Esta manhã, eu só disse ao meu subordinado: "Faça a ata." Três minutos depois, uma ata de reunião perfeita chegou.
O nome do subordinado é Assistente Administrativo de IA. Salário é zero. Trabalha até tarde ou em feriados sem reclamar.
Além disso, este subordinado finaliza a ata no formato e qualidade padrão da minha empresa com apenas essa frase, "Faça a ata." Não dei nenhuma instrução detalhada. Parece exatamente como pedir a um subordinado humano altamente competente.
Para quem pensa: "Isso não é só o que a IA faz?" Não, é diferente. Se você disser a uma IA normal apenas para "fazer a ata", ela retorna algo diferente toda vez, em um formato aleatório. Consequentemente, você acaba copiando e colando longas strings de instrução (prompts) toda vez. É conveniente, mas não é um subordinado. Isso era a IA até agora.
Este artigo é sobre o que vem a seguir. Um "Funcionário de IA" que se move com uma única palavra, finaliza com qualidade consistente toda vez e aprende novas tarefas cada vez que você pede.
Pode parecer exagero, mas o mecanismo é surpreendentemente simples e não requer programação. Tudo o que você faz é basicamente copiar e colar.
Anteriormente, escrevi um artigo intitulado "A História de Contratar 26 Funcionários no NotebookLM."
https://x.com/ai_jitan/status/2070615064831545515
Esses funcionários eram os melhores consultores com conhecimento e personalidade. Mas, para ser honesto, eles tinham uma fraqueza. Embora você pudesse consultá-los, não podia confiar a eles o trabalho real.
Desta vez, é a versão evoluída que elimina essa fraqueza. Imagine isto: de manhã, "Faça a ata"; ao meio-dia, "Me dê 5 ideias de posts"; à noite, "Prepare-se para a reunião de negócios de amanhã." Você só pede com uma palavra e confere o resultado. Esse tipo de rotina diária começa 15 minutos depois que você terminar de ler este artigo.
Para maior clareza, reduzi a três departamentos — Administrativo, Marketing e Vendas — e distribuirei os "Manuais de Trabalho (Coleções de Prompts)" completos para cada um. Agora, vamos começar as atividades de recrutamento da sua empresa.
Capítulo 1: Por que as IAs Anteriores Não Se Moviam com "Uma Palavra"
Antes do "como fazer", deixe-me falar sobre apenas um conceito. Depois que você entender isso, todos os passos seguintes farão sentido.
Até Novos Funcionários Excelentes Precisam de Manuais
Imagine que um novo funcionário muito talentoso entra na sua empresa. Ele é inteligente e conhecedor. Mas se você apenas disser "atas, por favor" no primeiro dia dele, será que vai sair no formato usual da sua empresa?
Não vai. Por mais talentoso que seja, ele não conhece "o seu jeito" de fazer as coisas. Que estrutura a ata deve ter? Que tom o anúncio deve ter? Ensinar isso é o papel do manual de trabalho. Talento e metodologia de trabalho são coisas diferentes. É por isso que as empresas têm manuais.
A IA é exatamente igual. A IA é talentosa o suficiente. O que falta não é habilidade, mas o manual descrevendo "como sua empresa faz o trabalho". A razão pela qual as IAs anteriores não se moviam com uma palavra não era porque eram burras, mas porque não receberam um manual. O que estamos fazendo desta vez é, resumidamente, "IA com um manual".
A Identidade do Manual é uma "Coleção de Prompts de Trabalho"
O que é um manual para uma IA? É uma "Coleção de Prompts de Trabalho".
"Crie atas com esta estrutura/formato", "Escreva anúncios neste tom" — uma coleção de strings de instrução completas para cada tarefa em um único livro. Na realidade, é apenas um único Google Doc, nada especial. Você pode até ter algo semelhante: seus prompts favoritos salvos em um aplicativo de notas. É isso.
No entanto, faremos uma diferença decisiva. Você coloca a coleção de prompts dentro da cabeça da IA, não em suas próprias mãos.
Se você a mantiver em suas mãos, terá que "pesquisar, copiar e colar" toda vez que usá-la. Esse pequeno incômodo se acumula e, eventualmente, você para de usá-la. Mesmo com um subordinado humano, se você tivesse que ler o manual em voz alta para ele toda vez que pedisse algo, perderia a motivação para pedir. Um manual permite "uma palavra" porque está na cabeça do subordinado. Funcionários de IA são iguais. No momento em que você coloca a coleção de prompts na cabeça deles, sua instrução se torna uma palavra.
Capítulo 2: O Mecanismo Consiste em Apenas 3 Partes
Para aqueles que estão começando a pensar "isso parece difícil", fiquem tranquilos. Existem apenas 3 partes. E todas são gratuitas e utilizáveis a partir de hoje. Vamos ver o diagrama finalizado antes de começarmos a montagem.
Parte ①: NotebookLM = A "Cabeça" do Funcionário
O NotebookLM é uma IA gratuita do Google que responde com base nos materiais (chamados de fontes) que você coloca. Isso se torna a cabeça do funcionário de IA. Você coloca três coisas na cabeça:
- Expertise (conhecimento daquele departamento)
- Personalidade (que tipo de caráter ele trabalha)
- E o personagem principal, a Coleção de Prompts de Trabalho (manual de trabalho)
Um notebook por funcionário. Se for para o Administrativo, você faz um notebook chamado "Administrativo". É isso.
Parte ②: Google Docs = "Manual de Trabalho"
A realidade da coleção de prompts de trabalho é um Google Doc. Você lista prompts para cada tarefa como "Como fazer ata" e "Como fazer anúncios", e os adiciona às fontes do NotebookLM.
Aqui vai uma boa notícia. Quando você usa um Google Doc como fonte, simplesmente reescrever o documento original atualiza automaticamente o lado do NotebookLM para a versão mais recente.
Em outras palavras, quando você quiser que um funcionário aprenda uma nova tarefa, basta adicionar um prompt ao documento. Assim que você atualizar o manual, o funcionário aprendeu sozinho. Este é um privilégio único dos funcionários de IA que nunca acontece em empresas humanas. Sem treinamento ou repasse de informações necessários.
Parte ③: Gem = A "Janela" do Funcionário
Uma Gem é um aplicativo de IA dedicado que você pode criar dentro da IA "Gemini" do Google. Não pense demais. Apenas considere como uma "janela de chat dedicada com personalidade fixa e instruções pré-instaladas."
Você conecta o notebook da Parte ① a esta Gem e instala apenas uma instrução: "Quando for solicitado a fazer um trabalho, primeiro pesquise a Coleção de Prompts de Trabalho no notebook, encontre o prompt mais adequado e trabalhe de acordo com ele." — É isso.
Então, isso acontece: Você envia "Faça a ata" para a Gem → O funcionário folheia o manual em sua cabeça → Descobre a página "Criação de Ata" → Trabalha de acordo com essas etapas → A ata chega no formato usual. Você não precisa mais pensar em prompts. Pensar é trabalho do funcionário. Este é o segredo da "semi-automação."
E Este Funcionário "Cresce"
Finalmente, uma história sobre o mecanismo mais empolgante.
Quando surge um trabalho que não está no manual — por exemplo, a primeira vez que você pede para ele "escrever uma nota de agradecimento" — este funcionário não vai fingir. Ele vai honestamente relatar: "Esse trabalho ainda não está no manual," e então propor: "Que tal criar um manual assim?" escrevendo e sugerindo ele mesmo um prompt de criação de nota de agradecimento.
Você apenas diz "OK", pede que ele escreva a nota de agradecimento ali mesmo e cole o prompt sugerido no documento. Leva 30 segundos. Com isso, a partir de amanhã, este funcionário é um "funcionário que sabe escrever notas de agradecimento."
Você percebeu? Este funcionário aumenta o trabalho que pode fazer cada vez que lhe é solicitado. Ele está no seu nível menos confiável no primeiro dia de trabalho, e só cresce a partir daí. Um mês depois, o manual estará repleto de páginas adaptadas ao seu trabalho. A sensação de fazer crescer sua própria empresa é, honestamente, muito divertida.
Capítulo 3: Vamos Fazer Um — 4 Passos, 15 Minutos, Maioria Cópia e Cola
A partir daqui, vamos realmente contratar uma pessoa. O procedimento tem 4 passos. Mesmo as partes que parecem difíceis são apenas copiar e colar e clicar na tela, então, por favor, leia enquanto mexe as mãos. Em 15 minutos, seu primeiro funcionário de IA estará no trabalho.
PASSO 1: Crie a "Cabeça" do Funcionário (3 minutos)
Abra o NotebookLM e crie um novo notebook. Dê a ele o nome do departamento, como "Administrativo". Recomendo dar um nome ao funcionário aqui. "Sr. Silva do Administrativo" ou "Ana Admin", qualquer coisa serve. Quando eles têm um nome, estranhamente você se sente mais apegado e pedir coisas se torna divertido (sério, diversão é o maior combustível para a continuidade).
Em seguida, coloque a expertise na cabeça. Em "Pesquisar Fontes" dentro do notebook (uma função onde a IA coleta automaticamente materiais relacionados quando você insere um tema), insira o tema do departamento três vezes de ângulos diferentes.
Explique sistematicamente os conceitos básicos e o panorama geral de (Tema do Departamento)
Colete artigos explicando procedimentos específicos e técnicas práticas para (Tema do Departamento)
Colete histórias de sucesso e tendências recentes em (Tema do Departamento)
Materiais candidatos aparecerão em 10 a 20 segundos cada vez, então escolha os bons e adicione-os. Em três rodadas, o conhecimento, do básico aos exemplos, está na cabeça deles.
PASSO 2: Crie o Manual de Trabalho (Coleção de Prompts de Trabalho) (3 minutos)
Crie um novo Google Doc e nomeie-o como "Administrativo_Coleção de Prompts de Trabalho." Certifique-se de incluir as palavras "Coleção de Prompts de Trabalho" no nome do arquivo. Como você vai instruir a Gem mais tarde a "pesquisar a Coleção de Prompts de Trabalho", este nome serve como um ponto de referência.
Dentro dele, liste as tarefas uma a uma neste formato:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nome do Prompt] Criação de Ata [Propósito] Criar atas a partir de gravações/transcrições de reuniões [Cenário de Uso] Quando for solicitado "Faça a ata" ou "Resuma esta reunião" [Corpo do Prompt] (Instruções de trabalho aqui) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
A coluna [Cenário de Uso] é a chave. Ela serve como um ponto de referência para "se for pedido isso, abra esta página", então escrever isso melhora a precisão do funcionário ao puxar o manual.
— "Então, o que devo escrever no corpo do prompt?"
Eu ouvi vocês, mas não se preocupe. No Capítulo 4, distribuírei 15 prompts para 3 departamentos em um formato que você pode copiar e colar. Por enquanto, apenas criar um documento vazio já está bom.
PASSO 3: Coloque o Manual na Cabeça do Funcionário (1 minuto)
Volte ao notebook do departamento, "Adicionar Fonte" → Selecione o documento que você acabou de criar no Google Drive. Agora, o manual está na cabeça do funcionário.
Lembre-se, quando você quiser adicionar algo ao manual no futuro, só precisa escrever diretamente no documento. Nenhuma operação é necessária no lado do NotebookLM (ele sincroniza automaticamente para a versão mais recente). O treinamento do funcionário se torna apenas "adicionar uma linha a um documento" — essa leveza compensará mais tarde.
PASSO 4: Crie a "Janela" do Funcionário (5 minutos)
Finalmente, crie a Gem. Abra o Gemini e vá para criar uma nova Gem. Vincule o notebook do departamento (NotebookLM) criado no PASSO 1 como conhecimento. Em seguida, cole o seguinte na coluna "Instruções". Este é o coração deste artigo, mas tudo o que você precisa fazer é copiar e colar.
# Seu Papel Você é um funcionário de IA responsável pelo "(Nome do Departamento)" trabalhando na minha empresa. O NotebookLM vinculado contém sua expertise, configurações de personalidade e "Coleção de Prompts de Trabalho". Use-os como seu cérebro para concluir as tarefas solicitadas.
# Como Receber Trabalho (Regra Mais Importante) Ao receber uma solicitação de trabalho minha, sempre proceda nesta ordem:
1. Primeiro, pesquise a "Coleção de Prompts de Trabalho" no NotebookLM e identifique o prompt de trabalho mais adequado para a solicitação. 2. Uma vez encontrado, primeiro declare, "Usarei o prompt '[Nome do Prompt]' da coleção de prompts." 3. Siga rigorosamente as instruções, procedimentos e formato de saída desse prompt para executar o trabalho. Não adicione seus próprios ajustes. 4. Se materiais ou informações necessárias para o trabalho (transcrições de reuniões, informações do produto, etc.) estiverem faltando, pergunte-me antes de executar.
# Quando um Trabalho Não Listado na Coleção de Prompts Chegar (Modo de Proposta de Novo Prompt) ・Se um prompt de trabalho adequado não for encontrado, não comece a trabalhar por conta própria. Primeiro, relate: "Este trabalho não está registrado na coleção de prompts." ・Em seguida, transicione para o "Modo de Proposta de Novo Prompt", projete um "Prompt de Trabalho" que possa reproduzir este trabalho com a mesma qualidade no futuro e proponha-o no seguinte formato:
[Nome do Prompt] [Propósito] [Cenário de Uso] [Corpo do Prompt]
・Se eu disser "OK", execute o trabalho de acordo com esse prompt proposto desta vez. (Eu adicionarei esse prompt à coleção de prompts. Da próxima vez, será sua função oficial)
# Padrões de Qualidade para o Trabalho ・As respostas e entregas devem ser baseadas nas fontes (conhecimento/informações internas) no NotebookLM. Distinga claramente entre especulação e fatos. ・As entregas devem estar em um nível de conclusão que possa ser usado como está. Não como um rascunho, mas como uma entrega final. ・Conclusões/entregas primeiro, explicações complementares depois. ・Se houver configurações de personalidade/diretrizes comportamentais na fonte, sempre siga-as.
# Quando a Informação é Insuficiente ・Se a solicitação for ambígua, faça perguntas para confirmar antes de começar a trabalhar. Agrupe as perguntas, no máximo 3 de cada vez.
Parece longo, mas diz apenas 3 coisas:
- ① Se for solicitado, encontre a página correspondente no manual, declare e trabalhe de acordo.
- ② Para trabalhos não no manual, não os faça por conta própria; proponha um novo rascunho de manual.
- ③ Entregue com a qualidade adequada.
— É o mesmo que a mentalidade de um bom novo funcionário em uma empresa humana.
Há uma razão para incluir "declarar antes de trabalhar". Como o funcionário diz "Usarei 'Criação de Ata'" primeiro, se ele abriu a página errada, você pode corrigi-lo na hora dizendo "Não essa, use XX." Um subordinado que relata antes de se mover é mais reconfortante do que um que você não pode ver o que está fazendo. A IA é a mesma coisa.
Com isso, a contratação está completa. Parabéns, você agora é o presidente de uma empresa com um funcionário.
Capítulo 4: Distribuindo "Manuais de Trabalho" para 3 Departamentos
Obrigado por esperar. Aqui está o conteúdo da coleção de prompts. 5 prompts cada para Administrativo, Marketing e Vendas, totalizando 15. Todos estão escritos no formato do Capítulo 3, então basta copiar os quadros e colá-los no seu documento de coleção de prompts. Você não precisa criar todos os departamentos. Comece com uma pessoa do departamento mais próximo do seu dia a dia.
Manual de Trabalho do Administrativo (5 prompts)
Se você está contratando pela primeira vez, o Administrativo é recomendado. Atas, anúncios, formulários — é uma coleção de trabalhos que "ocorrem toda vez, mas são escritos do zero toda vez", então é um departamento que tem um papel desde o dia da contratação.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nome do Prompt] Criação de Ata [Propósito] Criar atas internas padrão a partir de gravações/transcrições de reuniões [Cenário de Uso] Quando for solicitado "Faça a ata" ou "Resuma esta reunião" [Corpo do Prompt] Com base na gravação/transcrição da reunião fornecida, crie a ata da reunião. 1. Nome da Reunião, Data/Hora, Participantes 2. Propósito da reunião (1-2 linhas) 3. Pontos de discussão (com quem disse o quê) 4. Decisões (declarar claramente "quem, o quê, até quando") 5. Itens pendentes (motivo e o que fazer da próxima vez) 6. Lista de Tarefas (com responsável, prazo, prioridade) Resuma para uma extensão que alguém lendo pela primeira vez possa entender em 5 minutos, e nunca confunda "Decisões" com "Itens pendentes." ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nome do Prompt] Criação de Comunicado Interno [Propósito] Transformar novas regras, avisos e solicitações em texto para toda a empresa [Cenário de Uso] Quando for solicitado "Quero anunciar isto internamente" ou "Faça um aviso" [Corpo do Prompt] Transforme o seguinte conteúdo em um comunicado interno. Estrutura: 1. Assunto (Do que se trata o aviso rapidamente) 2. Conclusão (O que está mudando e como, nas primeiras 3 linhas) 3. Público-alvo e data de vigência 4. Ações específicas que os funcionários devem tomar (em passos numerados) 5. Informações de contato O estilo deve ser educado, mas não muito formal, em um nível que um novo funcionário possa ler sem entender errado. Não escreva "prefácios que não são um problema se não forem lidos." [Conteúdo a ser anunciado] (Cole os pontos principais aqui) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nome do Prompt] Criação de Minuta de Formulário [Propósito] Criar minutas para formulários internos como despesas ou viagens de negócios [Cenário de Uso] Quando for solicitado "Faça um formulário para XX" [Corpo do Prompt] Siga rigorosamente o formato e estilo de formulários/exemplos passados armazenados na fonte, e crie uma minuta de formulário com o seguinte conteúdo. Produza de forma a mostrar o que deve ser escrito em cada campo, e adicione [Confirmação Necessária] em partes como valores e datas que exigem minha verificação. [Detalhes do formulário] (Cole os pontos principais aqui. Exemplo: Viagem de negócios para Empresa A no Dia/Mês. Custo de transporte XX reais) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nome do Prompt] Resposta de FAQ de Regulamento Interno [Propósito] Responder a perguntas de funcionários como "Como faço isso mesmo?" com base em regulamentos [Cenário de Uso] Quando uma pergunta sobre regulamentos, procedimentos ou sistemas chegar [Corpo do Prompt] Responda à pergunta com base apenas nos regulamentos/manuais internos na fonte. A estrutura é "Conclusão → Procedimento (numerado) → Base (onde está escrito no regulamento)." Se não houver menção no regulamento, não responda com especulação e oriente-os a "Por favor, verifique diretamente com o departamento XX, pois não está no regulamento." ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nome do Prompt] Criação de Manual de Trabalho [Propósito] Transformar procedimentos de trabalho verbais em um manual que qualquer um possa reproduzir [Cenário de Uso] Quando for solicitado "Transforme esta tarefa em um manual" [Corpo do Prompt] Transforme o seguinte conteúdo de trabalho em um manual que até mesmo um iniciante possa concluir sozinho. 1. Propósito deste trabalho (por que fazê-lo) 2. Coisas a preparar com antecedência 3. Procedimento (uma ação por passo, numerado) 4. Erros comuns e contramedidas 5. Checklist de conclusão Sempre adicione uma breve explicação para termos técnicos/internos. [Conteúdo do trabalho] (Cole aqui as notas da explicação verbal ou transcrições de reuniões) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
A partir do momento em que você colar esses 5, sua pessoa do Administrativo se moverá com uma única palavra como "Faça a ata", "Anuncie isto" ou "Crie o manual disto." À medida que você adiciona as atas e documentos de regulamento da sua empresa à fonte, a saída se parecerá cada vez mais com "o estilo da sua empresa", o que é parte da diversão de criá-los.
Manual de Trabalho de Marketing (5 prompts)
O trabalho de Marketing tem um alto "volume de produção". Posts, newsletters, planos, relatórios. Você pode até conseguir fazer um, mas não consegue acompanhar diariamente ou semanalmente. Este é o departamento onde o valor de manualizar os padrões de produção é maior.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nome do Prompt] Produção em Massa de Posts para Redes Sociais [Propósito] Criar múltiplas ideias de posts para redes sociais a partir de um tema [Cenário de Uso] Quando for solicitado "Me dê ideias de posts para este tema" [Corpo do Prompt] Crie 5 ideias de posts para redes sociais para o seguinte tema. Para cada ideia, inclua "Ângulo / Corpo / Reação Alvo (Salvar, Empatia ou Viral)" como um conjunto, e finalmente mostre a melhor recomendação com um motivo. Se houver posts de alto desempenho passados na fonte, siga esses padrões vencedores. O corpo deve transmitir o "benefício" do leitor na primeira linha. [Tema] (Cole o tema/mensagem aqui) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nome do Prompt] Criação de Newsletter [Propósito] Criar newsletters para informações de produtos ou anúncios [Cenário de Uso] Quando for solicitado "Escreva uma newsletter" ou "Faça um e-mail de anúncio" [Corpo do Prompt] Crie uma newsletter com o seguinte conteúdo. ・3 ideias de linha de assunto (com especificidade que faça as pessoas quererem abrir) ・1 rascunho de corpo (Ordem: Conclusão → Benefício para o leitor → Detalhes → Chamada para ação) ・Se houver newsletters de alto desempenho passadas na fonte, siga a estrutura e o fraseado ・Faça do "benefício" do leitor o assunto para que não pareça muito comercial [Conteúdo/Público-alvo] (Cole os pontos principais aqui) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nome do Prompt] Resumo de Comparação de Concorrentes [Propósito] Criar uma análise comparativa a partir de informações de concorrentes na fonte [Cenário de Uso] Quando for solicitado "Resuma os concorrentes" ou "Compare com a Empresa A" [Corpo do Prompt] Analise as informações do concorrente na fonte e organize o seguinte: 1. Características e público-alvo dos principais serviços de cada empresa 2. Diferenças na estratégia de preços 3. Pontos fortes e fracos de cada empresa 4. 3 pontos que nossa empresa deve diferenciar (em ordem de importância) Declare claramente "em qual documento se baseia" para todas as análises, e distinga claramente entre fatos e especulação. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nome do Prompt] Criação de Minuta de Planejamento [Propósito] Transformar ideias de campanhas/ações em um framework de proposta [Cenário de Uso] Quando for solicitado "Faça uma minuta para este plano" [Corpo do Prompt] Monte as seguintes ideias em uma minuta de planejamento. 1. Contexto (por que este plano agora) 2. Propósito e KPI (o que e quanto mover) 3. Público-alvo 4. Conteúdo das ações (3-5 itens) 5. Cronograma e recursos necessários 6. Riscos e contramedidas Use dados de mercado/resultados passados da fonte como base, e sempre defina KPIs como números mensuráveis. [Ideia] (Cole os pontos principais aqui) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nome do Prompt] Criação de Relatório Mensal de Marketing [Propósito] Criar um relatório de revisão mensal a partir de dados numéricos [Cenário de Uso] Quando for solicitado "Faça o relatório deste mês" [Corpo do Prompt] Crie um relatório mensal com base nos dados numéricos/registros de atividade na fonte. 1. Resumo (Conclusão deste mês em 3 linhas) 2. Status de cumprimento do KPI (Listar vs. meta) 3. Ações bem-sucedidas e análise de fatores 4. Ações malsucedidas e causas 5. Ações-chave para o próximo mês (até 3, com prioridade) Não interprete apenas os números; sempre entre nas "próximas ações." ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
O verdadeiro valor da pessoa de Marketing aparece quando você alimenta ela com os "dados vencedores" da sua empresa. Se você colocar posts que tiveram boas reações ou newsletters que tiveram resultados na fonte, ela criará com base em "padrões que realmente funcionaram para nós" em vez de generalidades. Ela se torna um funcionário que aprendeu com o histórico da sua empresa, não um profissional de marketing genérico.
Manual de Trabalho de Vendas (5 prompts)
O tempo de Vendas é sugado pelo "antes e depois" das reuniões. Preparação, propostas, acompanhamentos, relatórios. Ao manualizar isso, você pode focar apenas no tempo gasto frente a frente com os clientes.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nome do Prompt] Briefing de Preparação para Reunião [Propósito] Organizar informações do oponente e estratégia antes de uma reunião [Cenário de Uso] Quando for solicitado "Prepare-se para a reunião de amanhã com a Empresa XX" [Corpo do Prompt] Para o cliente especificado, crie um briefing pré-reunião com base nas informações da fonte (interações passadas, notas de reunião, informações públicas do cliente). 1. Histórico até agora e tarefa anterior 2. Situação atual do cliente e interesses presumidos 3. Objetivo desta reunião e conteúdo a propor (com base) 4. Perguntas/preocupações presumidas e respostas de rascunho (3 itens) 5. Sugestão para a primeira coisa a dizer no início da reunião Marque claramente informações antigas/insuficientes com [Confirmação Necessária]. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nome do Prompt] Criação de Rascunho de Proposta [Propósito] Criar a estrutura e o corpo de uma proposta para o cliente [Cenário de Uso] Quando solicitado "Faça uma proposta para a Empresa XX" [Corpo do Prompt] Crie um rascunho de proposta para o seguinte cliente. 1. Situação atual e problemas do cliente (extrair das notas de origem) 2. Riscos se os problemas não forem resolvidos 3. Conteúdo proposto 4. Mudanças após a implementação (usar números sempre que possível) 5. Processo e cronograma 6. Casos semelhantes (se houver na origem) 7. Próximos passos As especificações/preços do produto devem corresponder aos materiais mais recentes na origem. Não escreva "nós podemos fazer isso" para especificações que não estão na origem. [Nome do cliente e esboço da proposta] (Cole os pontos-chave aqui) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nome do Prompt] Criação de E-mail de Acompanhamento [Propósito] Criar e-mails de agradecimento/confirmação de próximas ações após uma reunião [Cenário de Uso] Quando solicitado "Quero enviar um e-mail de acompanhamento para a Empresa XX" [Corpo do Prompt] Crie um e-mail de acompanhamento após uma reunião. Estrutura: Agradecimento (1-2 linhas) → Confirmação do conteúdo acordado → Nossas tarefas e prazo → Solicitações ao cliente → Próxima proposta. Não muito longo (legível sem rolagem). Use marcadores para as confirmações, a fim de tornar "fácil responder" para o cliente. [Notas da reunião/Mensagem a transmitir] (Cole os pontos-chave aqui) ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nome do Prompt] Criação de Lista de FAQ [Propósito] Preparar-se para perguntas e respostas difíceis antes de uma reunião/apresentação [Cenário de Uso] Quando solicitado "Faça uma lista de FAQ" [Corpo do Prompt] Crie uma lista de FAQ com base nas informações do produto e nos registros de reuniões anteriores na origem. ・10 perguntas presumidas em "ordem de dificuldade" ・Um conjunto de respostas rascunho e "pontos a serem observados ao responder" para cada pergunta ・Inclua sempre os 3 temas: resistência ao preço, comparação com concorrentes e esforço de implementação Marque claramente as perguntas que não podem ser respondidas pela origem como "Confirmação Interna Necessária." ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ [Nome do Prompt] Conversão de Relatório Diário de Vendas → Relatório Semanal [Propósito] Gerar automaticamente um relatório semanal a partir de notas de atividades diárias [Cenário de Uso] Quando solicitado "Faça o relatório semanal desta semana" [Corpo do Prompt] Crie um relatório semanal com base nos relatórios diários de vendas/notas de atividades na origem. 1. Resumo semanal (3 linhas) 2. Progresso de reuniões/projetos (Status → Próxima ação para cada um) 3. Resultados numéricos (vs. meta, se houver na origem) 4. Problemas e itens de consulta 5. Cronograma e prioridades da próxima semana Faça com que tenha uma densidade que um supervisor possa ler em 2 minutos e usar para a tomada de decisões. ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Os profissionais de vendas ficam mais fortes à medida que você adiciona notas de reunião para cada cliente à origem. Tanto os briefings quanto as propostas se aprofundam especificamente para aquele cliente. A instrução no prompt de proposta "Não escreva 'nós podemos fazer isso' para especificações que não estão na origem" é uma rede de segurança para o acidente mais assustador nas vendas — dizer algo que não deveria. Você pode escrever não apenas qualidade, mas também segurança no manual.
Capítulo 5: O Primeiro Dia Trabalhando com um Funcionário de IA
Os preparativos estão completos. Finalmente, vou mostrar o cenário diário de trabalhar com um funcionário e dicas para treiná-los.
Saboreie o primeiro momento em que eles se movem com "uma palavra"
Manhã. Após uma reunião, você abre a Gema de Assuntos Gerais, cola a transcrição e envia uma palavra: "Faça a ata."
O funcionário primeiro responde assim:
"Usarei 'Criação de Ata' da coleção de prompts. "
— Este é o sinal de que eles abriram a página correta do manual. Então, dezenas de segundos depois, a ata no formato de sempre chega, com decisões e itens pendentes devidamente separados e TODOs com pessoas responsáveis e prazos. Você só precisa verificar os nomes próprios e números, e está pronto.
Nesta primeira vez, você provavelmente ficará um pouco emocionado. Sem colar prompts longos, eles produzem a qualidade projetada apenas com as palavras que você usaria para um subordinado. É o momento em que o sentimento de "usar IA" muda para o sentimento de "ter um subordinado."
À tarde, tente pedir intencionalmente um trabalho que não está no manual.
"Escreva uma carta de congratulações de aniversário para um parceiro de negócios."
O que volta é: "Este trabalho não está registrado na coleção de prompts. Transicionando para o Modo de Proposta de Novo Prompt. "
— E um rascunho para um manual de carta de congratulações é proposto. Você responde "OK", recebe a carta e cola o prompt proposto no documento. 30 segundos. O funcionário aprendeu um novo trabalho hoje. Esta "sensação tangível de crescimento" é a parte mais viciante deste mecanismo.
Apenas 3 Dicas para Treiná-los
Dica ①: Um manual para "um trabalho"
Por favor, não faça um "prompt universal que possa fazer tanto atas quanto relatórios semanais." Se os propósitos forem misturados, o funcionário se perderá sobre qual página abrir. Um prompt curto para cada trabalho. Aumentar o número de páginas é o crescimento do funcionário.
Dica ②: Se você estiver insatisfeito com a saída, não a reformule no chat; corrija o manual
"Quero que a ata seja um pouco mais curta" — se você pensar assim, adicione "dentro de XX palavras" ao corpo do prompt no documento. Ordens no chat são únicas, mas as correções no manual funcionam para sempre. Se você pensar na insatisfação como um aviso para uma revisão do manual, você não ficará com raiva.
Dica ③: Limpe o manual uma vez por mês
Exclua prompts não utilizados e integre os semelhantes. Termina em 5 minutos. Um manual não é ótimo porque é grosso; ele está em boas condições quando apenas páginas ativas estão alinhadas.
Dever do Empregador: Segurança é Obrigatória
Para encerrar a conversa divertida, uma promessa séria. Atas, informações do cliente e regulamentos internos — informações importantes se reúnem no caderno do funcionário de IA.
- ① Sempre verifique as regras internas sobre se você pode colocar materiais da empresa em serviços de IA externos.
- ② Anonimize informações confidenciais/pessoais antes de colocá-las (Mude parceiros de negócios para "Empresa A", nomes pessoais para "Sr. B").
Não se esqueça de que, quando você compartilha Gems ou cadernos com outras pessoas, os materiais internos também ficam visíveis. Proteger os funcionários e proteger as informações é seu trabalho como empregador.
Resumo: Segunda-feira de Manhã, Sua Equipe Já Está Trabalhando
Vou resumir o que fazer em 3 linhas:
- ① Crie um caderno do departamento e coloque conhecimento nele.
- ② Crie um documento de coleção de prompts (copie e cole o Capítulo 4) e adicione-o à origem.
- ③ Crie uma Gema e cole o prompt do comandante.
— Em 15 minutos, um funcionário de IA que se move com uma palavra se juntará à empresa.
Imagine na próxima segunda-feira de manhã. Você tem uma pessoa de Assuntos Gerais a quem pode delegar as atas, uma pessoa de Marketing que produz em massa ideias de posts e uma pessoa de Vendas que se prepara para reuniões. Todos eles trabalham sem reclamar, mesmo tarde da noite, e ficam mais inteligentes cada vez que você pede. Você não precisa mais carregar tudo sozinho. O que você faz com suas mãos livres é por sua conta.
Comece com uma pessoa. Do departamento mais próximo do seu dia a dia. Desse pequeno momento de emoção quando a palavra "Faça a ata" é compreendida, sua empresa começa.
O mundo da IA evolui muito rápido. Em vez de tentar acompanhar as últimas informações sozinho, seguir alguém que pratica e compartilha diariamente é o caminho mais certo e rápido.
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Anúncio do Lançamento do Livro "Enciclopédia de Trabalho Mais Rápido com IA: Habilidades de Combate Imediatas do NotebookLM"
Coloquei todas as habilidades do NotebookLM que mudaram minha vida em um livro. Lançado na terça-feira, 16 de julho. E para aqueles que pré-encomendarem ou comprarem, preparei bônus sérios.
Explicarei diretamente as técnicas de utilização do NotebookLM que estão no livro. Fiz um conteúdo que você pode aprender junto enquanto coloca o livro ao seu lado quando ele chegar.
【3 Grandes Bônus para Todos os Compradores】
- ① Coleção de Prompts do NotebookLM (Versão Superdimensionada)
- ② Gems Específicas para Tarefas (30 seleções + α)
- ③ 【Super Destaque】 AI E-tan ── A Gem mais forte que aprendeu todas as minhas postagens e mais de 50.000 palavras dos meus pensamentos. Ela resolverá seus desafios e preocupações de negócios em um único golpe.
▼ Pré-encomende aqui👇
https://x.com/ai_jitan/status/2060255422666465649
O seminário bônus é basicamente para pré-encomendas até a data de lançamento (16/07) (Para usuários da versão Kindle, as inscrições até o dia do seminário serão válidas).
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