. Puedes escribir no solo calidad, sino también seguridad en el manual.
Capítulo 5: El Primer Día Trabajando con un Empleado de IA
Los preparativos están completos. Finalmente, te mostraré el panorama diario de trabajar con un empleado y consejos para formarlos.
Saborea el primer momento en que se mueven con "una sola palabra"
Por la mañana. Después de una reunión, abres la Gema de Asuntos Generales, pegas la transcripción y envías una sola palabra: "Haz el acta."
El empleado primero responde así:
"Usaré 'Creación de Actas' de la colección de prompts. "
—Esta es la señal de que abrieron la página correcta del manual. Luego, decenas de segundos después, llega el acta en el formato habitual, con decisiones y temas pendientes debidamente separados y TAREAS con responsables y fechas límite. Solo revisas los nombres propios y los números, y listo.
Esta primera vez, probablemente te emociones un poco. Sin pegar prompts largos, producen la calidad diseñada solo con las palabras que usarías con un subordinado. Es el momento en que la sensación de "usar IA" cambia a la sensación de "tener un subordinado".
Por la tarde, intenta pedir intencionalmente un trabajo que no esté en el manual.
"Escribe una carta de felicitación de aniversario para un socio comercial."
Lo que responde es: "Este trabajo no está registrado en la colección de prompts. Cambiando al Modo de Propuesta de Nuevo Prompt. "
—Y se propone un borrador para un manual de carta de felicitación. Respondes "OK", recibes la carta y pegas el prompt propuesto en el documento. 30 segundos. El empleado aprendió un nuevo trabajo hoy. Esta "sensación tangible de crecimiento" es la parte más adictiva de este mecanismo.
Solo 3 Consejos para Formarlos
Consejo ①: Un manual para "un trabajo"
Por favor, no hagas un "prompt universal que pueda hacer tanto actas como informes semanales." Si los propósitos se mezclan, el empleado se perderá sobre qué página abrir. Un prompt corto para cada trabajo. Aumentar páginas es el crecimiento del empleado.
Consejo ②: Si no estás satisfecho con el resultado, no lo reformules en el chat; corrige el manual
"Quiero que el acta sea un poco más corta"—si piensas eso, añade "dentro de XX palabras" al cuerpo del prompt en el documento. Las órdenes en el chat son únicas, pero las correcciones del manual funcionan para siempre. Si piensas en la insatisfacción como un aviso para una revisión del manual, no te enfadarás.
Consejo ③: Limpia el manual una vez al mes
Elimina los prompts no utilizados e integra los similares. Termina en 5 minutos. Un manual no es genial porque sea grueso; está en buen estado cuando solo las páginas activas están alineadas.
Deber del Empleador: La Seguridad es Obligatoria
Para cerrar la charla divertida, una promesa seria. Actas, información del cliente y normativas internas: la información importante se acumula en el cuaderno del empleado de IA.
- ① Siempre verifica las reglas internas sobre si puedes poner materiales de la empresa en servicios de IA externos.
- ② Anonimiza la información confidencial/personal antes de ponerla (Cambia los socios comerciales por "Empresa A", los nombres personales por "Sr. B").
No olvides que cuando compartes Gemas o cuadernos con otros, los materiales internos también son visibles. Proteger a los empleados y proteger la información es tu trabajo como empleador.
Resumen: El Lunes por la Mañana, Tu Equipo ya Está Trabajando
Resumiré lo que hay que hacer en 3 líneas:
- ① Crea un cuaderno de departamento y pon conocimiento en él.
- ② Crea un documento de colección de prompts (copia y pega el Capítulo 4) y agrégalo al origen.
- ③ Crea una Gema y pega el prompt de comandante.
—En 15 minutos, un empleado de IA que se mueve con una sola palabra se unirá a la empresa.
Imagina el próximo lunes por la mañana. Tienes una persona de Asuntos Generales a quien dejarle las actas, una persona de Marketing que produce en masa ideas de publicaciones y una persona de Ventas que se prepara para las reuniones. Todos trabajan sin quejarse, incluso hasta tarde en la noche, y se vuelven más inteligentes cada vez que preguntas. Ya no tienes que cargar con todo solo. Lo que hagas con tus manos libres depende de ti.
Empieza con una persona. Desde el departamento más cercano a tu vida diaria. Desde ese pequeño momento de emoción cuando la palabra "Haz el acta" se comprende, tu empresa comienza.
El mundo de la IA evoluciona muy rápido. En lugar de intentar mantenerte al día con la información más reciente solo, seguir a alguien que practica y comparte a diario es la forma más segura y rápida.
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