Tôi đã ngừng "tự mình tạo tài liệu."
Kết quả là, những giờ đồng hồ từng trôi đi trong việc tạo tài liệu đề xuất đã hoàn toàn biến mất. Thời gian dành cho việc đọc các bản PDF dày cộp, sắp xếp lại các điểm chính trong đầu, và nhìn chằm chằm vào những slide trống đã được rút ngắn đáng kể.
"Đọc hết mọi thứ trước. Chọn ra các điểm chính. Nghĩ về cấu trúc. Viết nội dung. Chỉnh sửa định dạng..." — làm tất cả những điều này một mình cho một tài liệu duy nhất. Trước khi bạn kịp nhận ra, nửa ngày đã trôi qua từ lúc nghiên cứu đến khi hoàn thành.
Tôi đã chứng kiến sự kiệt sức này nhiều lần trong lĩnh vực tư vấn. Những người càng tài năng, họ càng có xu hướng đảm nhận tất cả các bước một mình và cuối cùng bị kiệt sức.
Nó giống như một cửa hàng nhỏ nơi một người phụ trách bếp, dịch vụ khách hàng và máy tính tiền. Thật ấn tượng khi làm được tất cả, nhưng nếu một phần bị kẹt, toàn bộ cửa hàng sẽ ngừng hoạt động.
Việc tạo tài liệu có thể được thay đổi từ "một công việc do một người hoàn toàn đảm nhiệm" thành "một công việc nơi các vai trò được phân chia và luân chuyển." Hãy để AI giỏi đọc làm việc đọc, và AI giỏi tạo làm việc tạo. Chỉ cần làm như vậy, những nửa ngày đã mất sẽ quay trở lại.
Hôm nay, tôi sẽ tiết lộ toàn bộ phương pháp phân công lao động, để Gemini Notebook làm "Người đọc" và Claude làm "Người tạo," kèm theo các prompt bạn có thể sao chép và dán. Khi bạn đọc xong, bạn sẽ muốn chạy tài liệu tiếp theo của mình qua sự phân công lao động này. Hãy bắt đầu.
Chương 1: Tại Sao Việc Tạo Tài Liệu Lại Tiêu Tốn Nhiều Thời Gian Đến Vậy?
Tôi muốn những ai nghĩ "Tôi kém hiệu quả vì tôi bất tài" hãy đọc điều này. Chỉ có ba nguyên nhân.
Nguyên nhân 1: Bạn đang gánh vác cả ba bước "Đọc, Suy nghĩ và Tạo" một mình.
Việc tạo tài liệu thực chất được tạo thành từ ba nhiệm vụ có bản chất khác nhau: quá trình đọc chính xác một lượng lớn thông tin, quá trình tập hợp các điểm chính và suy nghĩ, và quá trình tạo ra nó thành một hình thức trực quan. Cách bạn sử dụng bộ não hoàn toàn khác nhau, nhưng làm tất cả một mình khiến não bạn phải chuyển đổi chế độ liên tục, khiến bạn kiệt sức mỗi lần.
Nguyên nhân 2: Hiểu sai sự thật trong giai đoạn "Đọc."
Đọc lướt qua một tài liệu một cách vội vàng và bắt đầu viết dựa trên trí nhớ mơ hồ. Sau đó, ai đó chỉ ra, "Con số đó khác với nguồn." Nếu độ chính xác của việc đọc yếu, toàn bộ quá trình tiếp theo sẽ sụp đổ.
Nguyên nhân 3: Bắt đầu từ một trang trống trong giai đoạn "Tạo."
Bạn có các điểm chính trong đầu, nhưng khi đến lúc biến chúng thành văn bản hoặc cấu trúc, tay bạn dừng lại. Một trang trống luôn đáng sợ. Chi phí khởi động này thường là nguyên nhân tiêu tốn thời gian lớn nhất.
Điểm chung của ba điều này là "tiếp tục giữ lại những nhiệm vụ mà lẽ ra có thể tách rời." Đây không phải là vấn đề về khả năng. Đây hoàn toàn là vấn đề về phương pháp.
Thành thật mà nói, tôi tin rằng chỉ những ai đã từng biết đến sự kém hiệu quả cao độ mới đủ tư cách để nói về hiệu quả. Tôi đã từng dành 5 giờ cho một tài liệu đề xuất duy nhất. Bởi vì tôi biết sự kiệt sức đó, hiệu quả của việc tách biệt nhiệm vụ mới thực sự thấm thía.
Chương 2: Bản Chất Là Ngừng "Giữ Một Mình" và Chia Thành "Người Đọc" và "Người Tạo"
Vậy, bạn nên làm gì? Câu trả lời là "hãy để những gì họ giỏi cho những người giỏi nó."
Hãy hiểu sự khác biệt về tính cách giữa hai AI này. Sự khác biệt này là nền tảng của sự phân công lao động.
Người đọc: Gemini Notebook.
Gemini Notebook (NotebookLM) là một AI chỉ trả lời dựa trên các tài liệu bạn tải lên. Hỗ trợ chính thức của Google cho biết chỉ có nguồn được sử dụng để trả lời và câu trả lời bao gồm trích dẫn (nguồn) để bạn có thể kiểm tra ngay phần liên quan của tài liệu gốc. Nó dựa trên Gemini. Nó trả lời "Tôi không biết" với những thứ không được viết trong tài liệu. Do đó, rất khó để hiểu sai sự thật. Khi nói đến "đọc chính xác," không có đối tác nào tốt hơn.
Người tạo: Claude.
Mặt khác, Claude giỏi trong việc tập hợp văn bản và biến nó thành dạng tài liệu. Nếu bạn đưa cho nó các điểm chính, nó có thể nghĩ ra cấu trúc và tạo ra văn bản dễ đọc. Nếu bạn bật "Công cụ phân tích" (thực thi mã), nó thậm chí có thể tạo ra các tệp Word, PowerPoint hoặc Excel.
Theo hỗ trợ chính thức, việc tạo tệp có sẵn ngay cả trên gói miễn phí. Nó mặc định là Sonnet 3.5 mới và đối với các tác vụ khó hơn, bạn có thể chuyển sang Opus cao cấp nhất trên gói trả phí. Nó là ngôi sao của "suy nghĩ và tạo."
Tóm lại, đây là sự phân công lao động: Hãy để Người đọc, Gemini Notebook, đọc tài liệu một cách chính xác và trích xuất các điểm chính kèm trích dẫn. Chuyển các điểm chính đó cho Người tạo, Claude, để xây dựng chúng thành một tài liệu. Hãy để các chuyên gia khác nhau xử lý việc đọc và tạo. Đây là bức tranh tổng thể ngày hôm nay.
Chương 3: Minh Họa. Cùng Một Tài Liệu Thay Đổi Như Thế Nào Giữa "Một Mình" và "Phân Công Lao Động"
Lời nói suông khó có thể truyền tải, vì vậy tôi sẽ cho bạn thấy nó thực sự thay đổi như thế nào.
Nhiệm vụ là: "Đọc một PDF nghiên cứu dài 30 trang và tạo một bản ghi nhớ kế hoạch một trang để chia sẻ nội bộ." Một công việc phổ biến.
【Khi làm mọi thứ một mình】
Mở PDF và đọc từ đầu. Đánh dấu những con số thu hút sự chú ý của bạn. Tóm tắt các điểm chính trong đầu. Mở một bản ghi nhớ trống và bắt đầu viết. "Chờ đã, con số đó ở đâu?" và quay lại PDF. Viết và sửa, sửa và viết. Trước khi bạn kịp nhận ra, 2 đến 3 giờ đã trôi qua.
—Nó được hoàn thành. Nhưng đây là kết quả của việc liên tục qua lại giữa "đọc" và "tạo" trong đầu bạn.
【Khi chia thành Người đọc và Người tạo】
Đầu tiên, đưa PDF vào Gemini Notebook và hỏi, "Trích xuất các điểm chính của tài liệu này kèm trích dẫn để làm bằng chứng." Những gì nhận lại là một danh sách các điểm chính với số nguồn. Việc hiểu sai các con số là khó xảy ra. Tiếp theo, chuyển các điểm chính đó cho Claude và yêu cầu, "Tập hợp cái này thành một bản ghi nhớ kế hoạch một trang." Cấu trúc và văn bản hiện ra ngay lập tức.
Theo kinh nghiệm của tôi, phần hiệu quả nhất là "sự chuyển đổi não bộ biến mất." Thời gian để tập trung đọc và thời gian để tập trung tạo được phân tách rõ ràng. Sự căng thẳng của việc qua lại hoàn toàn biến mất.
Cùng một PDF, cùng một bạn. Sự khác biệt duy nhất là "bạn đã giữ mọi thứ một mình hay phân chia vai trò."
Chương 4: Các Bước Thực Hành và Prompt Sao Chép-Dán
Từ đây, đây là các bước thực tế. Không yêu cầu lập trình. Không có cài đặt tích hợp khó khăn; nó hoạt động chỉ bằng cách sao chép và dán thủ công. Có 3 bước.
BƯỚC 1: Để Người đọc (Gemini Notebook) đọc tài liệu
Tạo một notebook mới trong Gemini Notebook và thêm các tài liệu bạn muốn nó đọc. Mẹo là tóm tắt một chủ đề cho mỗi notebook. Gemini Notebook không thể hoạt động đồng thời trên nhiều notebook, vì vậy trộn lẫn chúng sẽ làm giảm độ chính xác.
BƯỚC 2: Trích xuất các điểm chính kèm trích dẫn
Dán prompt bên dưới vào chat của Gemini Notebook.
1Vui lòng trích xuất các điểm chính của các tài liệu đã tải lên theo định dạng sau:21. Kết luận của tài liệu này (trong vòng 3 dòng)32. Các con số hiệu quả cho việc ra quyết định (mỗi con số kèm trích dẫn nguồn)43. Các phần có thể là phản biện hoặc điểm cần thận trọng
Đối với những thứ không được viết trong tài liệu, không bổ sung bằng phỏng đoán; hãy nêu rõ "Không được đề cập."
Các điểm chính sẽ trả về kèm nguồn. Luôn kiểm tra nguồn trước khi sử dụng các con số. Điều này kết thúc việc "đọc."
BƯỚC 3: Để Người tạo (Claude) tập hợp nó thành một tài liệu
Sao chép các điểm chính bạn vừa trích xuất và đưa chúng cho Claude.
1Dưới đây là các điểm chính được trích xuất từ một tài liệu nghiên cứu.2Dựa trên điều này, vui lòng tạo một bản ghi nhớ kế hoạch (tương đương một trang A4) để chia sẻ nội bộ.34【Các điểm chính】5(Dán đầu ra từ BƯỚC 2 vào đây)67Hãy tạo cấu trúc: "Kết luận → Bằng chứng → Các bước tiếp theo."8Không thêm sự thật không được viết trong các điểm chính và nêu rõ "Cần xác nhận" cho thông tin còn thiếu.
Với điều này, một trang có thể đọc được sẽ được tạo ra. Nếu bạn thêm "Tạo thành tệp Word," nó thậm chí sẽ xuất ra tệp.
Một điều quan trọng ở đây: sự phân công lao động này là con đường tôi đã tự mình đi. Kết quả của việc xây dựng các prompt vượt quá 20.000 ký tự để tạo ra AI chuyên dụng của riêng mình, thời gian cho một bài viết đã giảm từ 5 giờ xuống còn 1 giờ. Đó là cùng một AI. Điều duy nhất tôi thay đổi là cách tôi bàn giao công việc. Quyết định giao phó cho ai việc gì. Chỉ điều đó thôi đã thay đổi cách thời gian tan biến.
Chương 5: 3 Ứng Dụng Để Khai Thác Gấp 10 Lần Sự Phân Công Lao Động Này
Khi bạn đã nắm vững kiến thức cơ bản, việc thành thạo những điều này sẽ đưa bạn lên cấp độ tiếp theo.
Ứng dụng 1: Trả lại đầu ra đã tạo cho Người đọc để phát triển nó
Thêm bản ghi nhớ do Claude tạo vào nguồn của Gemini Notebook. Kể từ đó, đầu ra đó cũng trở thành "mục tiêu để đọc." Kiến thức của Người đọc dày lên mỗi khi bạn sử dụng nó.
Ứng dụng 2: Để nó đọc nhiều tài liệu cùng một lúc
Nếu bạn đặt một số tài liệu liên quan vào một notebook, Gemini Notebook có thể nắm bắt các điểm chính xuyên suốt chúng. Các phương pháp như "So sánh tài liệu của Công ty A và Công ty B và hiển thị sự khác biệt kèm trích dẫn" là hiệu quả.
Ứng dụng 3: Tích hợp để loại bỏ việc qua lại (Dành cho người dùng nâng cao)
Đối với những người sử dụng Claude Desktop hoặc Claude Code, bạn có thể sử dụng một cơ chế gọi là MCP để kết nối trực tiếp với Gemini Notebook, thậm chí loại bỏ cả việc qua lại của sao chép và dán.
Tuy nhiên, thành thật mà nói, điều này dành cho người dùng nâng cao. Sự tích hợp này không được Google hoặc Anthropic đảm bảo chính thức và nó có thể ngừng hoạt động nếu bố cục màn hình thay đổi. Việc sử dụng nó cũng yêu cầu gói Claude trả phí. Ban đầu, đừng ép buộc kết nối; sao chép-dán thủ công là đủ.
Cuối cùng, một cái nhìn sâu hơn về lý do tại sao sự phân công lao động này lại hiệu quả. Khi AI trở nên thông minh hơn, nút thắt cổ chai tiếp theo sẽ không phải là "sức mạnh để tạo." Nó sẽ là cách để người nhận chấp nhận những gì đã được tạo ra. Mọi người không dễ dàng di chuyển khi được trao một sản phẩm hoàn chỉnh một cách bất ngờ. Sự phân công lao động này, nơi Người đọc để lại bằng chứng kèm trích dẫn, hoạt động chính xác ở đó. Bạn có thể bàn giao nó kèm bằng chứng, không chỉ là sản phẩm hoàn chỉnh. Đó là lý do tại sao nó dễ dàng được chấp nhận.
Tóm tắt: Tạo Tài Liệu Từ "Một Công Việc Được Giữ Một Mình" Thành "Một Công Việc Được Bàn Giao"
Lần này, tôi đã giải thích sự phân công lao động giao phó việc "đọc" cho Gemini Notebook và "tạo" cho Claude, từ các nguyên nhân cấu trúc đến minh họa, các bước và ứng dụng. Cuối cùng, cốt lõi của bài viết này một lần nữa.
Việc tạo tài liệu bị đình trệ không phải vì bạn bất tài. Đó là bởi vì bạn đang gánh vác những công việc có bản chất khác nhau—đọc, suy nghĩ và tạo—một mình. Hãy để AI giỏi đọc làm việc đọc, và AI giỏi tạo làm việc tạo. Khoảnh khắc bạn tách biệt các quy trình, nửa ngày đó lặng lẽ biến mất.
Nói vậy, bạn không cần phải làm mọi thứ cùng một lúc. Chỉ có một điều cần làm.
Chỉ cần đưa một tài liệu bạn có trong tay vào Gemini Notebook và thử trích xuất các điểm chính bằng prompt từ BƯỚC 2 trong Chương 4.
Khi các điểm chính kèm trích dẫn quay trở lại, chỉ cần đưa chúng cho Claude. Một khi bạn nếm trải cảm giác "đọc và tạo được tách biệt," bạn sẽ không bao giờ có thể quay lại những ngày tháng giữ mọi thứ một mình.
Cả Gemini Notebook và Claude đều đang phát triển rất nhanh. Thay vì cố gắng theo kịp những thứ mới nhất một mình, việc học hỏi từ những người đang thực hành nó sẽ nhanh hơn rất nhiều.
Cảm ơn bạn đã theo dõi đến cuối.
【📣 Thông báo 📣】
Tôi đang mở một Open Chat để hoàn toàn làm chủ AI × note và X.
Trong Open Chat, tôi cung cấp thông tin mới nhất và hữu ích về AI × note và AI/X một cách không giới hạn.
🎁 Lợi ích Miễn phí của Open Chat 🎁
① 200 Prompt Đã Chọn Lọc
② 20 Viên Ngọc Đã Chọn Lọc
③ 7 Kỹ Năng Claude Đã Chọn Lọc
Tôi đang tặng những món quà này 🎁
🌈 Nội dung Được Chia sẻ trong Open Chat 🌈
① Cách tôi đạt được doanh thu 1 triệu yen với note đầu tiên của mình
② Phương pháp tiếp thị SNS
③ Phương pháp tiếp thị danh sách
④ Phương pháp tiếp thị dữ liệu số
⑤ Cách phát triển trên X với tốc độ nhanh nhất
Và hơn thế nữa, tôi chia sẻ thông tin tôi có thể nói từ kinh nghiệm của mình với tư cách là một nhà tiếp thị AI × SNS đang hoạt động, người trước đây đã làm tiếp thị dữ liệu số và tiếp thị dữ liệu lớn.
Người mới bắt đầu với AI và những người chỉ muốn xem cũng được chào đón ✨
Hãy thoải mái ghé thăm nhé ✨
↓ Vui lòng tham gia từ đây.
https://line.me/ti/g2/LmLu1N1cE6UBkoURbaYf_bV8l66cCyotSJU2og
