Os e-mails de orientação sobre o Copilot da empresa geralmente mencionam estas três coisas: "Você pode fazer perguntas no chat", "Você pode resumir reuniões" e "Você pode criar textos".
Mas o que ele realmente pode fazer vai além disso. Neste artigo, vou publicar um catálogo de 10 maneiras de usá-lo que raramente aparecem nos guias internos, junto com exemplos de prompts.
Primeiro, em defesa da reputação do departamento de TI: eles não estão escondendo isso por maldade. O trabalho deles é "distribuir com segurança", não "dominar todas as funções e distribuir dicas de negócios".
Já vi esse padrão muitas vezes em consultorias. O guia de implementação é perfeito, mas a informação que chega à linha de frente são apenas três linhas do mínimo denominador comum. Como resultado, os funcionários param no uso básico.
É como o manual que você ganha ao comprar um smartphone. Ele te ensina a fazer uma ligação, mas não te ensina a usar aplicativos que mudam sua vida. O manual não tem culpa; simplesmente não é esse o papel dele.
Portanto, você precisa ir buscar o que está além do guia por conta própria. Este artigo é aquela "página não encontrada no manual".
Todos esses métodos envolvem apenas perguntar ao Copilot em japonês na sua tela habitual. Não é necessário programação. Você não precisa decorar todos os 10. Comece com aquele que ajuda no trabalho com o qual você mais está lutando agora. Vamos começar.
Capítulo 1: Por que paramos nas "3 linhas da orientação"
Antes do catálogo, vamos olhar a estrutura por um minuto.
As orientações internas de TI priorizam alcançar todos os funcionários com segurança. Portanto, o conteúdo é limitado a funções básicas que se aplicam a todos. Se começassem a escrever dicas de negócios para cada departamento, o guia se tornaria um dicionário em vez de um manual.
Por outro lado, os recursos do Copilot estão aumentando quase todo mês. Isso significa que a lacuna entre a "orientação no momento da introdução" e "o que ele pode fazer agora" aumenta com o tempo.
Não há ninguém para preencher essa lacuna. Essa é a verdadeira razão pela qual o Copilot para no nível básico em muitas empresas. Por outro lado, aqueles que preenchem a lacuna por conta própria podem extrair uma dimensão diferente de economia de tempo da mesma licença.
Passei 10 anos como executivo em uma empresa de capital de risco que distribuía sistemas internos. Então posso afirmar com certeza: os distribuidores já têm trabalho suficiente para garantir que todos usem o mínimo. O reino do "domínio" é deixado para a linha de frente desde o início. Ninguém virá te ensinar se você apenas esperar.
Capítulo 2: 10 Coisas que Você Pode Realmente Fazer
Aqui está o catálogo. Cada item é unificado com um conjunto de três: "O que você pode fazer", "Exemplo de prompt" e "Quando é eficaz".
Você pode usar os exemplos de prompts como estão ou adaptá-los às suas próprias palavras. O importante não é a redação educada, mas transmitir "o quê, para quem e em que formato". Pergunte da mesma forma que perguntaria a um colega.
① Extrair apenas "Contexto e Tarefas" de longas threads de e-mail
O que pode fazer: Resumir toda a thread e organizar quem está pedindo o quê.
Exemplo de prompt: "Me conte o contexto desta thread e quaisquer solicitações que ainda não respondi."
Quando é eficaz: Sua caixa de entrada depois de uma viagem de negócios. Você pode se atualizar sobre uma thread de 20 mensagens em 1 minuto.
② Esboçar respostas com especificações de tom
O que pode fazer: Gerar rascunhos de resposta com base no contexto da thread, especificando tons como educado ou conciso.
Exemplo de prompt: "Esboce uma resposta educada aceitando o cronograma, mas levando o preço para revisão interna."
Quando é eficaz: É especialmente eficaz para respostas difíceis de dizer. Os 15 minutos agonizando com as palavras desaparecem.
③ "Participar" de uma reunião que você perdeu depois do fato
O que pode fazer: Organizar decisões, tarefas e itens pendentes de uma reunião com a transcrição ativada.
Exemplo de prompt: "Me conte as decisões da reunião regular de ontem e quaisquer tarefas para mim com prazos."
Quando é eficaz: Dias com agenda dupla. Uma hora assistindo a gravação em velocidade normal se torna 3 minutos.
④ Ouvir apenas "as partes relevantes para você" em uma reunião
O que pode fazer: Extrair apenas tópicos específicos ou partes onde seu nome foi mencionado, em vez de toda a reunião.
Exemplo de prompt: "Me conte apenas as partes desta reunião que tocaram no orçamento para XX e a conclusão."
Quando é eficaz: Reuniões gerais longas. Você pode evitar gastar 60 minutos pelos 5 minutos que lhe interessam.
⑤ Julgar o conteúdo "antes de ler" um documento
O que pode fazer: Obter os pontos principais de um documento longo e as partes que você deve ler primeiro.
Exemplo de prompt: "Me conte os 3 pontos principais deste documento e quais capítulos um representante de vendas deve ler com atenção."
Quando é eficaz: Um PDF de 50 páginas compartilhado de repente com você. Você pode decidir se lê ou não em dezenas de segundos.
⑥ Criar rascunhos de documentos com base em arquivos existentes
O que pode fazer: No Word, fazê-lo consultar materiais anteriores para criar um rascunho para um novo documento.
Exemplo de prompt: "Com base nesta proposta, elabore um aviso para clientes."
Quando é eficaz: Os 30 minutos gastos começando do zero se transformam em 10 minutos apenas de edição.
⑦ Gerar rascunhos de apresentação a partir de materiais existentes
O que pode fazer: No PowerPoint, gerar um rascunho de slides consultando um arquivo em mãos.
Exemplo de prompt: "Com base neste relatório, crie um rascunho para slides de apresentação."
Quando é eficaz: O primeiro passo para "Transforme isso em uma apresentação até semana que vem."
⑧ Analisar tabelas do Excel em linguagem simples
O que pode fazer: Pedir análise de tendências ou agregação de uma tabela em linguagem simples, sem escrever fórmulas.
Exemplo de prompt: "A partir desta tabela, me conte os itens que caíram em comparação com o mês anterior, em ordem decrescente."
Quando é eficaz: É mais eficaz para pessoas que não têm confiança com fórmulas. O tempo de espera por um especialista em Excel desaparece.
⑨ Verificar regras internas "com evidências"
O que pode fazer: Fazê-lo responder com base em regulamentos em pastas compartilhadas, incluindo a fonte.
Exemplo de prompt: "Qual é a regra para o prazo de reembolso de despesas? Inclua o nome do arquivo fonte."
Quando é eficaz: Pequenas verificações que não valem a pena perguntar ao RH ou Administração. Facilita tanto para quem pergunta quanto para quem é perguntado.
⑩ Resolver "Quem devo perguntar sobre isso?"
O que pode fazer: Rastrear partes interessadas do projeto e histórico a partir de e-mails, reuniões e arquivos passados.
Exemplo de prompt: "Me conte os materiais que mostram o histórico do Projeto XX e quem é conhecedor sobre ele."
Quando é eficaz: Imediatamente após uma transferência ou entrega. Torna-se uma tábua de salvação quando você não tem um mapa de relações humanas.
O que todos os 10 têm em comum é que nenhum deles é "trabalho novo". Apenas a maneira como você faz o trabalho que já faz todos os dias muda. Portanto, o custo de aprendizado é quase zero, e apenas o efeito permanece.
Capítulo 3: Reduzindo os 10 para "Seus Top 3"
Se você apenas olhar o catálogo, vai esquecê-lo amanhã. Para finalizar, reduza-o aos seus próprios top 3.
O método é simples. Lembre-se do seu trabalho hoje e liste as "Top 3 tarefas que consumiram seu tempo". Aplique qual dos 10 é eficaz para cada uma. Só isso.
Essa redução em si pode ser deixada para o Copilot. Aqui está o prompt para copiar e colar:
Meu trabalho é (ex.: Administrador de Vendas). Esta semana, as tarefas em que gastei muito tempo foram (ex.: ① Correspondência por e-mail ② Atas de reunião ③ Criação de relatório mensal).
Para cada uma dessas três, por favor, me diga quanto tempo posso economizar com o Copilot e o Microsoft 365, e um exemplo de prompt que devo tentar primeiro.
Basta preencher os ( ) e colar, e seus próprios "Primeiros 3" serão retornados. É mais rápido deixar o trabalho de traduzir o catálogo para o seu próprio trabalho para a IA.
Se é um dia afogado em e-mails, ①②. Se é cheio de reuniões, ③④. Se é trabalho com documentos, ⑤⑥⑦. Se você usar esses três conscientemente por apenas uma semana, a maneira de perguntar se tornará automática.
Um catálogo de ferramentas não é para usar tudo. É para encontrar as poucas páginas que funcionam para o seu trabalho.
E quando esses 3 se tornarem automáticos, volte a este artigo e adicione o próximo. Um catálogo não é algo para consumir de uma vez; é algo para manter na prateleira e consultar muitas vezes. É mais fácil se você favoritar.
Resumo: Um recurso que não foi apresentado é o mesmo que não existe. Portanto—
Finalmente, o núcleo deste artigo mais uma vez.
O verdadeiro poder do Copilot da sua empresa não pode ser medido pelas três linhas no e-mail de orientação. A orientação te mostra a "entrada segura", e o "uso que transforma seu trabalho" é algo que você vai buscar por conta própria. Apenas aqueles que vão buscá-lo estão trabalhando de forma diferente com a mesma licença.
Olhando para trás, raramente vi alguém em qualquer local de trabalho ler o guia de ferramentas internas completamente. É por isso que a diferença sempre foi feita fora do guia. Saber ou não saber. Essa simples diferença se acumula em uma diferença de dezenas de minutos todos os dias.
Dito isso, você não precisa tentar 10 coisas de uma vez. Há apenas uma coisa a fazer.
Escolha um destes 10 que funcione para a tarefa que mais consumiu seu tempo hoje e tente amanhã.
Se funcionar uma vez, você naturalmente vai querer tentar uma segunda. Depois de ver a vista fora do guia, não há como voltar atrás. E daqui a seis meses, a pessoa que será chamada de "o especialista em Copilot" pelos colegas é aquela que tentou uma coisa sem esperar o e-mail de orientação.
O Copilot e outras IAs estão evoluindo muito rápido. É infinitamente mais rápido aprender com alguém que está praticando do que continuar perseguindo as últimas novidades por conta própria.
Obrigado por assistir até o fim.
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